Deutschland – Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten – Weiterbeauftragung des Förderportals im Rahmen von „Demokratie leben!“

609243-2026 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten – Weiterbeauftragung des Förderportals im Rahmen von „Demokratie leben!“
OJ S 170/2026 03/09/2026
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend
Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Weiterbeauftragung des Förderportals im Rahmen von „Demokratie leben!“
Beschreibung: 1. Ausgangssituation Der avisierte Auftragnehmer INNOVATION NATIVES wurde im Jahr 2024 im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb mit der Entwicklung, technischen Umsetzung und Weiterentwicklung des Förderportals des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ beauftragt. Diese Beauftragung ist Teil eines am 16.02.2023 geschlossenen Rahmenvertrages mit INNOVATION NATIVES, über welchen technische Lösungen für verschiedene Themen des Auftraggebers abgedeckt werden. Das Portal bildet sämtliche verwaltungsrechtliche Verfahrensabläufe im Rahmen des Bundesprogramms ab, vom Interessenbekundungsverfahren über Antragsstellung bis hin zur Verwendungsnachweisprüfung. Die Entwicklung und technische Umsetzung erfolgt auf Grundlage einer durch den Auftragnehmer entwickelten Systemarchitektur einschließlich Quellcode, Datenmodell, Schnittstellen, Authentifizierungs- und Berechtigungskonzept, Integrationskomponenten und technische Betriebsumgebung. Die ursprüngliche Planung sah den Abschluss der Entwicklung zum 31.12.2026 und der damit einhergehenden Beendigung des Einzelabrufes innerhalb des laufenden Rahmenvertrages für das Projekt vor. Das Erbringen dieser Leistung innerhalb des Vertragszeitraums war aus verschiedenen, unabsehbaren und nachfolgend ausformulierten Gründen nicht möglich und machten eine sorgfältige Planungsanpassung unabdingbar. 2. Konsequenzen der Änderung der programmatischen Rahmenbedingungen Nach Beauftragung wurden, ausgelöst durch politische, fachliche und organisatorische Entscheidungen, Rahmenbedingungen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ verändert. Die daraus resultierende Neuausrichtung des Programms während der laufenden Förderperiode erfordert eine erhebliche Anpassung der fachlichen und z.T. auch strukturellen Anforderungen an das Portal. Die erforderlichen Anpassungen beschränken sich dabei nicht auf einzelne isolierte Funktions- und Modulerweiterungen, sondern umfassen die Gesamtstruktur und -systematik. Notwendig werden flexibler aufgestellte Geschäftsprozesse, eine stärkere Editier- und Adaptierbarkeit sowie ein smartes Konzept zu Nutzenden- und Rollenmodellen. Veränderte Förderlogiken wirken sich auf Antrags-, Bewertungs- und Berichtsprozesse sowie Schnittstellen aus, während Datenstrukturen einerseits bestehen bleiben, aber anpassbarer werden müssen. Die erforderlichen Leistungen stellen deshalb eine technisch und funktional eng mit der bereits entwickelten Systemlösung verbundene Weiterentwicklung dar. Durch ebendiese Weiterentwicklung gibt es einen Abbruch für einen Großteil der laufenden Projekte im Rahmen des Bundeprogramms. Um die damit einhergehende Unsicherheit für Zuwendungsempfänger abzufedern, sollen ab 2027 überjährige Anträge und Bewilligungen ermöglicht werden - als Sicherheit bringende Langfristperspektive. Insbesondere diese Entscheidung führte zu zusätzlichen fachlichen und technischen Anforderungen, die im ursprünglichen Projektumfang für 2026 nicht vorgesehen waren. Um diese politische Vorgabe innerhalb des Förderportals abbilden zu können, mussten die verfügbaren Ressourcen kurzfristig auf die Konzeption und Umsetzung der überjährigen Antragstellung, Prüfung und Bescheiderstellung konzentriert werden.
Kennung des Verfahrens: 9690a1b6-a2ce-4090-8c6f-afbecdcb53b5
Interne Kennung: BMBFSFJ_2026_053
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79421000 Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Berlin, Bonn, Köln, deutschlandweit
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Keine tragbare Alternative oder Ersatzlösung Eine vernünftige technische Alternative oder Ersatzlösung steht nicht zur Verfügung. Insbesondere ist es nicht möglich, die erforderlichen Anpassungen losgelöst von der bestehenden Portalarchitektur durch Dritte entwickeln und anschließend in das bestehende System integrieren zu lassen. Die hierfür erforderlichen Leistungen greifen in zentrale Bestandteile der bestehenden technischen Lösung ein und sind mit diesen unmittelbar verzahnt. Ein vollständiger technischer Neuaufbau des Portals durch einen anderen Auftragnehmer stellt ebenfalls keine vernünftige Ersatzlösung dar. Er würde erheblichen zusätzlichen Zeitbedarf, Migrationsrisiken, Verlust bestehender Funktionalitäten, erneute Implementierung bereits entwickelter Komponenten, erhebliche Sicherheits- und Betriebsrisiken verursachen und wäre mit dem für die Umsetzung der neuen Programmanforderungen bestehenden Zeitrahmen nicht vereinbar. Eine bloße Fortführung des bisherigen Leistungsumfangs ohne die erforderlichen Anpassungen würde den aufgrund der Neuausrichtung des Bundesprogramms bestehenden fachlichen Anforderungen nicht entsprechen und stellt daher keine Option dar. Neben der Fertigstellung inklusive der notwendig gewordenen Anpassungen müssen die seit 2024 von den Nutzenden des BAFzA, BMBFSFJ sowie den Zuwendungsempfängern gesammelten Verbesserungs- und Optimierungsbedarfe dringend mittelfristig Beachtung finden. Nicht zuletzt werden inzwischen durch zuletzt zunehmendes öffentliches Interesse am Bundesprogramm neue Maßstäbe an Auswertungsmöglichkeiten gesetzt. Darüber hinaus werden neue technische Standards, die Teil der Gesamtstrategie des Hauses sind, ebenfalls durch den derzeitigen Auftragnehmer fortwährend bei der Ausrichtung mitgedacht. Ziel ist, ein in Teilen bereits wirkendes und funktionierendes Tool komplett fertigzustellen und eine smarte, anpassungsfähige und adaptierbare Lösung zu schaffen. Die Laufzeit ist auf maximal 18 Monate beschränkt, wobei der Schwerpunkt der Leistungen in den ersten Monaten liegen wird. Folgeleistungen sollen dann wettbewerblich ausgeschrieben werden. Keine künstliche Einschränkung des Wettbewerbs Der fehlende Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter durch den Auftraggeber. Die Beschränkung auf den bisherigen Auftragnehmer ergibt sich vielmehr unmittelbar aus den nachträglich eingetretenen fachlichen und technischen Änderungen sowie aus der bestehenden technischen Architektur des bereits beauftragten und entwickelten Portals. Die technischen Anforderungen wurden nicht mit dem Ziel festgelegt, den bisherigen Auftragnehmer gegenüber anderen Unternehmen zu bevorzugen. Vielmehr sind sie notwendige Folge der bestehenden Systemarchitektur und der zwischenzeitlich eingetretenen Neuausrichtung des Bundesprogramms.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Weiterbeauftragung des Förderportals im Rahmen von „Demokratie leben!“
Beschreibung: 1. Ausgangssituation Der avisierte Auftragnehmer INNOVATION NATIVES wurde im Jahr 2024 im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb mit der Entwicklung, technischen Umsetzung und Weiterentwicklung des Förderportals des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ beauftragt. Diese Beauftragung ist Teil eines am 16.02.2023 geschlossenen Rahmenvertrages mit INNOVATION NATIVES, über welchen technische Lösungen für verschiedene Themen des Auftraggebers abgedeckt werden. Das Portal bildet sämtliche verwaltungsrechtliche Verfahrensabläufe im Rahmen des Bundesprogramms ab, vom Interessenbekundungsverfahren über Antragsstellung bis hin zur Verwendungsnachweisprüfung. Die Entwicklung und technische Umsetzung erfolgt auf Grundlage einer durch den Auftragnehmer entwickelten Systemarchitektur einschließlich Quellcode, Datenmodell, Schnittstellen, Authentifizierungs- und Berechtigungskonzept, Integrationskomponenten und technische Betriebsumgebung. Die ursprüngliche Planung sah den Abschluss der Entwicklung zum 31.12.2026 und der damit einhergehenden Beendigung des Einzelabrufes innerhalb des laufenden Rahmenvertrages für das Projekt vor. Das Erbringen dieser Leistung innerhalb des Vertragszeitraums war aus verschiedenen, unabsehbaren und nachfolgend ausformulierten Gründen nicht möglich und machten eine sorgfältige Planungsanpassung unabdingbar. 2. Konsequenzen der Änderung der programmatischen Rahmenbedingungen Nach Beauftragung wurden, ausgelöst durch politische, fachliche und organisatorische Entscheidungen, Rahmenbedingungen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ verändert. Die daraus resultierende Neuausrichtung des Programms während der laufenden Förderperiode erfordert eine erhebliche Anpassung der fachlichen und z.T. auch strukturellen Anforderungen an das Portal. Die erforderlichen Anpassungen beschränken sich dabei nicht auf einzelne isolierte Funktions- und Modulerweiterungen, sondern umfassen die Gesamtstruktur und -systematik. Notwendig werden flexibler aufgestellte Geschäftsprozesse, eine stärkere Editier- und Adaptierbarkeit sowie ein smartes Konzept zu Nutzenden- und Rollenmodellen. Veränderte Förderlogiken wirken sich auf Antrags-, Bewertungs- und Berichtsprozesse sowie Schnittstellen aus, während Datenstrukturen einerseits bestehen bleiben, aber anpassbarer werden müssen. Die erforderlichen Leistungen stellen deshalb eine technisch und funktional eng mit der bereits entwickelten Systemlösung verbundene Weiterentwicklung dar. Durch ebendiese Weiterentwicklung gibt es einen Abbruch für einen Großteil der laufenden Projekte im Rahmen des Bundeprogramms. Um die damit einhergehende Unsicherheit für Zuwendungsempfänger abzufedern, sollen ab 2027 überjährige Anträge und Bewilligungen ermöglicht werden – als Sicherheit bringende Langfristperspektive. Insbesondere diese Entscheidung führte zu zusätzlichen fachlichen und technischen Anforderungen, die im ursprünglichen Projektumfang für 2026 nicht vorgesehen waren. Um diese politische Vorgabe innerhalb des Förderportals abbilden zu können, mussten die verfügbaren Ressourcen kurzfristig auf die Konzeption und Umsetzung der überjährigen Antragstellung, Prüfung und Bescheiderstellung konzentriert werden.
Interne Kennung: BMBFSFJ_2026_053
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79421000 Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Berlin, Bonn, Köln, deutschlandweit
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden. Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ

6. Ergebnisse

Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die beabsichtigte Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb stützt sich auf § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. b VgV. Die nunmehr erforderlichen Leistungen können aus technischen Gründen nur durch den bisherigen Auftragnehmer erbracht werden. Der bisherige Auftragnehmer verfügt als Entwickler und bisheriger technischer Betreuer des Portals zum hier maßgeblichen Zeitpunkt (vgl. § 14 Abs. 2 Nr. 2, Halbsatz 1: „Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten“) über die vollständige Kenntnis und Beherrschung der bestehenden Systemarchitektur, des von ihm entwickelten Quellcodes, der Datenmodelle, der Schnittstellen, der technischen Abhängigkeiten sowie der implementierten Sicherheits- und Berechtigungskonzepte. Die ab 2027 nötigen Verwaltungsprozesse (Mittelanforderung, Änderungs-/Folgeanträge, Zwischen- und Verwendungsnachweis, Projektupdates) greifen auf dieselben Datenmodelle, Statusmodelle, Prüf- und Freigabelogiken wie die sich in der Entwicklung befindende mehrjährige Antragsbewilligung (Überjährigkeit) zu. Rollen-/Berechtigungskonzept, Formular-Engine und API-Schema sind modulübergreifend geteilt. Diese Module lassen sich nicht isoliert erarbeiten ohne die Code- und Datenintegrität zu gefährden.⁠⁠⁠⁠⁠⁠ Die nun erforderlichen Änderungen greifen daher unmittelbar in die bestehenden technischen Strukturen ein. Eine Beauftragung eines anderen Bietenden würde daher nicht lediglich eine übliche Einarbeitung in eine bestehende Softwarelösung erfordern. Vielmehr müsste ein neuer Auftragnehmer die bestehende technische Gesamtarchitektur, ihre Abhängigkeiten und die bereits implementierten individuellen Lösungen zunächst technisch rekonstruieren und übernehmen. Dies betrifft insbesondere die Migration sämtlicher Daten aus vergangenen und laufenden Daten, bspw. Aus Interessenbekundungs- und Antrags- sowie Bewlligungsverfahren , die fortwährende Abhängigkeiten mit der zukünftigen Datenbasis mitbringen, in die neue Grundlagenstruktur. Die teils weiterlaufenden und teils auslaufenden Projekte basieren auf einer anderen programmatischen Basis als die zukünftigen, beide sind aber Teil der laufenden 3. Förderperiode. Damit die Weiterfinanzierung laufender Projekte gesichert werden kann, muss die programmatische Neuausrichtung ab dem 01.01.2027 greifen, welche eine Harmonisierung der Bestandsdaten mit den neuen Zielen erfordert. Alternative wäre eine Aussetzung des Programms für mehrere Monate oder die Weiterführung auf bisheriger Basis erforderlich, was beides keine geeigneten Alternativen wären. Variante A würde laufende Projekte ggf. unwiderbringlich beenden, Variante B würde die erforderliche Neuausrichtung des Programms verhindern. Dies stellt den aktuellen Entwicklungspartner des Portals bereits jetzt zeitlich und technisch vor große Herausforderungen. Ein Wechsel des Auftragnehmers würde aufgrund der erforderlichen technischen Analyse, Einarbeitung, Übernahme und Validierung der bestehenden Lösung zu erheblichen zusätzlichen technischen Risiken und Verzögerungen führen. Dies betrifft insbesondere eine erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit in komplexen Verwaltungsabläufen, Risiken für Datenqualität/-integrität und Betriebsstabilität sowie Verzögerungen bei der Bearbeitung laufender Förderverfahren.⁠⁠⁠⁠ Diese Risiken und Verzögerungen sind angesichts der erforderlichen Fertigstellung bei gleichzeitiger Weiterführung und Anpassung bis zum 01.01.2027 nicht vertretbar. Nach umfassender Prüfung ist der Auftraggeber daher zu dem Ergebnis gelangt, dass der notwendige Auftrag zum gegenwärtigen Zeitpunkt nur durch den bisherigen Auftragnehmer erbracht werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung steht nicht zur Verfügung. Der fehlende Wettbewerb beruht nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter. Die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. b in Verbindung mit § 14 Abs. 6 VgV liegen daher vor. Der Auftraggeber beabsichtigt deshalb, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung an INNOVATION NATIVES GmbH & Co KG zu vergeben.

8. Organisationen

8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend
Registrierungsnummer: 991-00227BMFSF-59
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ
Registrierungsnummer: 991-02192-74
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50679
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: xxx
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 61cad7d4-08b5-41dd-ae93-bba94c185588 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/09/2026 10:12:52 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 609243-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 170/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/09/2026