5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Implementierung zusätzlicher Module und Workflows
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Zusätzliche Informationen: Berlin
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 02/05/2025
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Beschreibung: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB auf beigefügten Vordruck (bzw. Vorlegen von Einzelnachweisen nach Aufforderung). - Erklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen i. S. d. § 125 GWB (abzugeben, sofern einschlägig).
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Beschreibung: Bestätigung einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgendem Haftungsumfang für Sachschäden bis zu 500.000 Euro je Schadensereignis, insgesamt jedoch höchstens bis zu 1,0 Million Euro pro Vertrag; für Vermögensschäden bis zur Höhe der Vergütung für drei Monate für die Standardsoftware*. Die Haftung für Vermögensschäden ist insgesamt auf 500.000 Euro je Vertrag begrenzt. Im Zuschlagsfall ist ein Nachweis des Versicherungsschutzes durch Kopie der Police im vorstehenden Sinne notwendig.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: vergleichbare Referenzen der letzten 5 Jahre (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Beschreibung: Als geeignet gelten nur Bewerber, deren Referenzen folgende Mindestanforderungen erfüllen: 1. mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren, vor der Bekanntmachung, von verschiedenen Referenzgebern. Vergleichbar sind Referenzen für Projekte zur Einführung (Installation und Implementierung, On-Premises Betrieb / Wartung / Managed Services) eines Dokumentenmanagementsystems. 2. davon zwei Referenzen innerhalb der letzten fünf Jahre vor der Bekanntmachung erfolgreich abgeschlossen worden sind. Weitere Referenz kann noch laufen, muss aber im Projekt den wesentlichen Leistungsbestandteil (> 70%) erfolgreich abgeschlossen haben, 3. bei einer der Referenzen ist der Kunde Teil des öffentlichen Sektors mit mindestens 450 Mitarbeiter, 4. bei allen 3 Referenzen handelt es sich um eine Echtzeit-Anbindung eines IT-gestützten Fachverfahrens bei dem eine Sachbearbeitung aus der Benutzeroberfläche des IT-gestützten Fachverfahrens möglich ist. Beispiele sind u.a. Campusmanagementsystem, Finanzmanagementsystem, Eingangsrechnungsprüfungssystem, Beschaffungssystem, Personalinformations-/ Abrechnungssystem oder Gebäudemanagementsystem. Unter allen geeigneten Bewerbern werden anhand der nachfolgenden Kriterien die besten geeigneten Bewerber für die Angebotsphase ausgewählt: Die Referenzen der geeigneten Bewerber werden hinsichtlich a) der erfolgreichen Umsetzung der für die UDK relevantesten Anwendungsfälle (max. 180 Pkt.) und b) der Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Sektor (max. 30 Pkt.) bewertet. Insgesamt sind max. 210 Punkte erreichbar. Die Bewerber, die danach im Ranking auf den Plätze 1 bis max. 6 liegen, werden zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen. Der AG behält sich vor, weniger als 6, mind. aber 3 Bewerber einzuladen. Sollten mehrere Bewerber punktgleich den 6. Rang erreichen, entscheidet der Grad der Vergleichbarkeit der Referenzen hinsichtlich dem Bereich des öffentlichen Sektors, d.h. derjenige, der am besten vergleichbar mit der AG ist.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Qualifikation der Projektleitung, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden soll (formlose schriftliche Eigenerklärung des Bieters)
Beschreibung: Die im Auftragsfalle zum Einsatz kommende Projektleitung muss namentlich benannt werden und folgende Mindestqualifikationen vorweisen können: 1. insgesamt mindestens drei Jahren Berufserfahrung in der Einführung von IT-Systemen, 2. Aus- und Weiterbildungen zum Projektmanagement, 3. mindestens zwei Jahre Erfahrung mit dem angebotenen DMS aus Sicht der Anwender und Administrator. Der Nachweis muss über eine personenbezogene Referenz des angebotenen Mitarbeiters in einem bieterseitig durchgeführten Projekt zur Einführung des hier angebotenen DMS erfolgen. 4. mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der Rolle der Projektleitung auf Seiten eines IT-Dienstleisters oder IT-System-Anbieters in der Einführung eines IT- Systems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen drei Jahren. 5. Deutschkenntnisse auf ausgezeichnetem Niveau (C2) oder Muttersprache. Ein Wechsel des vorgesehenen Projektleiters ist nur mit Zustimmung der UdK möglich.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Qualifikation der Fachberatung, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden soll (formlose schriftliche Eigenerklärung des Bieters)
Beschreibung: Die im Auftragsfalle zum Einsatz kommende Fachberatungskraft muss namentlich benannt werden und folgende Mindestqualifikationen vorweisen können: 1. mindestens ein Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen Dokumentenmanagementsystems. Der Nachweis muss über eine personenbezogene Referenz des angebotenen Mitarbeiters in einem bieterseitig durchgeführten Projekt zur Einführung des hier angebotenen DMS erfolgen. 2. mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Bereich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen drei Jahren. 3. Erfahrung mit der Implementierung mindestens einer umfangreichen elektronischen Akte (z. B. e-Personalakte, e-Beschaffungsakte, etc.). Der Nachweis muss über eine personenbezogene Referenz des angebotenen Mitarbeiters erfolgen. Ein Wechsel des vorgesehenen Fachberaters ist nur mit Zustimmung der UdK möglich.
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eintragung in das Handelsregister (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Beschreibung: Angaben zur Eintragung ins Handelsregister
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anzahl der Beschäftigten der letzten 3 Jahre insgesamt (inkl. Führungskräfte) (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anzahl der Beschäftigten der letzten 3 Jahre im leistungsbezogenen Bereich (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers)
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: niedrigster Gesamtpreis
Beschreibung: Details siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, erweiterte Richtwertmethode, Schwankungsbereich 10 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität anhand des Anforderungskataloges
Beschreibung: Details siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, alle qualitativen Kriterien sind in Summe Entscheidungskriterien der erweiterten Richtwertmethode
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 25
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzepte
Beschreibung: Details siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, alle qualitativen Kriterien sind in Summe Entscheidungskriterien der erweiterten Richtwertmethode
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation
Beschreibung: Details siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, alle qualitativen Kriterien sind in Summe Entscheidungskriterien der erweiterten Richtwertmethode
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 06/12/2024 12:00:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 12/12/2024 13:00:00 (UTC+1)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen oder Angaben zum Teilnahmeantrag werden nachgefordert und sind innerhalb von max. 3 Werktagen nachzureichen. Nicht nachgefordert werden fehlende Angaben/Unterlagen bezüglich der wertungsrelevanten Eignungskriterien. In der Angebotsphase werden keine zuschlagsrelevanten Angaben/Unterlage nachgefordert, sollten diese fehlen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Ort: UdK Berlin - Vergabestelle
Zusätzliche Informationen: Die Teilnahmeanträge und die Angebote werden unter Ausschluss der Bewerber/Bieter und deren Bevollmächtigten im 4 Augenprinzip durch Vertreter der AG geöffnet.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 GWB gilt: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer Berlin
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität der Künste Berlin
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
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