1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Projekt POLYTON
Beschreibung: Der Auftraggeber beauftragt Auftragnehmer:in mit der Planung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung des POLYTON Projekts im Zeitraum Juli 2025 bis März 20265. Das POLYTON Projekt umfasst die drei nachfolgenden Projektbestandteile: das POLYTON Event, die Akademie-Veranstaltungen und die den Projektzeitraum begleitenden Werkleistungen.
Kennung des Verfahrens: d7df3b5b-4f1c-4503-a5c6-ae219af27e0c
Interne Kennung: EU-V-01/2025
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79953000 Organisation von Festivals
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79954000 Organisation von Parties, 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport, 79416200 Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, 79952000 Event-Organisation, 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 904 500,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8L5K68
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Projekt POLYTON
Beschreibung: Die Initiative Musik ist die zentrale Fördereinrichtung des Bundes für Popularmusik und Jazz. Künstler:innen und ihre Musik stehen im Mittelpunkt ihrer kulturwirtschaftlichen Arbeit. Durch gezielte Programme und Aktivitäten bietet sie Raum für künstlerische Weiterentwicklung und wirtschaftliches Wachstum. Die Initiative Musik setzt sich für eine vielfältige Musiklandschaft mit zukunftsfähigen ökonomischen Strukturen und einem klaren Bekenntnis zu ökologischer Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit ein. Sie ist ihren Leitlinien verpflichtet (vgl. https://www.initiative-musik.de/ueber-uns/) und unterstützt Künstler:innen, die Livemusikszene sowie Musikunternehmen in ganz Deutschland bei der Umsetzung ihrer Projekte und fördert Netzwerk- und Infrastrukturen. Als Veranstalterin von drei Musikpreisen - POLYTON, Deutscher Jazzpreis und APPLAUS Award - fördert die Initiative Musik herausragende Talente und Spielstätten und trägt zu ihrer Sichtbarkeit bei. Durch den German Music Export stärkt sie Musikschaffende bei ihrer Internationalisierung und positioniert den Musikstandort Deutschland sowohl im In- als auch im Ausland. Der Auftraggeber ist Trägerin der Akademie für Populäre Musik. Diese ist ein Netzwerk aus in Deutschland lebenden Musikschaffenden. Die Mission dieser Gemeinschaft ist es, die Perspektiven der hiesigen Musikschaffenden abseits konventioneller Branchenstrukturen zu verknüpfen und deren Interessen durch eine organisationale Struktur zu stärken. Mit diesem Ziel vergibt die Akademie für Populäre Musik seit 2023 den Musikpreis POLYTON im Rahmen einer dreitägigen Veranstaltung (nachfolgend "POLYTON Event") sowie begleitet von zusätzlichen Akademie-Veranstaltungen und kontinuierlichen Leistungen über einen Zeitraum von neun Monaten zwischen Juli 2025 und März 2026. Hinweis: Für die Durchführung des Vorhabens stehen dem Auftraggeber Haushaltsmittel in Höhe von EUR 904.500 zuzüglich Umsatzsteuer zur Verfügung. Angebote, die diesen Wert übersteigen, wird der Auftraggeber von dem Vergabeverfahren ausschließen.
Interne Kennung: EU-V-01/2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79953000 Organisation von Festivals
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79954000 Organisation von Parties, 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport, 79416200 Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, 79952000 Event-Organisation, 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 9 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Aktueller Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate ab Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung sein.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Der Bieter erklärt mit Abgabe der Anlage 10 für den Fall der Zuschlagserteilung, spätestens mit Beginn der Auftragsausführung, über eine Haftpflichtversicherung i.H.v. mindestens 1 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Schadensereignis und für Vermögensschäden i.H.v. mindestens 250.000 EUR je Schadensereignis zu verfügen und den den Nachweis hierüber binnen 14 Tagen vorzulegen. Der Nachweis ist durch eine verbindliche Deckungsbestätigung, rechtsverbindliche Erklärung über den Abschluss einer entsprechenden Erklärung im Auftragsfall oder durch Vorlage des Versicherungsscheines (in Kopie) zu führen.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit": Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgenden Angabe hervorgehen muss: Angabe des durchschnittlichen Netto-Jahresumsatzes in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der durchschnittliche jährliche Netto-Jahresumsatz muss in allen Jahren mindestens 250.000 EUR betragen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Formblatt "Technische und berufliche Leistungsfähigkeit": Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgende Angabe hervorgehen muss: o Anzahl der vom Bieter beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren machen. Gezählt werden fest beim Bieter angestellte Mitarbeitende. Die Mitarbeitendenanzahl ist in Vollzeitäquivalenten auszuweisen. o Dabei gilt zusätzlich folgende Mindestanforderung: Der Bieter verfügte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich über eine Mitarbeiteranzahl von mindestens 10 Mitarbeitenden pro Jahr im Bereich "Projektmanagement im Bereich Veranstaltungen".
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Formblatt "Referenzen": Der Bieter hat mit seinem Angebot mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt aus den letzten drei Jahren einreichen. Ein Projekt wird in dem Zeitraum durchgeführt, wenn die durchgeführte Veranstaltung mindestens während eines Jahres im relevanten Zeitraum lag. Vergleichbar sind Leistungen, die dem Auftragsgegenstand und Funktionsumfang des Auftragsgegenstands nahekommen oder ähneln und in Umfang, Komplexität (Vielschichtigkeit) und Schwierigkeitsgrad den ausgeschriebenen Leistungen entsprechen. Jede Referenz muss insbesondere hinsichtlich der folgenden Anforderungen vergleichbar sein: o Das Referenzprojekt umfasst eine mehrtägige Veranstaltung, die sowohl die Organisation eines Konzerts als auch die Planung und Durchführung von öffentlichen Talks, Workshops oder Keynotes beinhaltet. o Das Referenzprojekt umfasst eine öffentlich geförderte Veranstaltung mit Teilnahme von Personen des öffentlichen Lebens und erfüllt vergleichbare Anforderungen an Service, Sicherheit, Logistik und weitere Aspekte. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit der Prüfung vorgelegter Referenzen einverstanden.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Kennzahl P
Beschreibung: Die Kennzahl P wird anhand des Preisblatts (Anlage 04) berechnet. Der Bieter kann hier maximal 400 Wertungspunkte erreichen. Die Kennzahl P geht danach mit einer Gewichtung von 40 % in die Berechnung des Wertes Z ein. Einzelheiten zur Wertungsformel sind den Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kennzahl L
Beschreibung: Die Kennzahl L wird anhand der in der Bewertungsmatrix (Anlage 05) aufgeführten Bewertungskriterien berechnet. Insgesamt kann der Bieter hier maximal 600 Leistungspunkte erreichen. Das errechnete Produkt geht somit mit einer Gewichtung von 60 % in die Berechnung des Wertes Z ein.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 17/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 24/06/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 3 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, vgl. § 56 VgV.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Bund
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die Rügepflicht des § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer zulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH
Registrierungsnummer: HRB 110268 B
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +4930531475450
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Bund
Registrierungsnummer: 0228/9499-0
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +492289499-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 70fb0944-6469-4eda-b20e-59f4456c9e65 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/05/2025 18:18:43 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 329600-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 98/2025
Datum der Veröffentlichung: 22/05/2025