5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 66500000 Versicherungen und Altersvorsorge
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Auszug aus Vertrag: Das Vertragsverhältnis beginnt am 1. Januar 2026. Es endet hinsichtlich der Gewo-bag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, der Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH und der Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH am 31. Dezember 2029, hinsichtlich aller weiteren Beteiligungsgesellschaft auf Seiten des AG (siehe Anlage 1) am 31. Dezember 2026 („Festlaufzeiten“). Der AG hat hinsichtlich der Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, der Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH und der Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH das Recht, die Vertragslaufzeit durch einseitige Erklärung vier Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (Option). Hinsichtlich aller weiteren Beteiligungsgesellschaft auf Seiten des AG (siehe Anlage 1) hat der AG das Recht, die Vertragslaufzeit durch einseitige Erklärung sechs Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (Option). Für alle Gesellschaften auf Seiten des AG endet der Vertrag mithin spätestens am 31. Dezember 2033. Das jeweilige Optionsrecht des AG gilt als ausgeübt, wenn dem AN nicht spätestens 3 Monate vor Beginn des betreffenden Optionszeitraums ein Widerspruch des AG gegen die Vertragsver-längerung zugeht.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10559
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 4
Weitere Informationen zur Verlängerung: Auszug aus Vertrag: Das Vertragsverhältnis beginnt am 1. Januar 2026. Es endet hinsichtlich der Gewo-bag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, der Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH und der Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH am 31. Dezember 2029, hinsichtlich aller weiteren Beteiligungsgesellschaft auf Seiten des AG (siehe Anlage 1) am 31. Dezember 2026 („Festlaufzeiten“). Der AG hat hinsichtlich der Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, der Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH und der Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH das Recht, die Vertragslaufzeit durch einseitige Erklärung vier Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (Option). Hinsichtlich aller weiteren Beteiligungsgesellschaft auf Seiten des AG (siehe Anlage 1) hat der AG das Recht, die Vertragslaufzeit durch einseitige Erklärung sechs Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (Option). Für alle Gesellschaften auf Seiten des AG endet der Vertrag mithin spätestens am 31. Dezember 2033. Das jeweilige Optionsrecht des AG gilt als ausgeübt, wenn dem AN nicht spätestens 3 Monate vor Beginn des betreffenden Optionszeitraums ein Widerspruch des AG gegen die Vertragsver-längerung zugeht.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Der Bewerber/bei Bewerbergemeinschaften der bevollmächtigte Vertreter für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erklärt, dass • er/sie alle rechtlichen (insbesondere berufsrechtlichen) Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt/erfüllen, • über sein/ihr Vermögen weder das Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, • er/sie sich nicht in Liquidation befindet/befinden, • er/sie im Rahmen seiner/ihrer beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen hat/haben, die seine/ihre Zuverlässigkeit als möglichen Erbringer der ausgeschriebenen Leistungen entfallen lassen würde, • er/sie seine/ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates des Auftraggebers ordnungsgemäß erfüllt hat/haben, • keine der Personen, deren Verhalten ihm/ihnen zuzurechnen ist, aus einem der in § 123 GWB genannten Gründe rechtskräftig verurteilt worden ist, • er/sie sich bewusst ist/sind, dass eine falsche Angabe den Ausschluss aus dem Bewerberkreis zur Folge haben kann, • insbesondere die getätigten Angaben und Erklärungen zu den Eignungskriterien der Wahrheit entsprechen und • er/sie die Regelungen des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) und des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG) zur Kenntnis genommen hat/haben und weder die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG noch die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG bzw. §98c AufenthG vorliegen, Die Gewobag behält sich vor, vor Zuschlagserteilung geeignete Nachweise von den Bewerbern/ den Bewerbergemeinschaften zu fordern, um die abgegebenen Eigenerklärungen überprüfen zu können. Legt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die geforderten Nachweise nach Aufforderung durch die Gewobag nicht, nicht fristgemäß oder nicht vollständig vor, wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zwingend vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Bei Bewerbern /Bewerbergemeinschaften aus dem EUAusland sind von der Gewobag geforderte Nachweise nach dem Recht ihres Heimatstaates zu erbringen. Soweit es um Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister geht, muss das Register Auskunft über nachfolgende Vorgänge erbringen: Verwaltungsentscheidungen (Gewerbeuntersagungen, Rücknahme von Erlaubnissen, Konzessionen etc.), Verzichte auf eine Zulassung zu einem Gewerbe oder einer sonstigen wirtschaftlichen Unternehmung während eines Rücknahmeoder Widerrufverfahrens, Bußgeldentscheidungen wegen bei oder im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung begangener Ordnungswidrigkeiten sowie bestimmte strafgerichtliche Verurteilungen wegen bei oder im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung begangener Straftaten. Sämtliche Nachweise, Bescheinigungen bzw. Erklärungen sind auf Verlangen des Auftraggebers auch für Nachunternehmer zu erbringen. Diese Anforderung gilt auch für Nachunternehmer von Bewerbern aus dem EUAusland.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Der Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft erklärt/erklären, dass er/sie in den letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahren die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben und dass er/sie in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die mit der zu verge-benden vergleichbar sind, die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben. Den Maßstab für die Vergleichbarkeit der Leistungen bildet die Beschreibung der Leistung im Leis-tungsverzeichnis.
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Der Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft erklärt/erklären, dass er/sie in den letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahren die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben und dass er/sie in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die mit der zu verge-benden vergleichbar sind, die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben. Den Maßstab für die Vergleichbarkeit der Leistungen bildet die Beschreibung der Leistung im Leis-tungsverzeichnis.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Der Bieter erklärt, dass ein dediziertes Team von mindestens 5 Mitarbeitern, die sich ausschließlich mit Schnittstellenthemen zu seinen Kunden beschäftigt, damit immer eine schnelle Reaktionszeit ge-währleistet wird, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigt zu haben. Der Bieter erklärt, dass er mindestens 40 Handwerksexperten mit einer abgeschlossenen handwerkli-chen Berufsausbildung, damit eine Business Continuity gewährleistet ist, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigt zu haben. Der Bieter erklärt, dass eine Abdeckung fachlicher Expertise durch seine Mitarbeiter z. B. in Form von Handwerksmeistern oder anderweitige Qualifizierung in folgenden Bereichen gegeben ist: Bodenbe-lags-, Dachdecker-, Klempner-, Elektroinstallations-, Fenster/Türen/Rollläden-, Fliesen-, Gerüstbau-, Sanitär-, Garten- und Landschafts-, Maler/Lackierer-, Mauer-/Betonbau-, Metallbau-, Fassadenbau-, Schreiner/Tischler-, Trockenbau-, Trocknungs- bzw. Leckageortungs- und Messtechnikarbeiten.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Unter Beachtung der geforderten Mindestanforderungen macht der Bieter/die Bietergemeinschaft nachfolgende Angaben zu Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Den Maßstab für die Vergleichbarkeit der Leistungen bildet die Leistungsbeschreibung. Mindestanforderungen (soweit hier gefordert): Referenzen mit Gebäudeversicherern: Der Auftragnehmer muss mindestens fünf positive Referenzen in aktueller Zusammenarbeit mit Ge-bäudeversicherern vorweisen können. Dabei muss nachgewiesen werden, dass es sich um eine feste Zusammenarbeit zwecks Schaffung von prozessualen Synergien in der Schadenabwicklung mit mindestens 5 der Top 10 Versicherer ge-mäß der von der BaFin bereitgestellten Daten: „Ausgewählte Kennzahlen der Schaden und Unfallversi-cherungsunternehmen 2023 in der selbst abgeschlossenen Feuer und Sachversicherung (Tabelle 5640)“ handelt. Diese Zusammenarbeit muss relevant/substanziell im Sinne der Anzahl der geprüften Belege sein. Eine relevante bzw. substanzielle Zusammenarbeit ist dann gegeben, wenn für den Versicherer min-destens 5.000 Belege p. A. im Bereich der Wohngebäudeversicherungen durch den Auftragnehmer geprüft werden. Es müssen min. 5.000 Belege je Versicherer vorliegen. Eine feste Zusammenarbeit liegt vor, sofern ein Vertrag sowie eine ununterbrochene Zusammenarbeit in den Jahren 2023/2024 gegeben sind. Gegenüber den Versicherungen des Auftraggebers muss der Prüfprozess des Auftragnehmers volle Akzeptanz genießen. Referenzen mit Immobilienbestandshaltern: Neben Gebäudeversicherern muss der Auftragnehmer auch mindestens zwei positive Referenzen zu Projekten mit Immobilienbestandshaltern (z. B. Wohnungsunternehmen, Retailern mit großem Filialnetz oder Property Managern etc.) aufweisen. Dabei sind Angaben zu nachfolgenden Punkten je Referenz zu machen: - Bezeichnung Referenzprojekt - Beschreibung der erbrachten Leistungen - Unternehmen, das die Leistung erbracht hat (Firma des Einzelbieters oder des Mitglieds der Bietergemeinschaft oder des Unternehmens, dessen Fähigkeiten man sich bedient) - Auftraggeber (mit Adresse) - Auftraggeber ist Gebäudeversicherer: Ja/Nein - Auftraggeber ist Immobilienbestandshalter: Ja/Nein - Ansprechpartner beim Auftraggeber (mit Telefonnummer) - Volumen der eigenen erbrachten Leistung in EUR netto - Zeitraum der Leistungserbringung der erbrachten Leistung (von MM/JJ bis MM/JJ): - Min. 5.000 Belege pro Jahr pro Versicherer: Ja/Nein - Gesamt Beleganzahl
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Der Bieter/die Bietergemeinschaft erklärt gemäß § 46 Abs. 3 VgV bzw. § 33 UVgO dass er/sie zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über folgende spezielle Eignungsnachweise verfügt: (mittels geeigneter Unterlagen nachzuweisen) • Zertifizierungen Compliance ISO 9001 • Zertifizierungen Informationssicherheit ISO 27001 • Zertifizierungen / Auszeichnungen Soziales - TÜV Rheinland: Zertifizierter Experte für die Bewertung von Gebäudeschäden - Charta der Vielfalt • Zertifizierungen Umwelt Auszeichnung für Servicestarker und Nachhaltiger Schadensdienstleister Der Bieter erklärt, dass sämtliche Daten in Deutschland oder in der EU gespeichert werden.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Der Bieter erklärt, dass er seit mindestens 3 Jahren über eine F&E Abteilung verfügt. Dabei muss folgen-des Know-How zwingend vorhanden sein: • Umfangreiche Erfahrung in LDM (large document model) basierter Belegdaten Extraktion. Dies beinhaltet zudem die erfolgreiche Entwicklung von Modellen, die Belegdaten aus gängi-gen Angeboten und Rechnungsdokumenten extrahieren können. (Large) Document Models (LDM) sind Sprachmodelle, die nicht nur die semantische Bedeutung des Textes, sondern auch Informationen zum Layout des Dokuments berücksichtigen. Darüber hinaus muss das LDM so konzipiert sein, dass die Zahlen als echte Zahlen und nicht nur als symbolische Re-präsentationen von Zahlen behandelt werden. Im Vergleich zu offen verfügbaren Sprachmo-dellen muss das LDM anhand von deutschen Handwerksdokumenten trainiert werden, was ein besseres, tieferes Verständnis dieser Dokumente ermöglicht. • Umfangreiche Erfahrungen im Erstellen und Betreiben kundenspezifischer KI-Modelle für die teilautomatisierte Regulierung von Prüfvorgängen, welche bereits seit mindestens 2 Jahren bei Kunden im Bereich Wohnungsunternehmen im Regelbetrieb laufen. • Der Bieter hat bereits umfangreiche Daten bzgl. Frequenzschäden eines großen Wohnungsun-ternehmens mit mind. 70.000 Wohneinheiten aufbereitet und ausgewertet. • Auf Grundlage dieser Datenbasis hat der Bieter bereits spezielle KI-Modelle für das Woh-nungsunternehmen konzipiert und trainiert und bereits einen automatisierten Prüfprozess auf die speziellen Gegebenheiten des Wohnungsunternehmens angepasst und etaliert. • Der Bieter beherrscht oder hat Erfahrung mit modernsten MLOps (machine learning operati-ons)-Methoden, die gewährleisten, dass alle KI-Modelle stabil laufen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Der Bieter erklärt, dass er unabhängig gegenüber Versicherungskonzernen ist und keine gesellschafts-rechtlichen Verknüpfung besteht.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 23/09/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 02/10/2025 09:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 90 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: siehe §56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 02/10/2025 09:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, sofern der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich nach Ablauf von 10 Tagen nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2n GWB).