1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: NOW GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Umweltschutz
Deutschland – Diverse Software-Entwicklungen und Computersysteme – Einführung ERP-System
432030-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Diverse Software-Entwicklungen und Computersysteme – Einführung ERP-System
OJ S 120/2026 25/06/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung ERP-System
Beschreibung: Im Rahmen der strategischen Weiterentwicklung der IT- und Prozesslandschaft beabsichtigt die NOW GmbH die Einführung eines modernen, integrierten ERP-Systems. Ziel des Projekts ist die Ablösung der bestehenden Systemlandschaft durch eine einheitliche, zukunftssichere und skalierbare ERP-Lösung, welche die fachlichen, organisatorischen und regulatorischen Anforderungen der NOW GmbH langfristig unterstützt. Die Einführung des ERP-Systems erfolgt unter Berücksichtigung der bestehenden organisatorischen Strukturen, Governance-Vorgaben sowie der Anforderungen aus dem öffentlichen Haushalts-, Vergabe- und Förderumfeld.
Kennung des Verfahrens: 1df55f94-a19e-49f4-9a28-77dd3c0c8e22
Interne Kennung: NOW 2026-12
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Erste Phase ist der Teilnahmenwettbewerb Nach der Auswertung der Teilnahmeanträge (TN-Antrag) wird die Anzahl der Bewerber auf vier begrenzt, dafür werden entsprechend der Ergebnisse der Bewertung der Teilnahmeanträge die vier Anträge mit der höchsten Gesamtbewertung ausgewählt und gebeten ein Angebot abzugeben. Nach Abgabe der Angebote werden Präsentationen und jeweils im Anschluss der Präsentation eine Verhandlung durchgeführt. Im Anschluss an diese Verhandlungsrunde behalten wir uns vor die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung zu konkretisieren und zur erneuten Abgabe eine Angebotes aufzufordern. Wir behalten uns das Durchführen weiterer Verhandlungsrunden explzit vor. Mit der Auswertung der Angebote die nach dem letzten Aufruf zur Anagebotsabgabe eingereicht wurden, wird das zuschlagsfähige Angebot anhand der Zuschlagskriterien ermittelt. Über diese Entscheidung werden alle Bieter informiert.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212900 Diverse Software-Entwicklungen und Computersysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Fasanenstraße 5
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10623
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 000 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YWYMJD6#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung ERP-System
Beschreibung: Die bestehende Applikationslandschaft der NOW GmbH umfasst derzeit verschiedene Fachanwendungen und unterstützende Systeme zur Abbildung kaufmännischer, administrativer sowie projektbezogener Prozesse. Das derzeit eingesetzte Finanz-System SAGE bildet insbesondere Funktionen in den Bereichen: - Finanzbuchhaltung, - Kostenrechnung und Controlling sowie - Berichtswesen ab. Darüber hinaus werden hieraus verschiedene finanzwirtschaftliche Auswertungen und Exporte bereitgestellt.
Interne Kennung: NOW 2026-12
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212900 Diverse Software-Entwicklungen und Computersysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Fasanenstraße 5
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10623
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 1 Jahr
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 7
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag zur Wartung und zum Support und Anpssungsleistungen kann isgesamt sieben mal, um jeweils ein Jahr, verlängert werden. Das derzeit eingesetzte Personalsystem Personio bildet insbesondere Funktionen in den Bereichen: - Recruiting und Bewerbendenmanagement (ATS) - Personaladministration (Core-HR), - Employee Self Service (ESS), - digitale Personalakte, - Berichte zur vorbereitendenden Entgeltabrechnung mit externem Abrechnungsdienstleister sowie - Dokumentvorlagen und Automatisierungen ab. Ziel ist die Abbildung dieser Funktionalitäten im ERP-System, sofern die angebotene Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt. Andernfalls ist die Integration von Personio sicherzustellen. Ziel ist eine möglichst weitgehende Abbildung fachlicher Workflow-Funktionalitäten innerhalb des Weitere Lösungen im Personalumfeld sind außerdem eine Zeiterfassung sowie ein Tool zur Erstellung von Arbeitszeugnissen enthalten. Die Zeiterfassung soll künftig durch das ERP-System bereitgestellt werden. Die Funktionalitäten des Zeugnis-Tools sollen nach Möglichkeit ebenfalls im ERP-System abgebildet werden; andernfalls ist die Integration der bestehenden Lösung sicherzustellen. Zur Unterstützung digitaler Prozesse werden verschiedene Workflows über Microsoft-basierte Lösungen (Power Automate und Microsoft Forms) sowie über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare abgebildet. DocuWare wird darüber hinaus für das Dokumentenmanagement und die Vertragsverwaltung genutzt und soll grundsätzlich als führendes DMS erhalten bleiben. ERP-Systems bei gleichzeitiger Integration mit DocuWare. Darüber hinaus bestehen Schnittstellen und Abhängigkeiten zu weiteren Fach- und Drittsystemen, insbesondere in den Bereichen: - Dokumentenmanagement und Vertragsverwaltung in DocuWare, - Microsoft-Office-Umgebung (u.a. für Berichtswesen, Auswertungen, Bedarfsmeldungen und Mailintegration), - Projektmanagement in JIRA (nur Abhängigkeit keine Schnittstelle), - IT-Assetmanagement in Snipe-IT (nur Abhängigkeit keine Schnittstelle), - Reiseportal Bund OBE, - Bankprogramme im Zahlungsverkehr sowie Verzeichnis- und Authentifizierungsdienste. Im Rahmen der Ausschreibung sind durch den Auftragnehmer insbesondere die Anforderungen an Integrationsfähigkeit sowie Betriebs- und Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen. Eine vollständige Migration historischer Datenbestände aus den Bestandssystemen ist nicht vorgesehen. Der Fokus liegt auf der Integration relevanter Umsysteme sowie der Übernahme der für den Produktivbetrieb erforderlichen Stamm-, Bestands- und Bewegungsdaten zum definierten Produktivsetzungszeitpunkt. In der Angebotsphase werden den Bietern ergänzende Anlagen zur Verfügung gestellt. Diese umfassen insbesondere Beschreibungen der bestehenden Systemlandschaft, vorhandener Schnittstellen sowie weiterführende fachliche und technische Konkretisierungen der Anforderungen und Rahmenbedingungen der ERP-Einführung
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer durchschnittlichen Anzahl von mindestens 20 fachlich qualifizierten Mitarbeitenden in den letzten drei Jahren in den Leistungsbereichen ERP-Beratung, ERP-Einführung, ERP-Konfiguration, ERP-Projektmanagement und ERP-Entwicklung. Nachweis als Eigenerklärung (Formblatt 10)
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Einreichen von Referenzen über vergleichbare Leistungen im Sinne der Leistungsbeschreibung. Nachweis als Eigenerklärung (Formblatt 7)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 80,00
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Mit dem Teilnahmeantrag sind die Umsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Bereich ERP-Beratung und Betrieb (mindestens 3 Mio. Euro jährlich) über diesen Zeitraum vorzulegen. Nachweis per Eigenerklärung (Formblatt 5)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20,00
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis per Eigenerklärung über das bestehen einer Haftpflichtversicherung (Formblatt) Der AG behält sich vor, sich das Vorhabendsein der Haftpflichtversicherung nachweisen zu lassen.
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Einreichen einer Kopei des Handeslregisterauszuges.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 08/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 03/08/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/07/2026 08:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die AG behält sich vor Unterlagen nachzufordern.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: -Einreichen des ausgefüllten Formblatts über das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien. -Einreichen des ausgefüllten Formblatts über die Einhaltung der EU-Russlandsanktionen -Einreichen des ausgefüllten Formblatts Deutschsprachiges Projektteam
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Bieter haben 10 Kalendertage nach der Information über die Absicht der Zuschalgsentscheidung Zeit gegebenenfalls Rechtsbehelf einzulegen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: NOW GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: NOW GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: NOW GmbH
Registrierungsnummer: DE259091531
Postanschrift: Fasanenstraße 5
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10623
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabemanagement
Telefon: +49 1722762987
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Bundes
Telefon: +49 228 9499-0
Fax: +49 228 9499-400
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Bundes
Telefon: +49 228 9499-0
Fax: +49 228 9499-400
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8d4e0903-ec44-4c24-a1ca-75254a89fbca - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/06/2026 17:10:12 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 432030-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 120/2026
Datum der Veröffentlichung: 25/06/2026