1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Norddeutscher Rundfunk
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Full-Service-Promotionagentur
Beschreibung: Vertragsgegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung nach § 21 VgV mit einem Unternehmen für die Betreuung des NDR und seiner Marken durch eine fachkundige und unabhängige Full-Service-Promotionagentur.
Kennung des Verfahrens: c2e53375-0d6f-435d-98e9-5a059883dfef
Interne Kennung: E41/2025-04
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79342000 Marketing
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Rothenbaumchaussee 132-134
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20149
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Räumlich konzentriert sich die Planung und Realisierung auf den regionalen, norddeutschen Markt - Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern - der dem Hauptsende-gebiet des NDR entspricht.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6FYTMEQ2UYP (1) Die Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle sowie Beantwortung von Fragen zu diesem Verfahren erfolgt ausschließlich über das Vergabeportal. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. (2) Etwaige Fragen von Unternehmen sollten bis spätestens 8 Tage vor Abgabefrist über das Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert beantwortet.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Korruption: Es liegen zurzeit und es lagen in den vergangenen drei Jahren seit Absendung dieses Teilnahmeantrags keine Ausschlussgründe i.S.v. §§ 123 und 124 GWB vor.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Full-Service-Promotionagentur
Beschreibung: Von den Bietern werden kreative Konzepte, innovative Lösungen und eine professionelle Umsetzung der NDR Promotion, Hospitality-Einsätze und Gästeführungen an den NDR Standorten mit Personal erwartet. Unerlässlich sind maßgeschneiderte, verlässliche und zur jeweiligen Marke passende Planungen und Konzepte. Die Einzelaufträge werden entsprechend der Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. In dem Rahmenvertrag sind folglich nicht alle Bedingungen für die Einzelauftragsvergabe enthalten. Der Rahmenvertrag wird durch den jeweiligen Einzelauftrag konkretisiert. Er legt den konkreten Leistungsumfang und Leistungszeitraum fest. Die Abrufbestellungen erfolgen durch die MitarbeiterInnen der NDR Bereiche/Programme. Per anno schätzt der NDR eine Bandbreite von circa 100 Projekten/Events/Einsätzen/Führungen und daraus resultierend ein Auftragsvolumen von circa EUR 90.000,-- netto p. a. Allerdings ist dies lediglich ein Schätzwert, der sowohl nach unten als auch nach oben abweichen kann. Eine Verpflichtung seitens des NDR dieses Volumen zu beauftragen besteht nicht. Sollte sich während der Vertragslaufzeit eine Überschreitung des o. g. Schätzwertes ergeben, so ist unverzüglich eine vorherige, schriftliche Genehmigung des NDR einzuholen. Eine Unterschreitung des o. g. Schätzwertes berechtigt nicht zu Nachforderungen. Reisekosten und Spesen werden nur nach vorheriger Freigabe durch den jeweiligen NDR Fachbereich auf Basis der NDR Reisekostenordnung erstattet. Die Agentur muss in der Lage sein, basierend auf den Marketingparametern des NDR schlüssige Markenkommunikation, die glaubwürdig, direkt und emotional erlebbar ist, zu gestalten - von der Idee über die Umsetzung vor Ort bis zur Nachbereitung. Ein fundiertes Markenverständnis, Realisierungskompetenz und ein solides Qualitätsmanagement bilden hierfür die Grundlage. Promoter werden zu Markenbotschaftern und GastgeberInnen des NDR. Diese Tatsache setzt voraus, dass dem strengen Auswahlverfahren auf Basis eines nachvollziehbaren Kriterienkatalogs eine kontinuierliche und professionelle Schulung durch den Auftragnehmer der Promoter folgt. Hierbei sind fundierte Kenntnisse über den NDR, seine Programme, der ARD und dem öffentlich-rechtlichen Rundfunk unabdingbar. Aber auch Spaß am Präsentieren, Begeisterung im Umgang mit Menschen sowie ein hohes Maß an Loyalität sind für die Qualifizierung unerlässlich. Der Auftragnehmer erbringt für die geforderte Leistung folgende Leistungsbestandteile: - Vorhalten eines Promoterpools für die Standorte in Kiel, Schwerin, Hamburg, Hannover (klassische Promotion, Hospitality Aufgaben, Walking Acts, sowie NDR Besucherführungen) - Auswahl, Schulung, Disposition und Briefing der Promoter - termingerechte und inhaltlich adäquate Durchführung der Promotioneinsätze - personelle Unterstützung bei Gästeführungen an den NDR Betriebsstätten - Erstellung von aussagefähigen Feedbackbögen mit Foto vom Aktionsort auf Anforderung - maßgeschneiderte Strategien, auf Anforderung - kreative Konzeptansätze, auf Anforderung - innovative Lösungen - ressourcengenaue Planungen - professionelle Umsetzung - markenadäquates Recruiting - individuelle Qualifizierung - Steuerung, Koordination und Handling - Evaluierung & Controlling | Reisekosten lt. NDR Reisekostenverordnung - Qualitätsmanagement - Reporting - Übernahme Bestand Promoterkleidung (inkl. Kleider, Hemden Mäntel etc.) sowie Promotionmaterial I Lagerung & Logistik & Reinigung Der Auftragnehmer hat für eine sach- und fachgerechte Einlagerung und Handling der Promoterbekleidung sowie etwaiges Promotionmaterials Sorge zu tragen. Der Lagerbestand ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren. Für einige Promotioneinsätze ist es notwendig, dass Fahrzeuge vom Auftragnehmer zum Veranstaltungsort gebracht werden. Daher ist es erforderlich, dass Promoter verfügbar sind, die im Besitz eines gültigen Führerscheins der Klasse B/BE/C1 mit abgelaufener Probezeit sind sowie eigenständig Zugriff auf Fahrzeuge habe. Die Einsätze finden auch an Wochenenden statt, so dass hier eine Erreichbarkeit vom Auftragnehmer gewährleistet sein muss. Eine erfolgreiche below-the-Line Maßnahme ist heute durch Vernetzung von Maßnahmen und Kommunikationskanälen geprägt, d.h. wir suchen einen Full-Service-Dienstleister bei der Planung, Durchführung und Auswertung unserer Promotionaktivitäten.
Interne Kennung: E41/2025-04
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79342000 Marketing
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Rothenbaumchaussee 132-134
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20149
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Räumlich konzentriert sich die Planung und Realisierung auf den regionalen, norddeutschen Markt - Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern - der dem Hauptsende-gebiet des NDR entspricht.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2026
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Dem NDR wird das dreimalige, einseitig auszuübende Recht eingeräumt, die Vertragslaufzeit um jeweils weitere 12 Monate zu gleichen Konditionen zu verlängern. Die Gesamt-Vertragslaufzeit beträgt höchstens 48 Monate. Die Verlängerungsoption ist jeweils mindestens drei Monate vor dem Laufzeitende des Vertrages seitens des NDR (einseitige Option) schriftlich zu ziehen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen dar (inkl. Beteiligungsverhältnisse). Gehen Sie dabei besonders auf Ihre Dienstleistungen bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand ein. Insbesondere Spezialisierungen in für den NDR relevanten Bereichen. Bitte erläutern Sie außerdem die vorhandene Fachexpertise, die eine Relevanz bezüglich des Angebotsgegenstands hat. (Erläuterung darf nicht mehr als 2 DIN A4 Seiten je Bieter, einseitig bedruckt, Arial, 11 Pkt.-Schriftgröße, 1,5-facher Zeilenabstand umfassen).
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Sonstiges
Beschreibung: Bitte schlüsseln Sie Ihre Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen für eingesetzte Promoter bzw. Mitarbeiter wie folgt auf: - Ausbezahlter Stundenlohn: Bitte geben Sie an, ob der ausgezahlte Betrag dem gesetzlichen Mindestlohn entspricht/darüber hinausgeht. - Vertragskonstruktion und Beschäftigungsmodell: Arbeiten die Promoter bzw. Mitarbeiter auf Basis eines festen Arbeitsvertrages, als freie Mitarbeiter oder gibt es ein anderes Vertragsmodell? Welche Auszahlungsstruktur ergibt sich daraus für den Mitarbeiter? - Brutto-Stundenlohn: Bitte teilen Sie uns mit, welchen Brutto-Stundenlohn die Promoter bzw. Mitarbeiter erhalten. Falls die Mitarbeiter selbst für die Versteuerung und die Sozialabgaben verantwortlich sind, möchten wir dies ebenfalls wissen. Wir erwarten eine detaillierte, schlüssige und lückenlose Aufschlüsselung, sodass wir interessierten Promotern jederzeit mitteilen können, was sie im Falle einer Beschäftigung überwiesen bekommen und welche etwaigen Abgabeverpflichtungen sie danach noch nachkommen müssen. Sofern Drittplattformen zur Personalakquise eingesetzt werden, beschreiben Sie bitte zusätzlich: - Die monetäre Auszahlungsstruktur im Detail - Den jeweiligen Anforderungsprozess, wenn der NDR einen neuen Einsatz plant und beim Dienstleister eine Anfrage stellt. Welches Prozedere schlägt der Anbieter im Detail vor?
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Juristische Personen müssen einen qualifizierten Bevollmächtigten benennen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Drei Referenzen über erfolgreich durchgeführte Projekte im Zeitraum 2022 bis 2024 mit vergleichbaren Anforderungen unter Nennung des Referenz-Unternehmens, des Ansprechpartners, Tel-Nr. des Ansprechpartners und Auftragsvolumen sowie einer Kurzbeschreibung des Auftrags samt genauer Tätigkeitsbeschreibung. Zur Beurteilung der Qualifikationen der einzusetzenden Mitarbeitenden, stellen Sie bitte das für die Leistungserbringung zuständige Team namentlich vor. Benennen Sie deren fachliche Qualifikationen. Für den NDR muss nachvollziehbar sein, dass das eingesetzte Personal in der Lage ist, die beschriebenen Aufgaben aufgrund der fachlichen Qualifikation zu erledigen (Erläuterung darf nicht mehr als 5 DIN A4 Seiten, einseitig bedruckt, Arial, 11 Pkt. Schriftgröße, 1,5-facher Zeilenabstand umfassen).
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/04/2025 23:59:59 (UTC+2)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 29/04/2025 12:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 17 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, die sich nicht auf die Zuschlagskriterien beziehen, können nachgefordert werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 29/04/2025 12:00:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Projektsprache in Wort und Schrift ist deutsch.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Norddeutscher Rundfunk
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Norddeutscher Rundfunk
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Norddeutscher Rundfunk
Registrierungsnummer: DE 1185 09 776
Postanschrift: Rothenbaumchaussee 132-134
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20149
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 0
Fax: +49 0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Registrierungsnummer: t 040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: t:040428231690
Telefon: +49 4042823-1690
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Registrierungsnummer: t:040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4042823-1690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Registrierungsnummer: t: 040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4042823-1690
Rollen dieser Organisation:
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 876d4696-0dce-4d18-9aa3-bcc21c53bd5a - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/03/2025 11:30:38 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 199067-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 61/2025
Datum der Veröffentlichung: 27/03/2025