5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis, mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (bspw. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächst-wirtschaftlicheren Angebot.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/05/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge erfolgt nach folgendem Procedere: 1. Prüfung der Teilnahmeanträge auf Einhaltung der Formalien (insbesondere form- und fristgerechte Übermittlung und Einreichung). 2. Prüfung der Teilnahmeanträge auf Vorliegen der geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise gemäß Ziffer III.1) der Auftragsbekanntmachung und Entscheidung über etwaige Nachforderungen gemäß § 56 Abs. 2 VgV. 3. Prüfung der Teilnahmeanträge auf Vorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) und Erfüllung von Mindeststandards gemäß Ziffer III.1) der Auftragsbekanntmachung. 4. Prüfung der Eignung des Unternehmens gemessen an der zu vergebenden Leistung anhand der vom Unternehmen eingereichten Angaben, Erklärungen und Nachweise. 5. Auswahl der Bewerber, die die geforderten Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen, gemessen an der zu vergebenden Leistung anhand der vom Unternehmen eingereichten Angaben, Erklärungen und Nachweise. Sollten danach mehr als drei Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, so wird der AG die Bewerber auswählen, die die geforderten Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Zur Ermittlung der drei am besten geeigneten Bewerber wird der AG die vom Bewerber eingereichten Angaben, Erklärungen und Nachweise gemäß dieser "Bewertungsmatrix Teilnahmeantrag.xlsx" (2. Reiter der Tabelle "Eignungskrite-rien_ERP_Ausschreibung.xlsx") bewerten.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: 1.1 Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen. 1.2 Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, sind die folgenden Nachweise beizufügen: Gewerbeanmeldung, Bescheinigung Krankenkasse und Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Erklärung über den Dienstleistungsumsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Betrieb im Bereich des angebotenen ERP-Systems) aus den letzten drei Geschäftsjahren. Mindestbedingungen: Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz für die Dienstleistungen (netto) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft von mindestens 12.000.000 EUR/Jahr (Beratung, Schulung, Support/Betrieb) in Projekten der Immobilienwirtschaft zu dem angebotenen ERP-System
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Mindestreferenzen: Angaben über die Beauftragung /Ausführung von Leistungen in den letzten (bis zu fünf) abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, mit Angabe der erbrachten wesentlichen Leistungen, des Auftragswertes, des Leistungszeitraums sowie des Auftraggebers. Es werden zwei Referenzen verlangt, welche die benannten Mindestbedingungen erfüllen. Die Mindestbedingungen sind auf dem Bewerberbogen anzugeben. Bewerber, die Projekte aufführen, die nicht diesen Kriterien entsprechen oder weniger als zwei Projekte aufzeigen, werden von der weiteren Teilnahme ausgeschlossen. Mindestbedingungen: Jede geeignete Referenz muss sich auf ein Implementierungs-Projekt (mit Greenfield-Ansatz) des angebotenen ERP-Systems für ein Wohnungsunternehmen beziehen, welches mindestens 5.000 Wohneinheiten sowie eine Anzahl von Gewerbeeinheiten hat. Das Referenzprojekt muss mindestens einen Projektauftragswert (netto) von 1.000.000 Euro haben. Als Auftragswert ist der für das Projekt bezuschlagte Umfang für Dienstleistung, Schulung, Support/Betrieb sowie Lizenzverkauf /-vermietung definiert. Aus den folgenden Anforderungen sind wenigstens drei zutreffend (es ist anzugeben, welche): - Konzeption, Implementierung, Systemrelease und Customizing, Coaching und Schulung des angebotenen ERP Systems (Implementierungsprojekt) - Betreuung bei Betrieb und Support für das angebotene ERP System - Bei der Referenz ist die Konzernstruktur (d.h. es bestehen ein oder mehrere rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterunternehmen, die organisatorisch eingebunden sind) im angebotenen ERP-System abgebildet - Beschaffung von Lizenzen für Kauf oder Miete des angebotenen ERP-Systems - Referenz ist ein öffentliches/kommunales Unternehmen Zusatzreferenzen: Zusätzlich werden max. 3 weitere Referenzen bewertet. Hier können die Angaben in Form einer Liste über: - ausgeführte Leistungen der Referenzprojekte - Auftragswert - Leistungszeitraum - Kunden aufgeführt und bewertet werden. Zusatz-Referenzen sind geeignet, wenn diese in den letzten (bis zu zehn) abgeschlossenen Kalenderjahren durchgeführt und mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind sowie wenigstens drei der Mindestbedingungen erfüllen und den Mindestauftragswert übersteigen. Mindestbedingungen: Jede geeignete Referenz muss sich auf ein Implementierungsprojekt des angebotenen ERP-Systems für ein Wohnungsunternehmen beziehen und mindestens einen Projektauftragswert (netto) von 1.000.000 Euro haben. Als Auftragswert ist der für das Projekt bezuschlagte Umfang für Dienstleistung, Schulung, Support sowie Lizenzverkauf /-vermietung definiert. Aus den folgenden Anforderungen sind wenigstens drei zutreffend (es ist anzugeben, welche): - Konzeption, Implementierung, Systemrelease und Customizing, Coaching und Schulung des angebotenen ERP Systems (Implementierungsprojekt) - Betreuung bei Betrieb und Support für das angebotene ERP System - Bei der Referenz ist die Konzernstruktur (d.h. es bestehen ein oder mehrere rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterunternehmen, die organisatorisch eingebunden sind) im angebotenen ERP-System abgebildet - Beschaffung von Lizenzen für Kauf oder Miete des angebotenen ERP-Systems - Referenz hat sowohl Wohnungen als auch Gewerbeeinheiten als Bestand; die Anzahl der Wohneinheiten muss wenigstens 1.000 Wohneinheiten betragen - Referenz ist ein öffentliches /kommunales Unternehmen Bonuspunkte: Bonuspunkte können erreicht werden, wenn zu den abgefragten Referenzprojekten bestimmte Sachverhalte zutreffen. Diese sind nicht direkt für das Implementierungsprojekt relevant, tragen jedoch zu einer erhöhten Sicherheit in der Durchführung des auszuschreibenden Projektes bei, da die Sachverhalte die Gesamteignung des Bewerbers noch besser widerspiegeln. Bewertet wird neben der passgenauen Übereinstimmung der Referenzprojekte zum auszuschreibenden Projekt (alle Bewertungskriterien sind vollständig erfüllt) auch der Bezug zu der Anbindung eines Data Warehouse sowie der Anbindung eines Interessentenverwaltungs-Tools.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung: Vorlage von gültigen Zertifikaten zum Unternehmen: Bewertet werden alle für die IT relevanten Unternehmens-Zertifikate. Davon werden die drei wichtigsten mit zwei Punkten und jedes weitere mit einem Punkt bewertet. Maßgeblich für die Beachtung des Zertifikates ist die allgemeine Gültigkeit in Bezug auf IT-Management oder Projektmanagement. Folgende zwei Hauptzertifikate werden bepunktet: - ISO/EN 27001 - IDW PS 951 Weitere einschlägige IT Unternehmens-Zertifizierungen im Zusammenhang mit IT-Beratung und -Betrieb (max. 4) fließen in die Bewertung mit ein.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Erklärung zur Befähigung der Mitarbeiter*innen /Berater*innen Es ist ein Nachweis zu erbringen, dass wenigstens 4 Mitarbeiter*innen die Eignung zur gesamtverantwortlichen Leitung des Projektes haben. Hierzu sind Zertifizierungen über erfolgreich abgeschlossene Projektleiter-Ausbildungen nach PMI oder PRINCE2 oder vergleichbaren Ausbildungen zu erbringen. Für alle Berater und Senior-Berater sind Nachweise zu erbringen, dass die Mitarbeiter*innen ausreichend in dem angebotenen ERP-System geschult sind. Darüber hinaus verfügen alle Erfahrung im Real-Estate-Bereich. Für alle Mitarbeiter*innen muss mindestens ein Sprachniveau von B2/C1 vorliegen. Der Nachweis muss nicht mit eingereicht, jedoch auf Anfrage der WBM vorgelegt werden. Mindestbedingungen: - First-Level Support hat mindestens-Sprachniveau Level C1 - Mindestens 30 Mitarbeiter*innen der Berater*iinnen des Anbieters haben mindestens-Sprachniveau Level B2 - Mindestens 2 der vorgesehene Projektleiter*in haben mindestens-Sprachniveau Level C1 - Mindestens 30 der Senior-Berater haben mindestens-Sprachniveau Level C1 - Wenigstens zwei der 4 vorgedachten Mitarbeiter*innen haben eine Projektleiterzertifizierung nach PMI (PMP oder PMI-ACP), IPMA (mind. Level D) oder PRINCE2 (PRINCE2 oder PRINCE2 Agil mit Practitioner Level) - Mindestens 20 Mitarbeiter*innen des Anbieters haben eine oder mehrere Zertifizierungen in dem angebotenen ERP-System.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Finanzielle Sicherheit des Unternehmens (Eigenkapitalquote; Fremdfinanzierung; Beteiligungen) Mindestbedingungen: Die Eigenkapitalquote muss wenigstens 20% betragen. Beziehungsstatus zum Hersteller der angebotenen ERP-Software. Der Bewerber muss nachweisen, dass er im Namen und für den Hersteller berechtigt ist, Lizenzen zu vermieten oder veräußern. Er muss wenigstens "Gold-Status" oder vergleichbares im Partnerprogramm des Herstellers besitzen. Mindestbedingungen: Partnerstatus "Gold" (oder vergleichbares) oder Anbieter ist Hersteller der angebotenen ERP-Software
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren und aktuell ersichtlich ist. Im Unternehmen sind aktuell mindestens 200 Mitarbeitende beschäftigt.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis 50 %
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Anforderungskatalog 25 % Gesamtkonzept 10 % Proof of Concept 10 % Bieter-Präsentation 5 %
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 21/08/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 05/12/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 28/08/2025 09:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderungen gemäß § 56 Abs. 2 VgV.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).