1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: IT-Lösung für Konsolidierung, Redaktions- und ESG-Datenmanagement sowie Cash Management
Beschreibung: Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mit beschränkter Haftung (nachfolgend „HOWOGE“) ist eines der sechs kommunalen Wohnungsunternehmen des Landes Berlin. Kernelement der Unternehmensstrategie ist der soziale Auftrag. Denn eine Wohnungsbaugesellschaft trägt nicht nur Verantwortung für ihre Mieter:innen, sondern für die gesamte Stadt. Mit einem eigenen Wohnungsbestand von rund 81.600 Wohnungen gehört das Unternehmen zu den größten Vermietern deutschlandweit. Die HOWOGE gehört zu den größten Projektentwicklern Deutschlands. Die HOWOGE will ihr Wohnungsportfolio insbesondere durch Neubau mittel- bis langfristig auf rund 100.000 Wohnungen erweitern. Als Teil der Berliner Schulbauoffensive übernimmt die HOWOGE für das Land Berlin den Neubau und die Großsanierungen von Schulen. Die HOWOGE erstellt die Jahresabschlüsse der Tochtergesellschaften und den Konzernabschluss mit einem zusammengefassten Lagebericht nach HGB sowie nach IFRS. Aufgrund ihrer Kapitalmarkorientierung ist die HOWOGE verpflichtet halbjährlich einen Konzernabschluss nach IFRS und jährlich nach HGB zu erstellen. Der Konzern besteht derzeit aus 22 Einzelgesellschaften. Die HOWOGE hat den Bericht zum Geschäftsjahr 2024 als integrierten Finanzbericht veröffentlicht. Er enthält die finanzielle und die nichtfinanzielle Berichterstattung und wird den Anforderungen aus der CSRD in Verbindung mit den ESRS in vollem Umfang gerecht. Bereitstellung einer IT-Lösung für Konsolidierung, Redaktions- und ESG-Datenmanagement sowie Cash Management als Software as a Service (SaaS) in einer private Cloud inkl. Implementierung, Anwenderschulung, Wartung und Support.
Kennung des Verfahrens: f092b934-f32d-40d4-b7f9-4eaa9aa91b3c
Interne Kennung: VG-054-25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlijn
Postleitzahl: 10367
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: IT-Lösung für Konsolidierung, Redaktions- und ESG-Datenmanagement sowie Cash Management
Beschreibung: Die Funktionalitäten der zu beschaffenden IT-Lösung sind: 1. Allgemein: a. Die Implementierung des Konsolidierungstools, einschließlich User-Schulung, ist zwingend bis zum 31.10.2025 abzuschließen, damit die fristgerechte Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses 2025 sichergestellt ist. 2. Konsolidierungstool zur automatisierten Erstellung von (Konzern-) Abschlüssen: a. Konsolidierungsperioden: Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. b. Konsolidierungskreis: Abbildung komplexer Konzern- und Konsolidierungsstrukturen inkl. Teilkonzernen mit parallelen Bewertungsebenen für HGB und IFRS. c. Kontenrahmen: vordefinierte Kontenstrukturen (Bilanz, GuV, Cashflow, Spiegel etc.) nach HGB und IFRS. d. vollautomatisierter Konsolidierungslauf über sämtliche Konsolidierungsschritte (Kapital-, Schulden-, Aufwands-, Ertragskonsolidierung sowie Zwischenergebniseliminierung). e. Intercompany-Abstimmung: systemgestützte dezentrale IC-Vorabstimmung. f. Datenimport: Schnittstellen zu SAP S/4HANA und SAP BW/4HANA zur Übernahme von Sachkonten und Kontierungsinformationen. g. umfangreiche Reportingfunktionen inkl. Konzernspiegel, Kapitalflussrechnung, Segmentberichterstattung und digitalem Finanzbericht. 3. Redaktionsmanagement: a. organisationsübergreifende Zusammenarbeit, um mit einer Vielzahl interner Mitarbeitenden und auch externen Dienstleistern an den Dokumenten für den Konzernbericht zu arbeiten. b. Erzeugung eines HGB und IFRS-Konzernberichtes inkl. Konzernlagebericht mit Nachhaltigkeitserklärung nach CSRD, Konzernabschluss und Anhang. c. Erzeugung eines prüfsicheren Berichtes mit einheitlichem, repräsentativen Corporate Design. 4. ESG-Datenmanagement: a. Anleitung/Unterstützung bei der Erzeugung der nichtfinanziellen Kennzahlen nach HGB, IFRS und CSRD/ ESRS/ EU-Taxonomie. b. Datenmanagement für ESG-Daten nach CSRD in dem Tool durch die Erfassung von quantitativen und qualitativen Datenpunkten nach CSRD. 5. Cash Management: a. Abbildung eines bankenübergreifenden Konzern-Cashpoolings. b. Berechnung von Zinsstaffeln. c. Intercompany Abgleich. d. systemseitige Abbildung von Kreditverträgen und externen Kreditlinien.
Interne Kennung: 0
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: 1.) Option des AG, den AN mit funktionalen Erweiterungen der IT-Lösung zu beauftragen. 2.) Die Laufzeit verlängert sich nach Ablauf der initialen Vertragslaufzeit um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht eine der Parteien mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Vertragsende den Vertrag kündigt.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlijn
Postleitzahl: 10367
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Für die nachfolgenden Erklärungen ist das Teilnahmeantragsformular, das die Vergabestelle zur Verfügung stellt, zwingend zu verwenden: 1.) Angaben zu Referenzen für vergleichbare Leistungen aus den letzten 5 Jahren (im laufenden Betrieb) mit Angaben zu Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontaktdaten, Branche, Leistungsinhalten, Leistungszeitraum, angebundene SAP-Module. 2.) Angaben zum Standort des Rechenzentrums 3.) Angaben zur Zertifizierung des Rechenzentrums 4.) Angaben zum Datenschutz Mindestanforderungen: zu 1.) Es werden nur solche Bewerber berücksichtigt, die (a.) in dem vorgenannten Zeitraum ein Referenzprojekt für die Bereitstellung eines vergleichbaren Konsolidierungstools für ein Unternehmen der Wohnungswirtschaft (nicht Unternehmen der Bauwirtschaft) nachweisen können. Als vergleichbar gelten nur solche Referenzprojekte, die die unter Ziffer 5.1 Nr. 2 lit. a) bis g) genannten Funktionalitäten abdecken. Das Referenzprojekt muss im laufenden Betrieb sein. (b.) in dem vorgenannten Zeitraum ein Referenzprojekt für die Bereitstellung eines vergleichbaren Redaktionsmanagementsystems nachweisen können. Als vergleichbar gelten nur solche Referenzprojekte, die die unter Ziffer 5.1 Nr. 3 lit. a) bis c) genannten Funktionalitäten abdecken. Das Referenzprojekt muss im laufenden Betrieb sein. (c.) in dem vorgenannten Zeitraum ein Referenzprojekt für die Bereitstellung eines vergleichbaren ESG-Datenmanagementsystems nachweisen können. Als vergleichbar gelten nur solche Referenzprojekte, die die unter 5.1 Nr. 4 lit. a) bis b) genannten Funktionalitäten abdecken. Das Referenzprojekt muss im laufenden Betrieb sein. (d.) in dem vorgenannten Zeitraum ein Referenzprojekt für die Bereitstellung eines vergleichbaren Cash-Managementsystems nachweisen können. Als vergleichbar gelten nur solche Referenzprojekte, die die unter Ziffer 5.1 Nr. 5 lit. a) bis d) genannten Funktionalitäten abdecken. Das Referenzprojekt muss im laufenden Betrieb sein. Die Anforderungen zu Nr. 1 lit. a.) bis d.) sind kumulativ zu erfüllen. Die Referenzprojekte für die unter Nr. 1 lit. a) bis d.) genannten Anforderungen können sich überschneiden (Mehrfachbenennung möglich). zu 2.) Die Datenverarbeitung erfolgt für die gesamte Projektlaufzeit ausschließlich an Serverstandorten innerhalb der EU. zu 3.) Der Betreiber des Rechenzentrums ist ISO-27001 zertifiziert. zu 4.) Das Gesamtsystem arbeitet konform der Regelungen der EU-DSGVO.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Für die nachfolgenden Erklärungen ist das Teilnahmeantragsformular, das die Vergabestelle zur Verfügung stellt, zwingend zu verwenden: 5. Erklärung des Bewerbers zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. GWB und MiLoG Mindestanforderung: zu 5.) zwingend erforderlich
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/06/2025 11:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16/06/2025 11:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: 1.) Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle die Bewerbungsunterlagen (inkl. Teilnahmeantragsformular) elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/194037 zum Download zur Verfügung. Der darin enthaltene Teilnahmeantrag ist zwingend zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, Bewerbungen andernfalls nicht zu berücksichtigen. In jedem Falle werden interessierte Bewerber gebeten, sich auf der Vergabeplattform als Bewerber mit ihren Kontaktdaten registrieren zu lassen, damit sie gegebenenfalls über Antworten zu Bewerberfragen und Klarstellungen informiert werden können. Die Registrierung ist kostenfrei möglich. 2.) Der Teilnahmeantrag ist vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden. 3.) Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich in elektronischer Form auf der Vergabeplattform unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/194037 einzureichen. Die Vergabestelle wird Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, die nicht form- und/oder fristgerecht eingereicht werden. 4.) Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen. 5.) Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen. 6.) Die Kriterien zur Auswahl der Bewerber sind in einer Auswahlmatrix zusammengefasst, die den Bewerbungsunterlagen unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/194037 beiliegt.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Für die nachfolgenden Erklärungen sind dem Teilnahmeantragsformular, das die Vergabestelle zur Verfügung stellt, Muster beigefügt: 1) Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz 2) Erklärung zu § 9 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz u. a. zur Frauenförderung 3) Bietererklärung zur Einhaltung der umwelt- und menschenrechtsbezogenen Bestimmungen in der Lieferkette 4) Eigenerklärung nach Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) 833/2014
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Beschaffungsdienstleister: HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH
Registrierungsnummer: 0
Abteilung: Vergabestelle
Postanschrift: Stefan-Heym-Platz 1
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10367
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +493054640
Fax: +493054641020
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: VK
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +493090138316
Fax: +493090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8d55cd9e-fbf4-4631-a7f2-729fa3464791 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/05/2025 09:38:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 318533-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 95/2025
Datum der Veröffentlichung: 19/05/2025