Deutschland – Bereitstellung von Software – Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to-Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel

727521-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Bereitstellung von Software – Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to-Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel
OJ S 204/2026 21/10/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to-Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel
Beschreibung: Provision, implementation and operation of a cloud-based Spend Management Solution (Software as a Service) for EIT RawMaterials that covers the full purchase-to-pay cycle in one platform.
Kennung des Verfahrens: db95f7b1-10ee-49ca-aaf7-64fbcf801605
Interne Kennung: EITRM-SMS2026
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DM2MWGK# 1) Tenderers must declare that there is no connection to the Russian Federation within the meaning of Article 5k(1) of Regulation (EU) No 833/2014, as amended by Article 1(16) of Council Regulation (EU) 2025/2032 of 23 October 2025. The form Declaration of non-existence of grounds for exclusion must be used for the declaration. 2) The English version of this tender is directly available under this URL of the procurement platform DTVP https://www.dtvp.de/Satellite/public/company/project/CXP4DM2MWGK/en/overview?3
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Section 123(1) No 1 Competition Act
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Section 123(1) No 1 Competition Act
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Section 123(1) No 2 and 3 Competition Act
Betrug: Section 123(1) No 4 and 5 Competition Act
Korruption: Section 123(1) No 6 Competition Act
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Section 123(1) No 10 Competition Act
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Section 123(4) No 1 Competition Act
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Section 123(4) No 1 Competition Act
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act
Zahlungsunfähigkeit: Section 124(1) No 2 Competition Act
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Section 124(1) No 2 Competition Act
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Section 124(1) No 2 Competition Act
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Section 124(1) No 2 Competition Act
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Section 124(1) No 3 Competition Act
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Section 124(1) No 4 Competition Act
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Section 124(1) No 5 Competition Act
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Section 124(1) No 6 Competition Act
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Section 124(1) No 7 Competition Act
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Section 124(1) No 8 Competition Act

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to-Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel
Beschreibung: The services comprise the implementation, configuration, hosting and operation of an integrated platform for purchase requests and purchase orders, invoice processing, employee expenses, corporate cards and business travel. They also include interfaces to accounting systems, user and administrator training, maintenance and ongoing support. For further details, reference is made to the Service Description.
Interne Kennung: EITRM-SMS2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Registration with the commercial register (Indication of the HRB/HRA number and the register court). If there is no obligation to register (e.g. due to the legal form), corresponding information must be provided. 2) Registration with a professional or trade register in other EU Member States (For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU). Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility".

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Evidence must be provided of a business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement: The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: Personal injury, property damage and financial losses: EUR 500,000 sum insured per claim and limited to EUR 1,000,000 sum insured for all claims in an insurance year. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility".

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Annual turnover in EUR (net), based on the last three completed financial years before the time limit for tenders, for which figures are already available. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility".

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Tenderers shall make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for the submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the tenderer and a client covering services which are comparable to the services which are subject of the tendered contract. Each of the following criteria has to be met through at least one reference (exclusion criteria): 1. The tenderer must demonstrate experience in project work in a multilingual and international environment (at least English and at least 2 countries). 2. The tenderer must demonstrate experience in providing a cloud-based spend management solution (Software-as-a-Service) covering at least purchase requests/purchase orders with multi-level approval workflows, incoming invoice processing and employee expense and corporate card management, including software hosting and maintenance services, for a client with at least 2 legal entities in at least 2 countries. 3. The tenderer must prove that the offered solution provides an interface to DATEV as well as configurable exports to other accounting/ERP systems. This must be demonstrated by concrete examples (e.g. clients using the DATEV interface, clients using exports to other ERP systems, interface documentation or sample export files). One reference may cover more than one of the above-mentioned exclusion criteria. Tenderers are requested to address the above-mentioned exclusion criteria in the description of the respective reference project if these are considered to be met by the tenderer. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility".

Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility".
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Technical and Functional Proposal
Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents.
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Team: Experience and Expertise
Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents.
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Contract Offer: Terms and Conditions
Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents.
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Financial Offer
Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents.
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: The evaluation is based on percentage-weighted criteria. Further details on the award criteria and the weightings can be found in the procurement documents.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MWGK/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MWGK
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Section 56 Procurement Ordinance shall apply to follow-up requests for documentation.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 19/11/2026 10:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: According to section 160 (3) sentence 1 No 4 ARC a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the objection.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: EIT RawMaterials GmbH

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Registrierungsnummer: VAT ID DE301692026
Postanschrift: Knesebeckstr. 62
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +4930467384230
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: aa54bd36-f846-4340-80f1-8a2f5deac349 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/10/2026 12:09:38 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 727521-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 204/2026
Datum der Veröffentlichung: 21/10/2026