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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Caritas Gesundheit Berlin gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: KI-gestützte Sprachdokumentation in der Pflege
Beschreibung: Unter der Trägerschaft der Caritas Gesundheit Berlin gGmbH (nachfolgend: "Auftraggeberin") stehen die Caritas-Klinik Maria Heimsuchung Berlin-Pankow, die Caritas-Klinik Dominikus Berlin Reinickendorf, die Caritas Klinik St. Anna Berlin-Charlottenburg und die Caritas Klinik St. Marien Brandenburg. In den beteiligten Kliniken wird zur Verbesserung der Versorgungsqualität und zur Entlastung des Pflegepersonals eine KI-basierte Sprachdokumentation für die Akutpflege eingeführt. Ziel ist es, pflegerische Dokumentationsprozesse effizienter, vollständiger und zeitnäher zu gestalten. Die Lösung wird vollständig in das bestehende Krankenhausinformationssystem (KIS) integriert, sodass eine durchgängige digitale Dokumentation ohne Medienbrüche gewährleistet ist. Bestehende Arbeitsabläufe werden dabei gezielt unterstützt und optimiert.
Kennung des Verfahrens: 96e82212-b064-454a-a56a-27540c80049a
Interne Kennung: 2026_xx
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48314000 Spracherkennungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - §§ 14 Abs. 4 Nr. 2 b), Abs. 6 VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: KI-gestützte Sprachdokumentation in der Pflege
Beschreibung: Unter der Trägerschaft der Caritas Gesundheit Berlin gGmbH (nachfolgend: "Auftraggeberin") stehen die Caritas-Klinik Maria Heimsuchung Berlin-Pankow, die Caritas-Klinik Dominikus Berlin Reinickendorf, die Caritas Klinik St. Anna Berlin-Charlottenburg und die Caritas Klinik St. Marien Brandenburg. In den beteiligten Kliniken wird zur Verbesserung der Versorgungsqualität und zur Entlastung des Pflegepersonals eine KI-basierte Sprachdokumentation für die Akutpflege eingeführt. Ziel ist es, pflegerische Dokumentationsprozesse effizienter, vollständiger und zeitnäher zu gestalten. Die Lösung wird vollständig in das bestehende Krankenhausinformationssystem (KIS) integriert, sodass eine durchgängige digitale Dokumentation ohne Medienbrüche gewährleistet ist. Bestehende Arbeitsabläufe werden dabei gezielt unterstützt und optimiert.
Interne Kennung: 2026_xx
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48314000 Spracherkennungssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf folgende Rechtsvorschriften verwiesen: § 134 GWB Informations- und Wartepflicht, § 135 GWB Unwirksamkeit und § 160 GWB Einleitung, Antrag. Besonders hervorzuheben ist dabei: „134 Abs. II GWB: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. § 135 GWB Unwirksamkeit: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union; (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn: 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. […] § 160 GWB Einleitung, Antrag: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Caritas Gesundheit Berlin gGmbH
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Im Zuge eines Auswahlprozesses entschied sich die Auftraggeberin für die Beschaffung des Systems des Auftragnehmers, da nur dieses die Anforderungen, die die Auftraggeberin an eine KI-Sprachdokumentation für die Akutpflege stellt, erfüllt. Die Auftraggeberin hat im Vorfeld eine Markterkundung durchgeführt. Dabei wurden mehrere Anbieter von KI-gestützten Spracherkennungssystemen geprüft. Es zeigte sich, dass kein anderer Anbieter die Kombination der geforderten Anforderungen vollumfänglich erfüllen konnte. Das vorgesehene System ermöglicht die sprachbasierte Erfassung pflegerelevanter Informationen in Echtzeit und wandelt diese automatisiert in strukturierte Dokumentationseinträge um. Dadurch wird der manuelle Dokumentationsaufwand reduziert und mehr Zeit für die direkte Patientenversorgung geschaffen. Die Auftraggeberin benötigt für die Entlastung im Pflegealltag ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Spracherkennungssystem, das Spracheinträge erfasst und strukturiert in die elektronische Patientenakte überträgt. Hierbei soll ein System verwendet werden, das es den Pflegekräften erlaubt, ohne zusätzliches Gerät auszukommen. Die KI-generierte Spracherkennung muss Patienten- und Pflegegespräche zwischen den Mitarbeitern der Auftraggeberin und Patienten erkennen und die Informationen strukturiert den entsprechenden Stellen im Krankenhaus-Informationssystem (KIS) zuordnen. Ein wesentliches Merkmal, das die Software erfüllen muss, ist die Direktimplementierung in das KIS ORBIS der Dedalus HealthCare GmbH, das die Auftraggeberin verwendet. Hierbei ist entscheidend, dass die Integration der Software nahtlos funktioniert, ohne dass die Auftraggeberin grundsätzliche Änderungen an dem KIS ORBIS vornehmen muss. Außerdem muss das System vornehmlich die Pflegeleistungen dokumentieren. Die Pflegekräfte müssen entscheiden können, wann der Dokumentationsprozess aktiviert wird, sodass die KI-generierten Inhalte geordnet und systematisch angelegt werden können. Alternative Lösungen konnte die Kombinationsanforderungen - Kontextspezifisch nicht erfüllen - insbesondere die Fähigkeit, pflegespezifische Inhalte - im Kontext der praktischen Handlungen zu erkennen, zu strukturieren und unmittelbar in die standardisierten Dokumentationsformate zu überführen, stellt eine hochspezialisierte Funktion dar, die bei generischen Spracherkennungslösungen nicht vorhanden ist. Die Dokumentation muss dann von den Pflegekräften bestätigt werden. Die KI-Sprachdokumentation muss mobil verfügbar sein und nicht an zusätzliche Geräte gebunden sein. Sie muss ein freies Diktat am Patientenbett ermöglichen, indem sie direkt auf den Handys der Mitarbeiter installiert ist. Dadurch wird gewährleistet, dass Pflegerinnen und Pfleger freie Hände haben. Da Handys ohnehin am Körper getragen werden, kann durch das System des vorgesehenen Auftragnehmers sichergestellt werden, dass die Spracheingabe zur Pflegedokumentation auch bei hoher Belastung, wie sie im Pflegealltag häufig ist, fortgeführt wird. Das von der Auftraggeberin vorgesehene System muss auf die Pflegedokumentation zugeschnitten sein. Dies macht es auf dem Anbietermarkt schwieriger, ein geeignetes Produkt zu finden, denn viele klinische Dokumentationssysteme sind auf ärztliche Diagnostik und Konsultation ausgelegt. In der Marktanalyse konnte bereits eruiert werden, dass kein anderes System die geforderte tiefgreifende Integration in das bestehende KIS ORBIS ohne grundlegende Systemanpassungen möglich macht. Dies ist jedoch für die Auftraggeberin eine zentrale technische Voraussetzung. Pflegeleistungen werden per Sprache direkt als LEP-Einträge klassifiziert und automatische zu Leistungsgruppen ohne manuelle Codierung zugeordnet. Das Produkt des vorgesehenen Auftragnehmers strukturiert Datensätze automatisch nach Dokumentationsfeldern und schreibt über eine integrierte Schnittstelle direkt in das KIS ORBIS der Auftraggeberin. Das vorgesehene System stellt einen Offline-Modus bereit, was es unabhängig von einem flächendeckenden Netzwerk und von Cloud-Diensten macht. Alle Einträge werden lokal verschlüsselt gespeichert und synchronisieren automatisch im KIS, sobald das Netz wieder verfügbar ist. DSGVO-Konformität wird gewährleistet. Die Beschaffung einer KI-integrierten Spracherkennungssoftware für den Pflegebetrieb setzt zwar grundsätzlich die Durchführung eines offenen Verfahrens bzw. eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb voraus, § 119 GWB i.V.m. § 14 Abs. 1 VgV. Im vorliegenden Fall ist jedoch die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2b), Abs. 6 VgV gerechtfertigt, da nur das System des vorgesehenen Auftragnehmers mit Blick auf die konkrete Situation der Auftraggeberin in Verbindung mit den vorbezeichneten speziellen Einzelaspekten in Betracht kommt.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Caritas Gesundheit Berlin gGmbH
Registrierungsnummer: DE181121092
Abteilung: Caritas-Klinik Dominikus Kurhausstraße 30,13467 Berlin
Postanschrift: Kurhausstr. 30
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13467
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 0049 030 40920
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: voize GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 330586102
Postanschrift: Dircksenstraße 47
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: voize GmbH
Stadt: Berlin
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 03090138316
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c3a966f1-24bd-4f62-87e1-91d567660109 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/05/2026 12:30:36 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 366802-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 101/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/05/2026