1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hamburg Tourismus GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: TDE 2025-27
Beschreibung: Die HHT beabsichtigt, eine Agentur (Auftragnehmer) mit der Konzepterstellung, Planung und Realisierung der Hamburg-Präsentation (Hamburg 'Stand') im Rahmen des Bürgerfestes zum Tag der Deutschen Einheit 2025 zu beauftragen (mit Option auf Verlängerung). Der Auftrag umfasst die optische und inhaltliche Konzeption sowie konsekutiv die gesamtheitliche Planung und Realisierung der Hamburg-Präsentation unter Berücksichtigung der von der HHT genannten Zielgruppen und Schwerpunktthemen.
Kennung des Verfahrens: cd30a5aa-bf80-4200-9afa-2d726daa13ec
Interne Kennung: VgV-2412
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Saarbrücken
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Jährlich wechselnder Veranstaltungsort gem. Sitz der Bundesratspräsidentschaft.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YNS5642
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: TDE 2025-27
Beschreibung: 5.1 Standgestaltung und -bau Die Hamburg-Präsentation setzt sich mindestens aus einem ausgebauten Eventbau (Cube, Container, Zelt o.Ä.) mit integrierter Bühne sowie einem Außenbereich zusammen. Hierfür steht eine Fläche von vorauss. insgesamt 135m² zur Verfügung, die ggf. erweitert werden kann. Im Rahmen der Konzeptentwicklung sind somit die folgenden Bereiche zu berücksichtigen: - Allgemeine thematische Stimmigkeit (Schwerpunktthemen) - Fernwirkung des Präsentationstandes - Auswahl und Anmietung des Eventbaus - Ausbau und Gestaltung des Innenbereiches (inkl. Bühne) - Ausbau und Gestaltung des Außenbereiches Ziel ist es, eine stimmige Präsentation zu schaffen, die Hamburg für den Besuchenden erkennbar macht und Platz für die Schwerpunktthemen (siehe Punkt 3) bietet. Durch eine offene Standgestaltung soll sich Hamburg von den anderen Länderpräsentationen abheben und bereits aus der Ferne einen Blickfang für die Besucherinnen und Besucher darstellen. Optisch soll der Stand das Stadtbild Hamburgs reflektieren und etwa charakteristische architektonische Merkmale/maritime Elemente aufgreifen. Impressionen bisheriger Hamburg-Präsentationen finden Sie im Kapitel 5.1.4 sowie dazugeh. Bilder in Anlage 4. Bitte berücksichtigen Sie folgende Hinweise: - Auf- und Abbau: Die Auf- und Abbauzeiten der Ländermeile lauten voraussichtlich : o Aufbau: 26.09. - 1.10. o Abbau: 5.10./6.10. Der Auf- und Abbau des Standes sollte idealerweise max. 2 Tage in Anspruch nehmen. - Wetter: Bei der technischen Konzeption sollte die im Oktober übliche Witterungslage besonders für die Außenbereiche berücksichtigt werden. Zudem sind für den Außenbereich zumindest teilweise Überdachungen als Regenunterstände einzuplanen. - Barrierefreiheit: Eine barrierefreie Nutzung von Innen- und Außenbereich ist zu gewährleisten. - Vorhandene Materialien für die Standgestaltung: Aus den vergangenen Jahren stehen für eine mögliche Einbindung/Wiederverwendung einige Materialien zur Verfügung. Die folgenden Materialien kann der Auftragnehmer u.A. bei Interesse mietkostenfrei nutzen und einsetzen (vgl. Anlage 5). o Matrosen: Die sich im Bestand der HHT befindlichen über-lebensgroßen Matrosen und Matrosinnen sind ein beliebtes Foto-Motiv bei Veranstaltungen und sollen vereinzelt für den Außenbereich der Hamburg-Präsentation beim Tag der Deutschen Einheit eingeplant werden. Transportkosten sowie der Auf- und Abbau liegen beim Auftragnehmer. o Hamburg-Counter: Die HHT ist im Besitz von Paletten-Möbeln, die kostenfrei verwendet werden können (für den Hamburg-Tourismus-Infopoint und Partnerpräsentationen im Zeltinnenbereich). 5.1.1 Fernwirkung Die Sichtbarkeit und der Wiedererkennungswert des Hamburg-Stands soll durch den Einsatz von Weitsichtelementen (z.B. Dachkonstruktionen, Schriftzüge, LED-Screens, Lichtkonstruktionen) optimiert werden. 5.1.2 Innenfläche Mit der Ausgestaltung des Stands soll eine junge, moderne, einladende sowie Hamburg repräsentierende Atmosphäre geschaffen werden. Neben einer Bühnensituation für musikalische und inhaltliche Darbietungen soll ein Hamburg-Informations-Counter (mit Fachpersonal besetzter Info-Point inkl. Screens und Lagerfläche) sowie-nach Bedarf-interaktive Modul(e) in den Stand integriert werden. Diese und weitere, mögliche Interaktionsflächen sollen die Aufenthaltsdauer der Gäste maximieren und den Besuch informativ, spannend, interaktiv und nachhaltig gestalten. ? Bühne Auf der Bühne sollen die Schwerpunktthemen für die Besucherinnen und Besucher über unterschiedliche Formate greifbar und erlebbar gemacht werden. Dies können sein, Musik (Musical, Bands, DJs), Panels, Interviews, Tanzdarbietungen, Akrobatik, o.Ä. Die Bühne ist entsprechend mit technischer und optischer Ausstattung vorzusehen (inkl. technischer Betreuung). Auch die Möglichkeit für die Einbindung von Bewegtbild sollte gegeben sein. Die Beschallung ist sowohl auf den Innenraum als auch für die Außenfläche auszurichten und getrennt voneinander in der Lautstärke regulierbar sein. Die Bespielung der Bühne durch Bands, DJs, Interviews, Moderation, Gewinnspiele, Video & Bildinhalte etc. (hier: die Programmgestaltung) liegt ebenfalls im Aufgabenbereich des Auftragnehmers und ist entsprechend im Angebot zu berücksichtigen (vgl. 6.2.1). Bitte berücksichtigen Sie in Ihrem Angebot folgende Anforderungen: - Aufgang: Je nach Höhe der Bühne sollte ein Aufgang (Treppe, Stufe/n sowie eine Rollstuhl-Rampe) vorgesehen werden. - Technische Ausstattung: Angemessene Tontechnik / Beschallungsanlage (PA) / Backline, angemessene Lichttechnik / Beleuchtung, ausreichende Anzahl an Mikrophonen, Mischpulte, Sitzmöbel, etc. - Dekoration: z.B. Backdrop (LED-Wall), Boden-Teppich, Verkleidung der Bühne, Bepflanzung etc. - Durchgehende (auch für Proben und Soundchecks) technische Betreuung (Tontechniker) 5.1.3 Außenbereich Der Außenbereich ist für weitere Partnerpräsentationen und -aktionen sowie für die Integration eines kulinarischen Angebots und einer Verweilmöglichkeit für die Standgäste vorzusehen. In der Vergangenheit wurde hier u.A. auf einer Fläche von ca. 30 m² ein Beach-Bereich mit Sand, Liegestühlen, Lounge Möbeln und Sonnenschirmen geschaffen. Eine Nutzung des Außenbereichs sollte auch bei Regen sichergestellt sein. Hierfür sind vom Auftragnehmer mobile Überdachungen mit einzukalkulieren. Backstage Ein Backstagebereich ist in der Kostenkalkulation zu berücksichtigen. Der Backstagebereich soll mindestens einen Arbeitsbereich (Tisch mit Stühlen) sowie Schließfächer umfassen und als Lager- und Rückzugsbereich dienen. 5.5 Budgetkalkulation Wir bitten Sie, uns ein möglichst konkretes, nachvollziehbares Budget mit Kostenplan zu dem vorgelegten Konzept einzureichen. Der Gesamtbetrag von 90.000,00 EUR (Budget für 2025) darf nicht überschritten werden.
Interne Kennung: VgV-2412
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Saarbrücken
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Jährlich wechselnder Veranstaltungsort gem. Sitz der Bundesratspräsidentschaft.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 1 Jahr
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: "Die HHT hat das Recht, aber nicht die Verpflichtung, über den Tag der Deutschen Einheit 2025 hinaus auch die Konzeption, Planung, Organisation und Durchführung der Hamburg-Präsentation zum Tag der Deutschen Einheit 2026 und 2027 (...) zu beauftragen."
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: Jährlich stattfindende Veranstaltung (Tag der Deutschen Einheit)
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Mindestumsatz
Beschreibung: Der nachzuweisende Mindestumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre muss im Durchschnitt mindestens EUR 200.000 pro Jahr betragen (Ausschlusskriterium).
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anzahl der Beschäftigten
Beschreibung: Die nachzuweisende Zahl der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich in den letzten 3 Jahren muss jeweils mindestens 5 Mitarbeiter pro Jahr betragen (Ausschlusskriterium).
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Die nachzuweisende Zahl vergleichbarer Referenzen muss mindestens 3 Referenzen betragen (Ausschlusskriterium).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Standkonzept
Beschreibung: Qualitative Bewertung des Standkonzepts: - Besitzt hohen Wiedererkennungswert / klare Hamburger Charakteristika - Originalität/Innovationscharakter - Accessibility (Zugänglichkeit für alle Besucher gewährleistet) - Logistische Ansprüche sind abgedeckt (designierter Bühnenbereich, Außenbereich, Platz für Mitmachaktionen, Backstage) - Sinngemäße Möblierung - Ansprechende, fachmännische Visualisierung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Programmkonzept
Beschreibung: Qualitative Bewertung des Programmkonzepts: - Thema wurde klar aufgegriffen/ ist wiedererkennbar (kulturelle Vielfalt/Hamburger Stadtteile repräsentiert) - Wechselnde, ansprechende Programmbeiträge an allen drei Tagen - KünstlerInnen aus Hamburg/Hamburger Wiedererkennungswert - Originalität - Moderation vorhanden
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept Projekttimeline
Beschreibung: Qualitative Bewertung der Projekt-Timeline zur Umsetzung: - nachvollziehbar und realistisch - reflektiert wichtige Meilensteine wie Aufbau/Abbau, Produktionsdeadlines, Veranstaltungszeiträume etc. und - demonstriert Fachkenntnisse / Verständnis der Veranstaltung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Nachhaltigkeit
Beschreibung: Das Nachhaltigkeitskonzept reflektiert Maßnahmen aller Dimensionen der Nachhaltigkeit im realistischen Maße, wie z.B.: - Einsatz umweltfreundlicher, wiederverwendbarer Materialen - Effizientes Arbeiten/bündeln von Arbeitsschritten - Barrierefreiheit ist gegeben - + ggf. Zertifizierungen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 10/01/2025 00:00:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 17/01/2025 12:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 3 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die HHT weist darauf hin, dass gemäß § 56 Abs. 2 VgV Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten oder deren Nachweise Mängel aufweisen, ausgeschlossen werden können. Die HHT kann die Bieter jedoch unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Bieter können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Finanzbehörde - Vergabekammer (FB VK)
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Hamburg Tourismus GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hamburg Tourismus GmbH
Registrierungsnummer: HRB 24469
Postanschrift: Wexstraße 7
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4030051-300
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde - Vergabekammer (FB VK)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4042823-1690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 04f0cd63-1db8-4648-8158-aaef29705727 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/12/2024 15:50:24 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 742146-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 237/2024
Datum der Veröffentlichung: 05/12/2024