1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin - Landesarchiv Berlin (LA Berlin)
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Archivfachinformationssystem - AFIS
Beschreibung: Das Landesarchiv Berlin (LA Berlin) ist das (nicht rechtsfähige) zentrale Staatsarchiv des Landes Berlin. Es hat die gesetzliche Aufgabe (§ 3 ArchGB), Unterlagen zu erfassen, zu bewerten, als Archivgut zu sichern, auf Dauer zu bewahren, die Erschließung zu gewährleisten und für die Benutzung allgemein zugänglich zu machen. Insbesondere archiviert das Landesarchiv das aus den Geschäftsgängen aller Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes Berlin hervorgegangene Archivgut. Der derzeitige Datenbestand des Landesarchivs umfasst ungefähr 1425 Bestände, 801 Systematiken/Klassifikationen, ca. 3,6 Mio. Verzeichnungseinheiten, ca. 2,6 Mio. Indexeinträge, 17 Verzeichnungsformulare und ca. 460.000 digitale Objekte. Die Zahl der Datensätze steigt kontinuierlich. Zur technischen und organisatorischen Unterstützung der Kernaufgaben des Landesarchivs wird ein neues archivisches Fachinformationssystem (AFIS) benötigt.
Kennung des Verfahrens: 9aa780cb-afec-463f-a9d4-f4b86617ed38
Interne Kennung: 20119-24
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: Diese Vorinformation dient als Aufruf zum Wettbewerb. Interessierte Unternehmen werden mit dieser Vorinformation aufgefordert, ihr Interesse mitzuteilen (Interessensbekundung). Für das Vergabeverfahren ist keine weitere Auftragsbekanntmachung vorgesehen. .//. Aufgrund dieser Vorinformation ist zunächst nur eine Interessensbekundung verlangt; ein Teilnahmeantrag oder Angebot ist jetzt noch nicht (!) vorzulegen, sondern erst nach gesonderter Aufforderung im weiteren Vergabeverfahren. Zur Einreichung einer Interessensbestätigung (=Teilnahmeantrag) wird die Vergabestelle gesondert auffordern. Die Einzelheiten zum Inhalt eines Teilnahmeantrags werden den Interessenten bzw. Bewerbern in der Aufforderung zur Interessensbestätigung mitgeteilt. .//. Die zunächst einzureichende Interessensbekundung ist in Textform (§ 126b BGB) und in deutscher Sprache entweder über die Vergabeplattform unter der Kennung 189511 (siehe Ziffer 5.1.11) oder unter Bezeichnung des Auftrags bzw. der Vergabenummer 20119-24 AFIS per E-Mail an die Vergabestelle ( vergabe@langwieser.de ) zu senden. Die Interessensbekundungen müssen noch keine (!) Unterlagen oder Nachweise enthalten. Die Interessensbekundung muss ein bestimmtes interessiertes Unternehmen (Interessent) erkennen lassen und eine aktive E-Mail-Adresse enthalten oder benennen, über die der Interessent im weiteren Verfahren erreichbar ist. In der Interessensbekundung soll eine verantwortliche Ansprechperson mit weiteren Kontaktdaten (Telefon) benannt werden. Mit der Interessensbekundung ist noch keine verbindliche Festlegung dahingehend verbunden, ob und welches Unternehmen als Bewerber/Bieter am weiteren Verfahren teilnehmen wird. Die Interessensbekundung dient dem Zweck, von der Vergabestelle über die Möglichkeit zur weiteren Teilnahme am Verfahren informiert zu werden. Das weitere Verfahren erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung gemäß § 38 Abs. 4 VgV. Die Vergabestelle wird frühestens 35 Kalendertage nach Absendung dieser Vorinformation die Interessenten zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auffordern (Aufforderung zur Interessensbestätigung). .//. Für die Einreichung ihrer Interessensbekundungen sind die interessierten Unternehmen verantwortlich. Ihnen obliegt es, ihre Interessensbekundung frühzeitig zu übermitteln. Die in Ziffer 5.1.12 genannte Frist für den Eingang der Interessensbekundungen ist keine Ausschlussfrist, sondern der Zeitraum binnen dessen eine Berücksichtigung der rechtzeitig eingegangenen Interessensbekundungen gewährleistet ist. Bei der Aufforderung zur Interessensbestätigung wird die Vergabestelle alle bis zur Absendung der Aufforderung zur Interessensbestätigung eingegangenen Interessensbekundungen berücksichtigen. Danach eingehende Interessensbekundungen wird die Vergabestelle bis vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Interessensbestätigungen noch berücksichtigen; eine Verlängerung der Frist zur Interessensbestätigung wird dabei allerdings nicht gewährt. Später eingehende Interessensbekundungen bleiben unberücksichtigt. .//. An dem folgenden Verhandlungsverfahren werden diejenigen Unternehmen beteiligt, die form- und fristgerecht eine ordnungsgemäße Interessensbestätigung (=Teilnahmeantrag) eingereicht und damit ihre Eignung nachgewiesen haben. Eine Auswahl gemäß Ziffer 5.1.9 für den Fall einer mehr als ausreichenden Anzahl an geeigneten Bewerbern bleibt vorbehalten. Weiterführende Informationen und Bedingungen werden den Interessenten bzw. Bewerbern mit der Aufforderung zur Interessensbestätigung mitgeteilt.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48329000 Darstellungs- und Archivierungssystem, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket, 48611000 Datenbanksoftwarepaket, 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware, 72212610 Entwicklung von Datenbanksoftware, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13403
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Vergabeunterlagen mit weiteren Details zu den Leistungs- und Funktionsanforderungen und Vertragsbedingungen sowie weiterführende Informationen und Bedingungen zur Teilnahme am Vergabeverfahren und zum Ablauf werden den beteiligten Unternehmen in den jeweiligen Stadien des weiteren Verfahrens zur Verfügung gestellt. Für die aufgrund dieser Vorinformation zunächst einzureichenden Interessensbekundungen stehen noch keine Vergabeunterlagen bereit. .//. Bewerbergemeinschaften haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung abzugeben, in der u.a. alle Mitglieder und ihre jeweils vorgesehenen Leistungsanteile aufgeführt sind, ein bevollmächtigter Vertreter benannt ist und erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Die erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung sind für jedes Mitglied gesondert mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Eignungsanforderungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung sind von jedem Mitglied zu erfüllen. Die Erfüllung der Eignungsanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit wird nach den jeweils vorgesehenen Leistungsanteilen der Mitglieder beurteilt, soweit keine gesonderte Regelung für bestimmte Eignungsanforderungen (z.B. Haftpflichtversicherung) getroffen ist. Weitere Einzelheiten enthalten die Teilnahmebedingungen; im Übrigen gilt § 43 VgV. .//. Beabsichtigt ein Bewerber, im Hinblick auf die erforderliche Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen ("Eignungsleihe"), sind (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag die betroffenen Kapazitäten sowie die Namen, die gesetzlichen Vertreter und die Kontaktdaten der anderen Unternehmen anzugeben. Zugleich ist vom Bewerber nachzuweisen, dass ihm die betroffenen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Erfüllung des Auftrages zur Verfügung stehen (z.B. durch Verpflichtungserklärung). Darüber hinaus sind die erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung der anderen Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Eignungsanforderungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung sind von jedem anderen Unternehmen zu erfüllen. Die Erfüllung der Eignungsanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit wird nach den jeweils in Anspruch genommenen Kapazitäten beurteilt, soweit keine gesonderte Regelung für bestimmte Eignungsanforderungen (z.B. Haftpflichtversicherung) getroffen ist. Weitere Einzelheiten enthalten die Teilnahmebedingungen; im Übrigen gilt § 47 VgV. .//. Nach gesonderter Aufforderung sind der Teilnahmeantrag und alle Anlagen sowie nachträglich angeforderte Angaben und Unterlagen in deutscher Sprache abzufassen bzw. vorzulegen. Anderssprachigen Unterlagen ist stets zugleich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Die Vergabestelle behält sich vor, eine amtlich beglaubigte Übersetzung bzw. eine Übersetzung durch einen staatlich beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer zu verlangen. .//. Weitere Einzelheiten werden den Vergabeunterlagen (Teilnahme- bzw. Angebotsbedingungen) zu entnehmen sein, die die Interessenten bzw. Bewerber im jeweiligen Verfahrensstadium mit der Aufforderung zur Interessensbestätigung bzw. Angebotsabgabe erhalten werden.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Schweres berufliches Fehlverhalten: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 97 Abs. 2, 124 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 Abs. 2 bis 126 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG, §§ 15, 17 Abs. 3 BerlAVG
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Archivfachinformationssystem - AFIS
Beschreibung: Auftragsgegenstand sind die Bereitstellung und der Betrieb eines archivischen Fachinformationssystem (AFIS) mit virtuellem Lesesaal einschließlich Softwarepflege/Wartung und Systemservice sowie Support. .//. Das archivische Fachinformationssystem (AFIS) muss insbesondere die folgenden Prozesse elektronisch abbilden: Aussonderung, Zugangsbearbeitung, Erschließung und Erhaltung sowie Bereitstellung (u.a. im virtuellen Lesesaal) von Archivgut mit unterschiedlichen, teilweise voraussichtlich sehr hohen Schutzbedarfen (Verhandlungsgegenstand). Das AFIS muss die hierfür erforderlichen, aktuellen Standards, insbesondere für Datenschutz und IT-Sicherheit (u.a. IT-Grundschutz- und Sicherheitsstandards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik/BSI), erfüllen (Verhandlungsgegenstand). .//. Das AFIS ist in die beim Landesarchiv Berlin vorhandene technische Infrastruktur zu integrieren und dort zu betreiben. Die Einzelheiten der vorhandenen Infrastruktur (Server, Speicher, Backup, Netzwerk usw.) werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Das AFIS muss in die beim Landesarchiv vorhandene IT-Architektur eingebunden werden und mit verschiedenen Komponenten und Basisdiensten (u.a. digitale Akte, elektronisches Behördenpostfach, Bibliothekskatalog, Buchhaltungssystem) kommunizieren (Verhandlungsgegenstand). Erforderlich ist darüber hinaus die Einrichtung und Pflege einer Schnittstelle zum Archivierungssystem des Entwicklungsverbundes Digitales Magazin (DIMAG). Die Einzelheiten der einzubindenden IT-Architektur (Dienste, Schnittstellen) werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Zum Leistungsbeginn ist der vorhandene Datenbestand des Landesarchivs in das AFIS zu migrieren und das AFIS für ca. 80 Beschäftigte/Nutzende des Landesarchivs (gemäß Rollenkonzept) zu konfigurieren. .//. Bestandteil des AFIS ist ein virtueller Lesesaal, über den das Archivgut öffentlich über das Internet bereitgestellt werden kann. Der virtuelle Lesesaal ist als responsive und interaktive Webanwendung zu gestalten und einschließlich der hierfür notwendigen technischen Infrastruktur zu betreiben. Zur Sicherstellung der tatsächlichen und rechtlichen Verfügbarkeit muss sich der physische Standort der bei der Auftragsausführung zur Datenspeicherung von Archivgut eingesetzten Server/Speicher im Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaates der Europäischen Union unter Ausnahme der in Art. 355 Abs. 1 bis 5 AEUV genannten Gebiete befinden. Darüber hinaus muss sich zur Sicherstellung des Datenschutzes der physische Standort aller bei der Auftragsausführung zur (auch vorübergehenden) Datenverarbeitung und -speicherung eingesetzten Komponenten im Geltungsbereich der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) befinden. .//. Gegenstand des Auftrags sind die Bereitstellung des AFIS und des virtuellen Lesesaals sowie deren dauerhaft verfügbarer und sicherer Betrieb während der Vertragslaufzeit einschließlich Softwarepflege/Wartung und Systemservice. Die hierfür notwendigen Entwicklungsleistungen sind Bestandteil des Auftrags. Zum Leistungsumfang gehören Support- und Serviceleistungen sowie (zum Leistungsbeginn) die Durchführung von Schulungen.
Interne Kennung: 20119-24 AFIS
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
=
Haupteinstufung (cpv): 72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48329000 Darstellungs- und Archivierungssystem, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket, 48611000 Datenbanksoftwarepaket, 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware, 72212610 Entwicklung von Datenbanksoftware, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration, 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13403
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort ist der Sitz des Landesarchivs Berlin.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Laufzeit: 60 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Vertragslaufzeit kann dreimalig um jeweils ein Jahr (auf eine Laufzeit von insgesamt bis zu acht Jahren) verlängert werden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# (= Der Auftrag ist auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag allgemeine Unternehmensdaten (u.a. Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, ggf. verantwortliche Niederlassung, Ansprechpartner, Kontaktdaten) anzugeben. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zu erklären, dass sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Ausführung der zu vergebenden Leistungen erfüllen, insbesondere die notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung besitzen. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber einen aktuellen Auszug aus dem für sie einschlägigen Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) sowie im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) auch für die persönlich haftenden Gesellschafter (jeweils soweit mit Rücksicht auf die Rechtsform vorhanden) oder (bei fehlender Registerpflicht) eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, den Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern vorzulegen.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung zu machen. Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Schadensfall in Höhe von 1 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr, gefordert. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist eine entsprechende Projektversicherung oder eine Versicherung für alle Mitglieder nachzuweisen. Im Falle einer Unterauftragsvergabe muss sich die Versicherung auch auf die Unterauftragnehmer erstrecken, andernfalls ist eine entsprechende Versicherung der Unterauftragnehmer nachzuweisen. Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Versicherungspolice oder Bestätigung des Versicherers, nicht des Maklers) vor Vertragsschluss zu verlangen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zu Referenzen zu machen, um damit fundierte berufliche Erfahrungen durch vergleichbare erbrachte Leistungen (Referenzen) nachzuweisen. Berücksichtigt werden nur solche Referenzleistungen, die ab dem 01.01.2020 ausgeführt und bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist abgeschlossen (abgenommen) wurden. Die Vergleichbarkeit der Referenzen wird nach pflichtgemäßem Ermessen anhand nachstehender Mindestanforderungen beurteilt. Die Vergabestelle behält sich vor, nähere Angaben zu Referenzen (z.B. Auftraggeber, ausführende Unternehmen, Details der Leistungsausführung) zu verlangen. .//. Es wird mindestens eine vergleichbare Referenzleistung zur Realisierung eines Fachinformationssystems für ein Archiv, eine Bibliothek oder ein Museum mit einem Migrationsvolumen von mindestens 1 Mio. Stammdatensätzen (Verzeichnungseinheiten) verlangt. .//. Es wird mindestens eine vergleichbare Referenzleistung zur Realisierung eines Fachinformationssystems mit einem webbasierten Benutzungsmodul (virtueller Lesesaal) verlangt. .//. Über diese Mindestanforderungen hinaus können die Bewerber weitere vergleichbare Referenzleistungen (im o.g. Zeitraum) benennen und/oder die benannten Referenzleistungen hinsichtlich der dabei gewonnenen beruflichen Erfahrungen weiter beschreiben. Sofern eine mehr als ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerbern zur Verfügung steht, kann unter diesen für das weitere Vergabeverfahren eine Auswahl anhand der jeweils nachgewiesenen beruflichen Erfahrungen getroffen werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zu den technischen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, zu machen. .//. Es müssen mindestens zwei hinreichend qualifizierte Fachkräfte mit deutschen Sprachfähigkeiten auf mindestens annähernd muttersprachlichem Niveau (Level C2 GER oder vergleichbar) im Bereich Support/User-Help-Desk zur Auftragsausführung zur Verfügung stehen. .//. Zusätzlich muss mindestens ein/e namentlich zu benennende/r Fachinformatiker/in mit deutschen Sprachfähigkeiten auf mindestens annähernd muttersprachlichem Niveau (Level C2 GER oder vergleichbar) als separate Ansprechperson zur Auftragsausführung zur Verfügung stehen. .//. Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Studiennachweise, Zertifikate) vor Vertragsschluss zu verlangen.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Angebotspreis/Kosten
Beschreibung: Die Einzelheiten zur Wertung werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Das Kostenkriterium soll sich nach den voraussichtlichen Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit (u.a. inkl. aller Lizenzgebühren) richten.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität/Leistung
Beschreibung: Die Einzelheiten zur Wertung werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Das Qualitätskriterium soll nach folgenden Unterkriterien in absteigender Rangfolge bewertet werden: .//. 1. Erschließungsmodul - flexibel anpassbares Erschließungsmodul (z.B. Metadatenfelder, Rechte & Rollen) .//. 2. Virtueller Lesesaal - Funktionalität des virtuellen Lesesaals (z.B. Organisation von Bestellprozessen, Nutzendenfreundlichkeit) .//. 3. Recherchemöglichkeiten - leistungsstarke Recherche im Gesamtsystem .//. 4. Erhaltungsmanagement - performante Bestandserhaltung und Magazinverwaltung .//. Über die Zuschlagskriterien kann nicht verhandelt werden. Eine Konkretisierung bzw. Anpassung der Zuschlagskriterien in Ansehung der Verhandlungsergebnisse bleibt vorbehalten.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Über die Einzelheiten der anzubietenden Leistungen soll verhandelt werden. Endgültige Festlegungen zur Wertung der Qualität der Leistung können erst getroffen werden, wenn die anzubietende Leistung abschließend feststeht.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/02/2025 23:59:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Interessensbestätigung: 04/02/2025
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 31/03/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: Sicherheit für Vertragserfüllung und Mangelgewährleistung (3 %).
Frist für den Eingang der Interessenbekundungen: 03/02/2025 23:59:00 (UTC+1)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Aufgrund dieser Vorinformation ist zunächst nur eine Interessensbekundung verlangt, siehe oben Ziffer 2.1. Ein Teilnahmeantrag oder Angebot ist jetzt noch nicht (!) vorzulegen, sondern erst nach gesonderter Aufforderung im weiteren Vergabeverfahren. Die Einzelheiten zum Inhalt des Teilnahmeantrags bzw. Angebotes werden im jeweiligen Verfahrensstadium in den Teilnahme- bzw. Angebotsbedingungen geregelt.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Auftrags- bzw. Vertragsbedingungen können soziale und beschäftigungspolitische Ausführungsbedingungen (§ 128 Abs. 2 GWB) enthalten, z.B. zum Mindeststundenentgelt (Mindestlohn), zur Frauenförderung und zur Verhinderung von Benachteiligungen.
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bieter-/Arbeitsgemeinschaften bilden kraft Gesetzes eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts und haften als Gesamtschuldner für die Auftragsausführung. Die Vergabestelle behält sich vor, von allen Mitgliedern eine unterzeichnete oder qualifiziert elektronisch signierte/gesiegelte Bestätigung vor Vertragsschluss einzuholen.
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß §§ 160 Abs. 3, 135 Abs. 2, 168 Abs. 2 GWB: Die Vergabekammer (s. Überprüfungsstelle) leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. .//. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller den zur Nachprüfung beantragten Vergaberechtsverstoß nicht zuvor rechtzeitig gegenüber der Vergabestelle gerügt hat. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit ist der Eingang der Rüge bei der Vergabestelle. Eine Rüge ist nicht rechtzeitig, wenn sie nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen erfolgt, nachdem der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß erkannt oder sich dieser Kenntnis mutwillig verschlossen hat. Eine Rüge ist außerdem nicht rechtzeitig, wenn der Vergaberechtsverstoß aufgrund einer Bekanntmachung bzw. Vorinformation oder aufgrund der zur Interessensbestätigung zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen erkennbar war und die Rüge nicht spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (Interessensbestätigung) erfolgt ist. Eine Rüge ist darüber hinaus nicht rechtzeitig, wenn der Vergaberechtsverstoß aufgrund einer Aufforderung zur Angebotsabgabe oder aufgrund der zur Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen erkennbar war und die Rüge nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist erfolgt ist. .//. Ein Nachprüfungsantrag ist weiterhin unzulässig, wenn nach dem Eingang einer Mitteilung der Vergabestelle beim Antragsteller, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. .//. Ein Nachprüfungsantrag ist zudem dann unzulässig, wenn der Zuschlag wirksam erteilt wurde (Vertragsschluss). Der Vertrag darf 10 Kalendertage nach Absendung der Information über den Abschluss des Vertrages durch die Vergabestelle an die betroffenen und nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses kann nur festgestellt werden, wenn sie innerhalb von 30 Kalendertagen nach der vorgenannten Information, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss, im Nachprüfungsverfahren geltend gemacht worden ist. Wurde der Abschluss des Vertrages im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung über den Vertragsschluss im Amtsblatt der Europäischen Union.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Langwieser Rechtsanwälte PartmbB
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Beschaffungsdienstleister: Langwieser Rechtsanwälte PartmbB
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Land Berlin - Landesarchiv Berlin (LA Berlin)
Registrierungsnummer: 11-1300814000-50
Postanschrift: Eichborndamm 115
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13403
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: siehe Vergabestelle
Telefon: +49 30 762 39 26 24
Fax: +49 30 762 39 26 20
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Langwieser Rechtsanwälte PartmbB
Registrierungsnummer: DE286274079
Abteilung: Vergabestelle
Postanschrift: Kurfürstendamm 59
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10707
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 30 762 39 26 24
Fax: +49 30 762 39 26 20
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 90138316
Fax: +49 30 90137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 697d652d-850f-49bc-8c35-fb0001c57b1f - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung als Aufruf zum Wettbewerb – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 10
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/12/2024 20:29:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 708-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 1/2025
Datum der Veröffentlichung: 02/01/2025