Öffentliche Ausschreibung Hamburg 2025 Deutschland – Datenerfassung – Extraktionsleistungen bzgl. Anträgen und Rechnungen für Erstattungsleistungen der SECURVITA BKK 2025-11-21

Deutschland – Datenerfassung – Extraktionsleistungen bzgl. Anträgen und Rechnungen für Erstattungsleistungen der SECURVITA BKK

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: SECURVITA Krankenkasse

E-Mail: vergabestelle@securvita-bkk.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Extraktionsleistungen bzgl. Anträgen und Rechnungen für Erstattungsleistungen der SECURVITA BKK

Beschreibung: Extraktion von Daten aus Dokumenten (papierbasierten und digitalen Belegen) bzgl. Erstattungsleistungen der SECURVITA BKK. Zunächst PZR, Chiropraktik, Osteopathie, anthroposophische Heilmittel. Später auch Impfungen, Prävention und Arzneimittel der Naturheilkunde.

Kennung des Verfahrens: 05dbefa5-7a0a-4ca8-8123-4bce88560118

Interne Kennung: X-SEC-2025-0009

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72313000 Datenerfassung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Lübeckertordamm 1-3

Stadt: Hamburg

Postleitzahl: 20099

Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: § 124 GWB

Korruption: § 123 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: §123 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: § 124 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: § 124 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: § 123 GWB

Betrug: § 123 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: § 123 GWB

Zahlungsunfähigkeit: § 124 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: § 124 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: § 124 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: § 124 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: § 124 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: § 124 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: § 124 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: § 124 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: § 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: § 124 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: § 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: § 123 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: § 123 GWB

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959)

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Extraktionsleistungen bzgl. Anträgen und Rechnungen für Erstattungsleistungen der SECURVITA BKK

Beschreibung: Der Auftragnehmer extrahiert aus papierbasierten und digitalen Belegen (insbesondere PDF, Scan, Foto, E-Mail, JPEG, TIF oder seitenweise als JPEG) strukturierte Daten und stellt diese für die Dunkelverarbeitung verschiedener Leistungsarten in der Fachanwendung "atacama | DEL" der atacama KV Software GmbH & Co. KG (atacama) zur Verfügung. Die eingesetzte Softwarelösung des Auftragnehmers nutzt dabei ein KI-gestütztes Erkennungssystem mit modularen "Skills" (insbesondere Handschrifterkennung, IBAN-Validierung, Überprüfung der Dokumentenklassifikation). Der Auftragnehmer stellt insbesondere durch Überprüfung und bei Bedarf händische Nachbearbeitung sicher, dass die Qualität der ausgelesenen Datensätze für die Weiterverarbeitung in der o.g. Fachanwendung hinreichend sind. Bei Einsatz von KI und automatisierten Prozessen stellt der Auftragnehmer dies auch durch aktiven menschlichen Einsatz bei deren Betrieb, Überwachung oder Entscheidungsfindung sicher. Die Vergabeunterlagen lassen auch rein händische Erfassung zu, jedoch wird eine softwareunterstützte Erfassung bei den Zuschlagskriterien höher bewertet. Für alle im Vertrag genannten Dokumentenklassen rechnet die SECURVITA BKK mit einem Eingang von fast 8.000 Dokumenten im Monat, vor allem Rechnungen und Verordnungen. Extraktion: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle auszulesenden Datenfelder im jeweiligen Dokument insgesamt korrekt extrahiert, insbesondere auch korrekt klassifiziert werden. (Beispiel: Aus einer Verordnung soll das Verordnungsdatum extrahiert werden. Auf der Verordnung sind jedoch zwei Datenfelder mit einem Datum angegeben, ein Verordnungsdatum und ein Geburtsdatum. Korrektes Klassifizieren bedeutet hier, dass das Verordnungsdatum als solches extrahiert, und nicht mit dem Geburtsdatum verwechselt wird.) Ein Dokument ist insgesamt korrekt extrahiert und klassifiziert, wenn alle Felder, die valide (d.h. zum Feld passende) Daten enthalten, auch als solche erkannt und ausgelesen wurden. Nacherfassung / Korrektur: Für Dokumente, bei denen die automatische Erkennung nicht bei allen erforderlichen Datenfeldern erfolgreich war, erfolgt eine manuelle Korrektur bzw. Ergänzung nicht vollständig erkannter Datenfelder, soweit die Ergänzung der Daten aus dem jeweiligen Dokument heraus möglich ist. Fehlt die Information zu dem Datenfeld jedoch vollständig auf dem Dokument, wird dieses Datenfeld als "nicht vorhanden" interpretiert und der Nacherfassungsvorgang in Bezug auf dieses Datenfeld abgeschlossen. Die Extraktion der Daten wird spätestens innerhalb von 3 Arbeitstagen nach dem Einlieferungsdatum abgeschlossen. Dies gilt innerhalb der ersten 3 Vertragsmonate für 60%, danach für 95 % aller Dokumente. Die Nacherfassung/Korrektur bzw. Umgang mit Irrläufern und Dokumenten mit schlechter Bildqualität nicht vollständig extrahierter Dokumente wird spätestens innerhalb von 7 Arbeitstagen nach dem Bereitstellungsdatum abgeschlossen. Entgegennahme der Dokumente von der itsc GmbH, Hannover. Ablieferung der Daten in einem XML-Format gemäß der atacama | DEL-Schnittstellenspezifikation zur Weiterverarbeitung in der atacama/ GKV Suite (Modul DEL).

Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72313000 Datenerfassung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Der Vertrag beginnt mit Zuschlag und ist unbefristet. Jede Vertragspartei kann mit einer Frist von sechs Monaten jeweils zum Ende eines Kalenderjahres schriftlich kündigen. Später können die Parteien weitere Dokumentenklassen, ggf. auch zu anderen Leistungsarten, als Vertragserweiterung einvernehmlich vereinbaren: - Art: weitere Dokumentenklassen, ggf. auch zu anderen Leistungsarten - Umfang: Der Umfang der Dokumente pro Monat für eine einzelne Leistungsart wird 2.500 voraussichtlich nicht übersteigen - Voraussetzungen: Der Bedarf hierfür entsteht bei der SECURVITA BKK entweder durch neuartige, z.B. neue Satzungsleistungen, oder durch den Bedarf nach einem Wechsel des bisheriges Extraktionsdienstleisters für die jeweilige Dokumentenklasse - Keine Änderung des Gesamtcharakters des Vertrags: Die Auftragsart, unbefristete Laufzeit und die Art der Hauptleistung bleiben gleich. Das Preisleistungsverhältnis bleibt ebenfalls entsprechend (unter Einschluss ggf. bis dahin erfolgter Preisänderungen nach § 2, Ziffer 6.3). D.h. die Vergütung hält sich im Rahmen des bisherigen Preisleistungsverhältnisses.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 19/01/2026

Enddatum der Laufzeit: 19/01/2027

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#Fälligkeit der Vergütung: 30 Tage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung mit rechnungsbegründenden Unterlagen, die gemäß dem Preisblatt die Entstehung der Zahlungsansprüche darlegen (d.h. mindestens Angabe von Anzahl der vertragsgemäß bearbeiteten Dokumente getrennt nach Leistungsklassen).

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung: Eigenerklärung Referenzen: Mindestens eine Referenz aus dem Zeitraum 01.12.2022 - laufend über gleichwertige Leistungen, Dienstleistung jeweils mind. 18 Monate. Die Vergabestelle behält sich vor, die vom Bieter gemachten Referenzangaben beim angegebenen Auftraggeber zu verifizieren, und hierzu bei Bedarf auch nach Angebotseingang um die Benennung eines persönlichen Ansprechpartners zu bitten, wobei wir eine von Ihnen ggf. gewünschte Vertraulichkeitserklärung dazu vorher unterzeichnen würden. Als gleichwertig werden Referenzen über folgende Leistung angesehen: Der Bieter führt die Extraktion von Daten aus Dokumenten für mind. eine der von uns zunächst benötigten Erstattungsleistungen bereits für mind. eine andere gesetzliche Krankenkasse durch: PZR, Chiropraktik, Osteopathie, anthroposophische Heilmittel. Hierzu besteht eine Schnittstelle für die Entgegennahme verifizierter und klassifizierter Dokumente durch den Bieter für mind. eine der von uns benötigten Erstattungsleistungen. Angabe zu Referenz(en) enthalten Folgendes: Extraktion von Daten aus Dokumenten für mind. eine der von uns benötigten Erstattungsleistungen bereits für mind. eine andere gesetzliche Krankenkasse. Kurze Darstellung des Referenzauftrags (insb: welche Erstattungsleistung): ...Dienstleistung im Zeitraum von ...bis ...Ggf. weitere Angaben: ...Auftraggeber (gesetzliche Krankenkasse) mit Name, Adresse, Ansprechpartner oder Telefonzentrale: ...

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten

Beschreibung: Entweder Angabe: Anzahl der Beschäftigten, die für die Extraktionsleistung eingesetzt werden, wenn eine Software und KI eingesetzt werden, insb. für händische Nacharbeit beim Auftragnehmer: Mindestanforderung: 4 Beschäftigte, um auch Vertretung bei Urlaub und Krankheit sicherzustellen. Wir setzen eine Software für die Extraktionsleistung ein:...Beschäftigte (Mindestanforderung: 4 Beschäftigte) Oder Angabe: Anzahl der Beschäftigten, die für die Extraktionsleistung eingesetzt werden, wenn die Leistung von Hand erledigt wird: Mindestanforderung: 8 Beschäftigte, um auch Vertretung bei Urlaub und Krankheit sicherzustellen. Wir setzen keine Software für die Extraktionsleistung ein....Beschäftigte (Mindestanforderung: 8 Beschäftigte)

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Beschreibung: Personaldecke (Unterauftragnehmer zulässig, siehe aber Abschnitt Eignungsleihe im Dokument Eignungs- und Zuschlagskriterien). Die Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl insgesamt, sowie der Fachkräfte für die Extraktionsleistung durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des letzten Geschäftsjahres auf das Gesamtunternehmen bezogen...Beschäftigte

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung: Betriebshaftpflichtversicherung Schadensart Vermögens- Schäden, Angabe von: Name der Versicherung..., Versicherung läuft bis (Datum): ..., die Haftungsobergrenze je Schadensfall beträgt:... (Mindestanforderung: 100.000 € im Schadensfall), Nachweis laufender Versicherung: Bitte als Kopie/ Scan mit Angebot beifügen. Sofern der Bieter keine aktuell bestehenden entsprechenden Versicherungen abgeschlossen hat, genügt die Eigenerklärung, bei welcher/welchen Versicherung/en er im Auftragsfall diese Haftpflichtversicherungen abschließen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen durch die Bestätigung der Haftpflichtversicherung/en, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz

Beschreibung: Eigenerklärung zum Umsatz Gesamtumsatz der letzten zwei abgeschlossenen Geschäftsjahre bei einer dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbaren Leistung: ExtraktioEntwicklung/Bereitstellung von Digitalisierungssoftware bzw. händische Extraktion von Daten aus Dokumenten, Mindestens 900.000 Euro / Jahr, Angabe jeweils Geschäftsjahr von ... bis ...€ ...

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung: Handelsregisterauszug Eigenerklärung, ggf. auch Nachweis zu Eintragung ins Handelsregister oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung für Bieter aus anderen EU-Staaten Eintragung ins Handelsregister, soweit eine Eintragungspflicht besteht Bitte machen Sie hier folgende Angaben zu Ihrer Eintragung ins Handelsregister: Registergericht: ...Registernummer: ... Die SECURVITA BKK behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, auch eine Kopie eines Handelsregisterauszugs anzufordern, der nicht älter ist als 6 Monate. oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung für Bieter aus anderen EU-Staaten. Eigenerklärung zu der Eintragung in einem Register in einem anderen EU-Mitgliedstaat, das im Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU aufgeführt ist, oder überprüfbare Darlegung, wie die Erlaubnis der Berufsausübung in dem anderen EU-Mitgliedstaat geregelt ist und dass diese Voraussetzung erfüllt ist. Das Register wird bei folgender Institution geführt:...Der Bieter hat dort folgendes Aktenzeichen, über das seine Eintragung abgerufen werden kann: ... Umsatzsteuer-ID Bitte geben Sie hier auch Ihre Umsatzsteuer-ID an, soweit vorhanden, um uns eine Abfrage beim Wettbewerbszentralregister zu erleichtern: ...

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Etablierte Eingangsschnittstelle...

Beschreibung: ...zur Entgegennahme der bereitgestellten Dokumente von itsc GmbH, Hannover