Deutschland – Bereitstellung von Software – CRM-Tool

833066-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Bereitstellung von Software – CRM-Tool
OJ S 242/2025 16/12/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des Auftraggebers: Städtische Eisenbahn-, Straßenbahn-, Oberleitungsbus- oder Busdienste

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: CRM-Tool
Beschreibung: CRM-Tool für 2026-2027
Kennung des Verfahrens: 7fdad4d5-aeaa-4cc4-a6c9-fda38456982c
Interne Kennung: BEK-2025-0049
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10179
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU
sektvo -

5. Los

5.1.
Los: LOT-0000
Titel: CRM-Tool
Beschreibung: CRM-Tool
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: keine.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an den öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Venrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Nach § 135 GWB: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch denöffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. 2Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 5 /5 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EuropäischenUnion. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft

6. Ergebnisse

Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer
Sonstige Begründung: Der AG sieht den Ausnahmetatbestand nach § 13 (2) SektVO, Punkt 5, für eine Direktvergabe dieses Auftrags aus folgenden Gründen als gegeben: . Durch die Neugestaltung der Ticket App und der Fahrinfo-App war die Anbindung an ein Tool zur Kommunikation schnellstmöglich wichtig, da über diese Apps betrieblich relevante Informationen, Störungsmeldungen und Streikmeldungen an die Nutzer ausgespielt werden kann. Dies brachte eine zeitliche Dringlichkeit mit sich, die mit einer Neuausschreibung der Dienstleistung und der anschließenden Einarbeitung / Wissenstransfer an den neuen Dienstleister zeitlich nicht umsetzbar war. Die Erbringung der Leistungen soll fortgeführt werden. Der zeitliche Rahmen umfasst auch die Erstellung der verschiedenen Kampagnen innerhalb des Tools. Die Einbindung eins Drittanbieters würde die Einarbeitung von neuem Personal erfordern; dies ist zeit- und kostenintensiv und erfordert Kapazitäten bei der BVG, die aktuell nicht zur Verfügung stehen. Zudem müsste eine personelle Koordinationsstelle eingerichtet werden, welche alle CRM-Aktivitäten koordiniert und steuert. Absprachen zwischen den Dienstleistern und der BVG würden sich massiv erhöhen und damit auch fehleranfällig werden. Da es sich hier um den direkten Kundenkontakt handelt, wären falsche versendete Informationen dringend zu vermeiden. Aus diesem Grund wurde sich ausdrücklich für eine Vertragserweiterung entschieden. Dies soll massiv den Kosten- und Kapazitätsaufwand gering halten und das Standing der BVG bei den Kunden sichern. Die bestehende CRM-Tool wurde bereits technisch und fachlich erfolgreich eingeführt. Das Detailwissen zur Administration des Tools bei dem derzeitigen Betreiber soll auch für die erweiterten CRM-Aktivitäten genutzt werden. Desweiteren sind die erforderlichen Leistungen in dem benötigten kurzen Zeithorizont (ab sofort) ausschließlich durch Batch erbringbar: Ein Wissenstransfer auf einen Drittanbieter ist nach Einschätzung der BVG nur sehr zeitintensiv und aufwändig möglich. Der Aufwand dafür ist für den angestrebten Zeitraum der Erweiterung von zwei Jahren unwirtschaftlich und nicht sinnvoll. Aufgrund der aktuellen Unternehmensstrategie und den damit verbundenen Sparmaßnahmen muss der Fokus auf Kundenbindung, statt Neukundeakquise durch Marketingkampagnen gelegt werden. Vorteilhaft ist zudem - aus technischer Sicht, dass man innerhalb des Tools bereits vorhandene Kampagnen und Templates, beispielsweise von Jelbi, zwischen den App-Bereichen duplizieren und anpassen kann. Dies fördert zudem eine Einheitlichkeit zwischen aller BVG-Apps. Eine Diversifizierung der Dienstleister würde wie bereits erwähnt erhebliche Koordinations- und Abspracheaufwände mit sich bringen und das Risiko der Fehleranfälligkeit, (zB das falsche oder doppelte Versenden von Emails) erhöhen. Dies hat direkte Auswirkung auf die persönliche Erfahrung / Erscheinungsbild der BVG nach außen. Um diese Fehler zu minimieren bzw. gänzlich auszuschließen, wird empfohlen, keine weiteren Dienstleister für die CRM-Dienstleistungen zu beauftragen. Der technische und personelle Aufwand, der mit der Integration eines gleichwertigen anderen Tools entstünde, ist unwirtschaftlich und auch zeitlich innerhalb des vorgegebenen Rahmens personell nicht leistbar. Zusätzlich übersteigen die Kosten einer Neuintegration in hohem Maße die einer Weiterbeauftragung des bisherigen Anbieters. Dies ist ebenfalls entgegen jeglicher Wirtschaftlichkeit und hohe Ressourcenverschwendung. . Aus diesen Gründen ist aus Sicht der BVG eine Direktbeauftragung gem. dem o.g. Paragraph berechtigt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: iMediapp S.A
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001

8. Organisationen

8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
Registrierungsnummer: 0204:11-2000016000-38
Postanschrift: Holzmarktstraße 15-17
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10179
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +4930 256 28962
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30-9013-8316
Fax: +49 30-9013-7613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: iMediapp S.A
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: FR92525279600
Postanschrift: 43 rue Beaubourg
Stadt: Paris
Postleitzahl: 75003
Land, Gliederung (NUTS): Paris (FR101)
Land: Frankreich
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Frankreich
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4a277bab-8c85-4a1d-883a-4580a58f3678 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 26
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/12/2025 15:17:36 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 833066-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2025
Datum der Veröffentlichung: 16/12/2025