Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffung von Software as a Service für die digitale Personalakte für das studierendenWERK BERLIN

720551-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffung von Software as a Service für die digitale Personalakte für das studierendenWERK BERLIN
OJ S 210/2025 31/10/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: studierendenWERK BERLIN
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung von Software as a Service für die digitale Personalakte für das studierendenWERK BERLIN
Beschreibung: Ziel ist die Einführung einer Standardsoftware für die Verwaltung der digitalen Personalakte, mit der die Abbildung der folgenden Prozesse möglich ist: Daten- und Dokumentenverwaltung, Vertragserstellung, Workflowgestaltung und Prozessautomatisierung, Self-Service für Mitarbeitende.
Kennung des Verfahrens: d0d7a15b-a1d9-4681-8fff-6e605163545c
Interne Kennung: 2025-024-01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hardenbergstr. 34
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10623
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6TYTSFUVNYS# Die Bewertungsmatrix entspricht den Bewertungskriterien. Informationen zum Verfahrensablauf entnehmen Sie bitte dem Dokument "Verfahrensablauf für Bieter".
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Für alle Ausschlussgründe gelten die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB. Unternehmen müssen das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen in der Regel durch Eigenerklärungen nachweisen.
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: siehe oben
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: siehe oben
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: siehe oben
Betrug: siehe oben
Korruption: siehe oben
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: siehe oben
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: siehe oben
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: siehe oben
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: siehe oben
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: siehe oben
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: siehe oben
Zahlungsunfähigkeit: siehe oben
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: siehe oben
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: siehe oben
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: siehe oben
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: siehe oben
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: siehe oben
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: siehe oben
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: siehe oben
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: siehe oben
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: siehe oben

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung von Software as a Service für die digitale Personalakte für das studierendenWERK BERLIN
Beschreibung: Das studierendenWERK BERLIN plant die Einführung einer IT-Fachanwendung für eine digitale Personalakte. Die IT-Fachanwendung soll im studierendenWERK BERLIN, insbesondere in der Abteilung Personal, zum Einsatz kommen. Im Rahmen dieses Vorhabens ist die Beschaffung einer SaaS-Lösung geplant.
Interne Kennung: 2025-024-01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hardenbergstr. 34
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10623
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 18/05/2026
Enddatum der Laufzeit: 17/05/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: siehe Vergabeunterlagen
Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung von ethnischen Gruppen, Gleichstellung der Geschlechter, Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in globalen Wertschöpfungsketten, Faire Arbeitsbedingungen, Sonstiges
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Angaben zu Referenzen, die über eine Präqualifikation hinausgehen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): 1) Formblatt Referenzen zum Nachweis der Eignung-Einführung elektronische Personalakte als SaaS 2) Formblatt Referenzen zum Nachweis der Eignung-Einführung elektronische Personalakte ohne Stammdatenführung 3) Formblatt Referenzliste zur Wertung im Rahmen der Auswahlkriterien-elektronischen Personalakte als SaaS in Zusammenarbeit mit externen Scan-Dienstleister

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Nachweis der Präqualifikation oder Angaben über Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung: Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Arbeitskräften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zum Umsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): vgl. Formblatt Unternehmenskennzahlen

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Schriftliche Bestätigung des Auftraggebers zu den benannten Referenzen, dass die Leistungen auftragsgemäß erbracht wurden. (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung):

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Betriebshaftpflichtversicherung - siehe Eignungs- und Auswahlkriterien

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Angaben zum Gesamtumsatz - vgl. Eignungs- und Auswahlkriterien

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Unternehmensreferenzen Einführung elektronische Personalakte (ePA) als SaaS - vgl. Eignungs- und Auswahlkriterien

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Unternehmensreferenzen Einführung ePA ohne Stammdatenführung - vgl. Eignungs- und Auswahlkriterien

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Anzahl der Unternehmensreferenzen zur Einführung eine ePA als SaaS in Zusammenarbeit mit einem externen Scan-Dienstleister - vgl. Eignungs- und Auswahlkriterien
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 21/11/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y6TYTSFUVNYS/documents
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 18/12/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 01/12/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Vergabeunterlagen,
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Die Auftragnehmer haben die Rechnung (Teilrechnung) in PDF- besser PDF/A - Format per E-Mail zu versenden und im Betreff der E-Mail muss das Wort: "Rechnung" enthalten sein. Eine Versendung einer sogenannten X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ist ebenfalls möglich. Die Lieferscheine, der bestätigte Leistungsnachweis und das Qualitätsprotokoll müssen als PDF-Datei zusammengefasst gesendet werden. Der Dateiname soll mit RG_ beginnen und kann dann nach dem Unterstrich die Rechnungsnummer enthalten. Die E-Mail-Adresse lautet: Rechnung@stw.berlin. Versand per Post, ausschließlich an nachstehender Adresse, bleibt weiterhin möglich. Rechnungsanschrift: studierendenWERK BERLIN Anstalt des öffentlichen Rechts Postfach 12 02 32 10592 Berlin
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund des Gesetzes gestattet ist. Setzt sich der Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, in dem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsabschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe der Europäischen Union (§135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: studierendenWERK BERLIN
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: studierendenWERK BERLIN

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: studierendenWERK BERLIN
Registrierungsnummer: 11-200041000-19
Postanschrift: Hardenbergstr. 34
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10623
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 3093939-7286
Internetadresse: https://www.stw.berlin
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: t:03090138316
Telefon: +49 03090138316
Fax: +49 03090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 39c2288f-7aff-4306-926d-8ad431b5d056 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/10/2025 18:21:47 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 720551-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 210/2025
Datum der Veröffentlichung: 31/10/2025