1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: LB-Assistent
Beschreibung: Softwarelösung zur Erstellung von Leistungsbeschreibungen für das öffentliche Beschaffungswesen.
Kennung des Verfahrens: 18286c87-3d81-444e-97ba-60fd770ef907
Interne Kennung: PV73-2025-01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48490000 Softwarepaket für das Beschaffungswesen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Beschaffung erfolgt für die ProVitako selbst und die eigenen Mitglieder, die in der gesamten Bundesrepublik angesiedelt sind. Näheres zu den Mitgliedern s.: https://www.provitako.de/mitglieder/
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YGR5BJB
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: LB-Assistent
Beschreibung: Software-as-a-Service Lösung zur Kl gestützten Erstellung von Vergabeunterlagen für die öffentliche Beschaffung, insbesondere der Leistungsbeschreibung.
Interne Kennung: PV73-2025-01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48490000 Softwarepaket für das Beschaffungswesen
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Beschaffung erfolgt für die ProVitako selbst und die eigenen Mitglieder, die in der gesamten Bundesrepublik angesiedelt sind. Näheres zu den Mitgliedern s.: https://www.provitako.de/mitglieder/
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 12 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich maximal drei (3) Verlängerungsoptionen um jeweils weitere 12 Monate vor. Die max. Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt inklusive der Verlängerungsoptionen 48 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die ProVitako ist eine zentrale Beschaffungsstelle der Kommunalen IT-Dienstleister, die allesamt öffentliche Auftraggeber sind. Sie beabsichtigt daher eine Rahmenvereinbarung über die Softwarelösung GovRadar für sich und die eigenen Mitglieder zu schließen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung
Beschreibung: KI- unterstützte Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnisse.
Innovatives Ziel: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Produktinnovationen.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 135 GWB (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Beschaffungsdienstleister: Rechtsanwältin Iris Argyriadou
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren: 5 000 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Vergabe von Aufträgen im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb ist gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV zulässig, wenn der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann, weil aus technischen Gründen (lit. b) kein Wettbewerb vorhanden ist und wenn (gemäß § 14 Abs. 6 VgV) es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter ist. Der öffentliche Auftraggeber übt zudem sein Ermessen rechtsfehlerfrei aus, wenn er den Wettbewerb so wenig wie absolut nötig einschränkt. Die Anforderung einer KI-unterstützten Recherche des Marktes und Erstellung von Leistungsbeschreibungen für Vergabeverfahren sowie einer Beobachtung des Marktes hat für den öffentlichen Auftraggeber größere wirtschaftliche Vorteile, da aufwendige Beratungsaufträge teilweise unnötig werden aber auch die Mitarbeiter des Auftraggebers effizienter den Markt untersuchen und Vergabeunterlagen erstellen können. Diese Leistungen werden bisher in Form langwierigen und aufwendigen Beraterdienstleistungen erbracht. Das zu beschaffende Produkt ist zurzeit das einzige im Markt, das KI- unterstützt die Erstellung von Leistungsbeschreibungen ermöglicht. Dadurch wird der Auftraggeber ermächtigt, bei Standardprodukten (HW) selbst die Leistungsbeschreibungen zu erstellen. Der Einkauf von Beratungsleistungen für Standardprodukte entfällt. Eine Internet-Recherche und der Erfahrungsaustausch unter den Mitgliedern bestätigte diese Annahmen, jedenfalls für den deutschsprachigen Raum. Anderen Anbieter einer ähnlich umfassend standardisierten Software-Lösung für das Erstellen von Leistungsverzeichnissen und Vergabeunterlagen gibt es zurzeit am Markt nicht. Die Neuentwicklung einer solchen Lösung für die ProVitako wäre zwar theoretisch möglich aber zeitaufwändig, risikobehaftet für etwaige Softwarefehler und kostenintensiv. Der Auftraggeber darf mit Blick auf die umfassende Digitalisierung des Beschaffungswesens im Interesse der Systemsicherheit und Funktion jedwedes Risikopotential ausschließen und den zuverlässigsten Weg wählen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 5 000 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: GovRadar GmbH
Offizielle Bezeichnung: GovRadar GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot ProVitako
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 5 000 000,00 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: PV73-2025-01
Titel: Software-as-a-Service Lösung zur Kl gestützten Erstellung von Leistungsbeschreibungen
Datum der Auswahl des Gewinners: 27/01/2025
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG
Registrierungsnummer: GnR 656 B
Postanschrift: Charlottenstr. 65
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2241999-1434
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Rechtsanwältin Iris Argyriadou
Registrierungsnummer: DE271211508
Postanschrift: Rathausstr. 13
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20095
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 403737470
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: GovRadar GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB255433
Stadt: München
Postleitzahl: 81671
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +4989219092930
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2d6983e6-ffe8-4d91-abcf-4c7dae072dcb - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/02/2025 11:47:05 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 85418-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 27/2025
Datum der Veröffentlichung: 07/02/2025