Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

828891-2025 - Wettbewerb
Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
OJ S 240/2025 12/12/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: LOTTO Hamburg GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Öffentliche Ordnung und Sicherheit

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages sind insbesondere die Lieferung eines Dokumentenmanagementsystems, Implementierungs-, Schulungs-, Unterstützungs- und Supportleistungen des Auftragnehmers bei der Einführung und dem Betrieb des Dokumentenmanagementsystems bei der LOTTO Hamburg GmbH. Nähere Einzelheiten sind den Dokumenten „EVB-IT Systemvertrag“ sowie „Leistungsbeschreibung – ANLAGE 1“ zu entnehmen. Die Leistungsbeschreibung wird den interessierten Unternehmen nach Einreichung einer ausgefüllten und unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung (Dokument "Vertraulichkeitserklärung - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" und ggf. Dokument "Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer und anderen Unternehmen - ANLAGE zum Teilnahmeantrag") zur Verfügung gestellt.
Kennung des Verfahrens: 98920211-eab3-4ae1-ae1c-42ebbee24dc0
Interne Kennung: VL-250287
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 72265000 Software-Konfiguration, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket, 72262000 Software-Entwicklung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Leistungsbeschreibung wird den interessierten Unternehmen nach Einreichung einer ausgefüllten und unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung (Dokument "Vertraulichkeitserklärung - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" und ggf. Dokument "Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer und anderen Unternehmen - ANLAGE zum Teilnahmeantrag") zur Verfügung gestellt. Das Dokument "Leistungsbeschreibung - ANLAGE 1" wird zum Schutz der Vertraulichkeit nur gegen vorherige Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung an die interessierten Unternehmen herausgegeben (§ 41 Abs. 3 VgV). Dafür ist das Dokument "Vertraulichkeitserklärung - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" und ggf. das Dokument "Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer und anderen Unternehmen - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" ausgefüllt und unterzeichnet über die Nachrichtenfunktion des Bietertools der Vergabeplattform einzureichen. Ergänzung zum Kriterium "Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen" unter Ziff. 5.1.9 der Auftragsbekanntmachung bezüglich der Begrenzung der Anzahl der Bewerber (siehe Dokument "Bewerbungsbedingungen" unter Ziff. 3.6.4.). Die Anzahl der Bewerber, die zur Abgabe der Erstangebote aufgefordert werden, wird gemäß § 51 VgV auf höchstens sechs Bewerber begrenzt. Bei mehr als sechs geeigneten Bewerbern wird die LOTTO Hamburg GmbH nur die – nach ihrer Bewertung – sechs am besten geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern. Dabei geht sie folgendermaßen vor: Die Bewertung erfolgt auf Grundlage einer differenzierten Betrachtung aller angebotenen Referenzprojekte. Dabei können pro Referenzprojekt maximal 100 Punkte erreicht werden. Diese verteilen sich auf die folgenden Angaben zu den Referenzen: Öffentlicher Auftraggeber - 0 Punkte: (Nein) Kein öffentlicher Auftraggeber - 15 Punkte: (Ja) Öffentlicher Auftraggeber Beteiligung von Mitarbeitenden des Bewerbers, die auch bei der hier ausgeschriebenen Leistung zum Einsatz kommen sollen - 0 Punkte: Keiner der Mitarbeiter aus dem Referenzprojekt kommt bei der hier ausgeschriebenen Leistung für die LOTTO Hamburg GmbH zum Einsatz - 10 Punkte: Beteiligung eines Mitarbeiters aus dem Referenzprojekt für die LOTTO Hamburg GmbH - 15 Punkte: Beteiligung von zwei oder mehr Mitarbeitern aus dem Referenzprojekt für die LOTTO Hamburg GmbH Relevanter Auftragswert Summe abgerechneter Leistungen im Referenzprojekt. Dabei gelten nur die bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages tatsächlich abgerechneten Leistungen - keine Planungsansätze. - 0 Punkte: < 100.000 Euro (netto) - 5 Punkte: 100.000 - 300.000 Euro (netto) - 10 Punkte: > 300.000 Euro (netto) Erbringung eines relevanten Teils an Dienstleistungstagen Summe der erbrachten Dienstleistungstage im Referenzprojekt. Dabei gelten nur die bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages tatsächlich erbrachte Dienstleistungstage - keine Planungsansätze. - 0 Punkte: < 20 PT - 5 Punkte: 20 - 45 PT - 10 Punkte: 46 - 70 PT - 15 Punkte: 71 - 95 PT - 20 Punkte: > 95 PT Umsetzung einer relevanten Anzahl an Workflows - 0 Punkte: Keine Umsetzung von Workflows - 2,5 Punkte: Umsetzung von < 5 Workflows - 5 Punkte: Umsetzung von 5 - 10 Workflows - 7,5 Punkte: Umsetzung von 11 - 15 Workflows - 10 Punkte: Umsetzung von > 15 Workflows Realisierung einer Schnittstelle zu Microsoft Business Central - 0 Punkte: Keine Realisierung einer Schnittstelle zu Microsoft Business Central - 5 Punkte: Realisierung einer Schnittstelle zu Microsoft Business Central Anbindung eines Signaturtools - 0 Punkte: Keine Anbindung - 5 Punkte: Erfolgte Anbindung Umsetzung eines DMS in spezifischen Fachbereichen im Rahmen des Referenzprojekts Die Bewertung erfolgt auf Basis der Kurzbeschreibungen zur Umsetzung vergleichbarer Fachbereiche im Rahmen des Projekts. Dazu zählen die Fachbereiche Personal, Einkauf, Vertrieb und Finanzen. - 0 Punkte: Umsetzung in keinem der genannten Bereiche - 5 Punkte: Umsetzung in einem der genannten Bereiche - 10 Punkte: Umsetzung in zwei der genannten Bereiche - 15 Punkte: Umsetzung in drei der genannten Bereiche - 20 Punkte: Umsetzung in vier der genannten Bereiche Die bei jedem Kriterium mit den Angaben des Bewerbers erreichte Einzelpunktzahl wird addiert, so dass sich eine Gesamtpunktzahl pro Referenzprojekt ergibt. Pro Referenzprojekt können maximal 100 Punkte erreicht werden. Der arithmetische Mittelwert wird über alle eingereichten Referenzprojekte ermittelt. Maximal können somit 100 Punkte erreicht werden. Weist ein Bewerber weniger als drei Referenzprojekte nach, geht jedes fehlende Referenzprojekt mit 0 Punkten in die Ermittlung des arithmetischen Mittelwertes ein. Aus dem errechneten Mittelwert pro Bewerber für die eingereichten Referenzen wird eine Rangfolge der Bewerber ermittelt. Sollten sich durch diese Bewertung mehrere gleichplatzierte geeignete Bewerber ergeben, durch die die Gesamtzahl an sechs auszuwählenden Bewerbern überschritten wird, entscheidet das Zufallslos. Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, bei vorzeitigem Ausscheiden eines Bieters in der Angebotsphase, den im Teilnahmewettbewerb siebtplatzierten Bewerber nachzunominieren.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 119 Abs. 1, 5 GWB in Verbindung mit §§ 14 Abs. 3, 17 VgV
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Korruption: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Betrug: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB, § 21 Arbeitnehmerentsendegesetzes; § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes; § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages sind insbesondere die Lieferung eines Dokumentenmanagementsystems, Implementierungs-, Schulungs-, Unterstützungs- und Supportleistungen des Auftragnehmers bei der Einführung und dem Betrieb des Dokumentenmanagementsystems bei der LOTTO Hamburg GmbH. Nähere Einzelheiten sind den Dokumenten „EVB-IT Systemvertrag“ sowie „Leistungsbeschreibung – ANLAGE 1“ zu entnehmen. Die Leistungsbeschreibung wird den interessierten Unternehmen nach Einreichung einer ausgefüllten und unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung (Dokument "Vertraulichkeitserklärung - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" und ggf. Dokument "Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer und anderen Unternehmen - ANLAGE zum Teilnahmeantrag") zur Verfügung gestellt.
Interne Kennung: VL-250287
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 72265000 Software-Konfiguration, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket, 72262000 Software-Entwicklung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 13/07/2026
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bewerbers dienen die Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“. Dort sind vom Bewerber Angaben zur Eintragung im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen.

Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen insbesondere seine Angaben im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ sowie ggf. im Falle der Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“. Dort sind vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Erklärungen zum Umsatz im Bereich DMS-/WMS-Software inkl. Einführung in den letzten drei Geschäftsjahren (= Vorliegen eines Jahresabschlusses) (2022, 2023 und 2024) in Euro (ohne Umsatzsteuer) abzugeben. Ein jährlicher Mindestumsatz von 400.000 € (ohne Umsatzsteuer) im Bereich DMS-/WMS-Software inkl. Einführung darf nicht unterschritten werden.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen (Eignungsleihe)“. Die LOTTO Hamburg GmbH fordert und erwartet Referenzen, aus denen hervorgeht, dass der Bewerber für die Erfüllung der nach dem Vertrag auszuführenden Leistungen technisch und beruflich geeignet ist. Dabei sind mindestens drei oder mehr Referenzen (bestenfalls nicht mehr als fünf) von unterschiedlichen Auftraggebern einzureichen. Der Bewerber bzw. Eignungsverleiher benennt zu den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Referenzprojekte, deren Projektabschluss nicht vor dem Jahr 2020 liegt und den ausgeschriebenen Leistungen möglichst nahe kommen. Demzufolge kann es sich um abgeschlossene oder laufende Projekte handeln. Darüber muss eine DMS-Einführung für mindestens 80 Systemnutzer umgesetzt worden sein. Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag insbesondere dann, wenn sie folgende Vergleichskriterien beinhalten: 1. öffentlicher Auftraggeber, 2. Beteiligung von Mitarbeitenden des Bewerbers, die auch bei der hier ausgeschriebenen Leistung zum Einsatz kommen sollen, 3. relevanter Auftragswert, 4. Erbringung eines relevanten Teils an Dienstleistungstagen, 5. Umsetzung einer relevanten Anzahl an Workflows, 6. Realisierung einer Schnittstelle zu Microsoft Business Central, 7. Anbindung eines Signaturtools, 8. Umsetzung eines DMS in den Fachbereichen Personal, Einkauf, Vertrieb und Finanzen im Rahmen des Referenzprojekts. Der Bewerber bzw. Eignungsverleiher hat zu den jeweiligen Referenzen den Auftraggeber mit vollständigem Namen, Anschrift sowie die Branche, in der der Auftraggeber tätig ist, zu benennen. Er hat anzugeben, ob der Auftraggeber ein öffentlicher Auftraggeber ist. Der Bewerber bzw. Eignungsverleiher hat ferner den Leistungszeitraum, die Anzahl der Systemnutzer beim Auftraggeber im Rahmen der Implementierung anzugeben sowie die ausgeführten Leistungen zu beschreiben. Außerdem ist anzugeben, wie hoch die Summe abgerechneter Leistungen im Referenzprojekt ist. Dabei gelten nur die bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages tatsächlich abgerechneten Leistungen – keine Planungsansätze. Sofern das Auftragsvolumen und somit auch die Summe abgerechneter Leistungen einer Geheimhaltungsvereinbarung zwischen dem Bewerber bzw. dem Eignungsverleiher und dem Auftraggeber unterliegen sollte, kann der Bewerber bzw. der Eignungsverleiher die Summe der abgerechneten Leistungen umschreiben und beispielsweise mit einem „fünfstelligen Gesamtbetrag“ oder ca.-Angaben ausführen. Darüber hinaus ist an-zugeben, wie hoch die Summe der erbrachten Dienstleistungstage im Referenzprojekt ist. Dabei gelten nur die bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages tatsächlich erbrachten Dienstleistungstage – keine Planungsansätze. Darüber hinaus hat der Bewerber bzw. Eignungsverleiher Ausführungen zu den weiteren geforderten Vergleichskriterien (siehe Ziffer 2., 6. bis 8. in Ziffer 3. c) aa) im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ sowie in Ziffer 3. b) aa) im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“) zu tätigen. Die Darstellung der Referenzen hat in den Tabellen in den grau unterlegten Feldern in Ziffer 3. c) aa) im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmewettbewerb“ bzw. im Falle der Eignungsleihe in Ziffer 3. b) aa) im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmewettbewerb“ zu erfolgen. Sollten die Tabellen nicht ausreichend sein, weil der Bewerber bzw. der Eignungsverleiher weitere Referenzen benennen möchte oder weil der vorgegebene Platz in den einzelnen Zeilen nicht ausreichend sein sollte, hat er diese auf einem von ihm erstellten Dokument anzugeben und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Dabei hat er die Darstellung der Referenzen aus dem Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ bzw. „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ zu übernehmen, so dass das von ihm erstellte Dokument dieselben Angaben erhält, die für eine Referenz aufzuführen sind. Die Kriterien, anhand derer die vom Bewerber bzw. vom Eignungsverleiher eingereichten Referenzprojekte bewertet werden, sind in Ziffer 3.6.4 der Bewerbungsbedingungen aufgeführt. Es liegt in der Verantwortung der Bewerber bzw. der Eignungsverleiher, sämtliche Informationen bereitzustellen, die es der LOTTO Hamburg GmbH ermöglichen, die Erfüllung oder Nichterfüllung des jeweiligen Kriteriums nachzuvollziehen. Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, bei Kriterien, die nicht zur Überzeugung der LOTTO Hamburg GmbH erfüllt sind, Nachweise nachzufordern und/oder im Falle einer Nichterfüllung des Kriteriums dieses Kriterium mit 0 Punkten zu bewerten. Ferner ist vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher die durchschnittliche Gesamtanzahl des beschäftigten, festen Personals (inkl. Führungskräfte, Teilzeitkräfte; ohne Auszubildende) im relevanten Geschäftsbereich (DMS-/WMS-Software inkl. Einführung) in den Jahren 2023, 2024 und 2025 anzugeben. Dabei darf die durchschnittliche Anzahl von 20 festangestellten Mitarbeitern pro Jahr im relevanten Geschäftsbereich nicht unterschritten werden. Die Anzahl der Bewerber, die zur Abgabe der Erstangebote aufgefordert werden, wird gemäß § 51 VgV auf höchstens sechs Bewerber begrenzt. Die Auswahl der Bewerber erfolgt entsprechend den Ausführungen in Ziffer 2.1.4 der Auftragsbekanntmachung bzw. Ziffer 3.6.4 der Bewerbungsbedingungen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Außerdem haben der Bewerber bzw. ggf. der Eignungsverleiher die Erklärung abzugeben, dass alle Ansprechpartner die deutsche Sprache fließend sprechen und verstehen.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium und wird über das Dokument "Preisblatt - ANLAGE 2" ermittelt. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste (endgültige) Angebot. Die Ermittlung des Angebots, auf welches der Zuschlag erteilt werden soll, erfolgt nach der sogenannten erweiterten Richtwertmethode gemäß der „Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen 2018“, Stand: 25.04.2018 , des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (UfAB 2018). Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden zwei Zuschlagskriterien bewertet: Preis Qualität (Leistungspunkte) Bei der erweiterten Richtwertmethode wird die Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis nach folgender Formel aus der Preiskennzahl (P, Gesamtwertungspreis) und den Leistungspunkten (L) ermittelt, wobei die Kennzahl Z mit dem Faktor 10.000 multipliziert und bis auf zwei Stellen nach dem Komma auf- oder abgerundet wird: Z*10.000=L/P Die Qualität wird in Form von Leistungspunkten (L) gemäß der Ziffer 3.9.1 der Bewerbungsbedingungen bewertet. Der Preis (P) ist der Gesamtwertungspreis auf Basis der Preisangaben des Bieters im Dokument „Preisblatt – ANLAGE 2“. Der Schwankungsbereich (SB) für die erweiterte Richtwertmethode wird auf 10 Prozent in Abweichung vom führenden Wert Z festgelegt. Der führende Wert bezieht sich auf das Angebot mit dem höchsten Wert für das Verhältnis aus Leistung und Preis. Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 10 % vom führenden Angebot abweicht, entscheidet allein die Gesamtzahl der erreichten Leistungspunkte (L). Über dieses abschließende Entscheidungskriterium (EK) wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Die Preiswertung ist in Ziff. 3.9.2. der Bewerbungsbedingungen aufgeführt.
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Die Qualität ist nicht das einzige Zuschlagskriterium und wird über das Dokument "Anforderungskatalog - ANLAGE 1a", über die Teststellung und das vom Bieter eingereichte Gesamtkonzept ermittelt. Leistungswertung: Die Ermittlung der Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der Wertungspunkte für die nachfolgend genannten Bestandteile: Das Gesamtkonzept mit den folgenden Bestandteilen: - Teamkonzept - Umsetzungskonzept - Schnittstellenkonzept - Schulungs- und Trainingskonzept - Migrationskonzept - KI-Konzept, dem Anforderungskatalog und der Teststellung. Das Gesamtkonzept kann insgesamt zunächst mit 1.000 Punkten bewertet werden. Zudem wird ein Basiswert für diesen Bestandteil der Leistung von 1.000 Punkten festgelegt, um ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Bestandteilen der Leistung zu erhalten. Die Bewertung der einzelnen Bestandteile des Gesamtkonzepts und deren Unterkriterien ergibt sich aus Ziffer 3.9.1.1 der Bewerbungsbedingungen und dem Dokument „Anforderungen an das einzureichende Gesamtkonzept“. Der Anforderungskatalog kann insgesamt zunächst mit 1.824 Punkten bewertet werden. Zudem wird ein Basiswert für diesen Bestandteil der Leistung von 1.000 Punkten festgelegt, um ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Bestandteilen der Leistung zu erhalten. Die Bewertung der einzelnen Bestandteile des Anforderungskatalogs ergibt sich aus Ziffer 3.9.1.2 der Bewerbungsbedingungen und dem Dokument „Anforderungskatalog – ANLAGE 1a“. Die Teststellung des Bieters kann maximal zunächst mit 100 Punkten bewertet werden. Auch hier wird ein Basiswert für diesen Bestandteil der Leistung mit 1.000 Punkten festgelegt, um ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Bestandteilen der Leistung zu erhalten. Die Bewertung der Teststellung und deren Kriterien ergibt sich aus Ziffer 3.9.1.3 der Bewerbungsbedingungen. Dabei gehen das Gesamtkonzept und der Anforderungskatalog jeweils mit 40 Prozent in die Leistungspunkte ein, die Teststellung mit 20 Prozent. Die auf diese Weise für die einzelnen Bestandteile ermittelten Punktzahlen werden addiert. Folglich können maximal 1.000 Leistungspunkte über alle Bestandteile der Leistung hinweg erreicht werden. Es liegt in der Verantwortung der Bieter, sämtliche Informationen bereitzustellen, die es der LOTTO Hamburg GmbH ermöglichen, die Erfüllung oder Nichterfüllung des jeweiligen Kriteriums in den einzelnen Bestandteilen nachzuvollziehen. Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, bei Kriterien, die nicht zur Überzeugung der LOTTO Hamburg GmbH erfüllt sind oder wahrheitswidrige Angaben enthalten, Nachweise nachzufordern und/oder im Falle einer Nichterfüllung des Kriteriums bzw. im Falle einer wahrheitswidrigen Angabe dieses Kriterium mit 0 Punkten zu bewerten.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Informationen über zugangsbeschränkte Dokumente einsehbar unter: https://www.subreport.de/E51947472
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.subreport.de/E51947472
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 15/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nach § 56 VgV können Erklärungen und Nachweise, die nicht bis zum Ende der Teilnahme- bzw. jeweiligen Angebotsfrist vorgelegt wurden, nachgefordert werden. Dies liegt jedoch im Ermessen der LOTTO Hamburg GmbH. Teilnahmeanträge bzw. Angebote, die die geforderten Angaben bzw. Unterlagen nicht enthalten, werden (ggf. nach erfolgloser Nachforderung) ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Im Fall der Auftragserteilung hat der Auftragnehmer zu erklären, dass er das Tarifvertragsgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte gem. § 3 Abs. 1 u. 2 HmbVgG beachten wird. Dazu ist das Dokument "Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz - ANLAGE 4" mit dem Angebot abzugeben.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, sind innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), damit Bewerber bzw. Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Die LOTTO Hamburg GmbH weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der LOTTO Hamburg GmbH, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: LOTTO Hamburg GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: LOTTO Hamburg GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: LOTTO Hamburg GmbH
Registrierungsnummer: USt-IdNr. DE263266798
Abteilung: Stab Einkauf
Postanschrift: Überseering 4
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22297
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40 63205-0
Internetadresse: https://www.lotto-hh.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg
Registrierungsnummer: 02000000-KFB0000001-20
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg
Telefon: +49 40 42823-1690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d4fe6f25-dcb4-4be7-beed-dbbdddbed82e - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/12/2025 15:07:22 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 828891-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 240/2025
Datum der Veröffentlichung: 12/12/2025