5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79940000 Dienstleistungen von Inkassoagenturen
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Zusätzliche Informationen: Berlin
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 5
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: 5 * 12 months
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eintragung gem. §§ 10 ff. RDG oder Zulassung gem. § 59f BRAO (Kopie des Nachweises)
Beschreibung: Gefordert ist eine Eintragung im Rechtsdienstleistungsregister gem. §§ 10 ff. RDG oder eine Zulassung der Berufsausübungsgesellschaft gem. § 59f BRAO
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Unternehmensdarstellung (formlose schriftliche Eigenerklärung des Bieters)
Beschreibung: Aussagekräftige Unternehmensdarstellung mit folgenden Informationen: a) allgemeine Daten und Fakten zum Unternehmen (bspw. Gründungsjahr, Hauptsitz, Standorte, Servicecenter und -strukturen, sofern vorhanden etc.); Darstellung der Unternehmenstätigkeiten, Tätigkeitsschwerpunkte und Kernkompetenzen b) Angaben zur Dauer der Tätigkeit als Unternehmen für Inkassodienstleistungen c) Beschreibung der zuständigen Niederlassung d) Beschreibung der personellen Infrastruktur der zuständigen Niederlassung inkl. Fachkraftstruktur und Erfahrung der Mitarbeiter (Anzahl der Mitarbeiter mit der zweiten juristischen Staatsprüfung und Anzahl der Mitarbeiter, die "qualifizierte Personen" i. S. v. § 12 Abs. 4 S. 1 RDG sind oder eine vergleichbare Ausbildung haben) Die Unternehmensdarstellung soll max. 5 DIN A4 Seiten (Arial, Schriftgröße 11) umfassen. Broschüren, Flyer oder andere Werbematerialien werden nicht berücksichtigt. Mindestanforderungen: a) Erfahrungen im Bereich Universitätskliniken b) mindestens 10-jährige Tätigkeit als Unternehmen für Inkassodienstleistungen c) keine d) mind. 2 Mitarbeiter mit der zweiten juristischen Staatsprüfung und mind. 4 Mitarbeiter, die "qualifizierte Personen" i. S. v. § 12 Abs. 4 S. 1 RDG sind oder eine vergleichbare Ausbildung haben
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Beschreibung: Gefordert ist der Gesamtumsatz (netto) und Jahresumsatz (netto) mit den hier ausgeschriebenen oder vergleichbaren Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre (2021, 2022 und 2023). Vergleichbare Leistungen sind Inkassodienstleistungen. Der Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021, 2022 und 2023) muss mindestens 400.000 EUR netto pro Jahr betragen.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Berufshaftpflichtversicherung (Kopie des Nachweises)
Beschreibung: Nachzuweisen ist eine aktuelle Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 250.000,00 Euro für jeden Versicherungsfall. Nachzuweisen ist eine aktuelle Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 250.000,00 Euro für jeden Versicherungsfall.
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Mitgliedschaft im Branchenverband (Kopie des Nachweises)
Beschreibung: Gefordert ist eine Mitgliedschaft im Branchenverband (bspw. Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU); Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement e. V. (BFIF)) oder vergleichbar. Für eine Rechtsanwaltsgesellschaft muss dieser Nachweis nicht erbracht werden.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Unternehmensreferenzen (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Beschreibung: Gefordert sind 4 Unternehmensreferenzen aus den letzten 5 Jahren (2020, 2021, 2022, 2023, 2024 oder aktueller) über früher ausgeführte oder laufende vergleichbare Aufträge. Sofern es sich um Aufträge handelt, die in den letzten 5 Jahren noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Stand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht gewertet werden. Vergleichbare Aufträge sind Leistungen über Inkassodienstleistungen. Nachzuweisen sind 4 Referenzen über vergleichbare Leistungen, welche folgende Merkmale erfüllen: a) mindestens 2 Referenzen mit Bezug zu deutschen Universitätskliniken bzw. deutschen Krankenhäuser mit mehr als 500 Betten. b) Mindestlaufzeit jeder Referenz muss 2 Jahre betragen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Beschreibung eines elektronischen Mandanteninformationssystems (formlose schriftliche Eigenerklärung des Bieters)
Beschreibung: Gefordert ist die Beschreibung bzw. Dokumentation eines geeigneten elektronischen Mandanteninformationssystems (mit Fallübersicht, Status, Abrechnung, entstandene Kosten, etc.).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Niedrigster Wertungspreis Inkassodienstleistungen
Beschreibung: Niedrigster Wertungspreis Inkassodienstleistungen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 35
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Niedrigster Preis SAP-Schnittstelle
Beschreibung: Niedrigster Preis SAP-Schnittstelle
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität der zu erwartenden Leistung - Umsetzungskonzept
Beschreibung: Qualität der zu erwartenden Leistung - Umsetzungskonzept
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 45
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept SAP-Schnittstelle
Beschreibung: Konzept SAP-Schnittstelle
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 14/03/2025 11:00:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 19/02/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: keine
Frist für den Eingang der Angebote: 24/03/2025 10:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 55 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß der gesetzlichen Bedingungen können Unterlagen nachgefordert werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 24/03/2025 11:00:00 (UTC+1)
Ort: Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
Zusätzliche Informationen: Es sind keine Bieter zum Submissionstermin zugelassen (e-Vergabe).
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB). Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Die Inkassodienstleistungen sind ein integraler Bestandteil der Debitorenbuchhaltung der Charité, so dass umfangreiche und tiefgreifenden Abstimmungen in die Finanzprozesse der Charité notwendig sind, wenn es zum Wechsel des Inkassodienstleister kommt. Eine Laufzeit von weniger als 4 Jahren steht nicht im Verhältnis mit dem anfallenden Umstellungsaufwand.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)