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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Humboldt-Universität zu Berlin
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Conversion SAP S4-HANA und SAP HCM zur Cloud Private Edition
Beschreibung: Die Humboldt-Universität zu Berlin (im Folgenden "HU" beabsichtigt, im Rahmen der umfassenden Transformation ihrer ERP-Systemlandschaft das SAP RISER Private Cloud Anngebot der SAP Deutschland SE & Co. KG (im Folgenden "SAP") zu beschaffen
Kennung des Verfahrens: d32f4c63-45a2-48ea-ba7e-0deed603ea11
Interne Kennung: HUB 01/2026
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YEMMF9J# Es handelt sich vorliegend um eine freiwillige Ex-Ante-Transparenzbekanntmachung. Der Auftraggeber beabsichtigt einen Vertrag zu schließen. Der Vertrag wurde noch nicht geschlossen. Der Vertragsschluss soll nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, erfolgen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Conversion SAP S4-HANA und SAP HCM zur Cloud Private Edition
Beschreibung: Der Auftraggeber sah sich veranlasst, die Verfahrensart als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) zu bestimmen. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV kann der Beschaffungsbedarf zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden. Diese Entwicklung ist zum einen darauf zurückzuführen, dass aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Ein weiterer Aspekt betrifft den Schutz von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten. In diesem Fall wird der Zuschlag an ein einziges Unternehmen erteilt. Die Auftraggeberin vertritt die Auffassung, dass eine Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union rechtens ist. Im Folgenden erfolgt die Begründung des Sachverhalts. Die vorliegende Rechtsprechung (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII-Verg 16/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 01.08.2012 - VII - Verg 10/12, SatWaS/MoWaS u. Beschluss vom 27.06.2012 - VII-Verg 7/12, Fertigspritzen) zeigt, dass die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers eingehalten werden, da (1) die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, (2) vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, (3) die Gründe tatsächlich vorhanden sind, (4) und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Im Rahmen einer durchgeführten Markterkundung wurde festgestellt, dass zum Zeitpunkt der vorgesehenen Beauftragung lediglich SAP selbst mit dem Produkt SAP RISE (RISE with SAP) einen geeigneten Leistungsumfang bieten kann, vgl. § 31 Abs. 6 VgV. Es konnten keine Alternativlösungen oder alternative Anbieter festgestellt werden, vgl. § 14 Abs. 6 VgV. Im Rahmen der vorangehenden Markterkundung wurden spezifische Alleinstellungsmerkmale der SAP-Lösung festgestellt, die dazu führen, dass die zu beschaffende Leistung ausschließlich von der SAP bezogen werden kann. Sowohl die rechtliche und technische Exklusivität der Lizenzkonvertierung, die Notwendigkeit unmittelbarer Herstellerleistungen als auch die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit des Direktbezugs belegen, dass kein funktionierender Wettbewerb besteht und keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV zur Verfügung steht. Derzeit verfügt die HU über umfangreiche Perpetual-Lizenzen Kauflizenzen) im Rahmen des SAP-Lizenzpools. Diese basieren auf dem bisherigen ERP-System SAP ECC 6.0. Mit dem absehbaren Ende der Wartungsvereinbarung für das ECC-System zum 31. Dezember 2027 erlischt jedoch die vertragliche Grundlage für die weitere technische Nutzung oder Erweiterung dieser Lizenzen. Die Fortführung des Betriebs des ERP-Systems erfolgt unter der Prämisse der Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit. Zu diesem Zweck ist eine Überführung ("Konvertierung") der bestehenden Lizenzen in ein auf der Cloud basierendes S/4HANA-Nutzungsmodell erforderlich. Die Lizenzkonvertierung kann ausschließlich durch den Hersteller SAP SE selbst durchgeführt werden. Allein der Konzern SAP SE verfügt über die rechtliche und technische Befugnis, bestehende On-Premise-Lizenzen in ein Subskriptionsmodell des Produkts "RISE with SAP" zu überführen und dabei Wartungs- und Nutzungsrechte anzurechnen. Eine solche Anrechnung ("Conversion Credit") kann weder von SAP-Partnern noch von Dritten vorgenommen werden, da sie unmittelbar an die originären Lizenzverträge zwischen SAP SE und dem Lizenznehmer anknüpft. Die technische Überführung der Lizenzobjekte, Lizenzmetriken (beispielsweise Full Usage Equivalents - FUE) sowie der damit verbundenen Berechtigungen erfolgt in herstellerinternen Systemen und Portalen. Der Zugang zu den genannten Systemen und Portalen ist ausschließlich der Firma SAP SE vorbehalten. Eine "Nachbildung" dieses Prozesses durch andere Dienstleister ist rechtlich und technisch ausgeschlossen, da die Lizenzdatenbanken, Validierungen und Freischaltungen vollständig unter SAP-Kontrolle stehen. Die vorliegende Konvertierung ist aus wirtschaftlichen und lizenzrechtlichen Gründen erforderlich. Dieser Umstand ist darauf zurückzuführen, dass eine Doppelbelastung durch Parallelverträge (On- Premise + Cloud) vermieden werden muss. Darüber hinaus gewährleistet diese Vorgehensweise die Aufrechterhaltung bereits getätigter Investitionen. Die Sicherstellung der Anrechnung bestehender Lizenzwerte aus dem ECC-System bei gleichzeitigem Stilllegen der Werte ist lediglich durch SAP SE zu gewährleisten, um eine unzulässige Doppelnutzung zu verhindern. Fortsetzung erfolgt unter "Begründung zur Direktvergabe - Sonstige Begründung"
Interne Kennung: 0
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Zusätzliche Informationen: Der Gesamtwert der Beschaffung und der Gesamtwert des Auftrages werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des vorgesehenen Auftragnehmers nicht bekanntgegeben (Platzhalter 0,01 Euro aus technischen Gründen).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: 100%, Einfache Richtwertmethode
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 135 GWB (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags einschließlich einer Zusammenfassung der einschlägigen Gründe entsprechend § 134 Absatz 1 Satz 1 unter Berücksichtigung von Absatz 3 Satz 2, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, sofern in der Bekanntmachung die Angaben entsprechend Absatz 3 Satz 2 enthalten sind. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen. § 160 GWB (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Humboldt-Universität zu Berlin
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,01 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Fortsetzung von "Beschreibung der Beschaffung" Eine direkte Beauftragung der SAP SE für die gesamte Leistung (Software, Cloud-Infrastruktur, Systembetrieb und Support) ist auch aus technischen und wirtschaftlichen Gründen zwingend erforderlich. Das Leistungsmodell "RISE with SAP" wurde seitens des Herstellers als integrierte End-to-End-Leistung konzipiert. Gegenstand der vorliegenden Untersuchung ist die Bündelung von Software, Cloud-Infrastruktur und technischen Betriebsleistungen in einem Vertrag. Das Ziel dieser Maßnahme besteht in der Steuerung einheitlicher Service-Level-Agreements (SLAs), Security-Patching, Release-Zyklen und Support-Prozesse aus einer Hand. Die vorliegende Konstellation resultiert in der Etablierung eines "Single Point of Accountability". Demgemäß obliegen sämtliche Verantwortlichkeiten unmittelbar dem Hersteller, der über exklusiven Zugriff auf den Quellcode, die Sicherheitsnotizen, die Update-Mechanismen sowie das globale SAP-Supportnetzwerk verfügt. Ein mehrstufiges Leistungsmodell, das beispielsweise über einen Managed Service Provider oder Reseller realisiert wird, würde zu einer unnötigen Verlängerung der Wertschöpfungskette führen. Die Implementierung eines jeden zusätzlichen Intermediärs resultiert in der Aufschichtung der von SAP bezogenen Leistungen, was zu einer Erhöhung der Marge sowie der Verwaltungskosten führt, ohne dass dabei ein technischer oder qualitativer Mehrwert generiert wird ("Margin Stacking"). Der Abschluss eines direkten Vertrags mit dem Unternehmen SAP bietet den Vorteil, dass Lizenz- oder Supportkosten vermieden werden können. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Verantwortung für den Betrieb, die Updates und die Security- Patches ausschließlich bei einem Vertragspartner liegt. Die HU muss aufgrund des von SAP verbindlich angekündigten Wartungsendes für das derzeitige ERP-System SAP ECC 6.0 zum 31. Dezember 2027 zwingend auf SAP S/4HANA migrieren. Ab diesem Zeitpunkt stellt SAP keine Fehlerbehebungen, Sicherheits- oder Rechtsanpassungsupdates mehr bereit. Ein Weiterbetrieb des Altsystems würde damit zu erheblichen Sicherheits-, Stabilitäts- und Compliance-Risiken führen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, IT-Sicherheit (BSI-Anforderungen) und ordnungsgemäße Buchführung nach HGB und Hochschulrecht. Das SAP-System bildet bei der HU die zentrale digitale Integrationsplattform für nahezu sämtliche administrativen und betriebswirtschaftlichen Kernprozesse der Hochschule. Neben dem Finanz- und Rechnungswesen (inkl. Zahlungsverkehr, Debitoren-/Kreditorenverwaltung und Anlagenbuchhaltung) werden darüber u. a. auch - Finanzwesen, Rechnungslegung und Zahlungsverkehr, - Personalverwaltung, - Beschaffung und Materialwirtschaft, - Drittmittel- und Zuwendungsmanagement, - Immobilienmanagement (RE-FX), - Berichtswesen und Controlling. Nur die SAP SE ist in der Lage, die bestehende Lizenzbasis der HU rechtssicher, wirtschaftlich und revisionskonform in das Cloud- basierte Nutzungsmodell RISE with SAP zu überführen und zugleich alle für Betrieb, Sicherheit und Wartung erforderlichen Leistungen in einem integrierten Gesamtpaket bereitzustellen. Die direkte Beauftragung gewähr-leistet damit den rechtssicheren Erhalt der bisherigen Investitionen, vermeidet unnötige Zwischenmargen (Margin Stacking) und stellt die technische Integrität, Sicherheit und Compliance der künftigen SAP-Systemlandschaft sicher. Ein alternatives Beschaffungsmodell über Drittanbieter würde hingegen zu höheren Gesamtkosten, verlängerten Entscheidungswegen und zusätzlichen Schnittstellenrisiken führen, ohne einen eigenständigen technischen oder funktionalen Mehrwert zu schaffen. Eine Aufteilung der Verantwortlichkeiten oder die Einschaltung eines Intermediärs würde zudem die eindeutige SLA-Zuordnung ("Single Point of Accountability") aufheben und die Systemverfügbarkeit gefährden. Ein stabiler, sicherer und rechtssicherer Betrieb dieser Systeme ist für die Gesamtfunktionalität der Hochschulverwaltung und die Fortführung sämtlicher Kernaufgaben der HU unabdingbar. Das SAP-System bildet die zentrale Integrationsplattform der Universität und unterstützt nahezu alle administrativen und betriebswirtschaftlichen Kernprozesse - darunter Finanz- und Rechnungswesen, Personal- und Stellenmanagement, Beschaffungs- und Vergabewesen, Drittmittelverwaltung, Anlagenbuchhaltung, Reisemanagement, Controlling, Berichtswesen und Schnittstellen zu Campus- und Forschungssystemen. Die technische und organisatorische Komplexität des Transformationsvorhabens erfordert daher eine integrierte Bereitstellung von Software, Cloud-Infrastruktur, Systembetrieb und Hersteller-Support aus einer Hand, um Schnittstellenrisiken, redundante Verantwortlichkeiten und Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Nur durch diese ganzheitliche Leistungserbringung kann die durchgängige Systemverantwortung und die Einheit von Betrieb und Support gewährleistet werden. Eine Aufspaltung dieser Verantwortlichkeiten auf verschiedene Anbieter würde die Integrität der Datenflüsse, die Betriebssicherheit und die Einhaltung der IT-Governance- und Sicherheitsanforderungen einer Großuniversität nachhaltig gefährden. Aus technischer und betrieblicher Sicht ist für die HU daher ausschließlich eine Lösung geeignet, bei der Infrastruktur, Betrieb und Software in einem konsolidierten Vertrags- und Verantwortungsrahmen ("aus einer Hand") bereitgestellt werden. Diese Voraussetzungen werden gemäß den Ergebnissen der durchgeführten Markterkundung zum Zeitpunkt der Betrachtung ausschließlich durch das Angebot "RISE with SAP" (Private Cloud Edition) erfüllt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: SAP Deutschland SE & Co.KG
Angebot:
Kennung des Angebots: CRXj22
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 0,01 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Conversion SAP S4-HANA und SAP HCM zur Cloud Private Edition
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Humboldt-Universität zu Berlin
Registrierungsnummer: DE-2007-DQX-2711309104
Abteilung: Technische Abteilung Referat Beschaffung Vergabestelle
Postanschrift: Unter den Linden 6
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10099
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Technische Abteilung Referat Beschaffung Vergabestelle
Telefon: +4930209399885
Fax: +4930209399893
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-9000
Offizielle Bezeichnung: SAP Deutschland SE & Co.KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE210157578
Postanschrift: Tesdorpfstraße 8
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20148
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-9001
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 21cfb2e7-f591-411e-a65b-fcb0de98e13d - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/04/2026 17:09:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 249250-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 71/2026
Datum der Veröffentlichung: 13/04/2026