1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Gruppe öffentlicher Stellen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Gruppe öffentlicher Stellen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Archivierung-Aktenauslagerung Gerichte, Hauptverwaltungen und Finanzämter
Beschreibung: Ausgeschrieben werden Leistungen zur externen Archivierung diverser Aktenbestände (inklusive damit verbundener weiterer Dienstleistungen) im Umfang von ca. 193.000 lfdm aus Berliner Justizeinrichtungen, Finanzbehörden, dem Landesverwaltungsamt, dem Landesamt für Flüchtlinge, Senatsverwaltung für Gesundheit und anderen Berliner Verwaltungseinrichtungen im Berliner Stadtgebiet in 2 Losen. Der in 2 Losen ausgeschriebene Leistungsumfang bezieht sich dabei im Wesentlichen auf folgende Leistungen • Eingliederung und Datenübernahme (Einzelerfassung und Sequentialerfassung von Aktenbeständen) zum Vertragsbeginn von einem externen Dienstleister • Eingliederung und Datenübernahme (Einzelerfassung und Sequentialerfassung von Aktenbeständen) im Regelbetrieb • Transport- und Liefertätigkeiten inkl. Transportvorbereitung • Verwaltung, Datenhaltung und Datenpflege • Vernichtung von Archivgegenständen • Ausgliederung und Datenübergabe
Kennung des Verfahrens: 2c56f530-edf0-4555-9677-9b3d3be1d1f6
Interne Kennung: EKP-VA-24-08310
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 60000000 Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 63120000 Lagerung und Lagerhaltung, 79995200 Katalogisierung, 79996100 Aktenführung, 92512000 Dienstleistungen von Archiven
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Diverse Liegenschaften im Land Berlin, gemäß Objektliste.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Wir weisen darauf hin, dass die BIM - Berliner Immobilienmanagement GmbH auch geschäftsbesorgend für andere Auftraggeber des Landes Berlin tätig wird. Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem durch dieses Vergabeverfahren zu beauftragenden Bieter aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer Gründe, die zur Beendigung des Vertragsverhältnisses führen können, beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter des Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaftlicheren Angebot. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de bereitgestellt. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen mehr in Papier versendet. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf der Internetseite http://www.vergabeplattform.berlin.de notwendig. Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de hochgeladen wurden. Bei der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen. Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen. Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 07.02.2025 um 12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzusehen ist. Die Bieter werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer - siehe Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt BVB (Teil B) - hingewiesen. Für die Teilnehmer von Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 2
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 2
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Los_1_Aktenauslagerung_Gerichte_und_Justizverwaltung_Los_1
Beschreibung: Ausgeschrieben werden Leistungen zur externen Archivierung diverser Aktenbestände (inklusive damit verbundener weiterer Dienstleistungen) im Umfang von ca. 193.000 lfdm aus Berliner Justizeinrichtungen, Finanzbehörden, dem Landesverwaltungsamt, dem Landesamt für Flüchtlinge, Senatsverwaltung für Gesundheit und anderen Berliner Verwaltungseinrichtungen im Berliner Stadtgebiet in 2 Losen. Los 1 umfasst die Liegenschaften der Senatsverwaltung für Justiz (SenJust), gemäß Objektliste.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 60000000 Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63120000 Lagerung und Lagerhaltung, 79995100 Archivierung, 79995200 Katalogisierung, 79996100 Aktenführung, 92512000 Dienstleistungen von Archiven
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit vom AG gekündigt, verlängert er sich um jeweils 3 Monate, längstens jedoch um 12 Monate Die Kündigungsfrist beträgt im Rahmen der Verlängerungsoption 6 Wochen zum Monatsende.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10000
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Diverse Liegenschaften im Land Berlin, gemäß Objektliste.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/06/2029
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 4
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Bei der ausgeschriebenen Dienstleistung handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). In diesen Fällen muss gemäß § 3 BlnDSG ein schriftlicher Vertrag mit Regelungen zum Schutz der Daten mit dem Auftragnehmer geschlossen werden. Der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird jeweils zwischen AN und Nutzern abgeschlossen. Der Bieter hat daher den, den Ausschreibungsunterlagen in Anlage beiliegenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung, der unter der aufschiebenden Bedingung der Erteilung des Zuschlags geschlossen wird, dem Angebot beizulegen. Auf gesondertes Verlangen des AG hat der AN für Personal, das in sicherheitssensiblen Objekten bzw. Bereichen tätig ist, vor Leistungsaufnahme jeweils Sicherheitsüberprüfungen zu ermöglichen. Mitarbeiter des AN, die der Sicherheitsüberprüfung nicht zustimmen die über keinen Sicherheits- bzw. Zutrittsausweis verfügen oder die sonst aus Sicht des AG aufgrund konkreter, in ihrer Person liegender Umstände ein Sicherheitsrisiko darstellen, dürfen in diesen Objekten/Bereichen nicht tätig werden. Alle Tätigkeiten, die einen direkten Zugriff auf die Akten bzw. die darin enthaltenen Daten ermöglichen sind mit eigenem Personal auszuführen. Dazu gehören u. a. - Transport und Logistik sensibler Akten (Der physische Transport von Akten, der direkten Zugang zu den Daten ermöglicht.) - Zugriffsverwaltung und Akteneinsicht (Tätigkeiten, bei denen Akten geöffnet, verarbeitet oder digitalisiert werden) - Verarbeitung personenbezogener Daten (Alle Tätigkeiten, die eine Bearbeitung sensibler oder personenbezogener Daten erfordern) - Aufbewahrung und Verwaltung der sensiblen Akten (Langfristige Lagerung in sicheren Einrichtungen, die eine direkte Kontrolle durch die öffentliche Stelle erfordert) - Vernichtung oder Entsorgung von Akten (Die sichere und dokumentierte Vernichtung sensibler Daten) - Sicherheitskonzepte und IT-Infrastruktur (Entwicklung und Betrieb von IT-Systemen, die direkten Zugriff auf sensible Daten ermöglichen könnten) Die Beauftragung von Nachunternehmer bzw. Personal von Nachunternehmern zur Erbringung von Leistungen/ Teil-Leistungen, ist nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch den AG gestattet. Die folgenden Teilleistungen sind bspw. nicht vom Ausschluss betroffen, da sie keinen direkten Kontakt mit sensiblen Informationen erfordern: - Allgemeine Logistik ohne Datenzugriff (Bereitstellung von Transportmitteln und Behältern) - Bereitstellung von Lagerinfrastruktur (Vermietung oder Bereitstellung von Räumlichkeiten, ohne direkten Datenzugriff) - Technische Wartung und Support (Wartung von Einrichtungen oder IT-Systemen, ohne Einsichtnahme in Daten) - IT-Dienstleistungen ohne Datenzugriff (Bereitstellung und Wartung von Hardware, Netzwerken oder Software, die keinen Zugang zu sensiblen Informationen ermöglicht) - Allgemeine Sicherheitsdienste (Bewachung von Gebäuden und Lagerflächen, ohne Zugriff auf Akten) - Transport- und Lagerhilfsmittel (Lieferung von Verpackungsmaterialien oder Sicherheitstechnik) - Entsorgungslogistik für nicht-sensitive Materialien (Entsorgung von nicht-sensiblen Hilfsmitteln oder Verpackungen) Evtl. beauftragte Nachunternehmer müssen dieselben Voraussetzungen und Anforderungen gemäß Ausschreibung vorweisen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV) Mindestforderung: Eine Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen gemäß Bekanntmachung/ Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB); diese Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit vorzuhalten und das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 4 Wochen vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachzuweisen: • 5.000.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden (2-fach maximiert p.a.) • 200.000 € für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz Die Jahreshöchstsumme muss mindestens das Zweifache der jeweiligen Einzelsumme betragen. Ich erkläre/ Wir erklären hiermit, rechtsverbindlich mit der Signatur des Angebotes und Einreichung der Selbstauskunft, dass eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis bereits besteht ODER dass ich/ wir im Fall der Auftragserteilung eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der Mindestdeckungssummen gemäß Bekanntmachung/ Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB) abschließen werden.
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die Leistungsart "Dienstleistungen Aktenauslagerung" und auf die letzten drei Geschäftsjahre im Durchschnitt (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV) Mindestforderung: Der jährliche Umsatz muss aufgrund des Leistungsumfangs im Durchschnitt mindestens (Los 1: 1.200.000 EUR) (Los 2: 900.000 EUR) netto pro Jahr betragen.
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung: Mindestanforderungen gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr.2 VgV: Qualifikation des eingesetzten Personals und personelle Befähigung des Unternehmens Mindestens 50% der Mitarbeiter im Bereich der Leistungsausführung des Unternehmens sind 1 Jahr oder länger im Unternehmen beschäftigt. Die Mitarbeiter des AN verpflichten sich zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Berliner Datenschutzgesetz. Der AN garantiert, dass der Zutritt zu den Lagerräumen nur Mitarbeitern gewährt wird, die dem Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Berliner Datenschutzgesetz verpflichtet sind und keine Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis haben. Dies gilt ebenso für alle weiteren Tätigkeiten, bei denen das Personal Zugriff auf personenbezogene oder sicherheitsrelevante Informationen hat.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Mindestanforderungen bezüglich Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität (gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 3) Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
Kriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Beschreibung: Mindestanforderungen bezüglich Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung des Umweltschutzes (gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV) Aufbau oder Betrieb eines Umweltmanagementsystems (DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 50001 oder gem. EG-Öko-Audit-Verordnung EMAS oder gleichwertiges System oder Branchen spezifisches System, integriertes System) (die Gleichwertigkeit ist seitens des Bieters schriftlich und ausführlich zu beschreiben und dem Angebot beizufügen!) oder mindestens 3 Aktivitäten zum Umweltschutz gemäß "C. Umweltschutz im Unternehmen".
Kriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Beschreibung: Mindestanforderungen an die technische Ausstattung (gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr. 9 VgV) Der AN verfügt über ein Internet Portal mit der Erreichbarkeit über übliche Standard-Webbrowser mit Zugangsberechtigungskonzept. Der AN verfügt über eine Automatische, VdS-anerkannte Brandmelde- und Alarmanlage in den Archivlagern mit Aufschaltung zu einer VdS-anerkannten Alarm-Melde-Zentrale und/oder Feuerwehr verfügen oder garantiert eine personelle Bewachung, kalendertäglich 24 Stunden. Der AN verfügt über Zutrittskontrollanlagen zu den Archivlagern. Der AN bestätigt, dass er gemäß der DIN-Norm ISO/IEC/DIN27001 "Informationstechnik-IT-Sicherheitsverfahren-Informationssicherheits-Managementsysteme–Anforderungen“ handelt.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis der fachlichen Eignung anhand mindestens einer vergleichbaren Referenz des Bieters im Bereich der Aktenauslagerung. Eine Referenz ist nur vergleichbar, wenn mit ihr die nachfolgend aufgeführten Mindestanforderungen kumulativ erfüllt werden: - Leistungserbringung innerhalb der letzten 3 Jahre, wobei die bisherige Leistungserbringung mindestens 6 Monate betragen muss (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe) - Leistungsinhalt und -umfang ist mit den ausgeschriebenen Leistungen - hier: Dienstleistungen Aktenauslagerung - vergleichbar - Auftragswert pro Jahr (kumulierter Wert aller Referenzen): aufgrund des Leistungsumfangs im Durchschnitt mindestens (Los 1: 1.200.000 EUR EUR) (Los 2: 900.000 EUR) netto pro Jahr. Werden gleiche Referenzen mehrfach angegeben (z.B. in beiden Losen), müssen diese in Art und Umfang den kumulierten Mindestanforderungen der jeweils angebotenen Lose entsprechen. D.h. eine Referenz, welche in mehr als einem Los angegeben wurde, wird mit ihrem Auftragswert hinsichtlich der Abdeckung der Mindestanforderung (kumulierter Auftragswert der angebotenen Lose) nicht mehrfach in voller Höhe je Los berücksichtigt, sondern anteilig für alle angebotenen Lose. "
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angebotspreis der Gesamtsumme Angebotspreis gemäß LV, siehe Bewertungsmatrix.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 07/02/2025 12:00:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/02/2025 08:50:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 170 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß den Vorgaben der Vergabeverordnung (VgV).
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 18/02/2025 08:50:00 (UTC+1)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabe-unterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt wer-den, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend ge-macht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 2
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die Angebote bearbeitet: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Beschaffungsdienstleister: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Los_2_Aktenauslagerung_AllgBestand_LAF_Los_2
Beschreibung: Ausgeschrieben werden Leistungen zur externen Archivierung diverser Aktenbestände (inklusive damit verbundener weiterer Dienstleistungen) im Umfang von ca. 193.000 lfdm aus Berliner Justizeinrichtungen, Finanzbehörden, dem Landesverwaltungsamt, dem Landesamt für Flüchtlinge, Senatsverwaltung für Gesundheit und anderen Berliner Verwaltungseinrichtungen im Berliner Stadtgebiet in 2 Losen. Los 2 umfasst die weiteren Liegenschaften Senatsverwaltung für Finanzen und der weiteren Verwaltung (bspw. LVWA; LAF), gemäß Objektliste.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 60000000 Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit vom AG gekündigt, verlängert er sich um jeweils 3 Monate, längstens jedoch um 12 Monate Die Kündigungsfrist beträgt im Rahmen der Verlängerungsoption 6 Wochen zum Monatsende.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10000
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Diverse Liegenschaften im Land Berlin, gemäß Objektliste.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/06/2029
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 4
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Bei der ausgeschriebenen Dienstleistung handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). In diesen Fällen muss gemäß § 3 BlnDSG ein schriftlicher Vertrag mit Regelungen zum Schutz der Daten mit dem Auftragnehmer geschlossen werden. Der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird jeweils zwischen AN und Nutzern abgeschlossen. Der Bieter hat daher den, den Ausschreibungsunterlagen in Anlage beiliegenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung, der unter der aufschiebenden Bedingung der Erteilung des Zuschlags geschlossen wird, dem Angebot beizulegen. Auf gesondertes Verlangen des AG hat der AN für Personal, das in sicherheitssensiblen Objekten bzw. Bereichen tätig ist, vor Leistungsaufnahme jeweils Sicherheitsüberprüfungen zu ermöglichen. Mitarbeiter des AN, die der Sicherheitsüberprüfung nicht zustimmen die über keinen Sicherheits- bzw. Zutrittsausweis verfügen oder die sonst aus Sicht des AG aufgrund konkreter, in ihrer Person liegender Umstände ein Sicherheitsrisiko darstellen, dürfen in diesen Objekten/Bereichen nicht tätig werden. Alle Tätigkeiten, die einen direkten Zugriff auf die Akten bzw. die darin enthaltenen Daten ermöglichen sind mit eigenem Personal auszuführen. Dazu gehören u. a. - Transport und Logistik sensibler Akten (Der physische Transport von Akten, der direkten Zugang zu den Daten ermöglicht.) - Zugriffsverwaltung und Akteneinsicht (Tätigkeiten, bei denen Akten geöffnet, verarbeitet oder digitalisiert werden) - Verarbeitung personenbezogener Daten (Alle Tätigkeiten, die eine Bearbeitung sensibler oder personenbezogener Daten erfordern) - Aufbewahrung und Verwaltung der sensiblen Akten (Langfristige Lagerung in sicheren Einrichtungen, die eine direkte Kontrolle durch die öffentliche Stelle erfordert) - Vernichtung oder Entsorgung von Akten (Die sichere und dokumentierte Vernichtung sensibler Daten) - Sicherheitskonzepte und IT-Infrastruktur (Entwicklung und Betrieb von IT-Systemen, die direkten Zugriff auf sensible Daten ermöglichen könnten) Die Beauftragung von Nachunternehmer bzw. Personal von Nachunternehmern zur Erbringung von Leistungen/ Teil-Leistungen, ist nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch den AG gestattet. Die folgenden Teilleistungen sind bspw. nicht vom Ausschluss betroffen, da sie keinen direkten Kontakt mit sensiblen Informationen erfordern: - Allgemeine Logistik ohne Datenzugriff (Bereitstellung von Transportmitteln und Behältern) - Bereitstellung von Lagerinfrastruktur (Vermietung oder Bereitstellung von Räumlichkeiten, ohne direkten Datenzugriff) - Technische Wartung und Support (Wartung von Einrichtungen oder IT-Systemen, ohne Einsichtnahme in Daten) - IT-Dienstleistungen ohne Datenzugriff (Bereitstellung und Wartung von Hardware, Netzwerken oder Software, die keinen Zugang zu sensiblen Informationen ermöglicht) - Allgemeine Sicherheitsdienste (Bewachung von Gebäuden und Lagerflächen, ohne Zugriff auf Akten) - Transport- und Lagerhilfsmittel (Lieferung von Verpackungsmaterialien oder Sicherheitstechnik) - Entsorgungslogistik für nicht-sensitive Materialien (Entsorgung von nicht-sensiblen Hilfsmitteln oder Verpackungen) Evtl. beauftragte Nachunternehmer müssen dieselben Voraussetzungen und Anforderungen gemäß Ausschreibung vorweisen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV) Mindestforderung: Eine Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen gemäß Bekanntmachung/ Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB); diese Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit vorzuhalten und das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 4 Wochen vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachzuweisen: • 5.000.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden (2-fach maximiert p.a.) • 200.000 € für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz Die Jahreshöchstsumme muss mindestens das Zweifache der jeweiligen Einzelsumme betragen. Ich erkläre/ Wir erklären hiermit, rechtsverbindlich mit der Signatur des Angebotes und Einreichung der Selbstauskunft, dass eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis bereits besteht ODER dass ich/ wir im Fall der Auftragserteilung eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der Mindestdeckungssummen gemäß Bekanntmachung/ Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB) abschließen werden.
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die Leistungsart "Dienstleistungen Aktenauslagerung" und auf die letzten drei Geschäftsjahre im Durchschnitt (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV) Mindestforderung: Der jährliche Umsatz muss aufgrund des Leistungsumfangs im Durchschnitt mindestens (Los 1: 1.200.000 EUR) (Los 2: 900.000 EUR) netto pro Jahr betragen.
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung: Mindestanforderungen gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr.2 VgV: Qualifikation des eingesetzten Personals und personelle Befähigung des Unternehmens Mindestens 50% der Mitarbeiter im Bereich der Leistungsausführung des Unternehmens sind 1 Jahr oder länger im Unternehmen beschäftigt. Die Mitarbeiter des AN verpflichten sich zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Berliner Datenschutzgesetz. Der AN garantiert, dass der Zutritt zu den Lagerräumen nur Mitarbeitern gewährt wird, die dem Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Berliner Datenschutzgesetz verpflichtet sind und keine Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis haben. Dies gilt ebenso für alle weiteren Tätigkeiten, bei denen das Personal Zugriff auf personenbezogene oder sicherheitsrelevante Informationen hat.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Mindestanforderungen bezüglich Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität (gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 3) Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
Kriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Beschreibung: Mindestanforderungen bezüglich Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung des Umweltschutzes (gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV) Aufbau oder Betrieb eines Umweltmanagementsystems (DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 50001 oder gem. EG-Öko-Audit-Verordnung EMAS oder gleichwertiges System oder Branchen spezifisches System, integriertes System) (die Gleichwertigkeit ist seitens des Bieters schriftlich und ausführlich zu beschreiben und dem Angebot beizufügen!) oder mindestens 3 Aktivitäten zum Umweltschutz gemäß "C. Umweltschutz im Unternehmen".
Kriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Beschreibung: Mindestanforderungen an die technische Ausstattung (gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr. 9 VgV) Der AN verfügt über ein Internet Portal mit der Erreichbarkeit über übliche Standard-Webbrowser mit Zugangsberechtigungskonzept. Der AN verfügt über eine Automatische, VdS-anerkannte Brandmelde- und Alarmanlage in den Archivlagern mit Aufschaltung zu einer VdS-anerkannten Alarm-Melde-Zentrale und/oder Feuerwehr verfügen oder garantiert eine personelle Bewachung, kalendertäglich 24 Stunden. Der AN verfügt über Zutrittskontrollanlagen zu den Archivlagern. Der AN bestätigt, dass er gemäß der DIN-Norm ISO/IEC/DIN27001 "Informationstechnik-IT-Sicherheitsverfahren-Informationssicherheits-Managementsysteme–Anforderungen“ handelt.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis der fachlichen Eignung anhand mindestens einer vergleichbaren Referenz des Bieters im Bereich der Aktenauslagerung. Eine Referenz ist nur vergleichbar, wenn mit ihr die nachfolgend aufgeführten Mindestanforderungen kumulativ erfüllt werden: - Leistungserbringung innerhalb der letzten 3 Jahre, wobei die bisherige Leistungserbringung mindestens 6 Monate betragen muss (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe) - Leistungsinhalt und -umfang ist mit den ausgeschriebenen Leistungen - hier: Dienstleistungen Aktenauslagerung - vergleichbar - Auftragswert pro Jahr (kumulierter Wert aller Referenzen): aufgrund des Leistungsumfangs im Durchschnitt mindestens (Los 1: 1.200.000 EUR EUR) (Los 2: 900.000 EUR) netto pro Jahr. Werden gleiche Referenzen mehrfach angegeben (z.B. in beiden Losen), müssen diese in Art und Umfang den kumulierten Mindestanforderungen der jeweils angebotenen Lose entsprechen. D.h. eine Referenz, welche in mehr als einem Los angegeben wurde, wird mit ihrem Auftragswert hinsichtlich der Abdeckung der Mindestanforderung (kumulierter Auftragswert der angebotenen Lose) nicht mehrfach in voller Höhe je Los berücksichtigt, sondern anteilig für alle angebotenen Lose. "
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angebotspreis der Gesamtsumme Angebotspreis gemäß LV, siehe Bewertungsmatrix.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 07/02/2025 12:00:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/02/2025 08:50:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 59 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß den Vorgaben der Vergabeverordnung (VgV).
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 18/02/2025 08:50:00 (UTC+1)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabe-unterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt wer-den, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend ge-macht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Organisation, die Angebote bearbeitet: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Beschaffungsdienstleister: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Registrierungsnummer: 11-2200011000-02
Abteilung: Einkauf
Postanschrift: Alexanderstraße 3
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Telefon: +493090166
Fax: +4930901661668
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin – BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (Anmietvermögen) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Registrierungsnummer: 11-2100019000-10
Abteilung: Einkauf
Postanschrift: Alexanderstraße 3
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Telefon: +493090166
Fax: +4930901661668
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Registrierungsnummer: 11-2100019001-07
Abteilung: Einkauf
Postanschrift: Alexanderstraße 3
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Telefon: +4930901661478
Fax: +4930901661668
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0007
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
Telefon: +493090138316
Fax: +493090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0008
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 37fd373c-bb92-4c3c-9c65-bb1798a760b8 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/01/2025 11:51:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 39237-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 13/2025
Datum der Veröffentlichung: 20/01/2025