1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Gruppe öffentlicher Stellen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme, Dokumenten-Management-System
Beschreibung: Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) beabsichtigt die Beschaffung und Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für den unternehmensweiten Einsatz. Ziel des Projekts ist die Bereitstellung einer zentralen, sicheren und revisionssicheren Plattform zur Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten und Akten. Das DMS soll die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen, bestehende Medienbrüche reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher, datenschutzrechtlicher und organisatorischer Vorgaben sicherstellen. Der Betrieb erfolgt zunächst On-Premises im Rechenzentrum der BIM. Perspektivisch soll die Lösung hybride bzw. cloudbasierte Betriebsmodelle technisch unterstützen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Bereitstellung, Implementierung und Einführung der DMS-Software einschließlich Installation, Konfiguration und Schulungen, - Integration in bestehende Systeme, insbesondere SAP S/4HANA, E-Mail- und Office-Umgebungen, - Migration bestehender Dokumente und Metadaten, - Konzeption und Umsetzung definierter Workflows, Archivierungs- und Berechtigungsstrukturen, - Sicherstellung der Informationssicherheit, digitalen Barrierefreiheit und DSGVO-Konformität, - Betrieb, Wartung und Softwarepflege (Pflege S) einschließlich Service-Level-Management. Das Vorhaben ist Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der BIM und steht in engem Zusammenhang mit den parallel laufenden Projekten „BIM SAP 2028“ und „BitX“, in denen zentrale Geschäftsprozesse und Fachverfahren modernisiert und integriert werden. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate mit der Option auf eine einmalige Verlängerung um bis zu 24 Monate. Grundlage der Leistungserbringung ist der EVB-IT Systemvertrag in der jeweils gültigen Fassung.
Kennung des Verfahrens: e33fbb59-ce62-4c6c-9f83-9159727b9b31
Interne Kennung: V-2025-000350
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10000
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß den Vorgaben der Vergabeverordnung. Die Eignungskriterien und die Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme, Dokumenten-Management-System
Beschreibung: Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) beabsichtigt die Beschaffung und Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für den unternehmensweiten Einsatz. Ziel des Projekts ist die Bereitstellung einer zentralen, sicheren und revisionssicheren Plattform zur Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten und Akten. Das DMS soll die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen, bestehende Medienbrüche reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher, datenschutzrechtlicher und organisatorischer Vorgaben sicherstellen. Der Betrieb erfolgt zunächst On-Premises im Rechenzentrum der BIM. Perspektivisch soll die Lösung hybride bzw. cloudbasierte Betriebsmodelle technisch unterstützen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Bereitstellung, Implementierung und Einführung der DMS-Software einschließlich Installation, Konfiguration und Schulungen, - Integration in bestehende Systeme, insbesondere SAP S/4HANA, E-Mail- und Office-Umgebungen, - Migration bestehender Dokumente und Metadaten, - Konzeption und Umsetzung definierter Workflows, Archivierungs- und Berechtigungsstrukturen, - Sicherstellung der Informationssicherheit, digitalen Barrierefreiheit und DSGVO-Konformität, - Betrieb, Wartung und Softwarepflege (Pflege S) einschließlich Service-Level-Management. Das Vorhaben ist Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der BIM und steht in engem Zusammenhang mit den parallel laufenden Projekten „BIM SAP 2028“ und „BitX“, in denen zentrale Geschäftsprozesse und Fachverfahren modernisiert und integriert werden. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate mit der Option auf eine einmalige Verlängerung um bis zu 24 Monate. Grundlage der Leistungserbringung ist der EVB-IT Systemvertrag in der jeweils gültigen Fassung.
Interne Kennung: 0
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10000
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß den Vorgaben der Vergabeverordnung (VgV). Die Eignungskriterien und die Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Auftragsunterlagen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/11/2025 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/11/2025 12:50:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß den Vorgaben der Vergabeverordnung (VgV). Die Eignungskriterien und die Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Registrierungsnummer: 11-2200011000-02
Abteilung: Einkauf
Postanschrift: Keibelstr. 36
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Telefon: +4930901661478
Fax: +4930901661668
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Registrierungsnummer: 11-2100019001-07
Abteilung: Einkauf
Postanschrift: Keibelstr. 36
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Telefon: +4930901661478
Fax: +4930901661668
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0007
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
Telefon: +493090138316
Fax: +493090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0008
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d9d4b87e-140b-4e26-ad06-599db26b7e65 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/10/2025 10:03:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 715882-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 208/2025
Datum der Veröffentlichung: 29/10/2025