Deutschland – Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität – Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin

833977-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität – Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin
OJ S 242/2025 16/12/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Humboldt-Universität zu Berlin
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin
Beschreibung: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin
Kennung des Verfahrens: 6d89657a-21c8-4646-9baf-1d8b17fa51f8
Interne Kennung: 1
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212300 Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: I. Allgemeine formale Hinweise (1) Aktuell: Aktuell bedeutet nicht älter als sechs Monate rückgerechnet vom Datum des Ablaufs der Angebotsfrist. (2) Drittbescheinigung: Falls ein Bewerber nicht wie gefordert eine Drittbescheinigung, z. B. einen Registereintrag, vorweisen kann, ist eine vergleichbare Drittbescheinigung vorzulegen und die Vergleichbarkeit durch entsprechende Erläuterung nachzuweisen. Es genügt jeweils die Ablichtung einer Drittbescheinigung. (3) Ausländische Bewerber: Diese haben grundsätzlich die geforderten Erklärungen/ Nachweise auf Deutsch bzw. in amtlich beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollte eine Erklärung/ ein Nachweis gänzlich nicht geführt werden können, ist dies zu begründen, eine vergleichbare Erklärung/ein vergleichbarer Nachweis vorzulegen und – auf Deutsch – zu erläutern, warum die Vergleichbarkeit besteht. (4) Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete und vollständig ausgefüllte Bewerbergemeinschaftserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Bewerbergemeinschaftserklärung“ abzugeben. Jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaften hat die für die Eignungsprüfung geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Für die Referenzangaben gilt dies eingeschränkt, falls die Bewerbergemeinschaften eine Aufgabenteilung vorsieht und insofern z. B. bestimmte Referenzen nur von einem Bewerbergemeinschaftsmitglied vorgelegt werden können; eine gegebenenfalls eingeschränkte Vorlage von Erklärungen und Nachweisen ist von der Bewerbergemeinschaften erschöpfend in einer Anlage zur Bewerbergemeinschaftserklärung zu erläutern. Für Bewerbergemeinschaften gelten im Übrigen die gleichen Regeln wie für Bewerber. 5) Andere Unternehmen: Bewerber können sich zum Nachweis der Eignung anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Dann muss der Bewerber eine Verpflichtungserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Verpflichtungserklärung Eignungsverleiher“ des anderen Unternehmens (Eignungsverleiher) vorlegen, wonach er im Auftragsfall für den Bewerber eine konkret definierte Teilleistung erbringen wird. Für das die Eignung verleihende Unternehmen sind alle Eignungsnachweis vorzulegen, die auch der Bewerber vorzulegen hat. II. Ermittlung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden: Nach der formalen Prüfung (vgl. §§ 56, 57 VgV) und der allgemeinen Eignungsprüfung (vgl. § 42 VgV) erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (vgl. § 51 Abs. 1 VgV). Es werden höchstens 3 Unternehmen aufgefordert. Maßgebendes Kriterium ist die Qualität der Referenzen. Jeder Bewerber kann über die Mindestreferenz hinaus bis zu 2 weitere Referenzen im Formblatt "Referenzen" benennen, die nach den dort hinterlegten Kriterien einer bestimmten Punktzahl zugeführt werden. Die als Mindestreferenz bzw. Mindestreferenzen (wenn HISinOne und SAP in zwei Referenzen enthalten) benannte Referenz(en) darf bzw. dürfen nicht nochmals in den maximal 2 zusätzlich benannten und zu bewertenden Referenzen benannt werden. Die ersten 3 Bewerber einer zu erstellenden Rangliste über die Gesamtpunktzahl je Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
Betrug:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin
Beschreibung: Die Humboldt-Universität zu Berlin möchte ein DMS einführen. Das DMS muss folgende wesentliche Anforderungen erfüllen: Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Akten- und Schriftgutverwaltung Elektronische Vorgangsbearbeitung/ Workflow Integration in SAP-Anwendungen Integration in das Campus Management System HISinOne In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 300 Anwender*innen mit der DMS-Lösung arbeiten. Im Endausbau sollen ca. 6.000 Beschäftigte das System nutzen. Insgesamt ist in der ersten Ausbaustufe von ca. 110.000 jährlich neu im DMS zu erfassenden Dokumenten für die Anwendungen in der DMS-Einführungsphase auszugehen. Die weiteren Anforderungen an die DMS-Lösung sind dem Lastenheft zu entnehmen.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 10
Weitere Informationen zur Verlängerung: Nach Option der Auftraggeberin mehrfach um jeweils ein Jahr.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Aktueller Handelsregisterauszug; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags

Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB sowie den Russland-Sanktionen unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation unter Verwendung des Formblatts „Eigenerklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzangaben unter Verwendung des Formblatts „Referenzen“; einzutragen sind Auftraggeber samt Adresse und Name der Ansprechpartner*in mit Mailadresse sowie Telefonnummer samt Durchwahl, Leistungszeit innerhalb der letzten 5 Jahre, Anzahl der aktiven Benutzer*innen samt Inhalt der konkreten Nutzung sowie Angaben zu HISinOne, S/4HANA und/oder der elektronischen Vertragsverwaltung gemäß den laut Formblatt "Referenzen" geforderten Angaben; Rechenzentren werden nicht als Referenz gewertet; Produktiv bedeutet Nutzung der DMS-Lösung von Endnutzern für die Durchführung realer Geschäftsabwicklungen; Referenzen im Wissenschaftsbereich sind wünschenswert: Mindestanforderungen: es muss mindestens eine Referenz vorgelegt werden, die mindestens eine Integration in HISinOne und SAP zeigen, falls diese Kompetenz nur in zwei Referenzen abgebildet werden kann (also entweder HISinOne oder SAP), müssen zwei entsprechende Referenzen genannt werden; für die Bewertung von zusätzlich mindestens zwei weiteren Referenzen muss der Produktivstart der Referenz innerhalb der letzten 5 Jahre liegen, eine Anzahl von > 500 aktiven Benutzern*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen nutzen, Anwender*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder Aktenstrukturen nutzen; zur Bewertung siehe auch Ziffer 2 der zusätzlichen Angaben; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Erklärung über Umsätze unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 02/02/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Humboldt-Universität zu Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Humboldt-Universität zu Berlin

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Humboldt-Universität zu Berlin
Registrierungsnummer: 12718
Postanschrift: Unter den Linden 6
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30209399885
Internetadresse: https://www.hu-berlin.de
Profil des Erwerbers: https://www.deutsche-evergabe.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 6589f66c-8c3e-4cca-a122-b1fd01bb9eae
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6d89657a-21c8-4646-9baf-1d8b17fa51f8 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/12/2025 15:06:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 833977-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2025
Datum der Veröffentlichung: 16/12/2025