1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Hamburg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Hamburg - Strategischer Einkauf
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Customer-Relationship-Management CRM@UHH
Beschreibung: Die Universität Hamburg (im Folgenden „UHH“) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (davon ca. 2300 Verwaltungspersonal ohne UKE) eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit. Im Rahmen von Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung der Universität Hamburg soll im Projekt „CRM@UHH - Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems an der UHH“ ein CRM-System in der Universitätsverwaltung eingeführt werden. Die Laufzeit teilt sich in folgende Phasen auf: 1. Konzeption (ca. 3 Monate) Im Rahmen der Integration erfolgt voraussichtlich ab Juni 2025 die Konzeptionierung. Dieser Abschnitt der Phase 1 beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrages und endet mit der finalen Abnahme der Konzepte. Die Phase 1 beinhaltet das Arbeitspaket 1: „Konzeption“. 2. Realisierung, Test und Freigabe (ca. 2 Monate) Ein weiterer Bestandteil der Integrationsphase stellen Realisierung, Test und Freigabe dar. Die Integrationsphase ist abgeschlossen, wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden und somit die realisierte Lösung abgenommen werden kann. Im Rahmen der zweiten Phase wird explizit in das Arbeitspaket 2: „Realisierung“ und das Arbeitspaket 3: „Test & Freigabe“ unterschieden. 3. Etablierungsphase (ca. 4 Monate) In der Etablierungsphase wird der Schwerpunkt auf die Produktivsetzung gelegt, die das Management der Daten externer Serviceempfangender sowie Schulungsmaßnahmen und Datenschutz- bzw. IT-Sicherheitsaspekte umfasst. Die Etablierungsphase gilt als erfolgreich abgeschlossen, sobald die Pilotprozesse das CRM-System entsprechend dem Zielkonzept nutzen können. Diese Phase umfasst die Bereitstellung von etwa 60 Lizenzen mit der Option auf eine Erweiterung auf bis zu 150 Lizenzen. Die Übergänge zwischen der Integrations- und der Etablierungsphase sind fließend und können optionale Leistungen beinhalten. Im Rahmen der Etablierungsphase wird explizit in das Arbeitspaket 4: „Produktivsetzung inklusive Schulung“ und das Arbeitspaket 5: „Go-Live“ unterschieden. 4. Fortlaufende Phase (ca. 1 Jahr mit Option auf Verlängerung) Die fortlaufende Phase ist nicht mehr Projektbestandteil. Mit Beginn dieser Ausbaustufe beginnt die Linienarbeit der Fachverantwortung. Diese ist für die Anbindung weiterer Bedarfsträger, z.B. auch ggf. interner Serviceempfangenden, die Erweiterung des Systems sowie die strategische Weiterentwicklung von CRM an der Universität Hamburg verantwortlich. Die technischen, funktionalen, qualitativ-strategischen Anforderungen an das CRM-System und dessen Ausgestaltung auf die spezifischen Belange der Universität Hamburg sowie die Anforderungen an die in diesem Zusammenhang durch den Implementierungspartner zu erbringenden Dienstleistungen sind in den Unterlagen Lastenheft und Vertragsbedingungen (ENTWURF), CRM@UHH_Anforderungskatalog (Excel-Format) und dem EVB-IT Cloudvertrag inkl. Anlagen näher spezifiziert. Bezüglich des CRM@UHH_Anforderungskatalog weisen wir explizit darauf hin, dass der Anforderungskatalog Ausschlusskriterien enthält. Die Ausschlusskriterien sind in der Erstangebotsphase verpflichtend auszufüllen. Nichteinhalten von Ausschlusskriterien führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Diese sind bereits jetzt im Teilnahmewettbewerb einsehbar.
Kennung des Verfahrens: d8c0aa41-58af-41ed-aaa7-f48e5ebba1d5
Interne Kennung: UHH_2024051_VVfmTnW
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20148
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV, §§ 3, 3a, 7 HmbVgG; Eigenerklärung über die Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022-576
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Customer-Relationship-Management CRM@UHH
Beschreibung: Die Universität Hamburg (im Folgenden „UHH“) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (davon ca. 2300 Verwaltungspersonal ohne UKE) eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit. Im Rahmen von Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung der Universität Hamburg soll im Projekt „CRM@UHH - Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems an der UHH“ ein CRM-System in der Universitätsverwaltung eingeführt werden. Die Laufzeit teilt sich in folgende Phasen auf: 1. Konzeption (ca. 3 Monate) Im Rahmen der Integration erfolgt voraussichtlich ab Juni 2025 die Konzeptionierung. Dieser Abschnitt der Phase 1 beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrages und endet mit der finalen Abnahme der Konzepte. Die Phase 1 beinhaltet das Arbeitspaket 1: „Konzeption“. 2. Realisierung, Test und Freigabe (ca. 2 Monate) Ein weiterer Bestandteil der Integrationsphase stellen Realisierung, Test und Freigabe dar. Die Integrationsphase ist abgeschlossen, wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden und somit die realisierte Lösung abgenommen werden kann. Im Rahmen der zweiten Phase wird explizit in das Arbeitspaket 2: „Realisierung“ und das Arbeitspaket 3: „Test & Freigabe“ unterschieden. 3. Etablierungsphase (ca. 4 Monate) In der Etablierungsphase wird der Schwerpunkt auf die Produktivsetzung gelegt, die das Management der Daten externer Serviceempfangender sowie Schulungsmaßnahmen und Datenschutz- bzw. IT-Sicherheitsaspekte umfasst. Die Etablierungsphase gilt als erfolgreich abgeschlossen, sobald die Pilotprozesse das CRM-System entsprechend dem Zielkonzept nutzen können. Diese Phase umfasst die Bereitstellung von etwa 60 Lizenzen mit der Option auf eine Erweiterung auf bis zu 150 Lizenzen. Die Übergänge zwischen der Integrations- und der Etablierungsphase sind fließend und können optionale Leistungen beinhalten. Im Rahmen der Etablierungsphase wird explizit in das Arbeitspaket 4: „Produktivsetzung inklusive Schulung“ und das Arbeitspaket 5: „Go-Live“ unterschieden. 4. Fortlaufende Phase (ca. 1 Jahr mit Option auf Verlängerung) Die fortlaufende Phase ist nicht mehr Projektbestandteil. Mit Beginn dieser Ausbaustufe beginnt die Linienarbeit der Fachverantwortung. Diese ist für die Anbindung weiterer Bedarfsträger, z.B. auch ggf. interner Serviceempfangenden, die Erweiterung des Systems sowie die strategische Weiterentwicklung von CRM an der Universität Hamburg verantwortlich. Die technischen, funktionalen, qualitativ-strategischen Anforderungen an das CRM-System und dessen Ausgestaltung auf die spezifischen Belange der Universität Hamburg sowie die Anforderungen an die in diesem Zusammenhang durch den Implementierungspartner zu erbringenden Dienstleistungen sind in den Unterlagen Lastenheft und Vertragsbedingungen (ENTWURF), CRM@UHH_Anforderungskatalog (Excel-Format) und dem EVB-IT Cloudvertrag inkl. Anlagen näher spezifiziert. Bezüglich des CRM@UHH_Anforderungskatalog weisen wir explizit darauf hin, dass der Anforderungskatalog Ausschlusskriterien enthält. Die Ausschlusskriterien sind in der Erstangebotsphase verpflichtend auszufüllen. Nichteinhalten von Ausschlusskriterien führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Diese sind bereits jetzt im Teilnahmewettbewerb einsehbar.
Interne Kennung: 1f522901-378f-4ff3-a0ab-87b3add86537
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Aufgrund des dynamischen Projektverlaufes gehen wir vsl. von einer Projektlaufzeit von 48 Monaten aus. Es wird festgelegt, dass jede Phase bzw. die darin enthaltenen Arbeitspakete als Einzelaufträge behandelt werden. Mehrere Phasen/ Arbeitspakete dürfen nicht gleichzeitig beauftragt werden. Jede Phase/ Arbeitspaket muss als erfolgreich abgeschlossen gelten, bevor mit der nächsten Phase begonnen werden kann. Es besteht kein Anspruch auf Vergütung für nicht beauftragte Phasen/ Arbeitspakete.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Angaben zur Präqualifizierung und/ oder Angaben für Registerabfragen aus dem Gewerbezentralregister bzw. aus dem Register zum Schutz des fairen Wettbewerbs; Angaben zur Fachkunde z. B. über Eintragungen in das Berufs- oder Handelsregister. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten zu verfügen und auf Verlangen geeignete Unterlagen als Nachweis vorzulegen; Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie über ausreichend Erfahrung zu verfügen, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen; Referenzen über vergleichbare Leistungen. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 35
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Leistungskriterien werden detailliert vor der Erstangebotsphase definiert.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 65
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/12/2024 12:00:00 (UTC+1)
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 13/01/2025 11:00:00 (UTC+1)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es wird auf § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen. Ein Antrag ist demnach unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Hamburg - Strategischer Einkauf
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Hamburg
Registrierungsnummer: eda1348a-8bb6-49d9-b8ca-d771eb9e0cc1
Abteilung: Strategischer Einkauf
Postanschrift: Mittelweg 124
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20148
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Strategischer Einkauf
Telefon: +49 40428382361
Fax: +49 40239512234
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Universität Hamburg - Strategischer Einkauf
Registrierungsnummer: 0c2e47ca-4082-44a8-a903-e3a2a8b19d0d
Abteilung: Strategischer Einkauf
Postanschrift: Mittelweg 124
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20148
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Strategischer Einkauf
Telefon: +49 40428382361
Fax: +49 40239512234
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Registrierungsnummer: fc2a82a7-8962-48a4-bf78-45738e80fa10
Abteilung: Rechts- und Abgabenabteilung
Postanschrift: Postfach 30 17 41
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20306
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Rechts- und Abgabenabteilung
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 4233b0d6-a86d-4791-950c-a5b3f70261d7-01
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d9e748ca-029e-4648-a573-c84609539b46 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/12/2024 09:34:10 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 752554-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 240/2024
Datum der Veröffentlichung: 10/12/2024