1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: degewo AG
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvertrag Großveranstaltungen
Beschreibung: Mit über 100 Jahren Erfahrung bringt degewo als kommunales Wohnungsunternehmen zusammen, was zusammengehört: bezahlbaren Wohnraum und das echte Zuhausegefühl. Für über 140.000 Menschen in mehr als 80.000 Wohnungen schafft das Unternehmen ein Zuhause, das weit über vier Wände hinausgeht. Dabei vereint degewo starke Gemeinschaft mit sozialem Engagement und richtet den Fokus auf Klimaneutralität bis 2045. Unsere Kommunikation / das Marketing spricht vor allem unsere Hauptzielgruppen an: Mieterinnen / Mieter, Mitarbeitende und Geschäftskontakte. Für diese drei Zielgruppen veranstalten wir alljährlich drei größere Veranstaltungen, die auf Basis unserer Markenstory und des Jahresthemas konzipiert werden: - Geschäftskontakte: Veranstaltung – „Austausch mit Ausblick“; Gästezahl: ca. 250 Personen - Mitarbeitende: Veranstaltung – „Mitarbeiterfest“; Gästezahl: ca. 700 Personen - Mieterinnen / Mieter: Veranstaltung – alle 2 Jahre „Mieterfest“; Gästezahl ca. 15.000 Personen, Veranstaltung – alle 2 Jahre „Mieteraktion“, Gästezahl unterschiedlich Für die Konzeption, Organisation / Planung sowie Umsetzung und Nachbereitung der aufgeführten Veranstaltungen suchen wir eine Agentur, die uns unterstützt. Der Umfang der Leistungen variiert pro Veranstaltung.
Kennung des Verfahrens: 4422cff1-2e04-4e97-8fef-b42b23a9c214
Interne Kennung: UK-RV-Großveranstaltungen-2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Berlin und Umgebung
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 200 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Fragen zu dieser Ausschreibung sind nur über die Vergabeplattform einzureichen, ansonsten werden sie nicht berücksichtigt. Sie werden nur beantwortet, wenn Sie dort bis zum 14.04.2025 eingehen. Die Antworten sind für alle interessierten Unternehmen in anonymisierter Form unter www.meinauftrag.rib.de abrufbar. Die interessierten Unternehmen haben sich eigenverantwortlich über Aktualisierungen zu informieren. 2. Die Bewerbungsbedingungen der Vergabestelle sind zu beachten. 3. Alle geforderten Angaben zum Nachweis der Eignung sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen und seinen Anlagen zu machen. Das Formblatt für den Bewerberbogen incl. Anlagen sowie die Bewerbungsbedingungen stehen unter www.meinauftrag.rib.de zur Verfügung. 4. Der Bewerberbogen incl. aller Anlagen ist elektronisch über die Vergabeplattform Berlin unter www.meinauftrag.rib.de einzureichen. Wird er nicht über die Vergabeplattform eingereicht, wird er nicht berücksichtigt. 5. Bei einer Bewerbung durch eine Bewerbergemeinschaft ist die Erklärung gem. Anlage 6 des Bewerberbogens (Bewerbergemeinschaftserklärung) vollständig auszufüllen und von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu unterschreiben. 6. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt auch für Unterauftragnehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient, ist mit dem Bewerberbogen eine Erklärung des Unterauftragnehmers einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (Bewerberbogen - Anlage 8). Die Vorgaben für Unterauftragnehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen. 7. Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Erklärungen nachzufordern. 8. Der Auftraggeber wird für den Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, gem. § 6 Wettbewerbsregistergesetz vor Zuschlagserteilung eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (geführt beim Bundeskartellamt) vornehmen und auf dieser Basis die Eignungsprognose verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden. 9. Die Mitarbeiterzahlen, Referenzen der Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft werden im Rahmen der Wertung addiert. 10. Die Mitarbeiterzahlen, Referenzen des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft und der Unterauftragnehmer werden im Rahmen der Wertung addiert, wenn der jeweilige Unterauftragnehmer mit dem Bewerberbogen eine Erklärung abgibt, dass er dem Bewerber/der Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (Bewerberbogen - Anlage 8).
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Rahmenvertrag Großveranstaltungen
Beschreibung: Mit über 100 Jahren Erfahrung bringt degewo als kommunales Wohnungsunternehmen zusammen, was zusammengehört: bezahlbaren Wohnraum und das echte Zuhausegefühl. Für über 140.000 Menschen in mehr als 80.000 Wohnungen schafft das Unternehmen ein Zuhause, das weit über vier Wände hinausgeht. Dabei vereint degewo starke Gemeinschaft mit sozialem Engagement und richtet den Fokus auf Klimaneutralität bis 2045. Unsere Kommunikation / das Marketing spricht vor allem unsere Hauptzielgruppen an: Mieterinnen / Mieter, Mitarbeitende und Geschäftskontakte. Für diese drei Zielgruppen veranstalten wir alljährlich drei größere Veranstaltungen, die auf Basis unserer Markenstory und des Jahresthemas konzipiert werden: - Geschäftskontakte: Veranstaltung – „Austausch mit Ausblick“; Gästezahl: ca. 250 Personen - Mitarbeitende: Veranstaltung – „Mitarbeiterfest“; Gästezahl: ca. 700 Personen - Mieterinnen / Mieter: Veranstaltung – alle 2 Jahre „Mieterfest“; Gästezahl ca. 15.000 Personen, Veranstaltung – alle 2 Jahre „Mieteraktion“, Gästezahl unterschiedlich Für die Konzeption, Organisation / Planung sowie Umsetzung und Nachbereitung der aufgeführten Veranstaltungen suchen wir eine Agentur, die uns unterstützt. Der Umfang der Leistungen variiert pro Veranstaltung.
Interne Kennung: 0
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der AG und der AN können den Vertrag einvernehmlich maximal dreimal für je ein weiteres Jahr verlängern.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Berlin und Umland
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/08/2026
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 200 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: 1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Jahr der Büro-/Unternehmensgründung, Rechtsform, Büro-/Unternehmensinhaber, Eintragungsort, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) etc. (Bewerberbogen - Punkt 1) 2. Eigenerklärung über die wirtschaftliche Verknüpfung und auftragsbezogene Zusammenarbeit (Bewerberbogen - Anlage 1) 3. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Bewerberbogen - Anlage 2) 4. Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bewerberbogen – Anlage 3)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: 1. Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden. 2. Zur Sicherung der Erfüllung der von dem Auftragnehmer vertraglich übernommenen Verpflichtungen hat der erfolgreiche Bieter Sicherheitsleistungen zu erbringen. Der Zeitpunkt für die Sicherheitsleistung, die Höhe und die Anforderungen an diese werden in den Vergabeunterlagen näher bestimmt, die die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber erhalten.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angaben zur personellen Ausstattung des Bewerbers während der letzten drei Kalenderjahre (2022-2024) pro Jahr jahresdurchschnittlich und aktuell (Stand: Februar 2025 ), aufgeschlüsselt nach fest angestellten und freien Mitarbeitern und Angabe der Anzahl von Projektmanagern, Konzeptionern, Grafikern, technische Planern / 3D Gestaltern, jeweils mit Angabe der Berufserfahrung (Bewerberbogen - Pkt. 5.1 und Anlage 4). Mindeststandard: Bürogröße gesamt: 6 Mitarbeitende, davon - 3 festangestellte Projektmanagerinnen / Projektmanager mit mehr als 3 Jahren Berufserfahrung - 1 festangestellte(r) Konzeptionerin / Konzeptioner mit mehr als 3 Jahren Berufserfahrung - 1 festangestellte(r) Grafikerin / Grafiker mit mehr als 3 Jahren Berufserfahrung - 1 festangestellte(r) technische Planerin / Planer / 3D Gestalterin / 3D-Gestalter mit mehr als 3 Jahren Berufserfahrung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 30
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzliste über erfolgreich beendete Vertragsverhältnisse, insbesondere Rahmenverträge, für Großveranstaltungen in vergleichbarer Größenordnung, im Zeitraum von 2022 bis 2024 mit Angaben über die Veranstaltungen, Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Telefonnummer), Angaben zu Art der Leistungen (z. B. Veranstaltungsorganisation,-Outdoor/Indoor), Umfang der Leistungen (Anzahl der organisierten Veranstaltungen; Art der Veranstaltung z. B. Mieterfest, Mitarbeiterfest etc.), Anzahl der Gäste, Auftragswert sowie Leistungszeitraum. Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu den Referenzen auf dem vorgegebenen Formblatt (Bewerberbogen - Anlage 5) machen. Mindeststandard: - mindestens zwei Referenzen zu einer Geschäftskontaktveranstaltung mit mindestens 200 Gästen in einer Indoor-Location und - mindestens eine Referenzen zu einer Outdoorveranstaltung mit mindestens 10.000 Gästen und - mindestens eine Referenzen zu einer Mitarbeiterveranstaltung im In- und Outdoor-Bereich mit mindestens 500 Gästen. Pro oben aufgeführter Veranstaltungsart ist eine Referenz zu bebildern (Abgabe als Power-Point-Präsentation). Bewerberbogen Anlage 5A.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 70
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Agenturvorstellung
Beschreibung: Agenturvorstellung Vorstellung der Kompetenzen und Arbeitsweise der Agentur
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeption Mieterfest
Beschreibung: Konzeption Mieterfest gemäß Aufgabenstellung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 14/04/2025 11:00:00 (UTC+2)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 13/05/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 22/04/2025 11:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderungen erfolgen nach § 56 VgV.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Mit Angebotsabgabe sind Erklärungen zur Frauenförderung sowie zur Einhaltung des Mindestlohnes abzugeben.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: degewo AG
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: degewo AG
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: degewo AG
Organisation, die Angebote bearbeitet: degewo AG
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: degewo AG
Registrierungsnummer: Akquisition und Einkauf
Abteilung: Vergabe
Postanschrift: Potsdamer Straße 60
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabe
Telefon: 030 26485-1813
Fax: 030 26785-1805
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 111300000V0074
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 309013-8316
Fax: +49 309013-7613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: abab90bd-3090-48f2-9510-65d9a3c14411 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/03/2025 13:51:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 181850-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 56/2025
Datum der Veröffentlichung: 20/03/2025