Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Implementierung eines Patientenportals

814986-2025 - Auftragsänderung
Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Implementierung eines Patientenportals
OJ S 237/2025 09/12/2025
Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Charité Universitätsmedizin Berlin

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Implementierung eines Patientenportals
Beschreibung: Die Charité - Universitätsmedizin Berlin, Charitéplatz 1, 10117 Berlin beabsichtigt mit dieser Ausschreibung eine umfassende Portallösung (Patientenportal), einschließlich der notwendigen Implementierungsdienstleistungen und der Softwarewartung zu beschaffen. Die Ausschreibung ist in zwei Phasen unterteilt. In Phase 1 erfolgt die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Portals und diese Phase wird durch KHZG-Fördermittel finanziert. Nach dem Abschluss von Phase 1 mit erfolgtem „Go live“ schließt sich Phase 2 an, die der Aufrechterhaltung des Betriebs des Portals dient. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.
Kennung des Verfahrens: b91b2712-9cee-463d-9e32-f198a37af830
Interne Kennung: AL 88/23
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Angaben zum Wert des Auftrags können nicht erfolgen, da die Veröffentlichung dieser Angaben den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden würde (vgl. § 39 Abs. 6 Nr. 3 VgV).
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Implementierung eines Patientenportals
Beschreibung: Die Charité - Universitätsmedizin Berlin, Charitéplatz 1, 10117 Berlin beabsichtigt mit dieser Ausschreibung eine umfassende Portallösung (Patientenportal), einschließlich der notwendigen Implementierungsdienstleistungen und der Softwarewartung zu beschaffen. Die Ausschreibung ist in zwei Phasen unterteilt. In Phase 1 erfolgt die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Portals und diese Phase wird durch KHZG-Fördermittel finanziert. Nach dem Abschluss von Phase 1 mit erfolgtem „Go live“ schließt sich Phase 2 an, die der Aufrechterhaltung des Betriebs des Portals dient. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es sind folgende Optionen vorgesehen: 1. Konfigurationsaufwand für Charité-weiten Roll-out (Pos. 2.2 Anlage 8.2 Preisblatt) 2. Kosten für Schulungen (Pos. 2.3 Anlage 8.2 Preisblatt) 3. Kosten für Third-Level-Support des Charité-Portals außerhalb der Geschäftszeiten (Pos. 2.4 Anlage 8.2 Preisblatt).
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Berlin
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/02/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2024
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 99
Weitere Informationen zur Verlängerung: 99 * 365 days
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB). Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Charité Universitätsmedizin Berlin
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,01 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Doctolib GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 4
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 0,01 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 10103100_10003936_10009722
Titel: Implementierung eines Patientenportals 10009722
Datum der Auswahl des Gewinners: 10/07/2023
Datum des Vertragsabschlusses: 27/02/2024

7. Änderung

7.1.
Änderung
Kennzeichnung der vorherigen Vertragsvergabebekanntmachung: 45810ff8-7701-4c5a-93d1-60bdba56f747-01
Identifikator des geänderten Vertrags: CON-0001
Grund für die Änderung: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Beschreibung: Die zusätzliche Beauftragung von 31 Bereichskonfigurationen ist nach § 132 Abs. 2 S. 1. Nr. 2 GWB gerechtfertigt, da es sich hierbei um eine erforderliche zusätzliche Leistung handelt, bei der ein Wechsel des Auftragnehmers aufgrund erheblicher Schwierigkeiten unmöglich bzw. unzumutbar ist. Bei der Implementierung des Patientenportals hat sich gezeigt, dass eine fundierte Expertise hinsichtlich der Funktionen des Patientenportals erforderlich ist, um die Bereichskonfigurationen im Patientenportal in der benötigten Bandbreite umzusetzen zu können. Bei getrennter Beauftragung bestünde die Gefahr, dass der Bestandauftragnehmer die technische Umsetzung der Bereichskonfigurationen „nicht zu Ende“ denkt oder er sie jedenfalls nicht flexibel und zugleich umfassend genug im Hinblick auf die umfanganreichen unterschiedlichen Bereichsprofile bei gleichzeitiger Betrachtung einer möglichst patientenfreundlichen Handhabung erarbeitet. Umgekehrt müssen die Bereichskonfigurationen u. U. an die technische bzw. softwareseitigen Möglichkeiten des Patientenportals angepasst werden. Diese wechselseitige Abhängigkeit macht es erforderlich, dass Implementierung und Bereichskonfigurationen aus einer Hand erfolgen. Würden diese beiden Aufgaben durch unterschiedliche Auftragnehmer ausgeführt, bestünde die Gefahr dass der Auftraggeber Teilleistungen erhält, die ggf. zwar jeweils für sich ausschreibungskonform sind, aber nicht zusammenpassen und deshalb in ihrer Gesamtheit nicht geeignet sind, das mit dem Patientenportal verfolgte Ziel des KHZG in der erforderlichen Qualität zu erfüllen. Durch eine Vergabe der Bereichskonfigurationen in die Hand des Bestandsauftragnehmers als Betreiber des Patientenportals werden daher Fehlerquellen in der Planung und Umsetzung der Bereichskonfigurationen vermieden. Erhebliche Schwierigkeiten können sodann auch darin liegen können, dass bei Erbringung der Zusatzleistung durch einen anderen Auftragnehmer mit Projektverzögerungen zu rechnen sind. Die Digitalisierungsabschlagsvereinbarung fordert ab den Jahr 2027 bereits das Erreichen wesentlicher Nutzungsgrade des nach dem KHZG geförderten Patientenportals bei der Charité. Ansonsten drohen der Charité empfindliche Busgelder im siebenstelligen Bereich. Das heißt, dass die Bereichskonfigurationen des Patientenportals sehr kurzfristig erfolgen müssen, damit die Charité noch vor 2027 das Erreichen der entsprechenden Nutzungsgrade Schritt für Schritt noch bis 2027 gewährleisten kann. Vor allem würden bei einem Auftragnehmerwechsel aber auch beträchtliche Zusatzkosten entstehen. Der Auftragnehmer Doctolib hat neben den umfassenden Kenntnissen über die Konfigurationsmöglichkeiten seines eigenen Patientenportals bereits umfangreiche Kenntnisse von der divergenten Bereichs- und Systemlandschaft der Charité erlangt, in die sich ein anderer Auftragnehmer erst einarbeiten müsste. Bei der Ausführung der zusätzlichen Bereichskonfigurationen durch einen anderen Auftragnehmer wäre daher Doppelarbeit in einem geschätzten Umfang auf bis zu 100 PT zu erwarten. Zudem würden bei den beteiligten internen Fachbereichen der Charité Mehraufwände für Abstimmungen und die Anforderungskonkretisierung entstehen und müsste die Charité mit zusätzlichem Personalaufwand beide Auftragnehmer eng führen und ständig kontrollieren, um Fehlentwicklungen zu verhindern.
7.1.1.
Änderung
Beschreibung der Änderungen: Die zusätzliche Beauftragung von 31 Bereichskonfigurationen ist nach § 132 Abs. 2 S. 1. Nr. 2 GWB gerechtfertigt, da es sich hierbei um eine erforderliche zusätzliche Leistung handelt, bei der ein Wechsel des Auftragnehmers aufgrund erheblicher Schwierigkeiten unmöglich bzw. unzumutbar ist. Bei der Implementierung des Patientenportals hat sich gezeigt, dass eine fundierte Expertise hinsichtlich der Funktionen des Patientenportals erforderlich ist, um die Bereichskonfigurationen im Patientenportal in der benötigten Bandbreite umzusetzen zu können. Bei getrennter Beauftragung bestünde die Gefahr, dass der Bestandauftragnehmer die technische Umsetzung der Bereichskonfigurationen „nicht zu Ende“ denkt oder er sie jedenfalls nicht flexibel und zugleich umfassend genug im Hinblick auf die umfanganreichen unterschiedlichen Bereichsprofile bei gleichzeitiger Betrachtung einer möglichst patientenfreundlichen Handhabung erarbeitet. Umgekehrt müssen die Bereichskonfigurationen u. U. an die technische bzw. softwareseitigen Möglichkeiten des Patientenportals angepasst werden. Diese wechselseitige Abhängigkeit macht es erforderlich, dass Implementierung und Bereichskonfigurationen aus einer Hand erfolgen. Würden diese beiden Aufgaben durch unterschiedliche Auftragnehmer ausgeführt, bestünde die Gefahr dass der Auftraggeber Teilleistungen erhält, die ggf. zwar jeweils für sich ausschreibungskonform sind, aber nicht zusammenpassen und deshalb in ihrer Gesamtheit nicht geeignet sind, das mit dem Patientenportal verfolgte Ziel des KHZG in der erforderlichen Qualität zu erfüllen. Durch eine Vergabe der Bereichskonfigurationen in die Hand des Bestandsauftragnehmers als Betreiber des Patientenportals werden daher Fehlerquellen in der Planung und Umsetzung der Bereichskonfigurationen vermieden. Erhebliche Schwierigkeiten können sodann auch darin liegen können, dass bei Erbringung der Zusatzleistung durch einen anderen Auftragnehmer mit Projektverzögerungen zu rechnen sind. Die Digitalisierungsabschlagsvereinbarung fordert ab den Jahr 2027 bereits das Erreichen wesentlicher Nutzungsgrade des nach dem KHZG geförderten Patientenportals bei der Charité. Ansonsten drohen der Charité empfindliche Busgelder im siebenstelligen Bereich. Das heißt, dass die Bereichskonfigurationen des Patientenportals sehr kurzfristig erfolgen müssen, damit die Charité noch vor 2027 das Erreichen der entsprechenden Nutzungsgrade Schritt für Schritt noch bis 2027 gewährleisten kann. Vor allem würden bei einem Auftragnehmerwechsel aber auch beträchtliche Zusatzkosten entstehen. Der Auftragnehmer Doctolib hat neben den umfassenden Kenntnissen über die Konfigurationsmöglichkeiten seines eigenen Patientenportals bereits umfangreiche Kenntnisse von der divergenten Bereichs- und Systemlandschaft der Charité erlangt, in die sich ein anderer Auftragnehmer erst einarbeiten müsste. Bei der Ausführung der zusätzlichen Bereichskonfigurationen durch einen anderen Auftragnehmer wäre daher Doppelarbeit in einem geschätzten Umfang auf bis zu 100 PT zu erwarten. Zudem würden bei den beteiligten internen Fachbereichen der Charité Mehraufwände für Abstimmungen und die Anforderungskonkretisierung entstehen und müsste die Charité mit zusätzlichem Personalaufwand beide Auftragnehmer eng führen und ständig kontrollieren, um Fehlentwicklungen zu verhindern.

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 98137_10108101
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 9013 8316
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 98137_10108102
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 9013 8316
Rollen dieser Organisation:
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 98137_10108103
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 9013 8316
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Charité Universitätsmedizin Berlin
Registrierungsnummer: 98005_10000000
Postanschrift: Augustenburger Platz 1
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13353
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 00000000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Charité Universitätsmedizin Berlin
Registrierungsnummer: 98005_10000000
Postanschrift: Augustenburger Platz 1
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13353
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 00000000
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Doctolib GmbH
Registrierungsnummer: 98027_10004334
Postanschrift: Mehringdamm 51
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10961
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 00000000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0007
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f7bb5634-b376-4df8-93c0-cc3066953fe2 - 01
Formulartyp: Auftragsänderung
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Unterart der Bekanntmachung: 38
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/12/2025 15:34:39 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 814986-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 237/2025
Datum der Veröffentlichung: 09/12/2025