1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: govdigital eG
Rechtsform des Erwerbers: Gruppe öffentlicher Stellen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung einer Filehosting- und Kollaborationslösung ("KoDaS")
Beschreibung: Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, den Betrieb und die Pflege eines Kollaborations- und Dateispeicher-Systems ("KoDaS") als Software-as-a-Service (SaaS). Die Beschaffung erfolgt im Auftrag der govdigital eG für die Umsetzung der länderübergreifenden "Pädagogischen Cloud-Infrastruktur" (PCI). Die Lösung muss zwingend auf Open-Source-Technologie basieren und eine medienbruchfreie, integrierte Arbeitsumgebung für Schulen und Schulträger bereitstellen. Zu den Kernkomponenten gehören Dateiverwaltung, kollaboratives Online-Office, E-Mail-Client-Funktionalitäten sowie Kalender- und Kontaktverwaltung.
Kennung des Verfahrens: 94c5d007-d131-4c9c-b0d7-4afbcf522435
Interne Kennung: gd - EU 11/2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72400000 Internetdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212517 Entwicklung von IT-Software, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket, 72262000 Software-Entwicklung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Charlottenstraße 65
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 67 500 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0UMHMP#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Vorliegen eines gesetzlich normierten Ausschlussgrunds: Mit dem Teilnahmeantrag/Angebot ist als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen folgende Erklärung einzureichen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie § 22 LkSG
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung einer Filehosting- und Kollaborationslösung ("KoDaS")
Beschreibung: Die govdigital eG beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Beschaffung eines zentralen Kollaborations- und Dateispeicher-Systems (KoDaS) zur Unterstützung der Digitalisierung an Schulen. Die Leistung umfasst die Bereitstellung einer skalierbaren SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) inklusive Hosting, Betrieb, Wartung und Support. 1. Leistungsgegenstand: Gefordert wird eine voll integrierte Plattform, die folgende Funktionsbereiche nahtlos und medienbruchfrei miteinander verknüpft: a) Zentrale Dateiverwaltung (Filehosting & Sharing) mit differenziertem Rechtemanagement. b) Kollaborative Office-Lösung zur gleichzeitigen Bearbeitung von Text-, Tabellen- und Präsentationsdokumenten im Browser. c) Personal Information Management (PIM): Kalender- und Kontaktverwaltung (persönlich und teambasiert). d) Integrierter E-Mail-Client zur Bündelung externer Kommunikation. Die Komponenten müssen über eine einheitliche Benutzeroberfläche und eine zentrale Benutzerverwaltung zugänglich sein. Eine Anbindung an vorhandene Identitätsmanagement-Systeme (IdM) der Länder ist erforderlich. 2. Zwingende Technologievorgabe (Open Source): Zur Sicherstellung der digitalen Souveränität, der dauerhaften Verfügbarkeit und der Exit-Fähigkeit ist zwingend eine Lösung auf Basis von Open-Source-Software gefordert. Der Quellcode der wesentlichen Komponenten muss unter einer von der OSI (Open Source Initiative) anerkannten Lizenz stehen, die dem Auftraggeber und den Bedarfsträgern umfassende Nutzungs-, Anpassungs- und Weiterentwicklungsrechte einräumt. 3. Nutzungsumfang: Abrufberechtigt sind primär die Länder Berlin, Bremen, Hamburg, Hessen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie deren Schulträger und Schulen. Die Rahmenvereinbarung umfasst zudem die Option, weitere Bundesländer und deren Bildungseinrichtungen als Bedarfsträger aufzunehmen. 4. Laufzeit: Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von maximal 48 Monaten ab Zuschlagserteilung.
Interne Kennung: gd - EU 11/2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72400000 Internetdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212517 Entwicklung von IT-Software, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket, 72262000 Software-Entwicklung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Charlottenstraße 65
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Der Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) hat folgende Unterlagen vorzulegen: Berufs- oder Handelsregisterauszug: Nicht älter als sechs Monate Eigenerklärung zu Sanktionsvorschriften: Erklärung zur Einhaltung von Sanktionsvorschriften (EU-Russland-Sanktionen) gemäß Anlage TWB 10 Unternehmensbeschreibung: Vorlage des Formblatts Unternehmensbeschreibung (Anlage TWB 4) Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung: Bei Bewerbergemeinschaften ist eine Erklärung aller Mitglieder vorzulegen (Anlage TWB 3) Beabsichtigt der Bewerber, sich bei der Erfüllung der Eignungskriterien der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so sind die entsprechenden Verpflichtungserklärungen (Anlage TWB 7) und das Formblatt Eignungsleihe (Anlage TWB 6) vorzulegen.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Umsatz: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Mindestanforderung: Der Umsatz muss in jedem der drei Jahre jeweils mindestens 10.000.000,00 EUR betragen. Bei Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze kumuliert. Sofern noch keine drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vorliegen, gelten die Angaben für die bisher abgeschlossenen Jahre.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von mindestens 5.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3.000.000,00 EUR für Vermögensschäden. Die Ersatzleistung muss mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Versicherungsjahr betragen (2-fach maximiert).
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzprojekte Für die zu vergebende Leistung benennt der Bewerber min-destens ein von ihm (ggfs. auch in Zusammenarbeit mit Unterauftragnehmern) durchgeführtes Referenzprojekt (siehe Vorlagen in Anlage TWB 5 (Formblatt Referenzen), die hier-zu Verwendung finden müssen). Die Abfrage der Referenzen erfolgt zunächst über Aus-schlusskriterien (A). Anschließend werden bestimmte Eigenschaften der Referenzen als Bewertungskriterien (B) zusätz-ich mit Eignungspunkten (EP) bewertet. Es kann mehr als eine Referenz eingereicht werden, wobei für jedes Bewertungskriterium insgesamt nur einmal die im Kriterium angegebene Höchstpunktzahl erreicht werden kann. Hierdurch kann durch verschiedene Referenzen in Summe die Erfüllung der Bewertungskri-terien nachgewiesen werden, wobei die zu erreichende Gesamtpunktzahl unverändert bleibt. Voraussetzung für die Berücksichtigung ist, dass die weiteren Referenzen ebenfalls sämtliche Ausschlusskriterien erfüllen. Für jede Referenz ist eine eigene Kopie dieses Formblattes Referenzen zu verwenden. Es sind insgesamt maximal 90 Eignungspunkte (EP) über die Referenzen zu erreichen. Die konkreten Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien, gekennzeichnet durch (A) sowie die Bewertungskriterien (gekennzeichnet durch (B) und deren Bewertungsmaßstäbe) ergeben sich aus Anlage TWB 5. Zusammenfassung der Mindestanforderungen: - Bereitstellung und Betrieb einer Enterprise File Sync & Share (EFSS) Lösung auf Open-Source-Basis als SaaS - Integration folgender Funktionalitäten: Dateisynchronisation (Desktop/Mobile Apps), Kalender- und Kontaktverwaltung (CalDAV/CardDAV), Online-Office-Lösung zur gemeinsamen Bearbeitung im Browser - Bereitstellung mehrerer Mandanten mit vollständig separierter Datenhaltung (Mandantentrennung) - Mindestens 10.000 aktive Nutzer im Projekt Die Nichterfüllung dieser Kriterien führt zum Ausschluss. Zusammenfassung der Bewertungskriterien: Anzahl aktiver Nutzer: < 25.000 Nutzer: 0 Punkte 25.000 bis < 50.000 Nutzer: 10 Punkte 50.000 oder mehr Nutzer: 20 Punkte Skalierbarkeit (jeweils 20 Punkte pro Feature, max. 60 Punkte): "Pay as you go" für Nutzer "Pay as you go" für Speicherplatz Automatische Provisionierung weiterer Instanzen Anbindung IDM-Systeme: Anbindung an unterschiedliche (mind. 2) IDM-Systeme: 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 90
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Der Bewerber verfügt über eine gültige Zertifizierung seines Informationssicherheitsmanagements (ISMS) nach ISO 27001 und legt einen entsprechenden Nachweis vor.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 04/02/2026 23:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV bleibt vorbehalten. Ein genereller Anspruch auf Nachforderung besteht für die Bewerber/Bieter jedoch nicht. Fordert der Auftraggeber Unterlagen nach, sind diese in gleicher Form wie das Angebot einzureichen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: 1. Einhaltung von Datenschutz und Verschwiegenheit Der Auftragnehmer hat eine Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz abzugeben. Dies ist notwendig, da der Auftraggeber den Zuschlag nur erteilt, wenn er wichtige Belange gewahrt sieht. 2. Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen Der Auftragnehmer muss eine Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen vorlegen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Belrin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Bewerber/Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung (Abgabe Teilnahmeantrag) gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB). Verstöße, die aufgrund von weiteren im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist, Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang die-ser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit gemäß § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: govdigital eG
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: govdigital eG
Registrierungsnummer: DE330251685
Postanschrift: Charlottenstraße 65
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 030 200542-0
Fax: 030 200542-11
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB
Registrierungsnummer: USt-IDNr. DE815371100
Postanschrift: Fasanenstraße 61
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 30200542-0
Fax: +49 30200542-11
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB
Registrierungsnummer: UStID:DE815371100
Postanschrift: Fasanenstraße 61
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 30200542-0
Fax: +49 30200542-11
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Belrin
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090285300
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 17de614a-7e3a-4c07-a466-caf1e8ac5233 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/12/2025 16:44:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 851454-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 246/2025
Datum der Veröffentlichung: 22/12/2025