1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Berliner Bäder-Betriebe AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Softwarelösung für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Archiv und Katalogsystem Berliner Bäder-Betriebe
Beschreibung: Implementierung und Betrieb einer Softwarelösung für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Archiv und Katalogsystem für die Berliner Bäder-Betriebe
Kennung des Verfahrens: 87309ab6-1e77-43d4-8691-e6c3f28414d6
Interne Kennung: BBB-2024-0143
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sachsendamm 61
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10829
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Softwarelösung für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Archiv und Katalogsystem Berliner Bäder-Betriebe
Beschreibung: Die BBB verfügen derzeit über keine workflowgestützte elektronische Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die dazu notwendigen Schritte der Bearbeitung von papierbezogenen und elektronischen Rechnungen finden weitestgehend manuell statt. Zugrundeliegende Prozesse in der einer Beschaffung folgenden Rechnungsverarbeitung sind organisatorisch wie elektronisch lediglich rudimentär ausgeprägt, ein entsprechendes organisationsweites Regelwerk ist nur in Teilen vorhanden. Bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen nutzen die BBB unterschiedliche Verfahren. Für Standardartikel wird eine Katalogsoftware eingesetzt., die ersetzt werden soll. Beauftragungen von Dienstleistungen oder die Beschaffung von Non-Katalogartikeln werden über sog. Freitextbestellungen über die Beschaffungsabteilung ausgelöst. Die BBB setzen gegenwärtig SAP R/3 mit verschiedenen Modulen ein. Da SAP R/3 abgekündigt wurde, beabsichtigen die BBB SAP S/4HANA als neues ERP-System einzuführen. Die Beschaffung der dafür notwendigen Transformationsleistungen wird im Laufe des Jahres 2024, die Produktivsetzung des neuen ERP-Systems voraussichtlich nicht vor Ende 2025 erfolgen. In der hier vorliegenden Ausschreibung soll daher eine Softwarelösung ausgeschrieben werden, mit deren Hilfe sich ein elektronischer Rechnungsworkflow abbilden lässt (Eingangs- und Ausgangsrechnungen), sowie perspektivisch weitere workflowbasierte Vorgänge. Weiterhin soll die Software auch ein Katalogsystem für Standardartikel sowie eine Funktion zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten bereitstellen. Die Anforderungen an die Softwarelösung werden im vorliegenden Dokument beschrieben. Für die BBB ist von zentraler Bedeutung, dass sich das zukünftige System sowohl für SAP R/3, als auch für SAP S/4HANA eignen muss. Grund hierfür ist, dass nach der Durchführung der Beschaffung eines Dienstleisters für die SAP-Umstellung zunächst eine Transformationsphase einsetzt, in der Vorbereitungen für den Wechsel von R/3 auf S/4HANA getroffen werden. Diese Phase wird voraussichtlich 12 Monate dauern. Neben der Beschaffung einer Software zur Workflowunterstützung ist daher vorrangiges Ziel dieser Ausschreibung, bereits während der ERP-Transformation mithilfe der hier zu beschaffenden Software die relevanten Prozesse zu digitalisieren und innerhalb der Software abzubilden und produktiv zu setzen. Daher muss das System auch die heutig genutzte on-premise-SAP R/3-Variante (SAP ECC 6.0) unterstützen. Diese Dienstleistung ist neben der Bereitstellung von Softwarelizenzen der zweite wesentliche Schwerpunkt der zu erbringenden Leistung. Zusammengefasst sind durch den Bieter die folgenden Leistungen zu erbringen: • Lieferung und Bereitstellung einer Softwarelösung für die Bearbeitung von elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen inkl. Workflows, • Lieferung und Bereitstellung einer Softwarelösung in Form eines Katalogsystems, mit welchem artikelbasierte Standardbeschaffungsprozesse durchgeführt werden können, welche auf die genannten Workflows zurückgreifen, • Lieferung und Bereitstellung einer Softwarelösung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, • Erhebung, Definition und Implementierung der von den BBB benötigten organisatorischen Beschaffungsprozessen sowie deren softwareseitige Umsetzung, • Anbindung der Software an das derzeitige SAP ECC 6.0, • nach der ERP-Transformation Anbindung der Software an die zukünftige S/4HANA-Instanz, • Pflege und Anpassung der Softwarelösung während der Vertragslaufzeit Die BBB beabsichtigen, für die Erbringung dieser Leistungen einen Dienstleister zu beauftragen, der die beschriebenen Leistungen über einen Zeitraum von insgesamt maximal 72 Monaten erbringt (24 Monate feste Vertragslaufzeit und 4 x 12 Monate optionale Vertragslaufzeit, jeweils nach 12 Monaten durch die BBB erneut zu beauftragen).
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sachsendamm 61
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10829
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 84 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die feste Vertragslaufzeit von 36 Monaten für den fortdauernden Betrieb der Softwarelösung kann durch den Auftraggeber optional 3 x um jeweils 12 Monate verlängert werden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Ermittelte Leistungspunktzahl gemäß Kriterienkatalog Vergabeunterlagen Angebotsphase (analog UfAB erweiterte Richtwertmethode)
Beschreibung: Ermittelte Leistungspunktzahl gemäß Kriterienkatalog Vergabeunterlagen Angebotsphase (analog UfAB erweiterte Richtwertmethode)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Gesamtangebotspreis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Berliner Bäder-Betriebe AöR
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 624 104,09 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: xSuite Group GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 624 104,09 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 09/04/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Berliner Bäder-Betriebe AöR
Registrierungsnummer: DE176635369
Postanschrift: Sachsendamm 61
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10829
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 78732711
Fax: +49 30 78732710
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: xSuite Group GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE163698547
Postanschrift: Hamburger Str. 12
Stadt: Ahrensburg
Postleitzahl: 22926
Land, Gliederung (NUTS): Stormarn (DEF0F)
Land: Deutschland
Telefon: +49 1737208949
Fax: +49 1737208949
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 63fa1271-c1ff-44f1-a4cd-f3e017147579 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/04/2025 10:40:03 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 240438-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 73/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/04/2025