Öffentliche Ausschreibung Berlin 2025 Deutschland – Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen – RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026 2025-06-20

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: gematik GmbH

E-Mail: vergabestelle@gematik.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026

Beschreibung: Der Inhalt des Rahmenvertrages umfasst die Planung und Durchführung von hochwertigen virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Der Auftraggeber beauftragt pro Jahr erfahrungsgemäß mindestens fünf solcher Veranstaltungen und geht davon aus, dass dies auch unter diesem Rahmenvertrag so sein wird. Allerdings besteht dahingehend keine Abrufverpflichtung im Sinne einer Mindestabrufmenge durch den Auftraggeber (AG)! Der Höchstwert des Rahmenvertrages beträgt 370.000,00 EUR. Der Abruf von Leistungen wird unter diesem Rahmenvertrag zudem erst erfolgen, wenn der derzeitige Bestands-Rahmenvertrag ausgeschöpft ist.

Kennung des Verfahrens: d61136b8-3c26-42a7-b841-2cccdc58e9ef

Interne Kennung: 2024-0112

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Berlin

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 370 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YTC3BPJED 1) Die gematik führte dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch; 2) Mit dem Angebot waren sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes waren die von der Vergabestelle auf der angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behielt sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter hatten keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 3) Soweit Auskünfte erforderlich wurden, waren Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren fand nicht statt; 5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch;

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026

Beschreibung: Die gematik plant pro Jahr: - 6 hybride Veranstaltungen mit Break-Out-Sessions - 4 VIP-Veranstaltungen, Extra-Veranstaltungen, z. B. mit Ministern, ausländischen Staatsgästen, hochrangige CEOs aus dem Gesundheitswesen - Vor-Ort-Streaming-Veranstaltungen, wo die gematik Host und Moderator ist, z. B. Veranstaltungen im Kontext Security - Hybride Veranstaltung für den IOP Expertenkreis Unter hybriden Veranstaltungen wird verstanden: - Format rein virtuell oder hybrid - hybride Veranstaltungen inkludieren mindestens einen Ort, an dem zusätzlich Technik für die Veranstaltung aufgebaut werden muss - Veranstaltungen können mit und ohne Publikum stattfinden - Publikum wird online und/oder vor Ort interaktiv eingebunden

Interne Kennung: 2024-0112

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Berlin

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 12 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: Dieser Rahmenvertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und endet, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf nach 1 (einem) Jahr. Der Auftraggeber hat das Recht, diesen Vertrag 2 (zwei) Mal mit einer Frist von 1 Monat vor dem jeweiligen Vertragsende um jeweils 3 (drei) Monate zu verlängern.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Gesamtwertungspreis (netto)

Beschreibung: Für die Ermittlung der Zuschlagspunktzahl wird der kalkulative Gesamtwertungspreis (netto) wie folgt umgerechnet und in eine Punkteskala von 0 bis 100 Zuschlagspunkten übersetzt: 100 Punkte erhält das Angebot mit dem günstigsten Gesamtpauschalpreis. Ein fiktives Angebot mit einem kalkulativen Gesamtwertungspreis (netto) vom Zweifachen des günstigsten kalkulativen Gesamtwertungspreis (netto) erhält 0 Punkte. Zur Berechnung des Abstands der teureren Angebote wird zwischen diesen Werten linear interpoliert (bis zu zwei Stellen nach dem Komma). Kalkulative Gesamtwertungspreise (netto), die teurer als das fiktive Angebot sind, erhalten ebenfalls null Wertungspunkte Preis. Die so errechnete Punktzahl ergibt die Wertungspunktzahl für den Preis und geht mit einer Gewichtung von 70% in die Gesamtzuschlagspunktzahl ein.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 70,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Leistungserbringungskonzept

Beschreibung: Es können maximal 50 Wertungspunkte erreicht werden: 50 Pkt. = Die Qualität des Konzepts wird insgesamt mit sehr gut bewertet. Das Konzept lässt eine besonders hohe Leistungsqualität erwarten, da es sehr gute fachliche Angaben enthält und diese anschaulich, detailliert und sehr gut nachvollziehbar beschreibt. Prognostisch werden die Leistungsziele damit vollständig und problemlos erreicht oder punktuell sogar übertroffen. 40 Pkt. = Die Qualität des Konzepts wird insgesamt mit gut bewertet. Das Konzept lässt eine überdurchschnittliche Leistungsqualität erwarten, da es gute fachliche Angaben enthält und diese anschaulich und gut nachvollziehbar beschreibt. Prognostisch werden die Leistungsziele damit vollständig und problemlos erreicht. 30 Pkt. = Die Qualität des Konzepts wird insgesamt mit befriedigend bewertet. Das Konzept lässt eine durchschnittliche Leistungsqualität erwarten, da es befriedigende fachliche Angaben enthält und diese mit geringen Einschränkungen nachvollziehbar beschreibt. Prognostisch werden die Leistungsziele damit weitgehend vollständig und weitgehend problemlos erreicht. 20 Pkt. = Die Qualität des Konzepts wird insgesamt mit ausreichend bewertet. Das Konzept lässt eine ausreichende Leistungsqualität erwarten, da es lediglich wenig detaillierte, aber im Kern nachvollziehbare fachliche Angaben enthält und diese mit Einschränkungen nachvollziehbar beschreibt. Prognostisch werden die Leistungsziele damit überwiegend erreicht. 10 Pkt. = Die Qualität des Konzepts wird insgesamt mit mangelhaft bewertet. Das Konzept lässt lediglich eine mangelhafte Leistungsqualität erwarten, da es nur skizzenhaft sowie nur mit Einschränkungen nachvollziehbare fachliche Angaben enthält und diese kaum nachvollziehbar beschreibt. Prognostisch werden die Leistungsziele nur sehr schwer erreicht. 0 Pkt. = Die Qualität des Konzepts wird insgesamt mit ungenügend bewertet. Das Konzept lässt lediglich eine ungenügende Leistungsqualität erwarten, da es zahlreiche gravierende Mängel enthält und/oder fachlich ungenügend ist und die Beschreibung im Konzept fehlt bzw. weitgehend unvollständig bleibt. Prognostisch werden die Leistungsziele damit nicht erreicht. Die so erreichte Wertungspunktzahl für das Leistungskonzept geht in die Summe der Wertungspunktzahl für die Qualität ein. Diese Summe geht mit einer Gewichtung von 30% in die Gesamtzuschlagspunktzahl ein.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Steckbrief

Beschreibung: Es können maximal 50 Wertungspunkte erreicht werden. Der Auftraggeber wird für die zwei zu benennenden Personen (Key-Account-Manager und Stellvertretung) jeweils die Anzahl der in den letzten 3 Jahren durchgeführten Veranstaltungen bewerten. Die letzten 3 Jahre beinhalten die Jahre 2022, 2023, 2024 und das angefangene Jahr 2025. Die Bewertung erfolgt anhand folgender Vorgaben: 25 Pkt. = Die benannte Person hat 30 und mehr Veranstaltungen in den letzten 3 Jahren durchgeführt. 12 Pkt. = Die benannte Person hat mehr als 20 aber weniger als 30 Veranstaltungen in den letzten 3 Jahren durchgeführt. 6 Pkt. = Die benannte Person hat mehr als 10 aber weniger als 20 Veranstaltungen in den letzten 3 Jahren durchgeführt. Die so erreichte Wertungspunktzahl für den Steckbrief Personenprofil Key-Account-Manager geht in die Summe der Wertungspunktzahl für die Qualität ein. Diese Summe geht mit einer Gewichtung von 30% in die Gesamtzuschlagspunktzahl ein.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes

Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: gematik GmbH

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 370 000,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 370 000,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: NIKKUS Conference Solutions GmbH

Unterauftragnehmer des Gewinners:

Offizielle Bezeichnung: Event und Regie - Kommunikation aus Sachsen GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 4 - 495384

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Ja

Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein

Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein

Beschreibung: Regisseurleistungen

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: NIKKUS Conference Solutions GmbH, 10829 Berlin

Datum des Vertragsabschlusses: 09/06/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 7

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 7

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 7

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinstunternehmen