5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212440 Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10829
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber muss in ein entsprechendes Handels-, Berufs- oder Firmenregister nach Maßgabe des nationalen Rechts eingetragen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage eines entsprechenden Registerauszugs (nicht älter als 6 Monate ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung). Bei Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis jeweils von jedem Bewerbergemeinschaftspartner zu erbringen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber muss über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügen. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage einer Bestätigung der Versicherung (nicht älter als 6 Monate ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung) mit Angaben zur Deckungssumme. Die Betriebshaftpflichtversicherung hat je Schadensereignis eine Deckungssumme pauschal für Personen-, Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden in Höhe von mindestens 2 Mio. EUR aufzuweisen. Sofern eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen in der geforderten Mindesthöhe bisher nicht besteht, ist der Nachweis ersatzweise durch Vorlage einer Bereitstellungserklärung der Versicherung zu führen.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber muss über einen durchschnittlichen Mindestjahresumsatz in dem Bereich Cloud/SaaS in Höhe von 1 Mio. EUR netto in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren verfügen. Der Nachweis erfolgt durch das Datenblatt Eignung. Bei Bewerbergemeinschaften ist der geforderte Mindestjahresumsatz jeweils von jedem Bewerbergemeinschaftspartner zu erfüllen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er vergleichbare Leistungen bereits erbracht hat. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage von drei Referenzprojekten aus den letzten drei Kalenderjahren (06/2023), die mit dem Ausschreibungsgegenstand in Art und Umfang vergleichbar sind. Die Referenzen müssen folgende Merkmale aufweisen: o Implementierung und Betrieb einer Konsolidierungs-Softwarelösung als SaaS; o Abdeckung von HGB-Konsolidierung und IFRS-Konzernabschlüssen; o Auftragswert von mindestens 60.000 EUR netto p.a. oder Mindestnutzerzahl von sieben Nutzern; o Hosting der Lösung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union; o Die SaaS-Lösung muss in jedem Referenzauftrag mindestens 24 Monate im Produktivbetrieb gewesen sein bzw. noch sein; o Mindestens ein Referenzauftrag muss mindestens 2 Mandanten innerhalb der SaaS-Lösung erhalten. Bei Bewerbergemeinschaften können die gestellten Anforderungen an die Referenzen in Kumulation erfüllt werden.
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber muss über eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 verfügen. Der Nachweis erfolgt durch das Datenblatt Eignung sowie Vorlage eines gültigen Zertifikats. Bei Bewerbergemeinschaften ist es für die Erfüllung des Kriteriums ausreichend, wenn mindestens ein Bewerbergemeinschaftspartner eine entsprechende Zertifizierung nachweist.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber muss über eine gültige Zertifizierung nach ISAE 3402 verfügen. Der Nachweis erfolgt durch das Datenblatt Eignung sowie Vorlage eines gültigen Zertifikats. Bei Bewerbergemeinschaften ist es für die Erfüllung des Kriteriums ausreichend, wenn mindestens ein Bewerbergemeinschaftspartner eine entsprechende Zertifizierung nachweist.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn neben den zur Erfüllung der Mindestanforderung geforderten Referenzen mindestens eine weitere Referenz im Bereich der Bereitstellung von Konsolidierungs-Softwarelösungen als SaaS erbracht wurde, die a) mindestens 2 Mandanten (bzw. unabhängige Konzerne) im System umfasst sowie b) die Konsolidierung nach HGB und IFRS innerhalb eines Mandanten umfasst sowie c) von mindestens 10 Nutzern bedient wird. Bei Vorlage einer entsprechenden Referenz erhalten die Bewerber 2 Punkte in der Bewertung, maximal jedoch 6 Punkte (3 Referenzen).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 6,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn mindestens eine der von ihnen eingereichten Referenzen für einen Auftraggeber im Energiesektor erbracht wurde. Bei Vorlage einer entsprechenden Referenz erhalten die Bewerber 1 Punkt in der Bewertung, maximal jedoch 3 Punkte (3 Referenzen).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 3,00
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn sie einen durchschnittlichen Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich Cloud/SaaS > 1 Mio. EUR netto in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (in jedem Jahr) nachweisen können. Bei Erfüllung erhalten die Bewerber max. 3 Punkte in der Bewertung. Die Ermittlung der Punkte erfolgt auf Grundlage der linearen Interpolation.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 3,00
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn sie eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27017 nachweisen können. Bei Vorlage eines entsprechenden Nachweises erhalten die Bewerber 2 Punkte in der Bewertung.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 2,00
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn sie eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27018 nachweisen können. Bei Vorlage eines entsprechenden Nachweises erhalten die Bewerber 2 Punkte in der Bewertung.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 2,00
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn sie eine gültige Zertifizierung nach SOC 2 Typ 2 nachweisen können. Bei Vorlage eines entsprechenden Nachweises erhalten die Bewerber 2 Punkte in der Bewertung.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 2,00
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewerber werden als besonders geeignet bewertet, wenn sie eine gültige Zertifizierung nach BSI C 5 nachweisen können. Bei Vorlage eines entsprechenden Nachweises erhalten die Bewerber 2 Punkte in der Bewertung.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 2,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: A - Implementierungskonzept
Beschreibung: Bieterseitig ist ein Implementierungskonzept mit dem Angebot einzureichen. Das vom Bieter vorzulegende Implementierungskonzept wird danach bewertet, inwieweit es eine strukturierte, nachvollziehbare, risikominimierende und auf die Anforderungen der Auftraggeber abgestimmte Einführung der Softwarelösung sicherstellt. Das Konzept muss alle in der Leistungsbeschreibung definierten Projektphasen berücksichtigen und konkret beschreiben, wie der Bieter diese umsetzt. Konzeptumfang: Maximal 5 Seiten Hinweis: Bei Bietern, die den vorgesehenen Maximalumfang überschreiten, werden nur die ersten 5 Seiten gewertet. Die nachfolgen aufgeführten Faktoren sind dabei keine vergaberechtlichen Unterkriterien; sie sollen nur verdeutlichen, worauf die Vergabestelle bei der Auswertung dieses Kriteriums Wert legt. Die Bewertung erfolgt allerdings durch eine Gesamtbetrachtung der hierzu vom Bieter vorgebrachten Informationen: A.1 - Klarheit, Struktur und Vollständigkeit A.2 - Abdeckung aller geforderten Projektphasen A.3 - Beschreibung von Meilensteinen A.4 - Realistische und belastbare Zeitplanung bis spätestens 30.04.2027 A.5 - Darstellung der Mitwirkungserfordernisse der Auftraggeber A.6 - Identifikation projektspezifischer Risiken und Nennung konkreter Maßnahmen zur Risikominimierung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 80
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: B - Zukunftssicherheit der SaaS-Lösung
Beschreibung: Bieterseitig ist darzulegen, wie zukunftssicher die angebotene SaaS-Lösung ist. Das vom Bieter vorzulegende Konzept zur Zukunftssicherheit der Softwarelösung wird danach bewertet, inwieweit die Lösung langfristig stabil, technologisch modern, kontinuierlich weiterentwickelt und dauerhaft betreibbar ist. Bewertet wird insbesondere, ob der Bieter eine nachvollziehbare, belastbare und transparente Release und Supportstrategie vorlegt, die den Anforderungen der Auftraggeber über die gesamte Vertragslaufzeit und darüber hinaus gerecht wird. Konzeptumfang: Maximal 10 Seiten Hinweis: Bei Bietern, die den vorgesehenen Maximalumfang überschreiten, werden nur die ersten 10 Seiten gewertet. Die nachfolgend aufgeführten Aspekte sind vergaberechtliche Unterkriterien und werden jeweils getrennt voneinander bewertet: B.1 (25 Punkte) - Release- und Updatepolitik - Planbarkeit, Häufigkeit und Stabilität von Releases und Updates B.2 (25 Punkte) - Langfristige Produktstrategie - Skizzierung Nachvollziehbare Roadmap (3–5 Jahre) | Weiterentwicklung der Module und Berücksichtigung bilanzieller Änderungen (HGB/IFRS) B.3 (25 Punkte) - Support- und Wartungszusagen - Verlässliche Supportstruktur (inkl. deutschsprachigem Support) | Klare Zusagen zu Reaktionszeiten und langfristigem Herstellersupport B.4 (25 Punkte) - Technologische Zukunftsfähigkeit - Moderne, skalierbare Cloud Architektur | Zukunftsfähige Schnittstellen und Fähigkeit zur Erweiterung B.5 (20 Punkte) - Transparenz - Nachvollziehbare Releasehistorie sowie End of Life Regelungen und Produktlebenszyklen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 120
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: C - Vor-Ort-Simulation (Teststellung)
Beschreibung: Bieterseitig ist im Verhandlungsgespräch eine Vor-Ort-Simulation der entsprechenden Lösung vorzustellen. Die Beantwortung der Unterkriterien kann anhand von Live-Tests in der Software direkt erfolgen und mündlich beantwortet werden. Für die Teststellung sind maximal 60 Min. vorgesehen. Die nachfolgend aufgeführten Aspekte sind vergaberechtliche Unterkriterien und werden jeweils getrennt bewertet: 1. Benutzeroberfläche (Gesamtpunkte: 50): 1.1 (30 Punkte) - Übersichtlichkeit - Ist die Startseite klar strukturiert und werden die wichtigsten Funktionen auf Anhieb angezeigt? 1.2 (20 Punkte) - Visuelle Hierarchie - Werden wichtige Inhalte und Handlungsoptionen visuell hervorgehoben? 2. Bedienfreundlichkeit / Usability (Gesamtpunkte: 90): 2.1 (20 Punkte) - Tiefe der Menüstruktur - Ist die Menüstruktur flach und logisch aufgebaut, ohne unnötige Verschachtelung? 2.2 (30 Punkte) - Effizienz häufiger Arbeitsprozesse - Wie viele Klicks / Schritte benötigt ein typischer Arbeitsablauf (z. B. Konsolidierung durchführen; Planung eines Geschäftsvorfalls z.B. Eigenkapitalzuführung)? 2.3 (20 Punkte) - Intuitivität der Navigation - Können Nutzer ohne Schulung die wesentlichen Funktionen selbst finden und nutzen? 2.4 (20 Punkte) - Integrationsgrad - Zentrale Benutzeroberfläche und einheitlicher Benutzerzugang für die Module, Clients und Portale (Single-Sign-On oder zentraler Benutzerzugang) 3. Onboarding & Lernaufwand (Gesamtpunkte: 10): 3.1 (10 Punkte) - Hilfesystem/ FAQs - Tooltips, Online-Hilfe etc. 4. Operative Funktionen (Gesamtpunkte: 110): 4.1 (25 Punkte) - Office Integration: Upload einer Excel Datei, Export eines Berichts nach Excel, Erhalt von Formatierungen und Strukturen, effiziente Berichterstellung 4.2 (10 Punkte) - System und Performance: Öffnen eines Planungsformulars, Durchführung einer Berechnung, Aufruf eines Berichts 4.3 (25 Punkte) - Workflow: Konsolidierungs- und Planungsstatus, Freigaben, Kommentierungen, Aufgabensteuerung 4.4 (25 Punkte) - Typische Abläufe: Aufwands- und Ertragskonsolidierung, Schuldenkonsolidierung, Anlage eines Szenarios, Ad-Hoc Analyse z.B. Pivotierung und Filterung 4.5 (25 Punkte) - Verknüpfung Ist und Forecast/Plan: Integration der notwendigen Kapitalkonsolidierungen aus dem IST für die Planung 5. Rollen- und Berechtigungskonzept (Gesamtpunkte: 40): 5.1 (20 Punkte) - Einrichtung und Pflege von Rollen und Berechtigungen 5.2 (20 Punkte) - Audit Trail: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Versionierungen sichern
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 300
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: D - Preis
Beschreibung: Der Preis wird in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Hierfür wird dieser aber nicht mit Punkten bewertet. Details zur Bewertungsmethode sind den Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 24/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 14/08/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 31/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: /
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH - Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Rügen wegen erkannter Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der unter Ziffer 1 genannten Kontaktstelle innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen zu erheben (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der unter Ziffer 1 genannten Kontaktstelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der unter Ziffer 1 genannten Kontaktstelle gerügt werden (siehe § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB). Ergänzend wird auf § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vergangen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen. Wir weisen darauf hin, dass ein Antrag bei der Vergabekammer unzulässig ist, sofern ein Verstoß nicht unverzüglich bei der Vergabestelle gerügt wird (§ 160 Abs. 3 GWB). Die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach § 160 Abs. 3 GWB sind zwingend zu beachten! Wir weisen ferner darauf hin, dass der Bieter wegen der Möglichkeit der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens mit Akteneinsichtsrecht aller Beteiligten nach § 165 GWB mit der konkreten Möglichkeit rechnen muss, dass sein Angebot mit allen wesentlichen Bestandteilen von den Beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Daher liegt es in seinem Interesse, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Zur Durchsetzung seiner Rechte muss sich der Bieter in einem solchen Falle an die Vergabekammer wenden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH - Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH
Organisation, die Angebote bearbeitet: BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH