Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool

450876-2025 - Ergebnis
Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool
OJ S 130/2025 10/07/2025
Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Berliner Stadtwerke GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool
Beschreibung: Als Tochtergesellschaft der BWB beziehen die BSW die IT-Landschaft sowie Teile der IT-Infrastruktur zur täglichen Arbeit von der Muttergesellschaft, der BWB. Darüber hinaus stellt die BWB die Infrastruktur am aktuellen BSW-Standort bereit, der Betrieb wird teilweise durch die BWB, teilweise durch die BSW gesichert. Sowohl aus strategischer Sicht der BSW, als auch durch einen strategischen Beschluss der BWB wird die IT-Landschaft zukünftig nicht mehr für die Tochtergesellschaft zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Aufbaus einer eigenen IT-Landschaft soll auch ein geeignetes Prozessmanagement Tool eingeführt werden. Aktuell werden Prozesse in den Softwarelösungen Camunda modelliert und anschließend manuell in Confluence abgebildet. Es wird demnach kein Prozessmanagement, sondern lediglich Prozess-dokumentation betrieben. Im Rahmen der Implementierung eines Prozessmanagement Tools werden folgende Ziele/Funktionalitäten verfolgt: - Effizienzsteigerung o Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zur Reduzierung manueller Arbeitsschritte und Verbesserung von Durchlaufzeiten - Transparenz und Kontrolle o Schaffung einer einheitlichen und transparenten Prozesslandschaft zur besseren Kontrolle aller Abläufe - Qualitätsverbesserung o Standardisierung und Dokumentation von Prozessen zur Sicherstellung gleichbleibend hoher Qualitätsstandards - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit o Erhöhung der Anpassungsfähigkeit der Organisation an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen durch flexible Prozessgestaltung - Kostenreduktion o Identifikation und Eliminierung ineffizienter Prozesse und redundanter Aktivitäten zur Senkung der Betriebskosten - Compliance und Risikominimierung o Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien durch umfassende Dokumentations- und Reporting-Funktionen - Mitarbeiterzufriedenheit o Entlastung der Mitarbeitenden durch die Reduzierung administrativer Aufgaben und Verbesserung der Arbeitsabläufe, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation beiträgt Vgl. im Übrigen die Anlage "Leistungsbeschreibung"
Kennung des Verfahrens: 94760e0f-fe2a-4734-a044-f94ca69066cb
Interne Kennung: 1-2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Das Verhandlungsverfahren wird in zwei Phasen durchgeführt: Phase 1 - Teilnahmewettbewerb: Interessierte Unternehmen sind in der derzeit stattfindenden Phase 1 zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Es werden unter allen grundsätzlich geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs 3 Unternehmen ausgewählt, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Für den Fall, dass mehr als 3 grundsätzlich geeignete Bewerber vorliegen, wird unter den Bewerbern anhand von Referenzen beurteilt, wer für die Angebotsphase berücksichtigt wird. Bei den Referenzen werden pro Referenz folgende Aspekte gewertet: -Referenz-Auftraggeber aus der Energie-Branche - 5 Punkte -Prozessautomatisierung mithilfe von Workflows - Punkte -Prozessportal (Übersicht aller Prozesse) - 5 Punkte -Process Governance durch workflowbasierte Prüfung und Freigabe von Prozessmodellen- 5 Punkte Pro Referenz können somit 20 Punkte erzielt werden. Gewertet werden maximal 5 Referenzen. Auch die Mindest-Referenzen werden gewertet. Maximal können somit 100 Punkte erreicht werden. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los. Phase 2 - Angebotsphase: Auf Grundlage der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erarbeiten die Bieter ein erstes Angebot. Nach Einreichung der ersten Angebote wird eine Teststellung des Tools im Rahmen eines Termins stattfinden. Zudem werden Verhandlungen stattfinden Die ausgewählten Bieter werden im Laufe des Verfahrens noch nähere Informationen erhalten. Die Angebote werden auf Grundlage der Zuschlagskriterien bewertet. Die Vergabestelle behält sich vor, bereits auf das Erstangebot ohne Verhandlungen den Zuschlag zu erteilen. Die Vergabestelle behält sich zudem vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen und Endverhandlungen nur mit einem Unternehmen zu führen. Nach ggf. erfolgter Durchführung der Verhandlungen sowie Prüfung und Wertung der Angebote wird dem auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichsten Angebot der Zuschlag erteilt.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Köllnischen Park 1
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10179
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4D445U9M
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool
Beschreibung: Als Tochtergesellschaft der BWB beziehen die BSW die IT-Landschaft sowie Teile der IT-Infrastruktur zur täglichen Arbeit von der Muttergesellschaft, der BWB. Darüber hinaus stellt die BWB die Infrastruktur am aktuellen BSW-Standort bereit, der Betrieb wird teilweise durch die BWB, teilweise durch die BSW gesichert. Sowohl aus strategischer Sicht der BSW, als auch durch einen strategischen Beschluss der BWB wird die IT-Landschaft zukünftig nicht mehr für die Tochtergesellschaft zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Aufbaus einer eigenen IT-Landschaft soll auch ein geeignetes Prozessmanagement Tool eingeführt werden. Aktuell werden Prozesse in den Softwarelösungen Camunda modelliert und anschließend manuell in Confluence abgebildet. Es wird demnach kein Prozessmanagement, sondern lediglich Prozess-dokumentation betrieben. Im Rahmen der Implementierung eines Prozessmanagement Tools werden folgende Ziele/Funktionalitäten verfolgt: - Effizienzsteigerung o Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zur Reduzierung manueller Arbeitsschritte und Verbesserung von Durchlaufzeiten - Transparenz und Kontrolle o Schaffung einer einheitlichen und transparenten Prozesslandschaft zur besseren Kontrolle aller Abläufe - Qualitätsverbesserung o Standardisierung und Dokumentation von Prozessen zur Sicherstellung gleichbleibend hoher Qualitätsstandards - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit o Erhöhung der Anpassungsfähigkeit der Organisation an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen durch flexible Prozessgestaltung - Kostenreduktion o Identifikation und Eliminierung ineffizienter Prozesse und redundanter Aktivitäten zur Senkung der Betriebskosten - Compliance und Risikominimierung o Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien durch umfassende Dokumentations- und Reporting-Funktionen - Mitarbeiterzufriedenheit o Entlastung der Mitarbeitenden durch die Reduzierung administrativer Aufgaben und Verbesserung der Arbeitsabläufe, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation beiträgt Vgl. im Übrigen die Anlage "Leistungsbeschreibung"
Interne Kennung: 1-2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Köllnischen Park 1
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10179
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis Lizenzen
Beschreibung: Niedrigster Preis für die Lizenzen (4 Jahre Laufzeit) erhält 430 Punkte, danach wird linear interpoliert
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 430,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Tagessatz Berater
Beschreibung: Tagessatz Berater (- Support und Troubleshooting - Prozessanalyse und -optimierung - Schulungen und Workshops - Integration weiterer Funktionen/Module) Niedrigster Tagessatz erhält 50 Punkte, danach wird linear interpoliert.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis Betriebsbereitstellung
Beschreibung: Preis für die Betriebsbereitstellung (Implementierung, Konfiguration, etc.). Der niedrigste Preis erhält 85 Punkte. Danach wird linear interpoliert.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 85,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Vorgehensmodells zur Bereitstellung und Rollout des Prozessmanagement Tools (
Beschreibung: Angabe eines Vorgehensmodells zur Bereitstellung und Rollout des Prozessmanagement Tools (max. 3 Folien PPT) Wertung nach Schulnoten: sehr gut = 280 Punkte, gut = 230 Punkte, befriedigend = 170 Punkte, ausreichend = 140 Punkte, mangelhaft = 55 Punkte, ungenügend = 0 Punkte
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 280,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Angabe eines Vorgehensmodells zum Support des Prozessmanagement Tools
Beschreibung: Angabe eines Vorgehensmodells zum Support des Prozessmanagement Tools (max. 3 Folien PPT) Wertung nach Schulnoten: sehr gut = 280 Punkte, gut = 230 Punkte, befriedigend = 170 Punkte, ausreichend = 140 Punkte, mangelhaft = 55 Punkte, ungenügend = 0 Punkte
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 280,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Teststellung
Beschreibung: Teststellung mit 4 Unterkriterien Funktionalität Wertung nach Schulnoten: sehr gut = 94 Punkte, gut = 80 Punkte, befriedigend = 60 Punkte, ausreichend = 45 Punkte, mangelhaft = 20 Punkte, ungenügend = 0 Punkte Benutzerfreundlichkeit Wertung nach Schulnoten: sehr gut = 94 Punkte, gut = 80 Punkte, befriedigend = 60 Punkte, ausreichend = 45 Punkte, mangelhaft = 20 Punkte, ungenügend = 0 Punkte Eindruck Wertung nach Schulnoten: sehr gut = 93 Punkte, gut = 78 Punkte, befriedigend = 58 Punkte, ausreichend = 43 Punkte, mangelhaft = 18 Punkte, ungenügend = 0 Punkte Anpassungsfähigkeit Wertung nach Schulnoten: sehr gut = 94 Punkte, gut = 80 Punkte, befriedigend = 60 Punkte, ausreichend = 45 Punkte, mangelhaft = 20 Punkte, ungenügend = 0 Punkte
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 375,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kann-Anforderungen gem. der Anlage "Anforderungskatalog"
Beschreibung: Kann-Anforderungen gem. der Anlage Anforderungskatalog Insgesamt können maximal 375 Punkte erreicht werden.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 375,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Berliner Stadtwerke GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Beschaffungsdienstleister: Morgenstern Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Lauterer Wettbewerb
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Die genauen Angebotspreise sollen aufgrund des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen nicht veröffentlicht werden. Daher wurde ein fiktiver Wert eingetragen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GBTEC Software AG
Angebot:
Kennung des Angebots: 1-2025
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Lauterer Wettbewerb
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Die genauen Angebotspreise sollen aufgrund des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen nicht veröffentlicht werden. Daher wurde ein fiktiver Wert eingetragen.
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Lauterer Wettbewerb
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Die genauen Angebotspreise sollen aufgrund des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen nicht veröffentlicht werden. Daher wurde ein fiktiver Wert eingetragen.
Vergabe von Unteraufträgen: Ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1-2025
Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool
Datum der Auswahl des Gewinners: 19/06/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 01/07/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 9
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Berliner Stadtwerke GmbH
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Am Köllnischen Park 1
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10179
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (0) 40 - 8081966116
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Morgenstern Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Registrierungsnummer: HRB 64128
Postanschrift: Hohe Bleichen 12
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (0) 40 - 8081966116
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: nicht vorhanden
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: (030) 90138316
Fax: (030) 90137613
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: besteht nicht
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: (030) 90138316
Fax: (030) 90137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: GBTEC Software AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: k.A.
Postanschrift: Gesundheitscampus-Süd 23
Stadt: Bochum
Postleitzahl: 44801
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
E-Mail: info@gbtec.com
Telefon: 0234 97645100
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4714a9ed-c5e0-41d3-8014-087e09631f03 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/07/2025 12:20:33 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 450876-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 130/2025
Datum der Veröffentlichung: 10/07/2025