Öffentliche Ausschreibung 2025 Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Berliner Stadtwerke GmbH - ERP-System sowie optional CRM und Asset-Managament-System 2025-07-04

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Berliner Stadtwerke GmbH

E-Mail: BSW-ERP@morgenstern-legal.com

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2.1.

Verfahren

Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - ERP-System sowie optional CRM und Asset-Managament-System

Beschreibung: Die Mitarbeiter der Berliner Stadtwerke Gruppe nutzen zurzeit das SAP R3 System des Gesellschafters, den Berliner Wasserbetrieben AöR. ("BWB") auf Basis eines Dienstleistungsvertrages. Die Finanz-, Anlagen- und Personalbuchhaltung als auch der Zahlungsverkehr sowie die Einkaufsdienstleistungen > 50 TEUR werden ebenfalls durch die BWB auf Basis mehrerer Dienstleistungsverträge erbracht. Diese Dienstleistungen erfolgen in enger Absprache und Abstimmung der Mitarbeiter beider Unternehmen. Aufgrund dieser Ausgangssituation werden die Berliner Stadtwerke im Rahmen der Einführung einer ERP Software und - optional - eines CRM und Asset Management Systems auch entsprechende aufbauorganisatorische Anpassungen vornehmen und Fachpersonal für die von den BWB übernommenen Aufgaben einstellen. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass das Personal der BWB, die gegenwärtig diese Dienstleistungen erbringen, dies auch zukünftig auf den neuen IT-Systemen erbringen. Im Rahmen der Neuausrichtung der IT-Systeme der Berliner Stadtwerke sind bei der Einführung des neues ERP Software folgende Aspekte (neu) zu definieren bzw. zu entwickeln: - Bereitstellung des neuen ERP Systems als Cloud Lösung auf Basis einer "Software as a Service (SaaS)" Konzeptes - Konzeptionelle Entwicklung der kaufmännischen Prozesse, insbesondere der Prozesse, die aktuell nicht IT-seitig unterstützt werden (z.B. Vertriebsprozesse), aber auch die Optimierung von etablierten Prozessen mit Hilfe und auf Basis der neuen ERP Software - Termingerechte und sinnvolle Datenmigration aus dem bestehenden SAP R3 System in das neue ERP System - Entwicklung eines neuen Rollen- und Berechtigungskonzeptes für die User der neuen ERP Software - Elektronisches Archivierungskonzept auf Basis der Software d.velop DMS, welches vollständig in Microsoft 365 intergiert ist, für die Dokumente, die im Rahmen des ERP Systems verarbeitet werden - Workflow zur elektronischen, mehrstufigen Freigabe von Eingangsrechnungen - Anbindung der unterschiedlichsten Drittsysteme an das neue ERP System und hierbei insbesondere die Anbindung o der Abrechnungssysteme WILKEN, Powercloud und Chargecloud durch weitgehend automatisierte Schnittstellen o des Personalabrechnungssystems (das System steht noch nicht fest, der Service wird aber von einem externen Dienstleister erbracht werden) o der Electronic-Banking-Software "SFirm" o der BI-Software LucaNet (Controlling und Konsolidierung) - Entwicklung eines Rollenorientierten Schulungskonzeptes für die User des neuen ERP Systems - Go-live des neuen ERP Systems in seinen Kernfunktionen zum 01.01.2026 Für eine weitergehende Beschreibung der Leistungen vgl. bitte die Vergabeunterlagen, insb. die Dokumente "Lastenheft" und "Projektrahmen".

Kennung des Verfahrens: e5b93a17-0eb4-43fc-9e0c-138b5fe29ebc

Interne Kennung: 2-2025

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Das Verhandlungsverfahren wird in zwei Phasen durchgeführt: Phase 1 - Teilnahmewettbewerb: Interessierte Unternehmen sind in der derzeit stattfindenden Phase 1 zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf Grundlage der unter Ziffer 4.2.2 dargestellten Vorgehens-weise werden unter allen grundsätzlich geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs 4 bis 10 Unternehmen ausgewählt, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Phase 2 - Angebots- und Verhandlungsphase: Die Vergabeunterlagen werden allen zur Abgabe eines ersten Angebots aufgeforderten Teilnehmern zeitgleich zur Verfügung gestellt. Der geforderte Inhalt der Angebote ist in den Verga-beunterlagen dargestellt, die den im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten und zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerbern zugehen werden. Auf Grundlage dieser Unterlagen erarbeiten die Bieter ein erstes Angebot, das unter anderem konzeptionelle Ausführungen enthalten muss. Im Anschluss an die Einreichung der ersten Angebote werden eine Präsentation sowie Ver-handlungen stattfinden. Die ausgewählten Bieter werden im Laufe des Vergabeverfahrens noch nähere Informationen hierzu erhalten. Die Angebote werden auf Grundlage der Zuschlagskriterien bewertet. Auf dieser Grundlage wird ein Bieterranking erstellt. Die Vergabestelle behält sich vor, bereits auf das Erstangebot ohne Verhandlungen den Zu-schlag zu erteilen. Die Vergabestelle behält sich zudem vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen und Endverhandlungen nur mit einem Unternehmen zu führen. Nach ggf. erfolgter Durchführung der Verhandlungen sowie Prüfung und Wertung der Angebote wird dem auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichsten Angebot der Zuschlag erteilt.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Am Köllnischen Park 1

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10179

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4D4453QM Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren. Stufe 1: Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Stufe 2: Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Stufe 3: Schließlich wird für den Fall, dass mehr als 4 grundsätzlich geeignete Bewerber vorliegen, unter den Bewerbern anhand von folgenden Kriterien beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. - Anteilige, durchschnittliche Umsätze des Vergabegegenstandes (netto) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre Sofern der Geschäftsbericht für das Jahr 2024 noch nicht vorliegt, muss eine belastbare Hochrechnung für den Umsatz für das Jahr 2024 vorgenommen werden. Als Mindestumsatz gelten EUR 3 Mio mit vergleichbaren Leistungen. Ab Erreichen des Mindestumsatzes von 3 Mio. EUR werden Punkte vergeben. Als Höchstgrenze für die Wertung gelten EUR 12 Mio Umsatz mit vergleichbaren Leistungen. Für das Erreichen von EUR 12 Mio. Umsatz mit vergleichbaren Leistungen oder mehr werden maximal 48 Punkte vergeben. In der Spanne zwischen 3 Mio. EUR Umsatz und 12 Mio. EUR Umsatz wird linear interpoliert. - Es werden bis zu 5 Referenzen gewertet. Auch die Mindest-Referenzen werden gewertet. Bei den Referenzen werden folgende Aspekte jeweils mit 3 Punkten gewertet. Daraus folgt, dass für die Referenzen eine Maximal-Punktzahl von 75 Punkten erreicht werden kann. - Generelle Vergleichbarkeit der Referenz - je 3 Punkte pro Referenz - Tätigkeit in der Energiewirtschaft (Branchenfokus) - je 3 Punkte pro Referenz - Implementierung und Betrieb eines Asset Management Systems - je 3 Punkte pro Referenz - Schnittstelle von Drittsystemen an das Hauptbuch - je 3 Punkte pro Referenz - Implementierung und Betrieb eines CRM Systems - je 3 Punkte pro Referenz - Mitarbeiterzahl: Mindestanzahl 30 deutschsprachige Mitarbeitende in Deutschland .150 Mitarbeitende als Obergrenze für Maximalpunktzahl Bewertung: je 10 Mitarbeiter werden 2 Punkte vergeben. Daraus abgeleitet: Mindestpunktzahl: 6 Punkte und Maxi-male Punktzahl: 30 Punkte. Somit können für sämtliche Kriterien addiert insgesamt maximal 153 Punkte erreicht werden. Es werden mindestens 4 und maximal 10 Bewerber für die Angebotsphase ausgewählt. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - ERP-System sowie optional CRM und Asset-Managament-System

Beschreibung: Die Mitarbeiter der Berliner Stadtwerke Gruppe nutzen zurzeit das SAP R3 System des Gesellschafters, den Berliner Wasserbetrieben AöR. ("BWB") auf Basis eines Dienstleistungsvertrages. Die Finanz-, Anlagen- und Personalbuchhaltung als auch der Zahlungsverkehr sowie die Einkaufsdienstleistungen > 50 TEUR werden ebenfalls durch die BWB auf Basis mehrerer Dienstleistungsverträge erbracht. Diese Dienstleistungen erfolgen in enger Absprache und Abstimmung der Mitarbeiter beider Unternehmen. Aufgrund dieser Ausgangssituation werden die Berliner Stadtwerke im Rahmen der Einführung einer ERP Software und - optional - eines CRM und Asset Management Systems auch entsprechende aufbauorganisatorische Anpassungen vornehmen und Fachpersonal für die von den BWB übernommenen Aufgaben einstellen. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass das Personal der BWB, die gegenwärtig diese Dienstleistungen erbringen, dies auch zukünftig auf den neuen IT-Systemen erbringen. Im Rahmen der Neuausrichtung der IT-Systeme der Berliner Stadtwerke sind bei der Einführung des neues ERP Software folgende Aspekte (neu) zu definieren bzw. zu entwickeln: - Bereitstellung des neuen ERP Systems als Cloud Lösung auf Basis einer "Software as a Service (SaaS)" Konzeptes - Konzeptionelle Entwicklung der kaufmännischen Prozesse, insbesondere der Prozesse, die aktuell nicht IT-seitig unterstützt werden (z.B. Vertriebsprozesse), aber auch die Optimierung von etablierten Prozessen mit Hilfe und auf Basis der neuen ERP Software - Termingerechte und sinnvolle Datenmigration aus dem bestehenden SAP R3 System in das neue ERP System - Entwicklung eines neuen Rollen- und Berechtigungskonzeptes für die User der neuen ERP Software - Elektronisches Archivierungskonzept auf Basis der Software d.velop DMS, welches vollständig in Microsoft 365 intergiert ist, für die Dokumente, die im Rahmen des ERP Systems verarbeitet werden - Workflow zur elektronischen, mehrstufigen Freigabe von Eingangsrechnungen - Anbindung der unterschiedlichsten Drittsysteme an das neue ERP System und hierbei insbesondere die Anbindung o der Abrechnungssysteme WILKEN, Powercloud und Chargecloud durch weitgehend automatisierte Schnittstellen o des Personalabrechnungssystems (das System steht noch nicht fest, der Service wird aber von einem externen Dienstleister erbracht werden) o der Electronic-Banking-Software "SFirm" o der BI-Software LucaNet (Controlling und Konsolidierung) - Entwicklung eines Rollenorientierten Schulungskonzeptes für die User des neuen ERP Systems - Go-live des neuen ERP Systems in seinen Kernfunktionen zum 01.01.2026 Für eine weitergehende Beschreibung der Leistungen vgl. bitte die Vergabeunterlagen, insb. die Dokumente "Lastenheft" und "Projektrahmen".

Interne Kennung: 2-2025

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Am Köllnischen Park 1

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10179

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbegrenzt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Betriebskonzept - (max. 5 Seiten) - Serviceprozesse/ Servicequalität/ Support - max. 6 Punkte

Beschreibung: Vom Bieter wird mit Angebotsabgabe ein Konzept zum Technischen Betrieb des Systems gem. Kapitel 4 des Lastenheftes erwartet. Wird der vorgegebene Umfang von 5 Seiten überschritten, werden nur die ersten 5 Seiten gewertet. Auf folgende Aspekte sollen die Bieter insbesondere eingehen: - Umsetzung der Anforderungen gem. Leistungsbeschreibung - Mitwirkungspflichten des AG - Reporting, Hotline bzw. Service Desk, Problem-Management - Bereitstellung Services - Einhaltung Services - Separate Kapitel für die Optionalen Softwarepakete CRM und Asset Management aufge-führt