1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Magistrat der Stadt Bremerhaven - Stadtkämmerei
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung und Einführung einer neuen Finanzsoftware mit Immobilienmanagement, V0020/2024, Bremerhaven
Beschreibung: Der Magistrat der Stadt Bremerhaven sucht eine moderne, leistungsstarke und zukunftsfähige Finanzsoftware. Die Software soll nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Die gesuchte Finanzsoftware ist auf die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen ausgerichtet und wird zeitnah an gesetzliche Änderungen angepasst. Die Software wird stetig weiterentwickelt und somit den aktuellen Anforderungen gerecht. Ein guter Support und die kompetente, schnelle und unbürokratische Hilfe im Fehlerfall wird vom zukünftigen Anbieter ebenfalls erwartet. Details sind im EVB-IT Systemvertrag zu vereinbaren. Die gesuchte Finanzsoftware muss in anderen Bundesländern erfolgreich als kommunale Finanzsoftware eingesetzt werden. Ein entsprechender Nachweis muss erbracht werden. Zudem muss die Finanzsoftware über eine Zertifizierung / Zulassung der SAKD, gpaNRW oder des TÜV IT für andere Bundesländer oder über eine Bescheinigung nach IDW - Standard PS 880 verfügen. Die Umstellung auf die neue Finanzsoftware soll zunächst unter Beibehaltung der Kameralistik erfolgen. Später soll jedoch innerhalb des Systems ein Wechsel auf die staatliche Doppik möglich sein. Dieser Wechsel soll durch den AN in einem separaten Projekt begleitet werden, ist aber nicht Gegenstand der hier vorliegenden Ausschreibung.
Kennung des Verfahrens: 1f7900d7-a51b-47d9-91db-9967a69a256c
Interne Kennung: V0020/2024
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hinrich-Schmalfeldt-Straße 40
Stadt: Bremerhaven
Postleitzahl: 27576
Land, Gliederung (NUTS): Bremerhaven, Kreisfreie Stadt (DE502)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1. Rügen sind ausschließlich an den unter Beschaffer genannten Auftraggeber zu senden. 2. Werden im Vergabeverfahren Bescheinigungen von Auftraggebern oder amtlichen Stellen gefordert, sind sie - soweit sie nicht in Deutsch verfasst wurden - inklusive einer beglaubigten deutschsprachigen Übersetzung einzureichen. 3. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen: Bewerber/Bieter können Auskünfte zum Vergabeverfahren einholen. Entsprechende Fragen und Anforderung weiterer Informationen (Bieterfragen) sind ausschließlich in Textform über das Vergabeportal https://vergabe.bremen.de/ zu richten, spätestens bis zum 25.03.2024. Bis zu diesem Zeitpunkt eingereichte Fragen und Antworten werden in anonymisierter Form allen Bewerbern/Bietern über die Internetseite, über die auch die Ausschreibungsunterlagen zum Download zur Verfügung gestellt werden, bereitgestellt. Die Bewerber/Bieter sind verpflichtet, diese Antworten bei der Erstellung, Kalkulation und Einreichung ihres Angebotes zu berücksichtigen. Danach eingehende Fragen sind nicht mehr rechtzeitig gem. § 20 Abs. 3 VgV gestellt und bleiben unbeantwortet. Die Vergabestelle wird die rechtzeitig gestellten Fragen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantworten. Telefonische oder Telefax eingereichte Fragen sind unzulässig und werden nicht beantwortet.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beschaffung und Einführung einer neuen Finanzsoftware mit Immobilienmanagement, V0020/2024, Bremerhaven
Beschreibung: Der Magistrat der Stadt Bremerhaven sucht eine moderne, leistungsstarke und zukunftsfähige Finanzsoftware. Die Software soll nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Die gesuchte Finanzsoftware ist auf die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen ausgerichtet und wird zeitnah an gesetzliche Änderungen angepasst. Die Software wird stetig weiterentwickelt und somit den aktuellen Anforderungen gerecht. Ein guter Support und die kompetente, schnelle und unbürokratische Hilfe im Fehlerfall wird vom zukünftigen Anbieter ebenfalls erwartet. Details sind im EVB-IT Systemvertrag zu vereinbaren. Die gesuchte Finanzsoftware muss in anderen Bundesländern erfolgreich als kommunale Finanzsoftware eingesetzt werden. Ein entsprechender Nachweis muss erbracht werden. Zudem muss die Finanzsoftware über eine Zertifizierung / Zulassung der SAKD, gpaNRW oder des TÜV IT für andere Bundesländer oder über eine Bescheinigung nach IDW - Standard PS 880 verfügen. Die Umstellung auf die neue Finanzsoftware soll zunächst unter Beibehaltung der Kameralistik erfolgen. Später soll jedoch innerhalb des Systems ein Wechsel auf die staatliche Doppik möglich sein. Dieser Wechsel soll durch den AN in einem separaten Projekt begleitet werden, ist aber nicht Gegenstand der hier vorliegenden Ausschreibung. Die neue Software muss für eine effiziente Aufgabenerledigung des Magistrats über folgende Funktionen verfügen: • Haushaltsplanung, -ausführung und -überwachung, • Jahresabschluss inkl. Vermögensrechnung sowie Bilanz, • Konzernabschluss, • Veranlagung, • Kassenwesen und Forderungsmanagement, • Anbindung an E-Payment-Verfahren, • Kosten- und Leistungsrechnung, • Anlagenbuchhaltung, • Elektronischer / digitaler Rechnungsworkflow, • Liquiditätsplanung und -auswertung, • Controlling und Berichtswesen, • Ablage und Archivierung von elektronischen Dokumenten und aller im Prozess erzeugten Belege (z.B. Buchungsbelege, Kassenanordnungen, Belege aus dem elektronischen Rechnungsworkflow) in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio von Optimal Systems, • Anbindung ans Active Directory, • Möglichkeit der Multifaktorauthentifizierung. Die oben genannten Funktionen müssen vollständig über bereits integrierte Module abbildbar sein. Nach der derzeitigen Struktur benötigen 60 User Zugriff auf umfangreiche Programmfunktion, wie Kassen-, Steueramt- und Kämmerei-Funktionen. (Full-User). 400 User benötigen ledig Zugriff auf den Rechnungsworkflow bzw. lesenden Zugriff auf verschiedene Funktionen (Limited-User). Weitere 100 User benötigen eine Berechtigung für die reine Freigabe/Weiterleitung/Zurückweisung im Rechnungsworkflow ohne in die Buchung selbst einzugreifen. Da die von den Bewerbern/Bietern zu erbringende Leistung inhaltlich nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, erfolgt die Beauftragung im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens nach vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 3 VgV). Nach dem Teilnahmewettbewerb werden alle geeigneten Bewerber/Bieter zur Abgabe eines indikativen Angebots aufgefordert. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und der wirtschaftlichste Bieter ermittelt. Mit diesen Bietern führt der AG eine oder mehrere Verhandlungsrunden. Teilnahmewettbewerb Stufe 1: Dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) sind die in der Bekanntmachung ausgewiesenen Erklärungen, Angaben und Nachweise, die für die Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit erforderlich sind, beizufügen. Ein Unternehmen ist geeignet, wenn es die durch den öffentlichen Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllt. Verhandlungsverfahren Stufe 2: Der AG fordert alle geeigneten Bieter zur Abgabe eines indikativen Angebots (Erst-Angebot) auf. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und die wirtschaftlichsten Bieter ermittelt. Mit diesen Bietern führt der AG eine oder mehrere Verhandlungsrunden. Formulare, Unterlagen die mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind: • Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) • Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung • Eigenerklärung Sanktionen Russland Nach dem indikativen Angebot, werden die Bieter zur Angebotspräsentation vor einem Auswahlgremium (3 Vertreter des Finanzsoftware-Projektes in Bremerhaven) eingeladen. Die Durchführung der Präsentation ist voraussichtlich für die KW 32 vorgesehen. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und der wirtschaftlichste Bieter ermittelt. Der AG verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen (finalen) Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom AG in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 10 VgV). Detaillierte Information zu dem Vergabeverfahren erhalten sie in der Leistungsbeschreibung ab Ziffer 2 ff. Der Zuschlag wird, sofern alle Mindestanforderungen erfüllt sind, nach Maßgabe des § 127 Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Die Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus den folgenden Kriterien und deren Gewichtung: A - Preis 30% - Maximal erreichbare Punkte 300 B - Items gem. Leistungsverzeichnis (LV) Anforderungskatalog Finanzsoftware 30% - Maximal erreichbare Punkte 300 C - Konzepte 40% - Maximal erreichbare Punkte 400 Detaillierte Informationen zu den Zuschlagskriterien entnehmen Sie bitte der "Anlage zur EU-Bekanntmachung Ziffer BT-24 Zuschlagskriterien" sowie der Leistungsbeschreibung Pkt. 2.5
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Entfällt
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hinrich-Schmalfeldt-Straße 40
Stadt: Bremerhaven
Postleitzahl: 27576
Land, Gliederung (NUTS): Bremerhaven, Kreisfreie Stadt (DE502)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/12/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Laufzeit des Vertrages beginnt nach Zuschlagserteilung, spätestens am 01.12.2024. Ab dem Go-Live-Termin am 01.01.2026 beginnt eine Laufzeit von insgesamt 5 Jahren, bis zum 31.12. 2030. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um 2 Jahre, sofern keine Kündigung von einer Seite erfolgt.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Items gem. Leistungsverzeichnung
Beschreibung: Items gem. Leistungsverzeichnis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzepte
Beschreibung: Konzepte
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer der Freien Hansestadt Bremen bei der Senatorin für Bau, Mobilität und Stadtentwicklung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Immobilien Bremen Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer der Freien Hansestadt Bremen bei der Senatorin für Bau, Mobilität und Stadtent-wicklung
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,01 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Axians Infoma GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 26/11/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Magistrat der Stadt Bremerhaven - Stadtkämmerei
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Hinrich-Schmalfeldt-Straße 40
Stadt: Bremerhaven
Postleitzahl: 27576
Land, Gliederung (NUTS): Bremerhaven, Kreisfreie Stadt (DE502)
Land: Deutschland
Telefon: +4942136189715
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-7003
Offizielle Bezeichnung: Immobilien Bremen Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen
Registrierungsnummer: keine Wert
Stadt: Bremen
Postleitzahl: 28215
Land, Gliederung (NUTS): Bremen, Kreisfreie Stadt (DE501)
Land: Deutschland
Telefon: +4942136189715
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer der Freien Hansestadt Bremen bei der Senatorin für Bau, Mobilität und Stadtentwicklung
Registrierungsnummer: ohne Wert
Stadt: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land, Gliederung (NUTS): Bremen, Kreisfreie Stadt (DE501)
Land: Deutschland
Telefon: +4942136159796
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer der Freien Hansestadt Bremen bei der Senatorin für Bau, Mobilität und Stadtent-wicklung
Registrierungsnummer: ohne Angabe
Stadt: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land, Gliederung (NUTS): Bremen, Kreisfreie Stadt (DE501)
Land: Deutschland
Telefon: +4942136159796
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Axians Infoma GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE147031815
Postanschrift: Hörvelsinger Weg 21
Stadt: Ulm
Postleitzahl: 89081
Land, Gliederung (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Land: Deutschland
Telefon: +4973115510
Fax: +4973115510
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 47c1e29d-6124-47b4-8ff0-ed8617a45593 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/01/2025 14:10:45 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 63350-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 20/2025
Datum der Veröffentlichung: 29/01/2025