Öffentliche Ausschreibung Berlin 2025 Deutschland – Dokumentenmanagement

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH)

Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2.1.

Verfahren

Titel: Dokumentenmanagement

Beschreibung: Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH ist ein Verbund aus den Berliner Festspielen mit Martin-Gropius-Bau, dem Haus der Kulturen der Welt und den Internationalen Filmfestspielen Berlin (IFB). Mit unterschiedlichen Schwerpunkten haben sich diese Geschäftsbereiche jeweils zum Ziel gesetzt, international herausragende kulturelle Veranstaltungen in Berlin auszurichten. Die KBB GmbH wird von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien gefördert. Weitere Infos unter www.kbb.eu. Die Auftraggeberin ist als EMAS-zertifiziertes Unternehmen darum bemüht, sowohl bei der Vorbereitung der Vergabe als auch bei der Durchführung von Aufträgen Umweltbelange angemessen zu beachten und zu berücksichtigen.

Kennung des Verfahrens: 6635dd66-032e-48cc-ad1f-86dd59a436e0

Interne Kennung: 02924KBB

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden die eingehenden Bewerbungen auf der Grundlage der erbetenen Angaben und Nachweise zur Eingung bewertet. Die Bewerber, die auf der Grundlage ihrer mit der Bewerbung verbundenen Angaben und Nachweise die Prognose erlauben, die verfahrensgegenständlichen Leistungen mit den auftraggeberspezifischen Nutzungsanforderungen zuverlässig in vollem Umfang erbringen zu können, sollen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Bei gleichermaßen geeigneten Bewerbern kann gelost werden, sofern die max. Anzahl von fünf geeigneten Anbietern überschritten würde. Vgl. zum Verhandlungsverfahren auch die weiteren Hinweise zum beabsichtigten Ablauf des Verfahrens und insbesondere der Angebotsphase den mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Verfahrensbrief.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Schöneberger Straße 15

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10963

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: Alle vertraglich vereinbarten Beratungs- und Serviceleistungen sollen grundsätzlich vor Ort bei der Auftraggeberin angeboten und erbracht werden.

2.1.3.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 600 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YTJ5QKS

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Dokumentenmanagement

Beschreibung: Die KBB beabsichtigt, die in dieser Bekanntmachung und dem Entwurf der Leistungsverzeichnisses bezeichneten Leistungen für die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bedingungen zu vergeben, um die Verwaltung und Archivierung ihrer digitalen und analogen Dokumente zu optimieren. Ziel ist eine zentrale, transparente und effiziente Plattform zur Dokumentenverwaltung, die spezifische Anforderungen einer kulturellen Institution mit den auf fünf Gebäude verteilten Standorten erfüllt. Das DMS soll alle Workflows, insbesondere die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement unterstützen, Dokumente revisionssicher versionieren und archivieren. Das DMs muss allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Insbesondere ist die dauerhafte und uneingeschränkte Erfüllung der hohen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) nachzuweisen. Das DMS muss geeignet sein, sukzessive alle weiteren betriebsüblichen Workflows und Anwendungen eines Kulturbetriebes zu erfassen. 1. Die Leistungsanforderungen umfassen im Wesentlichen folgende Aufgaben und Anforderungen: a) Detaillierte Planung und Konzeption der Einführung und Implementierung eines DMS in die betrieblichen Abläufe der Auftraggeberin: - detaillierte Bestands- und Anforderungsanalyse zur Erstellung eines abschließenden Lastenhefts unter Berücksichtigung von nutzerspezifischen Konfigurationsanforderungen b) Implementierung: - Bereitstellung und Konfiguration der Software - Abbildung des Workflows für Eingangsrechnungen in der Software - Integration in bestehende Systeme (z. B. SAGE 100, M365, Intranet). c) Datenmigration: - Digitalisierung und Übernahme bestehender Dokumentenbestände. d) Schulung und Change Management: - Schulung der Key-User und Mitarbeiter. - Unterstützung bei Prozessänderungen. d) Betrieb und Support: - Regelmäßige Wartung, Updates und technischer Support. - Hosting in der Auftragnehmer- und Produkt-eigenen Cloud 2. Funktionale Anforderungen an Betrieb und Support: a) Allgemeine Anforderungen: (1) Das System unterstützt eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, mindestens Deutsch und Englisch. (2) Der Anbieter bietet eine Vielzahl an Dokumentationshilfen für Anwender*innen an, darunter: - Software- & Prozesshandbücher - Online Dokumentationen (z.B. Videos, Anleitungen, etc.) - FAQ-Bereich (3) Das System muss eine regelbasierte und benutzerspezifische Rechtevergabe ermöglichen, die eine flexible und granulare Steuerung des Zugriffs auf Dokumente, Funktionen und Bereiche im System erlaubt. (4) Das System garantiert, dass bei Beendigung des Vertrages alle im System gespeicherten Dokumente inklusive zugehöriger Metadaten und Strukturen in einem Format exportiert und eine nahtlose Integration in andere Systeme sichergestellt ist. - Lizenzmodell mit concurrent usern, monatlich in Anzahl veränderbar ohne Vorhalte bzw. Kündigungsfristen. - Der Zugriff auf die gesamte Applikation bzw. Umgebung erfolgt via Web Technologie. b) Dokumentenmanagement: (1) Benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung, einschließlich der Unterstützung für die Nutzung auf Mobilgeräten, beispielsweise zur digitalen Freigabe im Rahmen des Rechnungsworkflows. (2) Revisionssichere Archivierung (GoBD-konform). (3) Automatisierter Import (Scan, Drag & Drop, M365-Integration). (4) Digitale Poststelle zur sicheren Verarbeitung von Korrespondenz. (5) Erstellen und Bearbeiten von Konfiguration und Workflows im System durch Mitarbeitende der Auftraggeberin möglich (6) Erkennung von Dubletten (7) Automatisierte Indizierung, Verschlagwortung ggf. mit eigener KI Anwendung (8) Hochperformante und flexible Such- und Recherchefunktion (9) Elektronische, multidimensionale Akten über alle Belegtypen hinweg (10) Darstellung des kompletten Beschaffungswegs (11) Darstellung des kompletten Leistungs-, bzw. Auftragswegs. (12) Abgrenzbare Bereiche für besonders sensible Daten, wie z.B. Vertrags- und/oder Personalakten e) Eingangsrechnungsbearbeitung: - Verarbeitung von X-Rechnung, ZUGFeRD und FacturX, Papier und pdf Rechnungen - Automatisierte formale Prüfung und Kontierungsvorschläge. - Automatisierter Eingang-Rechnungsworkflow mit Cockpit zur Überwachung f) Vertragsmanagement: - Automatisierte Fristenüberwachung und Eskalationen. - Tools zum Einpflegen und Verwalten von Vertragsvorlagen. - Zentrale Vertragsablage und Übersicht. - Verbinden von Rahmenverträgen und Einzelabrufen daraus g) Archivierung: - Sicherstellung revisionssicherer Archivierung. - Automatisierte Löschfunktionen und Zugriffskontrollen. - Bereitstellung für externe Datenprüfer mit befristetem Zugriff.

Interne Kennung: 02924KBB

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Es bleibt vorbehalten, den Anwendungs- und Funktionsumfang des DMS-Systems sukzessive zu erweitern.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Schöneberger Straße 15

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10963

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: Alle vertraglich vereinbarten Beratungs- und Serviceleistungen sollen grundsätzlich vor Ort bei der Auftraggeberin angeboten und erbracht werden.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 6 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualität der technischen Lösung

Beschreibung: Qualität der technischen Lösung

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Nachhaltigkeit der angebotenen Lösung

Beschreibung: Nachhaltigkeit der angebotenen Lösung

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt

Informationen über die Überprüfungsfristen: Rechtsbehelfe sind unzulässig, wenn 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und, nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH)

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH)

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 600 000,00 EUR

Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 600 000,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: DATASEC information factory GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 1

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 02924KBB

Titel: Dokumentenmanagement

Datum der Auswahl des Gewinners: 10/07/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 30/07/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 8

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von mittleren Unternehmen