1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Event Management Services
Beschreibung: Event Management Services
Kennung des Verfahrens: af8951e1-bda6-46cc-a5ff-47d69f6e8ebf
Interne Kennung: EITRM-EMS
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79342000 Marketing, 79410000 Unternehmens- und Managementberatung, 79413000 Marketing-Beratung, 79994000 Vertragsverwaltung, 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9P5H2F 1) Tenderers may refer to the capacities of third parties under the conditions of section 47 of the Procurement Ordinance (Vergabeverordnung - VgV). 2) It is admissible to participate as a bidding consortium. A bidding consortium is treated legally like a single tenderer. Insofar as tenderers are mentioned in this contract notice or in the procurement documents, this refers to both individual tenderers and bidding consortia. In the request to participate, members of the consortium must name an authorised representative. The authorised representative is available as contact person for the consortium in this procurement procedure. The eligibility review shall be carried out taking into account all documents submitted by the bidding consortium. The suitability to pursue the professional activity and the absence of grounds for exclusion under section 123 ARC and section 124 ARC must be proven individually for each member of a bidding consortium. With regard to the other eligibility criteria, the bidding consortium as a whole is subject of the eligibility review. For this reason, each member completes the declaration on eligibility only to the extent that it applies to that member. If and insofar as members refer to third parties' capacities, the declaration on third parties' capacities must also be completed and submitted. The eligibility review shall take into account all documents submitted by the bidding consortium. 3) The language of this procurement procedure shall be in English. All communication shall be conducted in English. In addition to copies of originals documents in other languages than English (also German), simple translations into English must also be enclosed for information and proof which are not in English. Services will have to be provided exclusively in English, as the working language at EIT RawMaterials is exclusively English. However, the conract to be awarded in this procurement procedure as the procurement procedure itself will be subject German law exclusively.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Event Management Services
Beschreibung: The following Event Management Services are the subject matter of the framework agreement: - Provide advisory and consulting services on event management for in-person, sponsored, and online events. - Manage from planning to delivery several large-scale events, including inperson, hybrid and virtual events such as RawMaterials Summit (400 - 1000 people) (see www.eitrmsummit.eu), Expert Forums (300 p) and Brokerage Events (200 to 500 participants) on behalf of EIT RawMaterials. This will include but is not limited to the following areas: scouting for venues, dealing with organisers on behalf of EIT RawMaterials, offering consulting services, concept creation, AV services, marketing and experience booth planning and event banner design and production/building/transport, event website and app, online payment registration, sponsorship management, customer service, sales, ticketing, refund management, speaker management, logistics, merchandise/giveaways, selection/storage/production/shipping and wrap up (re-shipment of unused material). - Manage from planning to delivery virtual and hybrid events, proposing and managing successful ways to broadcast and where applicable develop audience interaction via online platforms. - Organisational and logistical support of small and medium-size events (c. 20 to 100 participants). - Digital marketing for large-, medium- and small-size events (from 100 to 500 people). - Sign and manage contracts with third parties to undertake services and supplies under this contract (such as sponsored events) on behalf of EIT RawMaterials; will act as the primary contact for EIT RawMaterials liaising with the third party in a day-to-day basis and as the contact for issue management and resolution; will ensure that deliverables and deadlines are set and met; and will convene and attend meetings with EIT RawMaterials and the third party in all phases of work. - Prepare, submit for approval, execute and report on event budget. - Identify and manage sub-contractors. - Ensure adherence and application of EIT RawMaterials Styleguides and Brandbooks etc throughout all marketing and communication material including but not limited to relevant event materials such as pop-ups, brochures and merchandise. - Media coordination, press event organization. - Running digital event marketing campaign. - Producing final event reports and digital campaign analytics.
Interne Kennung: EITRM-EMS
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79342000 Marketing, 79410000 Unternehmens- und Managementberatung, 79413000 Marketing-Beratung, 79994000 Vertragsverwaltung, 79952000 Event-Organisation
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: EIT RawMaterials has the unilateral right to extend the contract twice for twelve months each. For further details regarding the contractual framework reference is made to the framework agreement.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Total Price List
Beschreibung: Total Price List
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Concept of Approach
Beschreibung: Illustration of the tenderer"s understanding of the importance of events for EIT RawMaterials and its mission; specification of the tenderer"s approach with a proposal on how and with which strategies and instruments the tenderer will achieve the contractual objectives; recommendations for identifying and prioritising key stakeholders and target groups; proposal for innovative ideas for stakeholder and target group engagement. Description of the tenderer's general approach of working with different types of clients and needs, problem-solving strategies, measures and instruments for a transfer of knowledge and experience gained during the cooperation with clients.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Team Presentation
Beschreibung: Full profile for each team member; qualification (education and professional background) of each team member; knowledge and understanding of EU institutions and policies which are relevant for EIT RawMaterials and its mission, stakeholders, partnerships and joint actions etc., illustrated by appropriate case studies.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Creative Task
Beschreibung: Tenderers develop a detailed concept for the RawMaterials Summit that showcases the company's creativity, understanding of the industry, and ability to create an engaging and memorable experience for attendees. For further details please see section 6.4 c) of the Inivtation to Tender.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: According to section 160 (3) sentence 1 No 4 ARC a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that is unwilling to redress the objection.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: JCHP s.r.o.
Offizielle Bezeichnung: JCHP s.r.o.
Angebot:
Kennung des Angebots: ---
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Datum der Auswahl des Gewinners: 05/11/2024
Datum des Vertragsabschlusses: 13/12/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Registrierungsnummer: DE301692026
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10557
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: LUTZ | ABEL Rechtsanwalts PartG mbB
Telefon: +49 30 206 443-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Registrierungsnummer: UST-ID DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: JCHP s.r.o.
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: 24194701
Postanschrift: Vlastina 850/36
Stadt: Prague
Postleitzahl: 16100
Land, Gliederung (NUTS): Hlavní město Praha (CZ010)
Land: Tschechien
Telefon: +420602286533
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 9caf0528-bf1d-4c94-b52a-5762726f8aa4 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/12/2024 16:43:18 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 784573-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 248/2024
Datum der Veröffentlichung: 20/12/2024