1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Bundesinstitut für Risikobewertung
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Deutschland – Hauswartungsdienste – Zentrale Vergabe von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements für die Liegenschaft des BfR am Dienstsitz Max-Dohrn-Straße 8-10 in 10589 Berlin
710891-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Hauswartungsdienste – Zentrale Vergabe von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements für die Liegenschaft des BfR am Dienstsitz Max-Dohrn-Straße 8-10 in 10589 Berlin
OJ S 207/2025 28/10/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Zentrale Vergabe von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements für die Liegenschaft des BfR am Dienstsitz Max-Dohrn-Straße 8-10 in 10589 Berlin
Beschreibung: Ausgeschrieben werden die Leistungen des Betreibens, Bedienens, der Wartung, der Instandsetzung und des Störungsmanagements der technischen Anlagen im Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) am Standort Berlin-Jungfernheide für den Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2026. Die Leistungen des AN umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche für einen sicheren, stets funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb der Liegenschaft, eines komplexen Laborgebäudes mit Nationalen Referenzlaboren und der damit verbundenen technischen Anlagen erforderlich sind. Der AN ist damit unter anderem für die zyklische und termingerechte Wartung sowie zeitnahe und ordnungsgemäße Instandsetzung der technischen Anlagen vollumfänglich verantwortlich. Ziel ist die Gewährleistung des rund-um-die-Uhr-Dienstbetriebs, um die jederzeitige Erfüllung der Amtsaufgaben des BfR sicherzustellen. Beinhaltet sind ebenfalls die zu Beginn des Jahres 2026 durchzuführenden umfangreichen Wartungswochen im Laborgebäude, die einen zeitlichen Vorlauf benötigen, um erforderliche Drittunternehmer einbinden zu können.
Kennung des Verfahrens: 8261eec7-c8ef-4edc-a6dd-57004f79351d
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 98341130 Hauswartungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 71315000 Haustechnik, 50000000 Reparatur- und Wartungsdienste, 71630000 Technische Kontrolle und Tests
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV und § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Zentrale Vergabe von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements für die Liegenschaft des BfR am Dienstsitz Max-Dohrn-Straße 8-10 in 10589 Berlin
Beschreibung: Ausgeschrieben werden die Leistungen des Betreibens, Bedienens, der Wartung, der Instandsetzung und des Störungsmanagements der technischen Anlagen im Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) am Standort Berlin-Jungfernheide für den Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2026. Die Leistungen des AN umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche für einen sicheren, stets funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb der Liegenschaft, eines komplexen Laborgebäudes mit Nationalen Referenzlaboren und der damit verbundenen technischen Anlagen erforderlich sind. Der AN ist damit unter anderem für die zyklische und termingerechte Wartung sowie zeitnahe und ordnungsgemäße Instandsetzung der technischen Anlagen vollumfänglich verantwortlich. Ziel ist die Gewährleistung des rund-um-die-Uhr-Dienstbetriebs, um die jederzeitige Erfüllung der Amtsaufgaben des BfR sicherzustellen. Beinhaltet sind ebenfalls die zu Beginn des Jahres 2026 durchzuführenden umfangreichen Wartungswochen im Laborgebäude, die einen zeitlichen Vorlauf benötigen, um erforderliche Drittunternehmer einbinden zu können.
Interne Kennung: 512-25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 98341130 Hauswartungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 71315000 Haustechnik, 50000000 Reparatur- und Wartungsdienste, 71630000 Technische Kontrolle und Tests
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen die von dieser freiwilligen ex-ante-Transparenzbekanntmachung erfassten Vorgänge richten sich nach den Vorschriften der §§ 135, 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Nach § 135 GWB kann eine Unwirksamkeit eines öffentlichen Auftrages, der ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (vgl. § 135 Abs. 1, 2 GWB). Nach § 135 Abs. 3 GWB tritt diese Unwirksamkeit nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Bundesinstitut für Risikobewertung
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,01 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die durch den Auftraggeber durchgeführte Marktbeobachtung und der in diesem Zusammenhang erfolgte Vergleich mit weiteren, theoretisch in Betracht kommenden Unternehmen hat gezeigt, dass lediglich Apleona die sachlich gerechtfertigten Anforderungen an das Technische Gebäudemanagement im Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2026 erfüllt. Die oben dargestellten Anforderungen kann nur der Bestandsanbieter Apleona erfüllen. Nur Apleona verfügt bereits über eine umfassende Kenntnis der gebäudetechnischen Anlagen, der spezifischen Nutzungsanforderungen und der sensiblen Prozesse innerhalb des Gebäudes. Gerade bei Laboren, in denen strenge Sicherheits-, Hygiene- und Klimaanforderungen gelten, ist tiefgehendes Systemverständnis unerlässlich, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen und Störungen oder gar Ausfälle zu vermeiden. Ein Anbieterwechsel würde zwangsläufig mit einer Einarbeitungsphase verbunden sein, die in dem kurzen Zeitraum – auch in Anbetracht der „Wartungswochen“ zu Beginn des Jahres - durch einen neuen Anbieter nicht ordnungsgemäß erbracht werden kann. Dies birgt nicht nur das Risiko von Fehlbedienungen oder ineffizienter Betriebsführung, sondern könnte im schlimmsten Fall auch sicherheitsrelevante Folgen haben – insbesondere dann, wenn technische Anlagen nicht optimal gewartet oder gesteuert werden. Darüber hinaus hat sich der Bestandsanbieter in der Vergangenheit bereits in der Zusammenarbeit mit internen Nutzern, externen Prüfinstitutionen und Behörden bewährt. Diese eingespielten Kommunikationswege tragen maßgeblich zur Effizienz und Transparenz im täglichen Betrieb bei. Ein kurzfristiger Wechsel würde diesen eingespielten Ablauf stören und zusätzlichen Abstimmungsaufwand mit sich bringen, der bis zum Auftragsbeginn am 01.01.2026 nicht erbracht werden kann. Die erforderliche „Einspielzeit“ steht auch aus fachlicher Sicht in keinem angemessenen Verhältnis zu der kurzen Gesamtvertragsdauer von lediglich einem Jahr. Nach dem Ergebnis der Marktbeobachtung steht fest, dass nur Apleona so kurzfristig die Anforderungen in der erforderlichen Qualität für einen begrenzten Vertragszeitraum von einem Jahr erbringen kann. Tatsächlich/fachlich erscheint es ausgeschlossen, dass zum jetzigen Zeitpunkt andere Marktteilnehmer nach einer wettbewerblichen entsprechende Einarbeitungsleistungen erbringen und die not-wendigen Anforderungen bis zum 01.01.2026 erfüllen können. Ergänzend ist die Vergabe als befristete Interimsvergabe zu qualifizieren, die die Kontinuität bei der Wahrnehmung der hoheitlichen Aufgaben des BfR sicherstellt und eine erhebliche Gefährdung von Gesundheit, Sicherheit und verhindert. Außerdem ist die Vergabe als Interimsvergabe für den Zeitraum von einem Jahr (01.01.2026 bis 31.12.2026) zulässig. Die Vergabe an Apleona soll für den Übergangszeitraum von einem Jahr, bis zur Neuvergabe des Technischen Gebäudemanagements durch den Vermieter, zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und zur Erreichung der Kontinuität erfolgen. Das BfR nimmt eine gesetzlich definierte öffentliche Aufgabe wahr. Damit ist es ein integraler Bestandteil eines modernen Verständnisses von Daseinsvorsorge, das nicht nur infrastrukturelle Versorgung, sondern auch gesundheitlichen Verbraucherschutz und wissenschaftsbasierte Risikovorsorge umfasst. Die Vergabekammern erkennen in derartigen Fällen regelmäßig an, dass der Schutz von Menschenleben oder die Aufrechterhaltung der öffentlichen Gesund-heitsversorgung ein überragendes Interesse darstellt, das eine gewisse Flexibilität rechtfertigt. Die Vergabe an Apleona soll für den Übergangszeitraum von einem Jahr, bis zur Neuvergabe des Technischen Gebäudemanagements durch den Vermieter, zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und zur Erreichung der Kontinuität erfolgen.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Bundesinstitut für Risikobewertung
Registrierungsnummer: 992-11270-21
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10589
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Leinemann Partner Rechtsanwälte mbB
Registrierungsnummer: DE207557681
Postanschrift: Friedrichstraße 185-190
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 302064190
Fax: +49 3020649092
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 0a9ea480-08e4-4ab6-bf12-d722d0ad54b6
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Apleona Facility Management GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB 210268 B
Postanschrift: Eisenhutweg 108
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 12687
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8629cfe6-8931-4283-bbef-0f64f9f9b2a0 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/10/2025 15:11:29 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 710891-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 207/2025
Datum der Veröffentlichung: 28/10/2025