1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: HafenCity Hamburg GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2.1.
Verfahren
Titel: Enterprise Resource Planning (ERP) System für die HafenCity Hamburg GmbH
Beschreibung: Die HafenCity Hamburg GmbH ("HCH") und ihre Konzerngesellschaften (HafenCity Hamburg GmbH, Sondervermögen Stadt und Hafen, Billebogen Entwicklungsgesellschaft mbH & Co. KG, Billebogen Management GmbH, Gesellschaft zur Koordination nachhaltiger Mobilität mbH, Science City Hamburg Bahrenfeld GmbH, HafenCity Immobilienbeteiligungsgesellschaft mbH, HafenCity Immobilien-Objektgesellschaft mbH & Co. KG) sind als städtische Unternehmen verantwortlich für das Management der großen Stadtentwicklungsvorhaben HafenCity, Grasbrook, Billebogen und Science City Hamburg Bahrenfeld. Daneben wurde die HCH mit der Geschäftsbesorgung für das Sondervermögen Stadt und Hafen durch die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) beauftragt. Mit der HafenCity und dem benachbarten Grasbrook, einer der größten innerstädtischen Entwicklungsräume Europas, entstehen auf über 220 Hektar völlig neue maßstabssetzende Innovationsstadtteile mit einem urbanen und maritimen Mix aus Dienstleistungen, Wohnen, Bildung, Freizeit, Einzelhandel, Kultur und Gewerbe. Mit dem 95 Hektar großen Stadtentwicklungsraum Billebogen werden in einem zentral gelegenen und heterogen genutzten Umfeld schwerpunktmäßig neuartige urbane Gewerbe- und Dienstleistungsareale für innovative Produktion und Dienstleistungen realisiert. Mit der Science City Hamburg Bahrenfeld entsteht in Anknüpfung an das vorhandene Wissenschaftscluster aus DESY und Universitätscampus ein urbanes Quartier mit wissenschaftsorientierten öffentlichen Nutzungen, Unternehmensstandorten, Wohnen und weiteren Dienstleistungen. Zur Sicherstellung einer möglichst effizienten, digitalisierten und sachgerechten Erfüllung der vorbezeichneten Aufgaben führt die HCH derzeit ein unternehmensweites Organisations- und Transformationsprojekt ("Projekt Phoenix") durch. Die HCH und ihre Konzerngesellschaften forcieren im Rahmen eines internen Organisations- und Transformationsprojektes zur Optimierung der Geschäftsprozesse eine Modernisierung ihrer IT-Landschaft. Ein Baustein dieses Projekts ist die Einführung eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP). Gegenstand dieser Ausschreibung sind die Zurverfügungstellung von Lizenzen, das Customizing, die Einführung und der Betrieb eines Cloud-basierten ERP-Systems (inkl. Bereitstellung, Administration, Wartung, Aktualisierung, Datenspeicherung/-sicherung und Support) mindestens in deutscher Sprache, welches die kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozesse Planung und Bau von Infrastruktur, Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen, Weiterberechnung von Leistungen innerhalb und außerhalb der HCH-Gruppe sowie Finanzbuchhaltung und Investitionscontrolling aller Gesellschaften der HCH-Gruppe abbildet. Darüber hinaus ist die finanztechnische, inhaltliche Fachberatung zur Ausgestaltung der den Funktionalitäten des ERP-Systems zugrunde liegenden fachlichen Themen und Prozesse im fachlichen Kontext der HCH und deren Konzerngesellschaften zu erbringen.
Kennung des Verfahrens: da6ac4d3-f1a3-4582-a3cc-a1d5eb2c8290
Interne Kennung: HCH VgV VV 25-082 Sc
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Osakaallee 11
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Es gelten die gesetzlichen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 125 GWB. Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ist durch eine Eigenerklärung nachweisen. Sofern zutreffend: Eigenerklärung und dazugehörige Erläuterungen, dass eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB stattgefunden hat.
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Enterprise Resource Planning (ERP) System für die HafenCity Hamburg GmbH
Beschreibung: Die HafenCity Hamburg GmbH ("HCH") und ihre Konzerngesellschaften (HafenCity Hamburg GmbH, Sondervermögen Stadt und Hafen, Billebogen Entwicklungsgesellschaft mbH & Co. KG, Billebogen Management GmbH, Gesellschaft zur Koordination nachhaltiger Mobilität mbH, Science City Hamburg Bahrenfeld GmbH, HafenCity Immobilienbeteiligungsgesellschaft mbH, HafenCity Immobilien-Objektgesellschaft mbH & Co. KG) sind als städtische Unternehmen verantwortlich für das Management der großen Stadtentwicklungsvorhaben HafenCity, Grasbrook, Billebogen und Science City Hamburg Bahrenfeld. Daneben wurde die HCH mit der Geschäftsbesorgung für das Sondervermögen Stadt und Hafen durch die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) beauftragt. Mit der HafenCity und dem benachbarten Grasbrook, einer der größten innerstädtischen Entwicklungsräume Europas, entstehen auf über 220 Hektar völlig neue maßstabssetzende Innovationsstadtteile mit einem urbanen und maritimen Mix aus Dienstleistungen, Wohnen, Bildung, Freizeit, Einzelhandel, Kultur und Gewerbe. Mit dem 95 Hektar großen Stadtentwicklungsraum Billebogen werden in einem zentral gelegenen und heterogen genutzten Umfeld schwerpunktmäßig neuartige urbane Gewerbe- und Dienstleistungsareale für innovative Produktion und Dienstleistungen realisiert. Mit der Science City Hamburg Bahrenfeld entsteht in Anknüpfung an das vorhandene Wissenschaftscluster aus DESY und Universitätscampus ein urbanes Quartier mit wissenschaftsorientierten öffentlichen Nutzungen, Unternehmensstandorten, Wohnen und weiteren Dienstleistungen. Zur Sicherstellung einer möglichst effizienten, digitalisierten und sachgerechten Erfüllung der vorbezeichneten Aufgaben führt die HCH derzeit ein unternehmensweites Organisations- und Transformationsprojekt ("Projekt Phoenix") durch. Die HCH und ihre Konzerngesellschaften forcieren im Rahmen eines internen Organisations- und Transformationsprojektes zur Optimierung der Geschäftsprozesse eine Modernisierung ihrer IT-Landschaft. Ein Baustein dieses Projekts ist die Einführung eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP). Gegenstand dieser Ausschreibung sind die Zurverfügungstellung von Lizenzen, das Customizing, die Einführung und der Betrieb eines Cloud-basierten ERP-Systems (inkl. Bereitstellung, Administration, Wartung, Aktualisierung, Datenspeicherung/-sicherung und Support) mindestens in deutscher Sprache, welches die kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozesse Planung und Bau von Infrastruktur, Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen, Weiterberechnung von Leistungen innerhalb und außerhalb der HCH-Gruppe sowie Finanzbuchhaltung und Investitionscontrolling aller Gesellschaften der HCH-Gruppe abbildet. Darüber hinaus ist die finanztechnische, inhaltliche Fachberatung zur Ausgestaltung der den Funktionalitäten des ERP-Systems zugrunde liegenden fachlichen Themen und Prozesse im fachlichen Kontext der HCH und deren Konzerngesellschaften zu erbringen.
Interne Kennung: 4cd10a3e-f811-4554-a2e7-05687be1c8a8
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Einzelne Leistungen der Leistungsbeschreibung werden optional anzubieten sein, d.h. diese Leistungen sind vom Bieter anzubieten, werden aber vom Auftraggeber nicht in jedem Fall auch abgerufen. Weitere Einzelheiten zu den Optionen enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden. Neben einer Reihe von obligatorischen Schnittstellen sind die optionale Integration des ERPSystems über Schnittstellen zu den folgenden vorhandenen Systemen ebenfalls Gegenstand des Verfahrens: - Easy Invoice im Zusammenhang mit der Rechnungsprüfung - Trustlog für Bürgschaftsverwaltung - Datev/LODAS für Austausch von buchhalterischen Daten zur Gehaltsbuchhaltung - Budgetantragstool zur Genehmigung von Projektbudgets - Projektkostendatenbank (Eigenprogrammierung) für die Abbildung von Projektkosten im Plan und Ist - Personio für Personalverwaltung sowie die Abrechnung von Leistungsstunden Optionen werden auch eine alternative Umsetzung der Rechnungsprüfung im ERP-System ohne die Verwendung der o.g. Schnittstelle zu Easy Invoice, die Berücksichtigung der DIN276 im Prozess Purchase-to-pay sowie im Controlling und ggf. weitere sein.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Osakaallee 11
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der fünfjährigen Mindestlaufzeit jeweils zwei Mal um weitere zwei Jahre, sofern die HCH das Vertragsverhältnis nicht vorher kündigt. Nach Abschluss dieser beiden Verlängerungsoptionen verlängert sich der Vertrag fortlaufend jeweils um weitere zwei Jahre, sofern nicht eine der Vertragsparteien den Vertrag kündigt. Die Leistungen der Fachberatung erstrecken sich auf die Einführungsphase (inkl. Nachbetreuung nach Go-Live) des ERP-Systems. Weitere Einzelheiten enthält das Vertragswerk, das nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an die ausgewählten Bieter ausgegeben wird. Hinweis zu Ziff. 5.1.3: Die angegebene Anzahl der Verlängerungen versteht sich als Platzhalter in einem Pflichtfeld. Maßgeblich ist die vorstehende Beschreibung der Verlängerungsoptionen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können über die Vergabeplattform "Deutsche eVergabe" abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der HCH erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls über die Vergabeplattform "Deutsche eVergabe" veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob dort weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und ermöglicht Benachrichtigungen bei Bewerberinformationen. 2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum auf der Vergabeplattform genannten Datum an die HCH über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform zu richten. Die HCH behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten. 3. Die in der Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Laufe des Verfahrens bleiben vorbehalten. 4. Teilnahmeanträge (und später auch die Angebote) sind elektronisch über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (bzw. später Angebotsfrist) sind die Teilnahmeanträge (bzw. später Angebote) verschlüsselt, so dass die HCH keinen Zugriff auf diese hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag (bzw. später sein Angebot) bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen oder zurückzuziehen. 5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die HCH kann Ausnahmen zulassen. 6. Die HCH behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, z.B. mangels Wirtschaftlichkeit, aufzuheben. Die HCH weist darauf hin, dass die Beschaffung des ERP-Systems und der Fachberatung unter Gremien- und Budgetvorbehalt steht. Ersatz- oder Entschädigungsansprüche der Bewerber bzw. Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit Einreichung seines Teilnahmeantrags stimmt der Bewerber dem zu. 7. Weitere Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an die ausgewählten Bieter ausgegeben. 8. Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit einer Angebotsaufforderung sowie zeitnaher Einladung zu den Verhandlungsgesprächen. Die Termine für die Verhandlungsgespräche werden gesondert mitgeteilt. Sie werden ggf. per Videokonferenz oder in Hamburg stattfinden. 9. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf sein jeweiliges Angebot. Die HCH ihrerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden. 10. Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine diesbezügliche Vertraulichkeitserklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist. 11. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung gemäß dem entsprechenden Formblatt der Bewerbungsunterlagen abzugeben und die dort genannten Anforderungen zu beachten. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber/ Einzelbieter das Verfahren in Bewerber-/ Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung der HCH zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer. Im Falle von Bewerber-/ Bietergemeinschaften wird die Frage einer etwaigen gesamtschuldnerischen Haftung zum Gegenstand der Verhandlungen gemacht. Die im Teilnahmewettbewerb einzureichende Erklärung der Bewerbergemeinschaft enthält keine gesamtschuldnerische Haftung. 12. Die HCH behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. 13. Die Bewerber bzw. Bieter werden aufgefordert, die Teile ihres Teilnahmeantrags bzw. ihres Angebots, die berechtigterweise Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen (§ 165 Abs. 2, 3 GWB). Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer/ die Rechtsbehelfsinstanz im Falle eines Vergabenachprüfungsverfahrens von der Zustimmung des jeweiligen Bewerbers bzw. Bieters auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte ausgehen. 14. Die HCH wird sich im Laufe des Verfahrens vorbehalten, anhand der Zuschlagskriterien eine Zwischenauswahl derjenigen Bieter vorzunehmen, mit denen das Verfahren fortgesetzt werden soll. Für diese Zwischenauswahl muss es hinreichend wahrscheinlich sein, dass die Verhandlungen nach Maßgabe der Zuschlagskriterien und nach den vorgegebenen Anforderungen mit Blick auf eine etwaige Zuschlagserteilung aussichtsreich erscheinen; die übrigen Bieter werden - nach Wahl der HCH - zurückgestellt oder scheiden aus. Die HCH behält sich in jedem Verfahrensstadium auch ausdrücklich vor, einen oder mehrere "bevorzugte(n) Bieter" auszuwählen und mit diesem/ diesen exklusiv zu verhandeln. Weitere Einzelheiten hierzu werden die Vergabeunterlagen enthalten, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird. 15.Varianten/Alternativangebote ("Nebenangebote") sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Weitere Einzelheiten enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Die Bewerbungsunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Formblätter in den Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen: PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers, ggf. zur zuständigen Niederlassung, Größe des Unternehmens sowie Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen. PL3. Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket ("RUS-Sanktionen"). Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: WL1. Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz (nach den Regelungen des deutschen Handelsgesetzbuches ermittelt, brutto) des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (kein Konzernumsatz) gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen. Die HCH behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die HCH für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer auf gesondertes Verlangen vor. Im Fall von Bewerbergemeinschaften sind die jeweiligen Angaben zum Umsatz für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft kumulativ darzustellen, aber gleichzeitig auch je Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert auszuweisen. Im Fall einer Eignungsleihe, insbesondere bei Nachunternehmern, sind für diese die entsprechenden Nachweise nebst Verpflichtungserklärung einzureichen.
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz (nach den Regelungen des deutschen Handelsgesetzbuches ermittelt, brutto) des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Leistungen (Einführung von ERP-Systemen) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (kein Konzernumsatz) gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen WL3. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz (nach den Regelungen des deutschen Handelsgesetzbuches ermittelt, brutto) des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Leistungen (Fachberatung im Zusammenhang mit der Einführung von ERP-Systemen bzw. bei der fachlichen Ausgestaltung und Einführung von Prozessen sowie fachlichen Grundlagen in den genannten Unternehmensfunktionen) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (kein Konzernumsatz) gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen Mindestanforderung zu WL2: Mindestumsatz: Der Mindestumsatz (brutto) für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Leistungen (Einführung von ERP-Systemen) muss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich mindestens EUR 2,0 Mio. betragen haben. Die HCH behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die HCH für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer auf gesondertes Verlangen vor. Im Fall von Bewerbergemeinschaften sind die jeweiligen Angaben zum Umsatz für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft kumulativ darzustellen, aber gleichzeitig auch je Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert auszuweisen. Im Fall einer Eignungsleihe, insbesondere bei Nachunternehmern, sind für diese die entsprechenden Nachweise nebst Verpflichtungserklärung einzureichen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der beschäftigten deutschsprachigen Fachkräfte (Arbeitnehmer:innen) entsprechend der Definition des § 267 HGB für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich in den letzten drei Jahren (Aufschlüsselung: Wartung/Support, Cloud- bzw. System-Betrieb, Consulting/Einführung (technisch), Consulting/Fachberatung, Entwicklung/Programmierung, sonstige, gesamt) gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen. Mindestanforderung zu TL1: Fachkräfte (Arbeitnehmer:innen): Die Mindestzahl der deutschsprachigen Fachkräfte (Arbeitnehmer:innen) entsprechend der Definition des § 267 HGB (Arbeitnehmer:innen) für die Bereiche Wartung/Support, Cloud-bzw. System-Betrieb, Consulting/Einführung (technisch), Consulting/Fachberatung, Entwicklung/Programmierung muss in den letzten drei Jahren jahresdurchschnittlich mindestens 40 Fachkräfte (Arbeitnehmer:innen) betragen haben. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die HCH für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer auf gesondertes Verlangen vor. Im Fall von Bewerbergemeinschaften sind die jeweiligen Angaben zu den Fachkräften für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft kumulativ darzustellen, aber gleichzeitig auch je Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert auszuweisen. Im Fall einer Eignungsleihe, insbesondere bei Nachunternehmern, sind für diese die entsprechenden Nachweise nebst Verpflichtungserklärung einzureichen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: TL2. Referenzen (Eigenerklärungen) über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen (Einführung eines ERP-Systems, insbesondere in der Baubranche und/oder in öffentlichen Unternehmen) mit „Go-Live“ in den letzten maximal 5 Jahren (maßgeblich ist das Veröffentlichungsdatum der EUAuftragsbekanntmachung) mit den Angaben aus dem Referenzformblatt. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 10 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Mindestanforderung zu TL2: Referenzen: Es muss mindestens eine Referenz für die Einführung von ERP-Systemen in der Baubranche (keine reine Immobilienverwaltung) oder in öffentlichen Unternehmen gemäß der unter TL2 genannten Anforderungen vorgelegt werden. Die HCH behält sich vor, die maßgeblichen Referenzkontakte telefonisch zu kontaktieren und die Erfahrungen der Referenzgeber mit dem Bewerber im Rahmen der Auswahlkriterien bei der Bewertung der Referenzen zu berücksichtigen. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben zu den Referenzen für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Im Fall einer Eignungsleihe, insbesondere bei Nachunternehmern, sind für diese die entsprechenden Nachweise nebst Verpflichtungserklärung einzureichen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: TL3. Referenzen (Eigenerklärungen) über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen (Fachberatung für ERP-Systeme, insbesondere in der Baubranche und/oder in öffentlichen Unternehmen) in den letzten maximal 3 Jahren (maßgeblich ist das Veröffentlichungsdatum der EUAuftragsbekanntmachung) mit den Angaben aus dem Referenzformblatt. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 10 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Mindestanforderung zu TL3: Referenzen: Es muss mindestens eine Referenz für die Fachberatung im Zusammenhang mit ERP-Systemen in der Baubranche (keine reine Immobilienverwaltung) gemäß der unter TL3 genannten Anforderungen vorgelegt werden. Die HCH behält sich vor, die maßgeblichen Referenzkontakte telefonisch zu kontaktieren und die Erfahrungen der Referenzgeber mit dem Bewerber im Rahmen der Auswahlkriterien bei der Bewertung der Referenzen zu berücksichtigen. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben zu den Referenzen für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Im Fall einer Eignungsleihe, insbesondere bei Nachunternehmern, sind für diese die entsprechenden Nachweise nebst Verpflichtungserklärung einzureichen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Nach Prüfung der formellen Anforderungen, der vorzulegenden Angaben und Unterlagen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und der Eignung zur Berufsausübung sowie der Angaben und Unterlagen zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist für die Bewertung der Eignung ausschließlich die technische und berufliche Leistungsfähigkeit entscheidend. Diese wird ausschließlich anhand der gemäß der EU-Auftragsbekanntmachung vorzulegenden Eigenerklärungen zu den verfügbaren Fachkräften (Arbeitnehmer:innen) und den Referenzen bewertet, sofern die Mindestanforderungen erfüllt sind. Die Bewertung der Fachkräfte und Referenzen erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander und jeweils getrennt voneinander auf der Grundlage der nachfolgenden Notenstufen. • 100 Punkte = sehr gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen der HCH in allerhöchstem Maße, • 80 Punkte = gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen der HCH in höchstem Maße, • 60 Punkte = vollbefriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen der HCH in hohem Maße, • 40 Punkte = befriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen der HCH in hinreichendem Maße, • 20 Punkte = ausreichend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen der HCH in gerade noch hinreichendem Maße. Im Bereich zwischen 0 und 100 Punkten können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (in 5-Punkte-Schritten), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunterliegenden geraden Prozentzahl zugeordnet werden. Eine Bewertung mit 10 oder weniger Punkten würde einer völligen Nichterfüllung des Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat. Die maximal erreichbaren Punktzahlen werden mit dem nachfolgenden Gewichtungsfaktor multipliziert. Die jeweils im Rahmen der Bewertung der Fachkräfte (Arbeitnehmer:innen) und Referenzen erzielte Punktzahl wird wie folgt gewichtet: • Fachkräfte = 20% • Referenzen TL2 (Einführung ERP-Systeme) = 50% • Referenzen TL3 (Fachberatung) = 30% Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen addiert und bilden die endgültige Punktzahl. Mit Blick auf die Bewertung der Fachkräfte (Arbeitnehmer:innen) geht die HCH davon aus, dass bei Erreichen der folgenden Werte je Fachgruppe (nur deutschsprachige Fachkräfte!) jahresdurchschnittlich über drei Jahre die Höchstpunktzahl von 100 Punkten erreicht wird („Sättigungsgrenze“): • Wartung/Support = 15 Fachkräfte • Cloud- bzw. System-Betrieb = 20 Fachkräfte • Consulting/Einführung = 20 Fachkräfte • Entwicklung/Programmierung = 20 Fachkräfte • Consulting/Fachberatung = 20 Fachkräfte Die Bewertung der Referenzen „Einführung eines ERP-Systems“ [TL2] erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Mit Blick auf die Bewertung der Referenzen werden solche Referenzen aus der Baubranche und/oder in öffentlichen Unternehmen besonders positiv berücksichtigt, bei denen zudem • Finanzbuchhaltung, • die Berücksichtigung von weiteren Konzerngesellschaften mit gesellschaftsübergreifender Weiterverrechnung von Leistungen, • Finanzen/Liquiditätsmanagement, • Einkauf, • Vertrieb (v.a. Auftragserfassung, Rechnungserstellung, Fakturierung), • Projektplanung/-budgetierung, • Finanzcontrolling sowie • Anbindung einer Bauprojektcontrolling-Software mit Abbildung einer Kostenstruktur in Bezug auf die DIN 276 Auftragsbestandteil waren. Die Bewertung der Referenzen „Fachberatung“ [TL3] erfolgt ebenfalls in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Mit Blick auf die Bewertung der Referenzen werden solche Referenzen, insbesondere aus der Baubranche, besonders positiv berücksichtigt, bei denen Beratungsleistungen in öffentlichen Unternehmen Auftragsbestandteil waren. Die HCH strebt an, bis zu fünf Bieter in das Verhandlungsverfahren einzubeziehen. Sofern keine fünf Bewerber hinsichtlich der Gesamtpunktzahl ähnlich geeignet sind, werden lediglich mindestens drei Bewerber einbezogen (sofern hinreichend geeignet). Bewerber sind ähnlich geeignet, wenn zwischen den Bewerbern mit den Platzierungen 3 und 4 bzw. 4 und 5 kein auffällig großer Abstand bei der Gesamtbepunktung festzustellen ist. Erreichen mehrere Bewerber dieselbe Gesamtpunktzahl und überschreitet die Bewerberzahl die geplante Anzahl der zur Verhandlung aufzufordernden Bewerber, behält sich die HCH vor, die Bieter für die Angebotsphase vorranging nach einer breiten Varianz der in der Angebotsphase vertretenen Systeme auszuwählen und alternativ unter den verbliebenen punktgleichen Bewerbern auszulosen. Hinweis: Bei den vorstehenden Kriterien handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Platzhalter – die Zuschlagskriterien wurden noch nicht festgelegt.
Beschreibung: Die Angabe der Zuschlagskriterien und der Gewichtung (50% Preis, 50% Qualität) an dieser Stelle stellt lediglich einen Platzhalter dar. Die Festlegung der Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung erfolgt erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs. Die Zuschlagskriterien nebst Gewichtung werden den ausgewählten Bietern mit der Angebotsaufforderung zur Verfügung gestellt. Die Zuschlagskriterien nebst Gewichtung weichen also von der Darstellung in dieser Bekanntmachung ab.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Platzhalter – die Zuschlagskriterien wurden noch nicht festgelegt.
Beschreibung: Die Angabe der Zuschlagskriterien und der Gewichtung (50% Preis, 50% Qualität) an dieser Stelle stellt lediglich einen Platzhalter dar. Die Festlegung der Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung erfolgt erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs. Die Zuschlagskriterien nebst Gewichtung werden den ausgewählten Bietern mit der Angebotsaufforderung zur Verfügung gestellt. Die Zuschlagskriterien nebst Gewichtung weichen also von der Darstellung in dieser Bekanntmachung ab.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/08/2025 23:59:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 15/09/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 22/08/2025 23:59:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die HCH weist darauf hin, dass Teilnahmeanträge, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten oder deren Nachweise Mängel aufweisen, ausgeschlossen werden können. Die HCH kann die Bewerber jedoch unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Bewerber können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Bewertung der Teilnahmeanträge anhand der Auswahlkriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Für die später einzureichenden Angebote werden entsprechende Regelungen in den Vergabeunterlagen vorgesehen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Das im Rahmen des Verhandlungsverfahrens angebotene Produkt muss die folgenden Anforderungen zu den in den Vergabeunterlagen festgelegten Zeitpunkten erfüllen: 1. Zertifiziertes Informationssicherheitssystem nach ISO/IEC 27001 [DIN EN ISO/IEC 27001 - 2024-01]. 2. Die im Rahmen der Realisierung der Cloud-Lösung eingesetzten Rechenzentren müssen BSI C5-zertifiziert sein (Vorlage C5Prüfbericht mit Angebotsabgabe; jährlicher Nachweis des C5:2020Testats) oder vergleichbar nach der C5-Äquivalenz-Verordnung. 3. Der Anbieter hat den physischen Ort der Datenverarbeitung offenzulegen. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist nicht zulässig. 4. Einhaltung der allgemein geltenden Datenschutzanforderungen (insb. DSGVO, Bundesdatenschutzgesetz, Hmb. Datenschutzgesetz). 5. Projekt- und Vertragssprache zwischen HCH und Auftragnehmer ist deutsch. 6. Weitere Ausführungsbedingungen enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Freie und Hansestadt Hamburg - Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Informationen über die Überprüfungsfristen: - § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. - Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: HafenCity Hamburg GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Freie und Hansestadt Hamburg - Vergabekammer bei der Finanzbehörde
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: HafenCity Hamburg GmbH
Registrierungsnummer: afe16e09-4fc4-4c82-afda-2861bc0ae8ed
Postanschrift: Osakaallee 11
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 403747260
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: HafenCity Hamburg GmbH
Registrierungsnummer: 17b6f003-16af-41ad-8183-ab22cc980352
Postanschrift: Osakaallee 11
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 403747260
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Registrierungsnummer: f6823cf9-e856-4bc4-949b-0f8b6381e7a0
Postanschrift: Adolphsplatz 3-5
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40428231690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5a5a5431-d684-468d-97d2-e5f3348781c0 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/07/2025 20:13:05 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 483539-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 140/2025
Datum der Veröffentlichung: 24/07/2025