1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation (BWAI)
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) in den Jahren 2027, 2028 und 2029 (sowie optional auch in den Jahren 2030 und 2031)
Beschreibung: Die Hamburger Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation ("BWAI") ist eine der zentralen Fachbehörden der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) und zuständig für die Wirtschaftspolitik sowie die Innovationsförderung in der Hansestadt. Im Zusammenhang mit diesen Aufgaben ist die BWAI auch für den Hamburg Innnovation Summit ("HHIS") zuständig, einem "Szenetreff" für Gründerinnen und Gründer, Zukunftsgestaltende sowie Menschen mit Visionen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Planung und Durchführung des HHIS für die Jahre 2027, 2028 und 2029 (mit Option auf Verlängerung in 2030 und 2031).
Kennung des Verfahrens: 8fb02c3f-50fd-495f-a706-8eceb9e80909
Interne Kennung: FHH/BWAI_HHIS-2026
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alter Steinweg 4
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGMB08# 1. Die Bewerbungsunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der BWAI erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang zu den Bewerberinformationen. 2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum in der EU-Bekanntmachung genannten Zeitpunkt über die Vergabeplattform gestellt werden. Die BWAI behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten. 3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten. 4. Teilnahmeanträge sind elektronisch über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass die BWAI keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen. Dies gilt im weiteren Verfahren auch für die Angebote. 5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die BWAI kann Ausnahmen zulassen. Dies gilt insbesondere für technische Nachweise, die nur in englischer Sprache verfügbar sind. 6. Die BWAI behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu. 7. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben. 8. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Die BWAI ihrerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden. 9. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber/ Einzelbieter das Verfahren in Bewerber-/ Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung der BWAI zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer. 10. Die BWAI behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen bzw. die Anzahl der ausgewählten Bieter im Laufe des Verhandlungsverfahrens zu reduzieren. Weitere Einzelheiten hierzu enthält der Verfahrensbrief 1, der mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Betrug: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Korruption: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Zahlungsunfähigkeit: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: [ Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB ]
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) in den Jahren 2027, 2028 und 2029 (sowie optional auch in den Jahren 2030 und 2031)
Beschreibung: Der Hamburg Innovation Summit ("HHIS") wurde 2015 ins Leben gerufen und fand im Juli 2025 zum 9. Mal statt. Im Jahr 2026 wird der HHIS am 18. Juni 2026 stattfinden. Der HHIS 2027, 2028 und 2029 soll in Q2 oder Q3 stattfinden. Das konkrete Datum ist in Abstimmung mit der BWAI festzulegen. Der HHIS ist der Szenetreff für Innovationsakteure der Metropolregion Hamburg mit zuletzt ca. 2.000 Teilnehmenden. Er vereint wie keine andere Veranstaltung Gründende, Zukunftsgestaltende sowie Innovator:innen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik und stärkt somit die Sichtbarkeit der Leistungsfähigkeit Hamburgs in den Bereichen Technologie und Innovation. Diese Vernetzung ist auch ein wichtiger Aspekt der Regionalen Innovationsstrategie (RIS), die ein solches Leuchtturmevent zur Steigerung der öffentlichen Wahrnehmung von Innovationsvorhaben und den Hamburger Zukunftsthemen vorsieht. Die RIS gibt den fachlichen Rahmen und die strategische Ausrichtung der Innovationspolitik für die Metropolregion Hamburg vor. Unterstützt wird das jährliche Format durch hochrangige politische Begleitung, u.a. Hamburgs ersten Bürgermeister sowie Hamburger Senatoren und Senatorinnen. Folgende übergreifenden Ziele sollen mit dem HHIS erfüllt werden: 1. Hamburg soll als Innovationsstandort vermarktet werden. 2. Es soll eine Plattform zur Vernetzung von Wirtschaft, Startups, Wissenschaft und Politik geschaffen werden. 3. Innovation soll anfassbar/ sichtbar gemacht werden. Im Jahr 2024 wurden die Marke "HHIS" sowie das Veranstaltungskonzept umfassend überarbeitet. Das im Rahmen des HHIS 2024-2026 etablierte Format soll auf Basis dieses bestehenden Veranstaltungskonzeptes weitergeführt werden. Ziel des Vergabeverfahrens ist die Beauftragung eines Dienstleisters, der die Planung und Durchführung des HHIS 2027 bis 2029 (optional auch 2030 und 2031) als Veranstalter ausführt. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Planung, Kalkulation und erfolgreiche Durchführung der kommenden drei bis fünf Veranstaltungen anhand des bestehenden Konzeptes, wobei die konkrete Ausgestaltung des Programms dem Auftragnehmer obliegt. Die Stadt unterstützt die Programmplanung durch Kontakte aus dem HHIS-Unterstützerkreis sowie dem Zugang zum Innovationsökosystem der Stadt und behält sich ein Mitsprache- bzw. Entscheidungsrecht durch einen "Entscheiderkreis" vor, der die Planung des HHIS begleitet. Die einzelnen Leistungsbestandteile sollen jeweils folgende Anforderungen erfüllen: 1. Nutzung des bestehenden Marken- und Veranstaltungskonzepts - HHIS als Messe- und Networkingformat im Oberhafenquartier (sofern zum Ausführungszeitpunkt weiterhin geeignet und realisierbar) - Kostenfreie Tickets, Teilnehmendenziel: 2000 bis 3000 Personen - Starker programmatischer Fokus auf Innovation zum Anfassen/Ausprobieren - Inhaltliche Schwerpunktsetzung auf zentrale Themen der RIS (z.B. Gesundheit, Klima & Energie, Mobilität, KI & Quantencomputing, Materialwissenschaften & Neue Materialien, Social Innovation) - Einbindung der Zielgruppen Startups, Wirtschaft, Wissenschaft, Forschung und Entwicklung, Politik - Einbindung herausragender Speaker:innen und Botschafter:innen im Kontext innovativer Formate - Angebote für Schüler:innen und Studierende - Übernahme von vorhandenem Messemobiliar - Weiterführung der etablierten Kommunikationskanäle 2. Durchführung des HHIS in 2027, 2028 und 2029 (optional 2030 und 2031) - Der Auftragnehmer hat den HHIS zu einem Fixpreis durchzuführen. Die Einzelheiten sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs. - Übernahme der Veranstalterfunktion - Einhaltung des kalkulierten Budgets und Nachweis der Kosten und Erlöse gegenüber der Auftraggeberin - Buchung der Eventlocation - Eigenständige Sponsorensuche durch den Auftragnehmer. Eingenommene Sponsorengelder decken zu 50% den Aufwand der Auftraggeberin und zu 50% den des Auftragnehmers - Einladungs- und Teilnehmermanagement für Aussteller:innen, Besucher:innen und Speaker:innen (ggf. unter Nutzung einer geeigneten Veranstaltungsapp) - Messeplanung inkl. Ablaufplan, Ausstellendenmanagement - Kommunikation und Marketing vor, während und nach der Veranstaltung (Presse, Social Media, Newsletter, Homepage) unter Nutzung der bestehenden Marke des HHIS und unter Darstellung bzw. Nennung der bisherigen Initiatoren (BWAI, IFB und Hamburg Innovation). Dabei soll die Veranstaltung in mindestens drei regionalen Me-dien vertreten sein. - Nachbereitung (z.B. Evaluation, Besucherbefragung, Imagefilm) und Überplanungskonzept für die HHIS der Folgejahre (Prüfung möglicher Anpassungen) - Bereitstellung des Veranstaltungsrahmens für die Hamburg Innovation Awards (alle zwei Jahre, in 2028 und 2030) - Buchhaltung und Controlling inkl. Dokumentation der Sponsoren-, Ausstellereinnahmen - Sicherstellung der Objektsicherung während und zwischen den Veranstaltungszeiten sowie in der Aufbauphase vor Beginn der Veranstaltung - Sicherstellung der Messetechnik und des Messebaus entsprechend der Aufbau- und Ablauforganisation in Abstimmung mit den Ausstellenden - Bereitstellung kostenpflichtiger Verpflegungsmöglichkeiten (z.B. Food Trucks, Getränkestände) 3. Der Veranstaltung hat folgende Nachhaltigkeitsanforderungen zu erfüllen: - Sicherstellung eines ausgeglichenen Geschlechterverhältnisses der Botschafter:innen und Speaker:innen - Verzicht auf Einwegverpackungen, -geschirr und -besteck im Rahmen der Verpflegungsangebote - Falls zutreffend: Vermeidung von Abfall bei der Auswahl von Giveaways; vorzugsweise kommen Konsumgüter mit langer Haltbarkeit, echtem Gebrauchswert, nicht einzeln in Plastik verpackt und ansonsten sparsamer Verpackung zum Einsatz Weitere Einzelheiten enthält die Leistungsbeschreibung, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.
Interne Kennung: FHH/BWAI_HHIS-2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoptionen wie beschrieben. Beauftragungen nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 und Nr. 9 VgV (zusätzliche Leistungen) im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beim Auftragnehmer bleiben ausdrücklich vorbehalten.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alter Steinweg 4
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag wird zunächst für die Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) für die Jahre 2027, 2028 und 2029 geschlossen. Die BWAI behält sich vor, den Vertrag jeweils für die Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) für die Jahre 2030 und 2031 zu verlängern. Einzelheiten zu den Verlängerungsoptionen enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Varianten/ Alternativangebote (Nebenangebote) sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten (Nebenangeboten) bleibt vorbehalten. 2. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nach Prüfung der formellen Anforderungen, der vorzulegenden Angaben und Unterlagen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und der Eignung zur Berufsausübung (PL), der Angaben und Unterlagen zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (WL) sowie der Mindestanforderung zu TL2 ist für die Bewertung der Eignung ausschließlich die technische und berufliche Leistungsfähigkeit entscheidend (TL). Diese wird ausschließlich anhand der gemäß TL2 dieser Bekanntmachung vorzulegenden Referenzen und gemäß des TL3 dieser Bekanntmachung vorzulegenden Kurzkonzepts bewertet. Die Gesamtpunktzahl beträgt 1.000 Punkte. Die Angaben zu TL2 und TL3 haben dabei folgende Wertigkeit: TL2: 500 Punkte TL3: 500 Punkte Die Bewertung der Referenzen und des Kurzkonzepts erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander auf Grundlage der nachfolgenden Notenstufen. - 100% = sehr gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in allerhöchstem Maße, - 80% = gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in höchstem Maße, - 60% = vollbefriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in hohem Maße, - 40% = befriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in hinreichendem Maße, - 20% = ausreichend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in gerade noch hinreichendem Maße. Im Bereich zwischen 0% und 100% können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (in 5%-Schritten), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunterliegenden geraden Prozentzahl zugeordnet werden. Eine Bewertung der Referenzen oder des Kurzkonzepts mit 10 oder weniger Punkten würde einer völligen Nichterfüllung des Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat. Die maximal erreichbaren Punktzahlen pro Angabe/Nachweis (TL2 und TL3) werden mit dem jeweils erreichten Gewichtungsfaktor (Prozentsatz) multipliziert. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen zu einer Gesamtpunktzahl addiert. Hierbei handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien. Die BWAI strebt an, vier Bieter in das Verhandlungsverfahren einzubeziehen. Sofern keine vier Bieter hinsichtlich der Gesamtpunktzahl ähnlich geeignet sind, werden lediglich mindestens drei Bieter einbezogen. Bewerber sind ähnlich geeignet, wenn zwischen den Bewerbern mit den Platzierungen 3 und 4 kein auffällig großer Abstand bei der Gesamtpunktzahl festzustellen ist. Zudem muss der viertplatzierte Bewerber mindestens 50% der maximale verfügbaren 1.000 Punkte erreichen. Erreichen mehrere Bewerber dieselbe Gesamtpunktzahl und überschreitet die Bewerberzahl die geplante Anzahl der zur Verhandlung aufzufordernden Bewerber, behält sich die BWAI vor, die Bieter für die Angebotsphase unter den verbliebenen punktgleichen Bewerbern auszulosen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1 000
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Bewerbungsunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Formblätter in den Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen: PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen. PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers, ggf. zur zuständigen Niederlassung, Größe des Unternehmens sowie Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen. PL3. Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket ("RUS-Sanktionen"). Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten. Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen PL1 bis PL3 entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft. Eine Eignungsleihe ist für die Nachweise PL1 bis PL3 ausgeschlossen. Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der BWAI für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Erklärungen und Bescheinigungen behält sich die BWAI für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählter Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: WL. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Umsätze im Zusammenhang mit Konzeptionierung, Planung und Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen [Messen, Kongresse, Tagungen etc.]) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft, d.h. die Eigenerklärung ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der BWAI für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die BWAI für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor. Die BWAI behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (maßgeblicher Geschäftsbereich = Tätigkeit im Zusammenhang mit der Konzeptionierung, Planung und Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen [Messen, Kongresse, Tagungen etc.]) in den letzten 3 Jahren (Vollzeitäquivalent).
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: TL2. Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/ Referenzprojekten (realisierte Projekte im Zusammenhang mit der Konzeptionierung, Planung und Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen [Messen, Kongresse, Tagungen etc.] inklusive der Suche eines geeigneten Veranstaltungsorts, der wirtschaftlichen Konzeptionierung [Budgetsicherheit] und der Organisation eines Rahmenprogramms) in den letzten maximal 5 Jahren (Eigenerklärungen; Stichtag: Datum der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung). Im Idealfall legt der Bewerber Referenzen vor, mit denen er nachweist, dass er über die Fähigkeit verfügt, vergleichbare Veranstaltungen in den vergangenen Jahren skalierbar geplant und durchgeführt hat; d.h., dass der Bewerber vergleichbare Veranstaltungen in den vergangenen Jahren "größer gemacht" hat. Die Referenzprojekte müssen innerhalb der letzten 5 Jahre abgeschlossen worden sein, d.h. die Veranstaltung muss innerhalb der letzten 5 Jahre durchgeführt worden sein (maßgeblich ist das Datum der Veranstaltung). Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Bewerbungsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Die BWAI kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen. Mindestanforderung: Es ist mindestens eine Referenz für ein vergleichbares Projekt vorzulegen, mit der der Bewerber eine Kompetenz im Bereich Technologie und Innovation nachweisen kann.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 500
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: TL3. Kurzkonzept: Die Regionale Innovationsstrategie (RIS) gibt den fachlichen Rahmen und die strategische Ausrichtung der Innovationspolitik für die FHH vor. Im Zentrum der RIS steht die Vision "Mit Innovationen gemeinsam für eine lebenswerte Stadt". Nur gemeinsam mit allen Beteiligten aus dem Innovations-Ökosystem lässt sich die Weiterentwicklung des Innovationsstandorts Hamburg vorantreiben. Ein wichtiger Aspekt ist dabei ist die Vernetzung von Visionären, Gründern und Zukunftsgestaltern. Der HHIS als Leuchtturmevent soll dabei die Zukunftsthemen der RIS aufgreifen. Der Bewerber hat ein kurzes Konzept einzureichen (max. 1 Din A4-Seite, Schriftart Arial, Schriftgröße 11), in dem erste Ansätze der Veranstaltung 2027 sowie Vorschläge für konkrete, möglichst innovative Programmpunkte und/ oder Networkingformate dargestellt werden. Sollte eine Alternativlokation vorgeschlagen werden, ist hierzu auch ein Alternativkonzept darzustellen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 500
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/03/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/03/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die BWAI behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die ausgewählten Bieter (bei Bietergemeinschaft alle Mitglieder) haben mit ihrem Angebot eine Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns abzugeben. Das später in den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt ist zwingend zu verwenden.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Einzelheiten zu Finanzierung, Versicherungen und Budget enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Hamburg bei der Behörde für Finanzen und Bezirke
Informationen über die Überprüfungsfristen: - § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. - Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation (BWAI)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation (BWAI)
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation (BWAI)
Registrierungsnummer: 02000000-KBWI000001-65
Postanschrift: Alter Steinweg 4
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Registrierungsnummer: DE177089422
Postanschrift: Alter Wall 20-22
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Dr. Jan Scharf / Dr. Oliver Jauch
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Hamburg bei der Behörde für Finanzen und Bezirke
Registrierungsnummer: 02000000-KFB0000001-20
Postanschrift: Adolphsplatz 3-5
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40428231690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 91ca4129-2f79-4ab0-828d-474f97073ddb - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/02/2026 17:55:09 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 135365-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 40/2026
Datum der Veröffentlichung: 26/02/2026