1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Futurium gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Betrieb und Weiterentwicklung der Webseite des Futurium
Beschreibung: Rahmenvertrag zum fortlaufenden Betreiben der Website des Futuriums und der Weiterentwicklung der Website, der Entwicklung innovativer Projekte für die Website sowie der strategischen Beratung in Digitalthemen zu vergeben. Der Vertrag umfasst weiter sämtliche techni-schen Aufgaben wie Hosting, Wartung, Dokumentation und Support.
Kennung des Verfahrens: 5193ae3f-b7c7-4f2b-aad4-c16202f83688
Interne Kennung: 25040014
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Siehe hierzung Anlage A1- Verfahrenshinweise für den Teilnahmewettbewerb und Anlage A2- Verfahrenshinweise- Angebotsphase
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alexanderufer 2
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 151 579,83 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YF75F0N
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Betrieb und Weiterentwicklung der Webseite des Futurium
Beschreibung: Die Futurium-Website ist das Kernstück des digitalen Futurium. Dieses umfasst darüber hinaus die Social-Media-Kanäle, die nicht Gegenstand dieser Ausschreibung sind. Die Website ist elementarer Bestandteil der Kommunikation des Futuriums und eine wesentliche Plattform zur Darstellung von Inhalten und Programmangeboten aus den drei Programmsäulen Ausstellung, Futurium Lab (Bildung & Vermittlung) sowie Forum (Veranstaltun-gen). Darüber hinaus dient die Website der Verbreitung aktueller Informationen etwa zu Besuchs- und Servicethemen sowie der Vermietung. Die aktuelle Website des Futuriums wurde wenige Wochen vor der Eröffnung des Hauses im September 2019 gelauncht. Es handelte sich um eine komplette Neuentwicklung. Gemeinsam mit dem Team des Futuriums wurden in Workshops Design, Funktionalität, Ziele und Zielgruppen des digitalen Futurium festgelegt. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass auch die Leistungen dieses Rahmenvertrags in Teilen über abteilungsübergreifende Prozesse mit zahlreichen Abstimmungsschleifen herzustellen sind. Die Webseite erhielt 2024 im Bereich Startseite und Navigation einen Re-Launch, der vor allem Verbesserungen im Bereich digitale Barrierefreiheit als auch zielgruppenorientierte Direktzugänge für Familien, Lehrkräfte, Gruppen und Individualbesuchende mit sich brachte. Zudem wurden innerhalb dreier digitaler Großprojekte neue Webseiten für das Futurium erstellt. Dazu gehört eine Bildungsplattform, die sämtliche Inhalte der Abteilung Bildung und Partizipation online kostenfrei in Form von Tutorials, Workshops und Methoden zur Verfügung stellt und die von Lehrkräften im Unterricht aber auch Selbstlernenden eingesetzt werden können. Mithilfe der Bildungsplattform soll die Kompetenz der Futures Literacy in den Schulen gefördert werden. Die Seite wurde 2023 gelauncht und wird stetig um neue Inhalte erweitert. Ein digitales Archiv sammelt sämtliche ehemaligen Exponate vergangener Themenjahre aus Ausstellung und Futurium Lab sowie vergangene Veranstaltungen im Forum der Abteilung Programmkonzeption. Das Archiv ist als Webseite direkt an das Craft CMS des Futuriums an-gebunden und Inhalte können darüber leicht archiviert und dearchiviert werden. Ende 2023 ging zudem ein Web App-basierter Medienguide online. Dieser führt Besuchende in einer Highlight-Tour durch die Ausstellung. In 2024 wurde der Guide um eine Kids-Tour für 6 - 8-Jährige ergänzt. Im gleichen Jahr wurde auch die Highlight-Tour in deutsche Gebärden-sprache übersetzt und gelauncht. Es folgte zudem eine Tour zum aktuellen Themenjahr Rohstoffe. Alle bestehenden Touren außer der DGS-Tour sind in DE und EN verfügbar. Der Guide basiert auf dem BYOD-Prinzip, Leihgeräte werden nicht gestellt, aber WLAN ist kostenfrei ver-fügbar. Für eine übersichtlichere Buchung wurde eine neue Buchungsseite für Führungen entwickelt, intern Guided Tours genannt. Hier können Besuchende über die Filtermöglichkeiten "Anzahl", Zielgruppe (Erwachsene, Studierende, Kinder etc.) Sprache und Datum direkt Angebote her-aussuchen. Eine Verlinkung zum Berliner Museumsdienst erlaubt die Buchung der entsprechenden Führungen. Die Grundstruktur und das Design der Website, der Bildungsplattform, des digitalen Archivs und des Audioguides sollen auch in Zukunft bestehen bleiben, die Weiterentwicklung ist aber ausdrücklich gewünscht.
Interne Kennung: 25040014
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alexanderufer 2
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Siehe § 6 Abs. 1 der Anlage O_Besondere Vertragsbedingungen: Die AG kann den Vertrag durch einseitige Erklärung gegenüber dem AN zweimal um je ein weiteres Jahr verlängern. Die jeweilige Erklärung muss den AN spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Vertragsende zugehen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister (Auszug aus 2025), soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaates am Sitz oder Wohnsitz des Bewerbers Entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist. Der Vortrag erfolgt im Rahmen des Teilnahmeantrags und in den dazugehörigen Anlagen I - für Bietergemeinschaft und Anlage H - für Nachunternehmer.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis einer Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bzw. Erklärung, diese Versicherung mit den angegebenen Deckungssummen im Falle der Beauftragung abzuschließen. Die Höhe der Deckungssumme muss je Schadensereignis mindestens 2,0 Mio. EUR betragen. Der Nachweis ist spätestens bei Auftragserteilung zu führen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Einreichung einer Liste mit geeigneten Referenzen aus den Jahren 2022 bis 2024. Aus der Liste soll insbesondere hervorgehen: - Art des Auftraggebers Es sind Aussagen darüber zu treffen, ob der Auftrag für einen Auftraggeber aus dem Kulturbereich, einen öffentlichen oder einen sonstigen Auftraggeber erbracht wurde. - Erfahrung Usability Desktop Aus den Referenzprojekten des Bieters muss hervorgehen, welche Maßnahmen er getroffen hat, um die Nutzerfreundlichkeit der Desktop-Anwendung zu gewährleisten. - Erfahrung Usability Mobile Aus den Referenzprojekten des Bieters muss hervorgehen, welche Maßnahmen er getroffen hat, um die Nutzerfreundlichkeit der Mobile-Anwendung zu gewährleisten. - Umsetzung von digitalen Bildungsangeboten Aus mindestens einem Referenzprojekt des Bieters muss hervorgehen, dass ein digitales Bildungsangebot umgesetzt wurde. Innerhalb dessen muss herausgestellt werden, welche Elemente dazu verholfen haben, den Digitalauftritt dem Auftrag entsprechend zu realisieren. - Multimediaeinsatz Aus den Referenzprojekten des Bieters muss hervorgehen, dass er in der Lage ist, mit dem kreativen Einsatz von Multimedia-Elementen einen Mehrwert für den Digitalauftritt zu schaffen. Für die Darstellung der Referenzprojekte sollte das Formular "Referenzbogen" (Anlage E) verwendet werden. Die beizufügenden Anlagen sind (Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Leistungsanteile im Referenzprojekt, max. 3 DIN A4 Seiten) bzw. fakultativ (Referenzschreiben, sofern vorhanden) beizulegen. - Der Bewerber hat zu bestätigen, dass er im Zeitraum 2022 bis 2024 mindestens ein Projekt unter Anwendung des CMS-Systems craft umgesetzt hat mit einem Auftragsumfang von mindestens 100 Personentagen. - Der Bewerber hat zu bestätigen, dass er über mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Betrieb und Wartung von Websites verfügt. - Der Bewerber hat zu bestätigen, dass er Erfahrungen in mindestens einem Projekt hinsichtlich Übernahme und Weiterbetrieb einer bestehenden, komplexen Website, der Fortführung der grafischen Linie und Weiterentwicklung im bestehenden Website-Design hat; komplex meint hier: Websites mit mindestens drei Hierarchie-Ebenen und 80 Unterseiten. Siehe dazu Anlage T- Erklärung Eignungskriterien
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 90
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens des Bewerbers in den letzten drei Geschäftsjahren (2022, 2023 und 2024). Der durchschnittliche Netto-Jahresgesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 500.000,00 EUR netto betragen. Bei einer Bewerbergemeinschaft ist der Gesamtumsatz der später als ARGE/GbR agierenden Unternehmen entscheidend. Eine Unterschreitung des Mindestumsatzes führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Bitte nutzen Sie dafür die Anlage T- Erklärung Eignungskriterien.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Erklärungen zum jährlichen Mittel der beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den letzten drei Jahren (2022, 2023, 2024), aufgeteilt nach Berufsgruppen, sowie dem Anteil von freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sind als Anlage durch den Bewerber beizufügen.
Kriterium: Anzahl der Führungskräfte
Beschreibung: Der Bewerber hat weiterhin nachzuweisen, dass er über mindestens folgende Fachkräfte (Angestellte) der nachstehenden Fachrichtung im Durchschnitt der letzten 3 Jahre verfügt: o Senior Projektmanager o Senior Craft-Entwickler o UX-Designer Die Bezeichnung Senior bezieht sich auf eine Berufserfahrung von mindestens fünf Jahren in dem entsprechenden Bereich. Der Vortrag erfolgt in dem Formblatt Erklärung Eignungskriterien, Anlage T.
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Nachweis über Eintragung in das Berufsregister oder die Berufsgenossenschaft. Eine Eintragung in das Berufsregister oder die Berufsgenossenschaft ist gesetzlich vorgeschrieben und wenn zutreffend mit einem Nachweis beizufügen. Nähreres entnehmen Sie bitte der Anlage T Teilnahmeantrag.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Der zu wertende Gesamtangebotspreis in EURO brutto errechnet sich auf Basis der im Preisblatt (Anlage R) angebotenen einzelnen Preise multipliziert mit der in der Leistungsbeschreibung angegebenen jeweiligen Aufwandsschätzung/Mengenangabe für die gesamte Vertragslaufzeit. Die niedrigste Summe aus dem Gesamtangebotspreis wird mit der maximalen Punktzahl bewertet. Die übrigen angebotenen Summen aus dem Gesamtangebotspreis erhalten einen Punktabzug entsprechend dem prozentualen Abstand zur günstigsten Summe. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Bewertungsmatrix, Anlage P.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: 1) Konzepte und Entwürfe a) Konzeption für die Weiterentwicklung der Webseite Anhand eines Kurzkonzepts, das folgende Aspekte umfasst: - Konzeptioneller Ansatz für die digitale Darstellung des Hauses, aufbauend auf der bestehenden Website - Aufzeigen von Ausbau- und Entwicklungspotential b) Umsetzungsentwurf Zukunftssimulator Anhand eines Kurzkonzepts, das folgende Aspekte abdeckt: - Eine Beschreibung der Funktionalitäten und des Mehrwerts der Anwendung. - Vorschläge zur Visualisierung und Interaktivität. - Hinweise zur Barrierefreiheit und Nutzungsfreundlichkeit. c) Zusammenarbeit Entwurf für die agile Zusammenarbeit unter Einbeziehung folgender Punkte: - Sprints/Workflow - Die Einbindung der AG in die Arbeitsprozesse - Nutzung kollaborativer Tools - Geplante Kommunikationswege 2) Projektmanager Es wird die Berufserfahrung der/des mit der Ausführung des Auftrags im Futurium als Projektmanager sachbetrauten Mitarbeiters (Nennung des Namen) in vergleichbaren Projekten (Nennung der jeweiligen Projekte, vergleichbar in Leistungsumfang oder Budget etc.) bewertet. Der Bieter verpflichtet sich, im Auftragsfalle den benannten Mitarbeiter einzusetzen. Sollte dieser Mitarbeiter längerfristig nicht mehr dem AN zur Verfügung stehen/ausfallen (Krankheit, Kündigung etc.) verpflichtet sich der AN, einen mindestens gleich qualifizierten, mit mindestens der gleichen Berufserfahrung als Projektmanager einzusetzen. Sollte dies der AN über eine Zeit von mehr als drei Monaten nicht tun, steht der AG ein außerordentliches Kündigungsrecht zu. 3) Präsentation Die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe für die Dienstleistung vorgesehenen Personen bei einem Bieter nehmen an der Präsentation aktiv teil. Die Präsentation ist vorzubereiten, zur Verfügung gestellte Unterlagen sind vorhabenbezogen aufzubereiten. Bewertungsgegenstand sind die folgenden Positionenen (Kommunikationsfähigkeit): - Inhalt und Strukturiertheit der Präsentationsunterlagen - Einhaltung der Zeitvorgaben - Antwortverhalten / Kommunikationsverhaltn bei Rückfragen der AG Es müssen mind. 40 Punkte bei der Qualität erreicht werden. Es wird auf die Anlage P- Matrix_Angebotsauswertung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/04/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 19/05/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 05/05/2025 12:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Auftraggeberin behält sich vor, gemäß § 56 Abs. 2 VgV Bewerber unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Futurium gGmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Futurium gGmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Futurium gGmbH
Registrierungsnummer: 992-80054-85
Postanschrift: Alexanderufer 2
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3040818970
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Bundeskanzlerplatz 2-10
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 022894990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2ad53e44-4e5f-4ffb-895d-9ae44c5e7d05 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/04/2025 12:27:01 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 224046-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 68/2025
Datum der Veröffentlichung: 07/04/2025