1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin, Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft, Referat II C - Zentraler Einkauf
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Gefährdungsbeurteilung FU Berlin: Evaluation und Konzeptentwicklung
Beschreibung: Erstellung eines Konzeptes für die Gefährdungsbeurteilung der FU Berlin
Kennung des Verfahrens: 304264a0-62e1-4e84-b763-75782ef8db5e
Interne Kennung: IIC-2023-0091
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Thielallee 38
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 14195
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Gefährdungsbeurteilung FU Berlin: Evaluation und Konzeptentwicklung
Beschreibung: I) Ausgangslage Die dezentrale Organisation der Verantwortung und Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen stellt angesichts der aktuellen Ausgangslage an der FUB eine komplexe Herausforderung dar. Die Kenntnisse im Arbeits- und Gesundheitsschutz vieler Bereichsleitungen, die für die Erstellung der orts- und tätigkeitsbezogenen Gefährdungsbeurteilungen verantwortlich sind, weisen teilweise Defizite auf, die einer gezielten Unterstützung bedürfen. Vorhandene Unterstützungsmöglichkeiten: Aktuell stehen 2,8 Fachkräfte für Arbeitssicherheit zur Verfügung. Die externe arbeitsmedizinische Betreuung erfolgt im Umfang eines Vollzeitäquivalents. Zur Verfügung gestellt wird ein zentrales Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz- Managementsystem (AGUM), das auch an vielen anderen Universitäten im Einsatz ist. Dieses zeigt die universitären Strukturen und die Verantwortlichkeiten auf, deckt jedoch nicht die Vielfalt der örtlichen Themen ab. Des Weiteren steht allen Bereichen neben einer umfassenden Sammlung von Gesetzen, Verordnungen, technischen Regeln und Schriften der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) der sogenannte Rechtsvorschriftenservice zur Verfügung. Dieser wird regelmäßig aktualisiert und stellt in übersichtlicher Form relevante Änderungen vor. Im Rahmen regelmäßiger interner Umwelt- und Arbeitsschutzaudits werden Arbeitsbereiche durch interne Auditoren begangen, anhand von Checklisten auditiert und beraten. In regelmäßigen Arbeitsschutzausschüssen (ASA) und AGUM-Sitzungen der Geschäftsleitung werden Schwerpunktthemen behandelt. Ungefähr 200 Sicherheitsbeauftragte der FU Berlin aus den unterschiedlichen Arbeitsbereichen unterstützen die örtlichen Vorgesetzten bei der Erfüllung ihrer arbeits- und gesundheitsrechtlichen Pflichten. Darüber hinaus stehen aktuell 660 Brandschutzhelfer und 470 Ersthelfer in den Bereichen zur Verfügung. Herausforderungen und Handlungsbedarf: Trotz der zuvor genannten Maßnahmen liegen nicht in allen Bereichen der FUB Gefährdungsbeurteilungen vor, und vorhandene Dokumente werden nicht systematisch aktualisiert. Es fehlt ein zentrales System, in dem die vorhandenen Dokumente erfasst und die beschriebenen Abweichungen mit Zuständigkeiten, Terminen und Bearbeitungsständen erfasst werden. Dadurch ist die Möglichkeit der Auswertung, Nachverfolgung und der Berichterstattung im Sinne gemanagter Prozesse deutlich eingeschränkt. Risikoabschätzung, Prioritätensetzung, Ressourcenplanung sind wesentliche Merkmale, die bei der Betrachtung und Bewertung der Gesamtsituation deutlich stärker einbezogen werden müssen. II) Zielsetzung der Evaluation Die FUB arbeitet derzeit an einer Neustrukturierung ihres Systems zur Erstellung Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen. Aufgrund der vielfältigen Gebiete in Forschung und Verwaltung sowie der dezentralen Landschaft werden neue Konzepte benötigt, die die verantwortlichen Vorgesetzten vor Ort bei der Erstellung und regelmäßigen Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen unterstützen. Exemplarisch und nicht abschließend sollen hier genannt werden: - Tätigkeiten in biologischen, chemischen und physikalischen Laboren, - Tätigkeiten in Werkstätten mit kleinen bis großen Maschinenfuhrparks, - Tätigkeiten in der Tiermedizin und der Klein- bis Großtierhaltung bzw. -pflege, - Bereiche mit Strahlenbelastung, - Tätigkeiten in der Anlagen- und Betriebstechnik. Des Weiteren sind aber auch Bereiche mit - klassischer Verwaltungstätigkeit mit und ohne Kundenkontakt, - Tätigkeiten mit starker psychischer Belastung und - Tätigkeiten, die im europäischen und nichteuropäischen Ausland durchgeführt werden, zu nennen. Weitere Ziele sind die Digitalisierung der Prozesse, unter Berücksichtigung der Nachverfolgung von Bearbeitungsständen sowie der Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Akteuren. Vorhandene Strukturen, Prozesse und Ressourcen sind zu erfassen, zu bewerten und in Absprache mit den verschiedenen Beteiligten anzupassen bzw. neu zu definieren. Die Universitätsleitung benötigt verbesserte zentrale Kontrollinstrumente bzw. ein Berichtswesen, um in der Lage zu sein, auch kurzfristig auskunftsfähig gegenüber Behörden und sonstigen Anfragenden zu sein. In einem weiteren Schritt sind die Einsatzzeiten der Fachkräfte für Arbeitssicherheit und der Betriebsärzte auf der Basis der erfassten Prozesse zu bewerten und entsprechende Empfehlungen zu erarbeiten. III) Leistungsgegenstand Der Beratungsauftrag umfasst u.a. folgende Leistungen: 6.1)Initiierung -Die AG hat einen Vorschlag ausgearbeitet, wie ein Kernteam und ein erweitertes Projektteam aufgebaut sein könnte. Der AN hat diesen bei Beginn des Projekts zu bewerten und gegebenenfalls Alternativvorschläge einzureichen. -Erstellung eines Rollenkonzeptes durch den AN (Definition von Verantwortlichkeiten und Aufgaben innerhalb des Kernteams und der erweiterten Teams) -Vorschlag zur Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts durch den AN (z.B. Steuerungsgruppe, Projektteam, Rollenverteilung, Verantwortlichkeiten, Kommunikation etc.) 6.2)Mitwirkung der AG 6.3)Koordinierungsbüro -Einrichtung eines Koordinierungsbüros durch den AN zur Unterstützung und Begleitung der Teams 6.4) Analyse der Ist-Strukturen und -Prozessabläufe an der FUB 6.5) Erstellung Soll-Konzept und Anpassungen der dafür notwendigen Ist-Prozesse 6.6) Erstellung von einheitlichen Mustern für Gefährdungsbeurteilungen 6.7) Markterkundung Durchführung einer produktneutralen Markterkundung und Erarbeitung eines Vorschlages einschließlich mindestens einer Alternativlösung für den Einsatz einer Software zur digitalen Durchführung, Dokumentation und Auswertung von Gefährdungsbeurteilungen. 6.8) Erstellung eines risikobasierten Prioritätenkonzeptes zur Ausgestaltung des Roll- Out-Konzeptes. 6.9)Umsetzung Nach Vorlage des Soll-Konzeptes ist vom Auftragnehmer eine Umsetzungsstrategie (inkl. Zeitplanung) vorzustellen.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Thielallee 38
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 14195
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Vorgehensmodell
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Bieterpräsentation
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Freie Universität Berlin, Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft, Referat II C - Zentraler Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Freie Universität Berlin
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MAQSIMA GmbH
Offizielle Bezeichnung: MAQSIMA GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 15/10/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin, Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft, Referat II C - Zentraler Einkauf
Registrierungsnummer: DE 811304768
Postanschrift: Thielallee 38
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 14195
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat II C - Zentraler Einkauf
Telefon: +49 30 838 53314
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 309013-8316
Fax: +49 309013-7613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin
Registrierungsnummer: DE 811304768
Postanschrift: Thielallee 38
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 14195
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3083853314
Fax: +49 30838453314
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: MAQSIMA GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE812785148
Postanschrift: Am TÜV 1
Stadt: Sulzbach
Postleitzahl: 66280
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
Telefon: +49 689750641
Fax: +49 6897506491
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e4180ce9-4361-4675-a16b-7d4e6957a3f0 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/10/2024 18:05:15 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 641452-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 207/2024
Datum der Veröffentlichung: 23/10/2024