1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: RV Konferenz- und Veranstaltungsdienstleister
Beschreibung: Benötigt wird die technische Konferenz- und Veranstaltungsbetreuung verschiedener Formate (Präsenz, Digital und Hybrid).
Kennung des Verfahrens: 4bf56c14-4ef9-48d7-a7c3-4ac4704c7093
Interne Kennung: 26-0028-09
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92370000 Dienstleistungen von Tontechnikern
Zusätzliche Einstufung (cpv): 92112000 Dienstleistungen im Zusammenhang mit Film- und Videofilmherstellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: andere Orte in Deutschland in Ausnahmen möglich.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Fragebogen zur Eignungsklärung: - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit - ggf. Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft - ggf. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer - Erklärung Wettbewerbsregisterauskunft - Referenzen (drei Referenzprojekte): Der Bieter hat seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Vorlage von drei geeigneten Referenzen nachzuweisen. Als Referenzen gelten abgeschlossene oder laufende Einzelaufträge sowie konkrete Leistungsabrufe aus Rahmenvereinbarungen, sofern diese dem Auftragsgegenstand nach Art, Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Die referenzierten Leistungen müssen innerhalb der letzten drei Jahre (gerechnet ab dem Ablauf der Angebotsfrist) erbracht worden sein. Bei Referenzen aus Rahmenvereinbarungen sind konkrete, exemplarische Einzelabrufe bzw. Veranstaltungen zu benennen, anhand derer die Vergleichbarkeit beurteilt werden kann. Die bloße Angabe einer Rahmenvereinbarung ohne Beschreibung konkreter Leistungen ist nicht ausreichend. Für jede Referenz sind mindestens folgende Angaben zu machen: - Auftraggeber (anonymisierte Angabe zulässig, sofern eine Überprüfung möglich bleibt) - Vertragsart (Einzelauftrag oder Abruf aus einer Rahmenvereinbarung) - Beschreibung der konkret erbrachten Leistungen - Art der Veranstaltung(en) (z. B. Präsenz, hybrid, digital) - Leistungszeitraum - Größenordnung der durchgeführten Veranstaltungen - Rolle des Bieters (Hauptauftragnehmer / Unterauftragnehmer) Die Auftraggeberin behält sich vor, die Angaben zu den Referenzen stichprobenartig zu überprüfen. - Eigenerklärung Sanktionen Russland - Eigenerklärung Mitarbeiterprofil Projektleiter (Nachweise können nachgefordert werden) Ausbildung/Abschluss - Nachweisbare Qualifikation durch einschlägige Berufserfahrung (mind. 6 Jahre). Berufserfahrung - Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte mit Bezug zur ausgeschriebenen Projektleitung. Sprachkenntnisse - Deutsch mind. C1 - Englisch mind. B1 - Nachweis Vor-Ort-Termin mit Geheimhaltungserklärung Während des Ausschreibungsverfahrens, in der Zeit vom 04.05.2026 - 29.05.2026, findet ein verpflichtender Vororttermin statt. Der Termin ist bis zum 27.05.2026 per E-Mail an susanne.kophal@kas.de zu vereinbaren. Angebote ohne nachweisbaren Ortstermin werden vom Verfahren ausgeschlossen. Der Termin ist zwingend, da für die Bieterseite ein zutreffende Kalkulation sonst nicht möglich ist. Es besteht kein Anspruch auf einen Mindestauftag. Alle angegebenen Zahlen sind Schätzwerte auf Basis der Vergangenheit. Geschätzter Auftragswert 150.000,00 € brutto p.a.. Der veröffentlichte Vertrag und der dazugehörige AVV ist mit Teilnahme am Verfarhen akzeptiert.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: RV Konferenz- und Veranstaltungsdienstleister
Beschreibung: Für die optimale technische Veranstaltungsbetreuung verschiedener Veranstaltungsformate (Präsenz, Digital und Hybrid), sowie Videoproduktionen wird ein Dienstleister benötigt, der die notwendige technische Ausstattung (Veranstaltungstechnik) sowie langjährige Erfahrungswerte und die Expertise zur Verfügung stellen, den betriebsbereiten Zustand zu garantieren, die Technik während der Veranstaltung zu bedienen und zu überwachen sowie nach Abschluss der Veranstaltung abzubauen. Es ist beabsichtigt, mit einem geeigneten Dienstleistungsunternehmen eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, in der alle wesentlichen Bedingungen für die späteren Abrufe (Einzelbeauftragungen pro Veranstaltung) festgelegt werden. Der Auftrag umfasst das vollumfängliche Projektmanagement von Veranstaltungen der Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. unter Einbeziehung der bereits fest installierten Technik des Hauses am Standort Berlin. Umfang der Leistung ist die Erbrinung und Bereitstellung von Video- und Tonlivestreaming, Simultandolmetschtechnik, Kameraführung, Lichtsetzung, Regie, Bildmischung, Bühnenbau, Dekorationsbau, Veranstaltungsmobiliar sowie das Bereitstellen eines fertig gemischten Videostreams im Corporate Design des Auftraggebers. Die Bereitstellung eines Audiomitschnitts ist bei jeder Veranstaltung unabdinglich. In Absprache mit dem Auftraggeber kann auch eine Aufzeichnung von Video und Ton inklusive Pre- und Postproduktion von Video und Audiodaten sowie die Bereitstellung der Produzierten Dateien gewünscht sein. Weiterhin umfasst der Auftrag das Aufsetzen von digitalen Veranstaltungen sowie digitale Zuschaltungen von Referenten aus dem In- und Ausland in hybride und digitale Formate, Projektabhängig auch mit Simultandolmetschung. Die umfängliche Bereitstellung gängiger Lizenzen und Zugänge, z.B. Zoom und MS Teams wird vorausgesetzt und können nur zum Teil von der Auftraggeberin gestellt werden. Ein weiterer Bestandteil des Auftrags ist die Konzeption, Produktion und Umsetzung von digitalen Eventportalen und Videos in Form von Interviews, Features oder ähnlichen Kurzproduktionen. Die Konzeption und Redaktion erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und beinhaltet auch das Einspielen von Musik, Sprechtext, Bauchbinden, weiterem Bildmaterial und die Erstellung von Animationen. Für eine Beteiligung des Publikums an den Veranstaltungsformaten der KAS stellt der Auftragnehmer ein Portfolio an interaktiven Tools (z.B. Abstimmungen für hybride Veranstaltungen, Live-Transkription mit Übersetzung) mit entsprechenden Lizenzen zur Verfügung. Die Beratung und Abstimmung des Einsatzes dieser Tools erfolgt auch hier in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eigene hauseigene Technik zur Verfügung. Diese muss verpflichtend genutzt werden. Für den zusätzlichen Bedarf an Veranstaltungstechnik, die nicht von der Auftraggeberin abgedeckt werden kann, stellt der Auftragnehmer hochwertige und zuverlässige Technik sowie entsprechend qualifiziertes Personal bereit. Während des Ausschreibungsverfahrens findet ein verpflichtender Vororttermin statt. Die Veranstaltungen finden in der Regel in einem Zeitfenster von 8.00 Uhr bis 22.00 Uhr statt, verlaufen in der Regel ein - bis zweistündig sowie auch an Wochenenden und Feiertagen.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92370000 Dienstleistungen von Tontechnikern
Zusätzliche Einstufung (cpv): 92112000 Dienstleistungen im Zusammenhang mit Film- und Videofilmherstellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die RV kann zweimalig um jeweils weitere 12 Monate durch die AG verlängert werden, indem sie dies mindestens drei Monate vor dem jeweiligen Vertragsende schriftlich anzeigt. Hierbei handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht der AG. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch der AN auf Inanspruchnahme der Option.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: andere Orte in Deutschland in Ausnahmen möglich.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Vorangig
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Umsetzungskonzept Musterveranstaltung
Beschreibung: Die Bieter haben ihr Umsetzungskonzept auf Basis der folgenden kompakten Musterveranstaltung zu entwickeln: Es handelt sich um eine hybride Fachveranstaltung im Forum der Akademie der Konrad-Adenauer-Stiftung in Berlin mit folgenden Eckpunkten: - mit einer Dauer von etwa 120 Minuten - vor Ort nehmen vier Sprecherinnen/Sprecher und ein Moderator teil; zusätzlich werden zwei externe Referenten digital zugeschaltet. - erwartet werden rund 50 Teilnehmende im Saal sowie etwa 100 Online-Teilnehmende. - eine Simultandolmetschung DE/EN wird eingesetzt. - die fest installierte Haus- und Regietechnik (Ton, Licht, 4K-LED-Leinwand, Dolmetscherkabinen) ist verpflichtend zu nutzen und technisch einzubinden. - der Aufbau beginnt ca. sechs Stunden vor Veranstaltungsbeginn und umfasst die Einrichtung des Streaming-Setups im Corporate Design, Techniktests, Kamerapositionierung sowie einen Verbindungstest mit den zugeschalteten Referenten. - die Durchführung beinhaltet ein kurzes Intro, eine moderierte Podiumsdiskussion, die Zuschaltung der externen Sprecher, eine variable Kameraführung sowie die Einbindung eines interaktiven Tools (z. B. TED-Umfrage). - der Abbau sowie die Bereitstellung eines Audiomitschnitts erfolgen unmittelbar nach Veranstaltungsende. Für die Musterveranstaltung ist folgende Möblierung vorgesehen: ein Brückentisch (L 160 × B 80 × H 105 cm), vier Barhocker mit Stahlgestell. Die Integration dieser Elemente in Bühnenbild, Kameraführung und Ablauf ist im Konzept kurz darzustellen. Das einzureichende Umsetzungskonzept soll in kompakter Form darstellen, wie der Bieter die technische und organisatorische Umsetzung sicherstellt, insbesondere Kamerakonzept, Ton- und Lichtführung, digitale Zuschaltungen, Einbindung interaktiver Elemente, Corporate-Design-Umsetzung sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Redundanz. Mindestanforderungen werden nicht bewertet; bewertet werden ausschließlich überobligatorische qualitative Ansätze. Bewertungsmaßstab: 0 Punkte: Das Konzept ist unzureichend. Es bleibt inhaltlich vage oder unvollständig und lässt nicht erkennen, wie die technische und organisatorische Umsetzung der hybriden Musterveranstaltung sichergestellt werden soll. 1 - 29 Punkte: Das Konzept überzeugt nur in Ansätzen. Mehrere Elemente der technischen, organisatorischen oder gestalterischen Umsetzung sind nicht schlüssig dargestellt. Es bestehen erhebliche Zweifel an der praktischen Realisierbarkeit, insbesondere hinsichtlich Kamerakonzept, Ton-/Lichtführung, digitaler Zuschaltungen oder der Integration der vorgegebenen Möblierung. 30 - 69 Punkte: Das Konzept ist überwiegend überzeugend. Die wesentlichen technischen und organisatorischen Abläufe werden nachvollziehbar beschrieben; kleinere Schwächen oder Auslassungen sind vorhanden, beeinträchtigen die Gesamtumsetzung jedoch nicht wesentlich. Die Durchführung der Musterveranstaltung erscheint weitgehend realistisch und qualitativ angemessen. 70 - 100 Punkte: Das Konzept überzeugt vollständig. Es ist klar, strukturiert, fachlich fundiert und deckt alle relevanten Aspekte der Musterveranstaltung ab - einschließlich Kamerakonzept, Ton‑ und Lichtführung, digitaler Zuschaltungen, Corporate-Design-Elementen, Interaktionstools, Redundanzen sowie Integration der vorgesehenen Möblierung. Die Umsetzung erscheint durchgängig plausibel und qualitativ hochwertig. Zwischenbewertungen (erfolgen in ganzen Punktzahlen) innerhalb der genannten Punktebereiche erfolgen differenziert nach Qualität, Vollständigkeit und Plausibilität der Ausführungen. Der Zuschlag wird nur auf ein Angebot erteilt, das mindestens 70 Gesamtpunkte nach den festgelegten Bewertungskriterien erreicht. Angebote unterhalb dieser Mindestpunktzahl werden nicht berücksichtigt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angabe von Pauschalen, Stundensätzen und Möblierung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Nicht zulässig
Begründung, warum eine elektronische Einreichung nicht möglich ist: Enthält ein physisches Modell
Beschreibung: Sofern eRechnungen als hybrides Format (PDF mit XML-Datensatz) zugestellt werden, wird die E-Mail direkt an den angegebenen Besteller gesandt.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 10/06/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nachgefordert werden.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Die Vergabekammern des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.
Registrierungsnummer: DE 123 382 858
Postanschrift: Tiergartenstr. 35
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3026996-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Die Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0ae6a4f6-64b8-44ab-bc26-79524a381093 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/04/2026 08:03:49 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 288813-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 82/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/04/2026