1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2.1.
Verfahren
Titel: Datenerhebung
Beschreibung: Die Auftraggeberin beschafft Leistungen für das von ihr betriebene KulMon (KulturMonitoring). KulMon ist ein einrichtungsübergreifendes und dauerhaftes System für Besucher-Monitoring an Freizeit- und Kultureinrichtungen inklusive touristischen Leistungsträgern (im Folgenden "Einrichtungen" genannt) mit dem Ziel, differenzierte Informationen über deren Besucher/innenstruktur zu gewinnen.
Kennung des Verfahrens: c1d2ab52-6ae8-4460-9942-b69848e0d6e0
Interne Kennung: 1-EU/2025
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79310000 Marktforschung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79300000 Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken, 72300000 Datendienste, 72314000 Datenerhebung und -zusammentragung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4DDD53U2
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Datenerhebung
Beschreibung: Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Erhebung von Daten (Besuchermonitoring), das Bereitstellen eines Dashboards zur Visualisierung der Auswertung der Daten sowie die Durchführung von Bevölkerungsbefragungen. Die Leistungen werden auf der Grundlage eines Rahmenvertrags über Einzelabrufe vergeben. Die Dauer des Rahmenvertrags beträgt 51 Monate.
Interne Kennung: 1-EU/2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79310000 Marktforschung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79300000 Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken, 72300000 Datendienste, 72314000 Datenerhebung und -zusammentragung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 52 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Auftrag wird für den Zeitraum bis zum 31.12.2026 geschlossen ("Vertragsdauer"). Nach Ablauf dieser Vertragsdauer verlängert sich dieser Vertrag in seiner Gesamtheit automatisch, ohne dass es einer gesonderten Vereinbarung bedarf, um jeweils weitere 12 Monate, mithin zunächst bis zum 31.12.2027, dann um weitere 12 Monate bis zum 31.12.2028 und sodann ein letztes Mal um weitere 12 Monate, mithin längstens bis zum 31.12.2029, wobei im Übrigen sämtliche Regelungen dieses Vertrages unverändert fortgelten. Der Vertrag endet jedoch mit Ende der jeweils laufenden Laufzeit, mithin zum 31.12.2026 bzw. zum 31.12.2027 bzw. zum 31.12.2028, wenn SKWK spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Ablauf der automatischen Verlängerung schriftlich widerspricht.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Das Unternehmen verfügt über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung. Das ist durch einen nicht älter als 3 Monate alten Handelsregisterauszug nachzuweisen.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der Bieter muss den Netto-Jahresumsatz, den er in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) erwirtschaftet hat, nachweisen. Gefordert ist ein Netto-Jahresumsatz von mind. EUR 4.500.000,00 EUR Umsatz ohne USt je Geschäftsjahr. Im Fall einer Bietergemeinschaft ist der Gesamtumsatz aller Unternehmen anzugeben, die Umsätze werden für die Erfüllung der Mindestanforderungen kumuliert berücksichtigt. Die Angaben sind in Formblatt 4 einzutragen.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Erklärung darüber, dass der Auftragnehmer im Fall des Zuschlags über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt: Für Sach- und Personenschäden bis zu EUR 2 Million je Schadensereignis (zumindest zweifach maximiert p.a.). Für Vermögensschäden bis zu 500.000 EUR je Schadensereignis. Die Angaben sind in Formblatt 4 einzutragen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Vorstellung des Unternehmens insgesamt (inkl. Gründungsjahr, Standorte in Deutschland, Beschreibung Expertise, Kundenstamm) und der für das Projekt relevanten Tätigkeitsbereiche, es soll insbesondere auf das Vorhandensein von Know-how in folgenden Bereichen eingegangen werden: - Erhebung von Besucher*innendaten durch mündliche Befragungen (Anzahl der Interviews pro Jahr in Deutschland allgemein und gesondert im Kulturbereich) - Erhebung von Besucher-/oder Nutzer*innendaten mit anderen Erhebungsmethoden, insbesondere durch Self-Service, Online-Befragungen und unterstützes Selbstausfüllen (vgl. Leistungsbeschreibung 2.3, Anzahl der befragten Personen pro Jahr in Deutschland allgemein und gesondert im Kulturbereich) - Durchführung von postalischen Bevölkerungsbefragungen (Anzahl der Datensätze pro Jahr in Deutschland allgemein und im Kulturbereich) - Entwicklung und Bereitstellung von interaktiven onlinebasierten Auswertungsplattformen (Dashboard) zur Darstellung und Analyse von Befragungsdaten für End-User (Anzahl und Art der Plattformen) Bei Bietergemeinschaften und Nachunternehmen muss die vorgesehene Aufgabenteilung der beteiligten Unternehmen beschrieben werden. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Anzahl der Mitarbeiter*innen im relevanten leistungsgegenständlichen Einsatzbereich "Steuerung und Durchführung von Datenerhebungen mit mündlichen Interviews und anderen Datenerhebungsmethoden (siehe Leistungsbeschreibung 2.3), Durchführung von postalischen Bevölkerungsbefragungen und Entwicklung und Bereitstellung von interaktiven onlinebasierten Auswertungsplattformen (Dashboard) zur Darstellung und Analyse von Befragungsdaten für End-User in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Unternehmen. Es sind jeweils mindestens 5 Mitarbeiter*innen in den relevanten leistungsgegenständlichen Einsatzbereichen nachzuweisen. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Vorstellung der Projektleitung in den Bereichen Projektplanung/-steuerung und -organisation. Mindestanforderung an Sprachkenntnis und Berufserfahrung Sprachkenntnisse: Arbeitssprachen deutsch (mindestens Kompetenzstufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen), englisch (mindestens Kompetenzstufe B2 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen) Berufserfahrung. Folgende Mindestanforderungen gelten: - mindestens 5 Jahre Berufserfahrung der Projektleitung - Die Berufserfahrung der Projektleitung setzt voraus, dass die Person in diesem Bereich tatsächlich eingesetzt war. - Die Erfahrung mit der Steuerung von internen Projekten des Arbeitgebers ohne Bezug zu externen Stellen, gilt nicht als relevante Berufserfahrung. Es zählt lediglich die auftragsbezogene Projektsteuerung. - Erfahrung mit Datenvisualisierungs- und Dashboard-Lösungen. - Kenntnisse in den in der Leistungsbeschreibung genannten Technologien und Plattformen. Die Angaben sind in Formblatt 3 einzutragen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Unternehmensbezogene Referenz #1 Face-to-Face Befragungen (unter Angabe eines Ansprechpartners beim Referenzgeber einschließlich Kontaktdaten; der AG behält sich vor, beim Referenzgeber telefonisch nachzufragen). Die Referenz muss folgende Mindestanforderung einhalten: - eine Referenz mit dem Inhalt quantitative Face-to-Face-Befragungen in Freizeit-, Kultur- oder Tourismuseinrichtungen (z.B. Museen, Theater, Konzerthäuser, touristische Attraktionen) - die Befragungen der Referenz müssen in den letzten fünf (5) Jahren durchgeführt worden sein - eine Referenz darf sich auch aus mehreren Beauftragungen zusammensetzen, solange der Referenzgeber und der Projektgegenstand der gleiche ist - die Referenz muss Face-to-Face-Befragungen vor Ort umfasst haben - Es müssen mindestens 50.000 Face-to-Face-Befragungen durchgeführt worden sein. Die Angaben sind in Formblatt 5 einzutragen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Unternehmensbezogene Referenz #2 postalische Bevölkerungsbefragung (unter Angabe eines Ansprechpartners beim Referenzgeber einschließlich Kontaktdaten; der AG behält sich vor, beim Referenzgeber telefonisch nachzufragen). Die Referenz muss folgende Mindestanforderung einhalten: - eine Referenz mit dem Inhalt quantitative postalische Bevölkerungsbefragungen in Freizeit-, Kultur- oder Tourismuseinrichtungen (z.B. Museen, Theater, Konzerthäuser, touristische Attraktionen) - die Befragungen der Referenz müssen in den letzten fünf (5) Jahren durchgeführt worden sein - eine Referenz darf sich auch aus mehreren Beauftragungen zusammensetzen, solange der Referenzgeber und der Projektgegenstand der gleiche ist - die Referenz muss postalisch versendete Fragebögen umfassen - Es müssen mindestens 5.000 postalische Befragungen versendet worden sein. Die Angaben sind in Formblatt 5 einzutragen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Unternehmensbezogene Referenz #3 digitale Auswertungsplattform (unter Angabe eines Ansprechpartners beim Referenzgeber einschließlich Kontaktdaten; der AG behält sich vor, beim Referenzgeber telefonisch nachzufragen). Die Referenz muss folgende Mindestanforderung einhalten: - eine Referenz mit dem Inhalt Bereitstellung einer interaktiven onlinebasierten Auswertungsplattform (Dashboard) zur Darstellung und Analyse von Befragungsdaten für End-User - die Referenz muss in den letzten drei (3) Jahren durchgeführt worden sein Die Angaben sind in Formblatt 5 einzutragen.
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Das Unternehmen ist zertifiziert nach ISO 20252. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen. Zudem ist eine Kopie des gültigen Zertifikats einzureichen.
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Das Unternehmen ist zertifiziert nach ISO 9001. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen. Zudem ist eine Kopie des gültigen Zertifikats einzureichen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Das günstigste Angebot erhält 1.000 Punkte. Angebote, die zu 100 % hiervon abweichen, erhalten 0 Punkte. Dazwischen liegende Angebote werden linear interpoliert.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptbewertungen
Beschreibung: Bewertet werden mehrere Konzepte gem. der in der Wertungsmatrix festgelegten Kriterien und des Bewertungsmaßstabs. Die Wertungsmatrix wird mit den Vergabeunterlagen veröffentlicht. Insgesamt können 1.000 Punkte erzielt werden. Zu den Konzepten gehören (i) Umsetzungskonzept Befragungsleistungen KulMon, (ii) Konzept für Maßnahmen der Qualitätssicherung Datenerhebung Face-to-Face KulMon, (iii) Konzept für Maßnahmen Qualitätssicherung Datenerhebung Online-Erhebungen KulMon, (iv) Konzeption Datenkontrolle KulMon, (v) Methodendiskussion der Bevölkerungsbefragung, (vi) Konzeption der eigenen Gestaltung der Funktionen und technischen Umsetzung der onlinebasierten Auswertungsplattform
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 08/08/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 21/08/2025 09:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 4 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gem. § 56 Abs. 2 VgV kann der öffentliche Auftraggeber den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 21/08/2025 10:30:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Rahmenvertrag erstreckt sich über mehrere Jahre. Zudem werden alle Abrufe mit öffentlichen Mitteln finanziert. Diese stammen nicht alle von demselben Auftraggeber. Dementsprechend hängt der Abruf von Leistungen davon ab, dass jeweils entsprechende Haushaltsmittel bereitgestellt werden, um die Abrufe zu finanzieren. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass entsprechende Mittel bereitgestellt werden. Gleichwohl bleiben die Abrufe unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit dieser Mittel, auf die die Auftraggeberin keinen Einfluss hat.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Der Dienstleister wird zunächst 4 Monate benötigen, um die Auftragsdurchführung vorzubereiten. Daran schließt sich der Regelbetrieb an. Dieser kann sinnvoll nur in Jahreszyklen erbracht werden; d.h. vom 01. Januar bis zum 31. Dezember. Würde man den Betrieb vor Ablauf eines Jahres (also im letzten Jahr nach 8 Monaten) enden lassen, würde das zum einen die Preiskalkulation für die Bieter erschweren. Zudem würde der gesamte Ablauf im letzten Jahr durcheinander gebracht werden, weil weniger Zeit für die Datenerhebungen verfügbar wären. Da die Regelvertragslaufzeit auch um lediglich 4 Monate verschoben wird, ist keine erhebliche Beeinträchtigung des Marktes zu besorgen. Insofern überwiegen die Vorteile an einer reibungslosen und vollständigen Abwicklung des Auftrags in Jahreszyklen die Nachteile einer Umstellung der Leistungen im letzten Jahr.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die Rügepflicht des § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer zulässig, a) soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, d) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
Registrierungsnummer: DE 154218985
Postanschrift: Spandauer Damm 19
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 14059
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: 030303044410
Fax: 030303044458
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +493090138316
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a2a9275f-40d0-4595-9d69-458a5ec6c93e - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/07/2025 22:31:42 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 480247-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 139/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/07/2025