1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hamburg Tourismus GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Tourist Information als digitale Service-Plattform
Beschreibung: Ausschreibung zur Beauftragung einer Agentur für die Konzpetion und Entwicklung einer digitalen 360° Kundenservice-Plattform für Hamburg. Ziel ist es, Touristen durch moderne, technologiegestützte Services umfassend zu informieren, zu beraten und Buchungsmöglichkeiten anzubieten, um den veränderten Erwartungen heutiger Reisender gerecht zu werden. Der neue Service soll eine integrierte Nutzererfahrung bieten, indem bestehende und neue Kontaktpunkte intelligent vernetzt werden.
Kennung des Verfahrens: b0935324-a918-4c27-980d-f8cdc480a864
Interne Kennung: HHTTL01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63513000 Touristeninformation
2.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Der gelieferte Leistungsgegenstand (digitale Service-Plattform) soll in deutscher Sprache bedienbar sein/ angewendet werden können.
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 500 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YNS5KQ4
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schweres berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Tourist Information als digitale Service-Plattform
Beschreibung: Das Projekt gliedert sich in zwei Projektphasen. In der ersten Phase soll ein Konzept erarbeitet und ein Implementierungsplan aufgestellt werden. In der zweiten Phase soll eine schrittweise technische Implementierung erfolgen. Phase 1: Erarbeitung eines Konzeptes und Implementierungsplans Die Agentur entwickelt ein ganzheitliches, umsetzungsreifes Konzept für eine digitale 360° Kundenservice-Plattform. Folgende Aufgaben sind Teil des Projekts: - Analyse der Ausgangssituation: Bspw. über Bewertung vorhandener Services, Systeme und Nutzerinteraktionen. Identifikation von Lücken und Potenzialen. - Nutzerzentrierte Zielgruppenanalyse und Use Cases: Analyse der Zielgruppen sowie Entwicklung von User Journeys entlang zentraler Touchpoints. Ableitung von wichtigen Anwendungsszenarien (z. B. Inspiration, Beratung, Buchung, mobile Inspiration oder Interaktionen am Point of Interest). - Kanalstrategie und technologische Architektur: Definition geeigneter Kanäle und Formate (z. B. Messenger, Chatbots, externe DOOH), inklusive Auswahl passender Kommunikationsmodalitäten und Technologien (Text, Sprache, Video, KI- oder menschlich unterstützt). Dabei Berücksichtigung bestehender Systeme sowie bestehender Daten-Infrastruktur. - Entwicklung eines Modularen 360° Servicekonzepts Darstellung aller relevanten Services und deren Interaktion entlang der Customer Journey - inklusive Möglichkeiten der Personalisierung. - Systemarchitektur & Integration: Grobkonzeption der technischen Architektur inkl. Schnittstellen zu bestehenden technischen Infrastrukturen wie Knowledge Quellen, CRM-Tool, Website, App und Callcenter. - Roadmap & Projektplan: Erstellung eines phasenweisen Implementierungsplans mit technischer Priorisierung, Ressourcenplanung und Grobkostenschätzung. Phase 2: Umsetzung und technische Implementierung Nach Freigabe des Konzeptes erfolgt die schrittweise Realisierung durch die Agentur, mit folgenden Leistungen: - Realisierung der Servicebausteine: Umsetzung priorisierter Komponenten wie Chatbot, WhatsApp-Integration, Voice-Interfaces oder Buchungsanbindung. Berücksichtigung der Nutzung der zentralen Knowledge Base in allen Kanälen. - Konfiguration und Optimierung der User Journeys: Bereitstellung einer zentralen Interaktions-Lösung sowie Umsetzung der vordefinierten User Journeys. - Systemintegration: Anbindung an relevante Schnittstellen (z. B. CRM, CMS, Buchungssystem, App). Sicherstellung von Datenkonsistenzen. - Frontend-Design und UX: Gestaltung und Implementierung benutzerfreundlicher Interfaces - responsive, barrierefrei und CI-konform. - Test & Qualitätssicherung: Durchführung technischer Funktionstests und Nutzerfeedback-Schleifen. Sicherstellung der DSGVO-Compliance. - Schulung & Wissenstransfer: Training interner Teams zur redaktionellen Pflege der Knowledge Base, Steuerung der Systeme und Nutzung von Analyse-Tools. - Betrieb und Weiterentwicklung (optional): Angebot zur langfristigen technischen Betreuung, Wartung und Weiterentwicklung der Lösung.
Interne Kennung: HHTTL01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63513000 Touristeninformation
5.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Der gelieferte Leistungsgegenstand (digitale Service-Plattform) soll in deutscher Sprache bedienbar sein/ angewendet werden können.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Der nachzuweisende Mindestumsatz (netto) der letzten 3 Geschäftsjahre muss im Bereich Kundenkommunikations-Plattform im Durchschnitt mindestens EUR 500.000 pro Jahr betragen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Die nachzuweisende Zahl vergleichbarer Referenzen muss mindestens drei und höchstens fünf Referenzen betragen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/Referenzprojekten in den letzten maximal 5 Jahren (Eigenerklärungen; Stichtag 01.05.2025). Maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Referenzen, die einen möglichst ähnlichen Ausschreibungsgegenstand. Bitte differenzieren Sie zwischen der erbrachten Konzeptionsleistung sowie der (technischen) Implementierungsleistung. Bitte gehen Sie darauf ein, ob ein Branchenbezug zum Tourismus gegeben war. Die Referenzprojekte können innerhalb der letzten 5 Jahre begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen worden sein. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Bitte reichen Sie nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung: Die nachzuweisende Zahl der Beschäftigten für die maßgeblichen Bereiche bzw. Geschäftsbereiche (Konzeption und technische Umsetzung) in den letzten 3 Jahren muss jeweils mindestens 3 Mitarbeiter pro Jahr betragen.
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung: Angaben zum vorgesehenen Team: - Position - Name - Berufliche Ausbildung/ Studium - Level (Junior/ Senior) - Branchenerfahrung "Tourismus" - Beschäftigungsverhältnis (fest/frei)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 15/07/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/06/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Hamburg Tourismus GmbH weist darauf hin, dass gemäß § 56 Abs. 2 VgV Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten oder deren Nachweise Mängel aufweisen, ausgeschlossen werden können. Die Hamburg Tourismus GmbH kann die Bieter jedoch unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Bieter können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Achtung: Soweit die Nachforderung von einzelnen leistungsbezogenen Erklärungen und Nachweisen nach den vorstehenden Regelungen im Einzelfall unzulässig ist, weil diese wertungsrelevant sind, führt das Fehlen nicht automatisch zum Ausschluss, sondern wird ggf. bei der Angebotswertung berücksichtigt. Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch Hamburg Tourismus GmbH innerhalb einer von dieser festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen. Kommt der Bieter dem nicht binnen der von der Hamburg Tourismus GmbH gesetzten Frist ordnungsgemäß und vollständig nach, wird das Angebot ausgeschlossen. Über etwaige Nachforderungen werden die betroffenen Bieter über die Vergabeplattform informiert.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften alle Mitglieder) haben mit ihrem Teilnahmeantrag folgende Eigenerklärungen abzugeben (Ausschlusskriterium): 1. Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hmb. Vergabegesetz; 2. Verpflichtungserklärung Korruption; 3. Vertraulichkeitserklärung. Die in den Bewerbungsunterlagen beigefügten Formblätter sind zwingend zu verwenden.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen nachzuweisen: Personenschäden 3.000.000 EUR, Vermögens- und sonstige Schäden 3.000.000 EUR je Schadensereignis.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Finanzbehörde - Vergabekammer (FB VK)
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Hamburg Tourismus GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Finanzbehörde - Vergabekammer (FB VK)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Hamburg Tourismus GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hamburg Tourismus GmbH
Registrierungsnummer: HRB 24469
Postanschrift: Wexstraße 7
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4030051-300
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde - Vergabekammer (FB VK)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4042823-1690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 49efaa0c-816d-4dac-9a4f-7442931b5132 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/05/2025 11:50:40 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 335463-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 99/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/05/2025