Deutschland – Bibliotheksverwaltung – Medienerwerb

231657-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Bibliotheksverwaltung – Medienerwerb
OJ S 71/2025 10/04/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) Stiftung des öffentlichen Rechts
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Medienerwerb
Beschreibung: Bereitstellung (Auswahl, Beschaffung, technische Bearbeitung, Lieferung) von Medien (Bücher und Hörbücher) für die ZLB.
Kennung des Verfahrens: 24edaa49-9b26-4df5-8b54-33c0352d84f2
Interne Kennung: ZLB-2025-0001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Von den Bewerbern ist zunächst ein Teilnahmeantrag (noch kein Angebot) einzureichen. // Die Vergabeunterlagen (siehe Ziffer 5.1.11) sind noch nicht "vollständig" im weiteren Sinne (vgl. §§ 41 Abs. 1, 52 Abs. 3 Nr. 4 VgV). Den Bewerbern werden zunächst diejenigen Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt, die erforderlich sind, um eine Entscheidung über die Teilnahme am Vergabeverfahren zu treffen und einen Teilnahmeantrag einzureichen (vgl. § 29 Abs. 1 VgV). // Die weiterführenden Vergabeunterlagen für die späteren Verfahrensstadien (Angebots- und Verhandlungsphase) werden den geeigneten und ggf. ausgewählten Bewerbern nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zusammen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995000 Bibliotheksverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 22113000 Bücher für Bibliotheken, 32353000 Tonaufzeichnungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Breite Str. 30-36
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Bereitstellung der technisch bearbeiteten und regalfertigen Medien erfolgt am Leistungsort: Berliner Stadtbibliothek, Poststelle, Breite Str. 30 - 36 (Einfahrt: Schlossplatz 7), 10178 Berlin.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y2P5FKH Es wird zunächst ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Bewerber haben hierzu einen Teilnahmeantrag (noch kein Angebot) einzureichen, um ihre Eignung nachzuweisen. // Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung abzugeben, in der u.a. alle Mitglieder und ihre jeweils vorgesehenen Leistungsanteile aufgeführt sind, ein bevollmächtigter Vertreter benannt ist und erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Die erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung sind für jedes Mitglied gesondert mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Eignungsanforderungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung sind von jedem Mitglied zu erfüllen. Die Erfüllung der Eignungsanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit wird nach den jeweils vorgesehenen Leistungsanteilen der Mitglieder beurteilt, soweit keine gesonderte Regelung für bestimmte Eignungsanforderungen (z.B. Haftpflichtversicherung) getroffen ist. Im Übrigen gilt § 43 VgV. // Beabsichtigt ein Bewerber, im Hinblick auf die erforderliche Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen ("Eignungsleihe"), sind mit dem Teilnahmeantrag die betroffenen Kapazitäten sowie die Namen, die gesetzlichen Vertreter und die Kontaktdaten der anderen Unternehmen anzugeben. Zugleich ist vom Bewerber nachzuweisen, dass ihm die betroffenen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Erfüllung des Auftrages zur Verfügung stehen (z.B. durch Verpflichtungserklärung). Darüber hinaus sind die erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung der anderen Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Eignungsanforderungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung sind von jedem anderen Unternehmen zu erfüllen. Die Erfüllung der Eignungsanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit wird nach den jeweils in Anspruch genommenen Kapazitäten beurteilt, soweit keine gesonderte Regelung für bestimmte Eignungsanforderungen (z.B. Haftpflichtversicherung) getroffen ist. Im Übrigen gilt § 47 VgV. // Der Teilnahmeantrag und alle Anlagen sowie nachträglich angeforderte Angaben und Unterlagen sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. vorzulegen. Anderssprachigen Unterlagen ist stets zugleich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Die Vergabestelle behält sich vor, eine amtlich beglaubigte Übersetzung bzw. eine Übersetzung durch einen staatlich beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer zu verlangen. // Weitere Teilnahmebedingungen und Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen (siehe Ziffer 5.1.11) zu entnehmen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 Abs. 2 bis 126 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG, §§ 15, 17 Abs. 3 BerlAVG
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Schweres berufliches Fehlverhalten: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 97 Abs. 2, 124 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Medienerwerb
Beschreibung: Bereitstellung (Auswahl, Beschaffung, technische Bearbeitung, Lieferung) von Medien (Bücher und Hörbücher) für die ZLB. // Hauptziel der Vergabe ist die Aufrechterhaltung eines aufgabengemäßen und aktuellen Medienbestandes der ZLB, um den Bibliotheksnutzenden ein attraktives und profilgebendes Medienangebot zu bieten. Das Bedarfsbudget der ZLB für Bücher und Hörbücher beträgt nach aktuellen Schätzungen für das Jahr 2026 ca. EUR 670.000 pro Jahr (reines Anschaffungsvolumen, siehe Ziffer 5.1.12). Das entspricht ca. 24.000 Büchern und ca. 1.500 Non-Books (Hörbüchern) pro Jahr. Das Bedarfsbudget kann jedoch von Jahr zu Jahr (bis zu +/- 20 % pro Jahr) schwanken und sich aufgrund von Veränderungen am Medienmarkt und/oder Veränderungen bei den Bedarfen der Bibliotheksnutzenden verändern. Das Höchstbudget für die gesamte (bis zu sechsjährige) Laufzeit beträgt maximal EUR 5.800.000 (reines Anschaffungsvolumen) und wird nicht überschritten. Gegenstand der Vergabe ist die Unterstützung der ZLB bei der Erhaltung und Aktualisierung ihres Medienbestandes durch den Auftragnehmer als Gesamtaufgabe. // Hauptleistungsgegenstand ist die regalfertige Bereitstellung (Beschaffung, technische Bearbeitung und Lieferung) von Medien, Sachmedien und Belletristik für alle Altersklassen, vornehmlich Bücher sowie in geringerem Umfang auch Hörbücher. Die Auswahl der Medien erfolgt parallel sowohl durch den Auftragnehmer (Standing-Order-Verfahren) als auch durch die ZLB (Bestellverfahren). Für das Standing-Order-Verfahren muss der Auftragnehmer sach- und fachkundiges sowie praktisch erfahrenes Fachpersonal mit umfassenden Kenntnissen über den aktuellen Buchmarkt und den besonderen Bedarf öffentlicher Bibliotheken zur Verfügung stellen. Für das Bestellverfahren muss der Auftragnehmer einen internetbasierten Onlineshop betreiben. Im Zuge der Medienauswahl muss der Auftragnehmer elektronische Titeldaten generieren und verarbeiten und Daten mit dem Bibliotheksmanagementsystem der ZLB austauschen. // Weitere Leistungen des Auftragnehmers umfassen unter anderem die Zurverfügungstellung von elektronischen Liefer- und Abrechnungsdaten, ein übersichtliches und elektronisch verarbeitungsfähiges Reporting, ein effizientes Qualitäts- und Reklamationsmanagement. Seine Leistungen hat der Auftragnehmer ganzheitlich und vollständig als Gesamtaufgabe zu erbringen.
Interne Kennung: ZLB-2025-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995000 Bibliotheksverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 22113000 Bücher für Bibliotheken, 32353000 Tonaufzeichnungen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Zur optionalen Vertragsverlängerung (bis zu drei Mal um jeweils ein Jahr bis maximal sechs Jahre), siehe Ziffer 5.1.4. Der Medienbedarf der ZLB (Bedarfsbudget) kann von Jahr zu Jahr schwanken, siehe Ziffer 5.1. Die Festlegung der genauen Fachbereiche für die Medienauswahl (Sachmedien und Belletristik) und der Medienarten erfolgt im Zuge der jährlichen Bedarfsbudgetierung durch die ZLB.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Breite Str. 30-36
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Bereitstellung der technisch bearbeiteten und regalfertigen Medien erfolgt am Leistungsort: Berliner Stadtbibliothek, Poststelle, Breite Str. 30 - 36 (Einfahrt: Schlossplatz 7), 10178 Berlin.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die ZLB kann die Leistungszeit dreimalig um jeweils ein Jahr auf bis zu sechs Jahre verlängern.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: Die Bereitstellung von Medien (Bücher und Hörbücher) ist ein ständiger Bedarf der ZLB.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Es gelten Besondere Vertragsbedingungen (BVB) unter anderem zu Mindeststundenentgelt und Tariftreue (Wirt-214), zur Frauenförderverordnung (Wirt-2141), zur Verhinderung von Benachteiligungen (Wirt-2143) sowie über Kontrollen und Sanktionen nach dem BerlAVG (Wirt-2144).
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges, Gleichstellung der Geschlechter, Faire Arbeitsbedingungen
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag allgemeine Unternehmensdaten (u.a. Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, ggf. verantwortliche Niederlassung, Ansprechpartner, Kontaktdaten) anzugeben. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zu erklären, dass sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Ausführung der zu vergebenden Leistungen erfüllen, insbesondere die notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung besitzen. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber einen aktuellen Auszug aus dem für sie einschlägigen Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) sowie im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) auch für die persönlich haftenden Gesellschafter (jeweils soweit mit Rücksicht auf die Rechtsform vorhanden) oder (bei fehlender Registerpflicht) eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, den Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern vorzulegen.

Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zum Jahresumsatz mit der Belieferung öffentlich zugänglicher Bibliotheken mit Medien (Bücher, Non-Books) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren zu machen. Es wird ein spezifischer Mindestjahresumsatz mit der Belieferung öffentlich zugänglicher Bibliotheken mit Medien (Bücher, Non-Books) in Höhe von 1,5 Mio. Euro pro Jahr gefordert. Es ist erforderlich und ausreichend, dass der Mindestjahresumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Durchschnitt pro Jahr erreicht wurde. Bei der Berechnung des Umsatzes sind die Buchpreise bzw. Anschaffungskosten der Medien (im hier zu vergebenden Auftrag: durchlaufende Posten) mit einzuberechnen.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung zu machen. Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Schadensfall in Höhe von 1 Mio. Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr, gefordert. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist eine entsprechende Projektversicherung oder eine Versicherung für alle Mitglieder nachzuweisen. Im Falle einer Unterauftragsvergabe muss sich die Versicherung auch auf die Unterauftragnehmer erstrecken, andernfalls ist eine entsprechende Versicherung der Unterauftragnehmer nachzuweisen. Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Versicherungspolice oder Bestätigung des Versicherers, nicht des Maklers) vor Vertragsschluss zu verlangen.

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag zu versichern, dass für die Ausführung des ausgeschriebenen Auftrags ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um die Leistung auszuführen. Eine verbindliche Festlegung und namentliche Benennung des konkreten Projektteams erfolgt sodann im Angebot (siehe Zuschlagskriterien, Ziffer 5.1.10). Gefordert sind als Mindestanforderung: // - mindestens eine verfügbare Person mit Leitungsbefugnissen (Projektleiter) mit mindestens fünf Jahren praktischer Berufserfahrung in leitender Funktion, davon mindestens 3 Jahre im deutschsprachigen Buchhandel, sowie mit deutschen Sprachkenntnissen auf mindestens annähernd muttersprachlichem Niveau (C2 GER); // - mindestens eine verfügbare Person mit stellvertretenden Leitungsbefugnissen (stellvertretender Projektleiter) mit mindestens drei Jahren praktischer Berufserfahrung in leitender Funktion, davon mindestens 1 Jahr im deutschsprachigen Buchhandel, sowie mit deutschen Sprachkenntnissen auf mindestens annähernd muttersprachlichem Niveau (C2 GER); // - mindestens zwei verfügbare Fachpersonen mit einer für die Titelauswahl geeigneten Ausbildung (Buchhändler, Lektor oder Bibliothekar) mit mindestens zwei Jahren praktischer Berufserfahrung im deutschsprachigen Buchhandel und deutschen Sprachkenntnissen auf mindestens fachkundigem Niveau (C1 GER).

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass sie über umfassende Kenntnisse des deutschen Buchmarktes und des deutschen Marktes für Hörbücher sowie über fundierte Erfahrungen mit dem Bedarf öffentlich zugänglicher Bibliotheken mit einem breiten Publikumsspektrum besitzen. Der Nachweis erfolgt durch nachvollziehbare Angaben über erbrachte vergleichbare Leistungen gemäß den nachstehend geforderten Mindestreferenzen aus den vergangenen fünf Jahren (ab 01.01.2020).

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Drei Mindestreferenzen für Bücher: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag mindestens drei Referenzaufträge aus den vergangenen bis zu fünf Jahren (seit 01.01.2020) mit den folgenden, jeweils pro Referenzauftrag kumulativ zu erfüllenden Mindestanforderungen nachweisen: // - Belieferung öffentlich zugänglicher Bibliotheken mit breitem Publikumsspektrum (keine Spezialbibliotheken), davon in mindestens einem Fall (mindestens ein Referenzauftrag) eine Großstadtbibliothek (gegebenenfalls mit mehreren Standorten) im Sinne der Sektion 1 des Deutschen Bibliotheksverbands (Versorgungsbereich von über 400.000 Einwohnern); // - Belieferung mit Büchern (nur Bücher) in deutscher Sprache über einen Zeitraum von mindestens 12 zusammenhängenden Monaten hinweg im Wert von mindestens 100.000 Euro (Liefervolumen eines Jahres), davon in mindestens einem Fall (mindestens ein Referenzauftrag) 250.000 Euro (Liefervolumen eines Jahres); // - mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbare selbständige Bücherauswahl oder Vorschlagslisten des Referenzauftragnehmers; // - mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbare technische Bearbeitung bzw. Aufbereitung der zu liefernden Bücher durch den Referenzauftragnehmer.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Eine Mindestreferenz für Hörbücher: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag mindestens einen Referenzauftrag (ggf. gemeinsam mit den vorgenannten Referenzen oder gesondert) aus den vergangenen bis zu fünf Jahren (seit 01.01.2020) mit den folgenden, kumulativ zu erfüllenden Mindestanforderungen nachzuweisen: // - Belieferung einer öffentlich zugänglichen Bibliothek mit breitem Publikumsspektrum (keine Spezialbibliothek); // - Belieferung mit Hörbüchern in deutscher Sprache über mindestens 12 zusammenhängende Monate hinweg im Wert von mindestens 5.000 Euro (Liefervolumen eines Jahres); // - mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbare selbständige Auswahl der Hörbücher oder Vorschlagslisten des Referenzauftragnehmers; // - mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbare technische Bearbeitung bzw. Aufbereitung der zu liefernden Hörbücher durch den Referenzauftragnehmer.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Drei Mindestreferenzen Titeldatenlieferungen: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag mindestens drei Referenzaufträge (ggf. gemeinsam mit den vorgenannten Referenzen oder gesondert) aus den vergangenen bis zu fünf Jahren (seit 01.01.2020) mit den folgenden, jeweils pro Referenzauftrag kumulativ zu erfüllenden Mindestanforderungen nachzuweisen: // - Zulieferung von elektronischen Titeldatensätzen für Bücher und/oder Hörbücher zur Einspeisung (Datenimport) in eine im deutschsprachigen Raum gebräuchliche Bibliotheksmanagementsoftware; // - Zulieferung von mindestens 10.000 elektronischen Datensätzen binnen eines Zeitraums von 12 zusammenhängenden Monaten (Datensatzvolumen eines Jahres).

Kriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Beschreibung: Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag eine Darstellung der vorhandenen technischen Ausstattung zur technischen Bearbeitung der Bücher oder Medien vorzulegen. Die technische Ausstattung muss ausreichend sein, um die ausgeschriebenen Leistungen zeit- und qualitätsgerecht erbringen zu können. Sofern die technische Ausstattung bei Abgabe des Teilnahmeantrags noch nicht vorhanden oder noch nicht ausreichend ist, haben die Bewerber darzulegen, welche Ausstattung in welchen Schritten und mit welchem Zeitbedarf bis zum Leistungsbeginn beschafft wird. Die Darstellung muss auf den konkret ausgeschriebenen Auftrag bezogen und aus sich selbst heraus nachvollziehbar und plausibel sein.

Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung: Die Bewerber haben im Teilnahmeantrag anzugeben, ob und welche Teilleistungen sie an Unterauftragnehmer weiter zu vergeben beabsichtigen. Die Angabe dient zunächst (im Teilnahmewettbewerb) nur der Plausibilisierung; eine Änderung im Zuge der Angebotsbearbeitung ist möglich, soweit keine Eignungsleihe vorliegt. Bei der Heranziehung von Unterauftragnehmern zur Eignungsleihe sind die besonderen Vorgaben zur Eignungsleihe (s. Ziffer 2.1.4) vorrangig zu berücksichtigen.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Kosten
Beschreibung: Bruttogesamtwertungssumme der Angebote
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Ausführungskonzept
Beschreibung: Konzeptionelle Darstellungen der Bieter zu den wesentlichen Bestandteilen der Leistungsausführung mit besonderem Fokus auf den folgenden Aspekten (Unterkriterien): // - Qualitäts- und Reklamationsmanagement und Fehlerkultur, // - Personaleinsatz, // - Titelauswahl und Überwachung des Bedarfsbudgets, // - Datenaustausch und Datensicherheit, // - technische Bearbeitung und Lieferung. // Über die Zuschlagskriterien selbst darf nicht verhandelt werden (§ 17 Abs. 10 VgV). Die Zuschlagskriterien sind jedoch abhängig von der endgültigen Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen, wie sie sich im Ergebnis des Verhandlungsverfahrens darstellen. Über die Einzelheiten der anzubietenden Leistung soll im Zuge des Vergabeverfahrens mit den Bietern verhandelt werden. Die Auftraggeberin behält sich daher vor, die Zuschlagskriterien unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens, insbesondere in Ansehung der Verhandlungsergebnisse und der daraufhin vorgenommenen Anpassungen der endgültigen Vergabeunterlagen anzupassen. Die gegebenenfalls angepassten und konkretisierten Zuschlagskriterien werden allen Bietern auf transparente Weise spätestens mit der Aufforderung zur Abgabe endgültiger Angebote mitgeteilt. Für den Fall, dass ein Bewerber mit dieser Vorgehensweise nicht einverstanden ist und er der Ansicht ist, dass eine vorauseilende und abschließende Festlegung der Zuschlagskriterien bereits im jetzigen Verfahrensstadium erfolgen müsse (§ 52 Abs. 3 Nr. 9 VgV), muss er dies unverzüglich (binnen zehn Kalendertagen ab Kenntnisnahme), spätestens jedoch bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist, gegenüber der Vergabestelle rügen, siehe Ziffer 5.1.12.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektteam
Beschreibung: Namentliche Benennung und Angabe der Qualifikation und Berufserfahrung des für die Ausführung des Projektes vorgesehenen Projektteams, mindestens für einen Projektleiter, einen stellvertretenden Projektleiter sowie mindestens zwei Fachpersonen für die Titelauswahl.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 29/04/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y2P5FKH/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt elektronisch in Textform über die Vergabeplattform. Zur Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform erforderlich. Zudem haben die Bewerber/Bieter eine gültige und aktive E-Mail-Adresse anzugeben, über die die Vergabestelle mit den Bewerbern/Bietern kommunizieren kann.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 03/06/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y2P5FKH
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: Der Auftragnehmer hat eine Vertragserfüllungsbürgschaft in Höhe von EUR 20.000 (entspricht 3 % des geschätzten Bedarfsbudgets für das Jahr 2026) zu leisten.
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 09/05/2025 23:59:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: § 56 Abs. 2 und 3 VgV: Die ZLB kann Bewerber/Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung auffordern, fehlende oder unvollständige Unterlagen oder Erklärungen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung darf keine Veränderung der Angebotswertung nach den Zuschlagskriterien haben. Auf eine Nachforderung haben die Bewerber/Bieter keinen Anspruch; die ZLB kann (z.B. aus Zeitgründen) auf eine Nachforderung verzichten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Dem Beginn der Regelleistung geht ab Vertragsschluss eine Übergangsphase von (je nach Vertragsbeginn, geplant ab Oktober 2025) mindestens 8 Wochen zur Vorbereitung der Leistungsaufnahme voraus. Die Übergangsphase dient dem Zweck, einen reibungslosen und termingerechten Leistungsbeginn sicherzustellen. Der Auftragnehmer ist zur Durchführung der Übergangsphase ab Vertragsschluss verpflichtet. Es obliegt dem Auftragnehmer, die Übergangsphase durch eine sach- und fachkundige Vorbereitung, Beratung und Steuerung möglichst zielstrebig und effizient auszugestalten.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bieter-/Arbeitsgemeinschaften bilden kraft Gesetzes eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts und haften als Gesamtschuldner für die Auftragsausführung. Die Vergabestelle kann von allen Mitgliedern eine unterzeichnete oder qualifiziert elektronisch signierte/gesiegelte Bestätigung vor Vertragsschluss einholen.
Finanzielle Vereinbarung: Der Auftragnehmer beschafft die bereitzustellenden Medien im eigenen Namen und in eigener Verantwortung, aber auf Rechnung der ZLB. Die Buchpreise bzw. Anschaffungskosten für Non-Books sind für den Auftragnehmer durchlaufende Posten; sie werden vom Auftragnehmer zu den für die reine Anschaffung angefallenen Selbstkosten (exklusive Nebenkosten, Frachtkosten o.ä.) ohne Zu- oder Aufschläge mit den vorgegebenen bzw. angebotenen Rabatten an die ZLB weitergereicht. Über seine Leistungen rechnet der Auftragnehmer gesondert (getrennt von den Buchpreisen bzw. Anschaffungskosten der Medien) ab.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß §§ 160 Abs. 3, 135 Abs. 2, 168 Abs. 2 GWB: Die Vergabekammer (s. Abschnitt 8: Überprüfungsstelle) leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. // Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller den zur Nachprüfung beantragten Vergaberechtsverstoß nicht zuvor rechtzeitig gegenüber der Vergabestelle gerügt hat. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit ist der Eingang der Rüge bei der Vergabestelle. Eine Rüge ist nicht rechtzeitig, wenn sie nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen erfolgt, nachdem der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß erkannt oder sich dieser Kenntnis mutwillig verschlossen hat. Eine Rüge ist außerdem nicht rechtzeitig, wenn der Vergaberechtsverstoß aufgrund einer Bekanntmachung oder aufgrund der zur Interessensbestätigung zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen erkennbar war und die Rüge nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Interessensbestätigung (Bewerbungsfrist) erfolgt ist. Eine Rüge ist darüber hinaus nicht rechtzeitig, wenn der Vergaberechtsverstoß aufgrund einer Aufforderung zur Angebotsabgabe oder aufgrund der zur Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen erkennbar war und die Rüge nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist erfolgt ist. // Ein Nachprüfungsantrag ist weiterhin unzulässig, wenn nach dem Eingang einer Mitteilung der Vergabestelle beim Antragsteller, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. // Ein Nachprüfungsantrag ist zudem dann unzulässig, wenn der Zuschlag wirksam erteilt wurde (Vertragsschluss). Der Vertrag darf 10 Kalendertage nach Absendung der Information über den Abschluss des Vertrages durch die Vergabestelle an die betroffenen und nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses kann nur festgestellt werden, wenn sie innerhalb von 30 Kalendertagen nach der vorgenannten Information, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss, im Nachprüfungsverfahren geltend gemacht worden ist. Wurde der Abschluss des Vertrages im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung über den Vertragsschluss im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) Stiftung des öffentlichen Rechts
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) Stiftung des öffentlichen Rechts
Beschaffungsdienstleister: LANGWIESER Rechtsanwälte PartmbB
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) Stiftung des öffentlichen Rechts
Registrierungsnummer: 11-2000009001-83
Postanschrift: Breite Str. 30-36
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: 030 762 39 26 24
Fax: 030 762 39 26 20
Internetadresse: https://www.zlb.de/
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: LANGWIESER Rechtsanwälte PartmbB
Registrierungsnummer: DE286274079
Postanschrift: Kurfürstendamm 59
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10707
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: 030 762 39 26 24
Fax: 030 762 39 26 20
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
Telefon: +49 309013-8316
Fax: +49 309013-7613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4ff48bb7-a25b-4614-a8fc-46968c1c29ed - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/04/2025 12:27:44 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 231657-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 71/2025
Datum der Veröffentlichung: 10/04/2025