Deutschland – Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen – Konzeptions- und Realisierungsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen

460895-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen – Konzeptions- und Realisierungsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
OJ S 127/2026 06/07/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Tätigkeit des Auftraggebers: Eisenbahndienste

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Konzeptions- und Realisierungsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
Beschreibung: Die Deutsche Bahn AG samt ihrer Tochtergesellschaften (DB Fernverkehr, DB Regio, DB InfraGo, DB Cargo etc.) plant, organisiert und realisiert im Jahr ca. 300 Live-Kommunikations-Maßnahmen in unterschiedlichen Größen (10 - 5.000 Pax), Formaten (on-site, digital (mit und ohne Studio), hybrid), Umsetzungen (Roadshow, Messe, Kongress, Mitarbeitende-Veranstaltung etc.) und für diverse Zielgruppen (intern, extern) sowie mit unterschiedlichen Budgets. Wir suchen Rahmenvertragspartner für Konzeptions- sowie für Realisierungsleistungen von Live-Kommunikationsmaßnahmen. Bei den Konzeptionsleistungen in einem konkreten Projekt erwarten wir die Ausarbeitung der gestellten Aufgaben inkl. kreativer Ideen / Konzeptions-Ansätze – samt Herleitung und Aufzeigen der Verbindungen zu den bestehenden Unternehmens- und Projekt-Rahmenbedingungen und -Zielen. Basis hierfür und vorausgehend ist ein standardisiertes, aussagekräftiges Briefing. Bei den Realisierungsleistungen geht es nicht um das Kreativ-Konzept für eine Live-Kommunikations-Maßnahme, sondern um deren Ausarbeitung und Planung, die Organisation und Umsetzung, die Durchführung und Realisierung, sowie die Nachbereitung eines vorhandenen Kreativ-Konzeptes durch eine:n Partner:in. Wir gehen davon aus, dass bereits ein Kreativ-Konzept besteht und übergeben dieses an die Agentur zur Umsetzung. Ein Unternehmen kann sich nur auf eins der nachfolgenden Lose bewerben. Los 1: Konzeptionsleistungen von Live-Kommunikationsmaßnahmen Los 2: Realisierungsleistungen von Live-Kommunikationsmaßnahmen
Kennung des Verfahrens: a511d7ef-58d1-4516-9ddb-aee79f39a7b8
Interne Kennung: 26FEA87677
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: bundesweit
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 25 000 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 40 000 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge der Bewerber abgefordert. Für die Teilnahmeanträge ist die Anlage "T1 Los 1 Teilnahmeantrag“ / „T2 Los 2 Teilnahmeantrag“ des Auftraggebers auszufüllen, anderenfalls finden sie keine Berücksichtigung. Der Auftraggeber stellt diese Anlage auf dessen Bieterportal http://www.deutschebahn.com/bieterportal jedem Bewerber zum Download zur Verfügung. Die Projektnummer lautet: 26FEA87677. Eine Zusendung z.B. per E-Mail oder per Post ist ausgeschlossen. Jeder Bewerber hat die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Anlage "T1 bzw. T2 Teilnahmeantrag" im Excel-Datei-Format auszufüllen und dem Auftraggeber bis spätestens zum 03.08.2026 (12:00 Uhr) mit allen geforderten Nachweisen, Erklärungen etc. auf dem Bieterportal zu hinterlegen. Sollte kein Teilnahmeantrag frist- und formgerecht auf dem Bieterportal hinterlegt worden sein, sondern nur in anderer Form eingereicht worden sein, findet dieser Teilnahmeantrag keine Berücksichtigung. Bitte beachten Sie nachstehende Anforderungen: Alle elektronisch übergebenen Unterlagen müssen in einem PC-lesbaren Format (MS-Office 2000 kompatibel, pdf, tif, jpg oder mp3) vorliegen. Schätz- und Höchstwerte: Beim Schätzwert handelt es sich um eine reine Schätzung und nicht um eine verbindliche Angabe. Diese wurde auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt. Die Schätz- und Höchstwerte sind nicht mit einer Mindestabnahmeverpflichtung gegenüber einem Auftragnehmer im Zuschlagsfalle verbunden. Es besteht daher in Hinblick auf diese Werte und Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung. Schätzwerte pro Los: Los 1: 8.500.000,00 Mio.€, Los 2: 16.500.000,00 Mio. €, Höchstwerte pro Los: Los 1: 13.500.000,00 Mio. €, Los 2: 26.500.000,00 Mio. €. Bitte beachten Sie, dass zu dem o.g. Termin nur der wie oben beschriebene Teilnahmeantrag mit den entsprechend geforderten Anlagen und in geforderter Form einzureichen ist. Eine Angebotsabgabe (Bepreisung) ist zu diesem Zeitpunkt nicht zulässig. Die auf der Vergabeplattform abzurufenden Vergabeunterlagen mit den Dateinamen Anlage A… (z.B. Anlage A2.2 Konzeptionsleistungen Aufgabe) dienen zum jetzigen Zeitpunkt der detaillierten Information über Umfang, Inhalt des Auftrags. Angebote dürfen erst nach ausdrücklicher Aufforderung zur Angebotsabgabe eingereicht werden. Ein dennoch ohne entsprechende Aufforderung eingereichtes Angebot bleibt – auch zu einem späteren Zeitpunkt - unberücksichtigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen. Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die in dieser Auftragsbekanntmachung genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen und gegen die keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen, kommen in die weitere Auswahl. Gehen mehr als 3 Anträge pro Los ein, welche die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, werden die Teilnahmeanträge der geeigneten und zuverlässigen Bewerber hinsichtlich der entsprechenden Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen gemäß den genannten Kriterien bewertet und in ein Ranking überführt (siehe Datei „T1 und T2 Teilnahmeantrag“). Es werden die besten 3, max. 5 der geeigneten und zuverlässigen Bewerber pro Los zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die bestplatzierten Anbieter und somit wirtschaftlichsten Anbieter erhalten pro Los den Zuschlag. Die Auswahl und Zuweisung von Aufträgen innerhalb eines Loses erfolgt anhand sachgerechter und objektiver inhaltlich-fachlicher Kriterien, die sich nach dem konkreten Anforderungs- und Leistungsbedarf wie Umfang des Projektes, Inhalte, Zielgruppe, Resort, Anzahl der Gewerke richten. Die Bewertung umfasst insbesondere spezielle fachliche Qualifikationen und Leistungsmerkmale, auftragsbezogene Erfahrungen und konzeptionell-kreative (Los 1) / umsetzungsorientierte (Los 2) Lösungsansätze zur Erfüllung der konkreten Anforderungen und der ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags. In Einzelfällen – insbesondere, wenn der Auftraggeber nicht eindeutig erkennen kann, welcher Vertrag als wirtschaftlicher gilt – ist er berechtigt, einen nachgelagerten Wettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern pro Los durchzuführen. Ziel dieses Wettbewerbs ist es, den wirtschaftlichsten Vertrag für den jeweiligen Einzelauftrag festzustellen und darauf basierend die Auftragsvergabe vorzunehmen. Die Bewerbung ist nur auf ein Los möglich. Sofern ein Unternehmen sich ungeachtet dieser Regelung für beide Lose bewirbt, wird das Unternehmen aufgefordert, der Vergabestelle mitzuteilen, welcher Teilnahmeantrag am Vergabeverfahren teilnehmen soll. Der andere Teilnahmeantrag findet sodann keine Berücksichtigung. Bewerber, die sich bewerben wollen (einen Teilnahmeantrag abgeben möchten) und auf der Bieterplattform noch nicht registriert sind, müssen sich rechtzeitig auf der Bieterplattform des Auftraggebers registrieren (www.deutschebahn.com/bieterportal). Wir empfehlen dies mindestens 10 Tage vor Einreichen bzw. Hochladen der Dateien und Abgabe des Teilnahmeantrags zu tun.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU
sektvo -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 1
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 1
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Gemäß §§ 123, 124 GWB

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Los 1 Konzeptionsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
Beschreibung: Bei den Konzeptionsleistungen in einem konkreten Projekt erwarten wir die Ausarbeitung der gestellten Aufgaben inkl. kreativer Ideen / Konzeptions-Ansätze – samt Herleitung und Aufzeigen der Verbindungen zu den bestehenden Unternehmens- und Projekt-Rahmenbedingungen und -Zielen. Basis hierfür und vorausgehend ist ein standardisiertes, aussagekräftiges Briefing.
Interne Kennung: 74f94285-edbe-4bb1-ba5e-9f1cbdc4d2aa
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber behält sich eine Verlängerung bis zu drei Jahren vor. Die Verlängerung kann auch jahresweise erfolgen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: bundesweit
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 8 500 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 13 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Versorgungssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/1a670c47-4766-4bd2-9f01-01bed76b467a/suitabilitycriteria Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auszug aus dem Handelsregister ist beizufügen (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) Beizufügen: Handelsregisterauszug Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Es ist eine Erklärung hinsichtlich des Gesamtumsatzes des Unternehmens zur Bewertung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist eine Erklärung zur Höhe des Eigenkapitals und Fremdkapitals sowie der Eigenkapitalquote der letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist der Gewinn der letzten drei Geschäftsjahre auszuweisen Beizufügen: Erklärung Eine aktuelle Bankauskunft sowie Wirtschaftsauskunft eines unabhängigen Dritten z.B. Creditreform, Schufa (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) mit einer Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität) des Unternehmens ist beizufügen. Beizufügen: Bankauskunft, Wirtschaftsauskunft Technische Leistungsfähigkeit: Der/Die Bewerber:in hat eine vollständige Aufstellung der derzeitigen Kund:innen abzugeben. In der Liste sind die Unternehmen aus dem Dienstleistungs-, Mobilitäts- und Logistiksektor kenntlich zu machen, die mit der Deutschen Bahn oder deren Tochtergesellschaften im Wettbewerb stehen (z.B. Fluglinien mit innerdeutschem Streckenangebot und/oder andere europäische Bahngesellschaften mit innerdeutschem und/oder europäischem Streckenangebot, Fernbuslinien sowie Verkehrsverbünde bzw. -verbände, Logistikdienstleister:innen, Automobil). Sollte der/die Bewerber:in konkurrierende Unternehmen in dieser Definition betreuen, hat er/sie darzustellen, wie er/sie im Falle einer Betreuung der Deutschen Bahn für die Wahrung der Interessen der Deutschen Bahn insbesondere hinsichtlich unternehmensinterner Vertraulichkeit und Mitarbeitendenesklusivität sorgen würde. Beizufügen: Liste und Darstellung / Konzeption wie dies umgesetzt wird Zusicherung zur Bereitstellung eines festen Betreuungsteams, Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch (in Wort und Schrift) sowie ständige Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten (Mo - Fr 8.00 - 18.00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage). Sicherstellung einer Notdienst-Telefonnummer. Beizufügen: Erklärung Die Kommunikation zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache. Die Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift ist bindend. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Das gesamte Betreuungsteam verfügt über Expertise und Erfahrung im Bereich der Live-Kommunikation (sowohl on-site, digital als auch hybrid) von mindestens 3 Jahren, national und international. Eine entsprechende berufliche Ausbildung in der Live-Kommunikation und anverwandeten Bereichen setzen wir voraus. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Erfahrungen des/der Bewerber:in in der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Konzernen im Bereich digitaler, hybrider oder on-site-Events. Beizufügen ist eine entsprechende Kunden-Referenzliste max. der letzten 3 Jahre mit Kennzeichnung welche Art von Leistungen eigenständig erbracht wurde. Beizufügen: Kundenliste mit Kennzeichnung Beschreibung des Unternehmens (z.B. Unternehmenskultur, Leistungsspektrum, Mitarbeiterstruktur, Philosophie, Unique Selling Point (USP) und/oder besondere Arbeitsweise/-prozesse) aus dem hervorgeht, warum wir mit Ihnen zusammenarbeiten sollten. Bitte gehen Sie hier auch spezifisch auf die Größe Ihres Unternehmens und ihr Firmenmodell ein und in welchen Strukturen Sie arbeiten - bitte geben Sie an in und mit welchen Netzwerken Sie arbeiten, wie agil und lösungsorientiert Sie auf die spezifischen Bedürfnisse jedes enzelnen Projektes eingehen können. Beizufügen: Präsentation - max. 5 charts (word, power-point etc.) Erfahrungen mit methodischer Entwicklung kunden- und marktgerechter Kreativkonzepte, die ein durchgängiges Kundenerlebnis entlang aller Kundenkontaktpunkte schaffen sind anhand von mind. 2 Beispielen erbrachter Leistungen nachzuweisen. Beizufügen: mind. 2 Leistungsbeispiele (umgesetzte Kundenkonzepte) mit Ergänzungshinweisen zur Umsetzung Wie stellen Sie sicher, am Puls der Zeit und innovativ insbesondere bei on-site/hybriden Formaten zu sein? Wir erwarten hier eine Unterlage, die nicht die Theorie sondern die bei Ihnen gelebte Praxis in der Fortbildung, Informationsbeschaffung und Weitervermittlung sowie die Themen (z.B. Nachhaltigkeit, Datenschutz etc.) darstellt. Beizfügen: Präsentation Beschreiben Sie, wie Künstliche Intelligenz (KI) derzeit in Ihrem Unternehmen und speziell im Rahmen Ihrer Veranstaltungen verwendet wird. Erläutern Sie konkrete Anwendungsfälle und stellen dar, welche Vorteile erzielt wurden und an welchen Punkten KI an ihre Grenzen stieß. Wir erwarten hier eine Unterlage, die nicht die Theorie sondern die bei Ihnen gelebte Praxis darstellt. Beizfügen: Präsentation
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 5,00

Kriterium: Versorgungssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Beschreiben Sie, welche Trends, Chancen und Risiken Sie beim KI-Einsatz im Kontext aller prozessualen Wertschöpfungs-Schritte der Live-Kommunikation sehen, wie Sie sich darauf einstellen und wie sich dies auf zukünftige Veranstaltungen der Deutsche Bahn AG vermutlich auswirken wird. Beizfügen: Präsentation Die für die Deutsche Bahn erarbeiteten kreativen Ideen und Konzept-Ansätze stammen nicht aus anderen zuvor (bei anderen Kund:innen) erabeiteten Konzeptions-Arbeiten und werden nicht bei anderen Kund:innen verarbeitet. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Die Bietereigenerklärung ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Beizufügen: Bietereigenerklärung (Anlage T 3) Sofern Bietergemeinschaft: Beizufügen Bietergemeinschaftserklärung (Anlage T 4) Details sind der Anlage T1 Los1 Teilnahmeantrag zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 5,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 28/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 03/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 51 Abs. 2 SektVO. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Entfällt
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist, Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor und entgegenzunehmen. Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit in Bezug auf die jeweiligen Mitgliedersind nachzuweisen. Es dürfen bei keinem Mitglied der Bietergemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen.
Finanzielle Vereinbarung: Die Zahlungsbedingungen gelten gemäß Vergabeunterlagen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 2
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Los 2 Realisierungsleistungen für Live-Kommunikationsmaßnahmen
Beschreibung: Bei den Realisierungsleistungen geht es nicht um das Kreativ-Konzept für eine Live-Kommunikations-Maßnahme, sondern um deren Ausarbeitung und Planung, die Organisation und Umsetzung, die Durchführung und Realisierung, sowie die Nachbereitung eines vorhandenen Kreativ-Konzeptes durch eine:n Partner:in. Wir gehen davon aus, dass bereits ein Kreativ-Konzept besteht und übergeben dieses an die Agentur zur Umsetzung.
Interne Kennung: 85391c4a-16f9-4b12-bb00-4848f4e6fa63
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber behält sich eine Verlängerung bis zu drei Jahren vor. Die Verlängerung kann auch jahresweise erfolgen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: bundesweit
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 16 500 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 26 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Versorgungssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/1a670c47-4766-4bd2-9f01-01bed76b467a/suitabilitycriteria Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auzug aus dem Handelsregister ist beizufügen (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) Beizufügen: Handelsregisterauszug Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Es ist eine Erklärung hinsichtlich des Gesamtumsatzes des Unternehmens zur Bewertung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist eine Erklärung zur Höhe des Eigenkapitals und Fremdkapitals sowie der Eigenkapitalquote der letzten drei Geschäftsjahre abzugeben. Beizufügen: Erklärung Es ist der Gewinn der letzten drei Geschäftsjahre auszuweisen Beizufügen: Erklärung Eine aktuelle Bankauskunft sowie Wirtschaftsauskunft eines unabhängigen Dritten z.B. Creditreform, Schufa (nicht älter als drei Monate zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge) mit einer Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität) des Unternehmens ist beizufügen. Beizufügen: Bankauskunft, Wirtschaftsauskunft Technische Leistungsfähigkeit: Der/Die Bewerber:in hat eine vollständige Aufstellung der derzeitigen Kund:innen abzugeben. In der Liste sind die Unternehmen aus dem Dienstleistungs-, Mobilitäts- und Logistiksektor kenntlich zu machen, die mit der Deutschen Bahn oder deren Tochtergesellschaften im Wettbewerb stehen (z.B. Fluglinien mit innerdeutschem Streckenangebot und/oder andere Bahngesellschaften mit innerdeutschem und/oder europäischem Streckenangebot, Fernbuslinien sowie Verkehrsverbünde bzw. -verbände, Logistikdienstleister:innen, Automobil). Sollte der/die Bewerber:in konkurrierende Unternehmen in dieser Definition betreuen, hat er/sie darzustellen, wie er/sie im Falle einer Betreuung der Deutschen Bahn für die Wahrung der Interessen der Deutschen Bahn insbesondere hinsichtlich unternehmensinterner Vertraulichkeit und Mitarbeitendenesklusivität sorgen würde. Beizufügen: Liste und Darstellung / Konzeption wie dies umgesetzt wird Zusicherung zur Bereitstellung eines festen Betreuungsteams, Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch (in Wort und Schrift) sowie ständige Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten (Mo - Fr 8.00 - 18.00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage). Sicherstellung einer Notdienst-Telefonnummer. Beizufügen: Erklärung Die Kommunikation zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache. Die Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift ist bindend. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Das gesamte Betreuungsteam verfügt über Expertise und Erfahrung im Bereich der Live-Kommunikation (sowohl on-site, digital als auch hybrid) von mindestens 3 Jahren, national und international. Eine entsprechende berufliche Ausbildung in der Live-Kommunikation und anverwandeten Bereichen setzen wir voraus. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizufügen: Erklärung Erfahrungen des/der Bewerber:in in der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Konzernen im Bereich digitaler, hybrider oder on-site-Events. Beizufügen ist eine entsprechende Kunden-Referenzliste max. der letzten 3 Jahre mit Kennzeichnung welche Art von Leistungen eigenständig erbracht wurde. Beizufügen: Kundenliste mit Kennzeichnung Beschreibung des Unternehmens (z.B. Unternehmenskultur, Leistungsspektrum, Mitarbeiterstruktur, Philosophie, Unique Selling Point (USP) und/oder besondere Arbeitsweise/-prozesse) aus dem hervorgeht, warum wir mit Ihnen zusammenarbeiten sollten. Bitte gehen Sie hier auch spezifisch auf die Größe Ihres Unternehmens und ihr Agenturmodell ein und in welchen Strukturen Sie arbeiten - bitte geben Sie an in und mit welchen Netzwerken Sie arbeiten, wie agil und lösungsorientiert Sie auf die spezifischen Bedürfnisse jedes enzelnen Projektes eingehen können. Beizufügen: Präsentation - max. 5 charts (word, power-point etc.) Erfahrungen in der Umsetzung und Anwendung der Marke DB oder vergleichbaren Marken im Live-Kommunikations-Kontext (360 Grad, über den Tellerrand denken) sind anhand von min. 2 Beispielen erbrachter Leistungen nachzuweisen. Beizufügen: mind. 2 Leistungsbeispiele (umgesetzte Kundenkonzepte) mit Ergänzungshinweisen zur Umsetzung Wie stellen Sie sicher, am Puls der Zeit und innovativ insbesondere bei on-site/hybriden Formaten zu sein? Wir erwarten hier eine Unterlage, die nicht die Theorie sondern die bei Ihnen gelebte Praxis in der Fortbildung, Informationsbeschaffung und Weitervermittlung sowie die Themen (z.B. Nachhaltigkeit, Datenschutz etc.) darstellt. Beizfügen: Präsentation
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 5,00

Kriterium: Versorgungssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Beschreiben Sie, welche Trends, Chancen und Risiken Sie beim KI-Einsatz im Kontext aller prozessualen Wertschöpfungs-Schritte der Live-Kommunikation sehen, wie Sie sich darauf einstellen und wie sich dies auf zukünftige Veranstaltungen der Deutsche Bahn AG vermutlich auswirken wird. Beizfügen: Präsentation Die für die Deutsche Bahn erarbeiteten kreativen Ideen und Konzept-Ansätze stammen nicht aus anderen zuvor (bei anderen Kund:innen) erabeiteten Konzeptions-Arbeiten und werden nicht bei anderen Kund:innen verarbeitet. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben. Beizfügen: Zusicherung Dienstleistersteuerung und Implementierung von entwickelten Kreativkonzepten sind anhand von min. 2 Beispielen erbrachter Leistungen nachzuweisen. Wichtig ist hierbei ein Verständnis für die Rolle und das Rollenverständnis des AN in den späten Projektphasen zu bekommen. Beizufügen: mind. 2 Leistungsbeispiele (umgesetzte Kundenkonzepte) mit Darstellung der Rollen/Aufgaben und Verantwortungen Die Bietereigenerklärung ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Beizufügen: Bietereigenerklärung (Anlage T 3). Sofern Bietergemeinschaft: Beizufügen Bietergemeinschaftserklärung (Anlage T 4) Details sind der Anlage T2 Los 2 Teilnahmeantrag zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 5,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 28/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 03/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 51 Abs. 2 SektVO. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Entfällt
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist, Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor und entgegenzunehmen. Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit in Bezug auf die jeweiligen Mitgliedersind nachzuweisen. Es dürfen bei keinem Mitglied der Bietergemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen.
Finanzielle Vereinbarung: Die Zahlungsbedingungen gelten gemäß Vergabeunterlagen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: DB Global Business Services (Bukr 1S)
Registrierungsnummer: 614e5983-da36-4339-8fed-deed96606a37
Postanschrift: Potsdamer Platz 2
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: FE.EA 33
Telefon: +49 3029756737
Fax: +49 6926520154
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 0a9ea480-08e4-4ab6-bf12-d722d0ad54b6
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: fd937bcc-d3cc-4ba7-888e-24272e191a55 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 17
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/07/2026 18:58:19 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 460895-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 127/2026
Datum der Veröffentlichung: 06/07/2026