1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hansestadt Lübeck
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Ausschreibung einer externen Projektsteuerung für ein Projekt zur Beschaffung und Implementierung einer neuen Finanzsoftwarelösung (ERP) für die Hansestadt Lübeck
Beschreibung: Auftraggeberin ist die Hansestadt Lübeck (HL), vertreten durch den Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie (DOS). Die HL ist die zweitgrößte Stadt in Schleswig-Holstein mit rund 220.000 Einwohnern, auf einer Fläche von 214 km². Die aktuell eingesetzte Finanzsoftware wird als dezentrale Softwarelösung im Bereich Haushalt und Steuerung sowie im Bereich Buchhaltung und Finanzen geführt. Der Bereich IT ist ebenfalls Mitglied des Kernprojektteams, welches die Projektumsetzung mit steuert und begleitet.
Kennung des Verfahrens: 23a3b1ca-525f-4242-b72f-dcf66c98e8ae
Interne Kennung: 21301-24
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YURH1WJ
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Ausschreibung einer externen Projektsteuerung für ein Projekt zur Beschaffung und Implementierung einer neuen Finanzsoftwarelösung (ERP) für die Hansestadt Lübeck
Beschreibung: Gegenstand der Vergabe ist die externe Projektsteuerung der Beschaffung und Implementierung einer neuen ganzheitlichen Finanzsoftwarelösung für die Hansestadt Lübeck ab dem 01.01.2025 für die Dauer von 27 Monaten. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Leistungsverzeichnis.
Interne Kennung: 21301-24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2027
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Es besteht eine Option für eine Verlängerung um weitere 12 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Die nachfolgend geforderten Erklärungen und Nachweise sind vorzulegen. Für den Fall, dass der/die Bieter/-in beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Die Anforderungen aus der Auftragsbekanntmachung werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertragsdokumentes.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: 1) Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Personen- und Sachschäden mindestens 1 500 000 EUR (vgl. § 45 Abs. 4 VgV)), 2) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des/der Bieters/-in innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre, 3) Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter/-innen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: 1) Angabe der in den letzten fünf Jahren abgeschlossenen Referenzprojekte des/der Bieters/-in, die dem zu erbringendem Auftrag ähneln. Referenzprojekte werden als vergleichbar beurteilt, wenn sie Leistungen betreffen, die im Leistungsverzeichnis näher beschriebenen Aufgaben entsprechen. Das Angebotsformular sieht entsprechende Ausfülloptionen vor, die sämtliche für die Auftraggeberin erforderliche Informationen enthalten. Anzugeben sind jeweils: - Auftragsgegenstand samt durchgeführter Leistung (stichpunktartig), - Referenzgeber/-in mit Ansprechpartner/-in und Telefonnummer, - Auftragsjahre, - Auftragsvolumen. 2) Profil des/der für den Auftrag vorgesehenen Projektleiters/-in und seiner/s /ihrer/s Stellvertreters/-in, 3) Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohnes, 4) Integritätserklärung einschließlich der Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß den §§ 123, 124 GWB, 5) Verfehlungen und Eintragungen in das Register zum Schutz fairen Wettbewerbs.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis gem. Preisblatt im Angebotsformular
Beschreibung: Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase: I. Preis und Leistung werden nach der Formel "Leistung-durch-Preis" (L/P=Z) gewertet. Der Preis wird mit 50 % bewertet, die Leistung (max. 20 Punkte) mit 50 %. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten "Z" aufweist. II. Zuschlagskriterium Preis: Die Berechnung des Wertungspreises ergibt sich aus dem Angebotsformular samt Preisblatt.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektdurchführungskonzept
Beschreibung: III. Zuschlagskriterium Leistung: Die Leistung wird auf der Basis von Konzepten bewertet. Für jedes Konzept kann der/die Bieter/-in maximal 10 Punkte erhalten. Die Bieter/-innen müssen im Rahmen ihrer konzeptionellen Darstellung berücksichtigen, dass die mit dem Angebot einzureichenden Konzepte auf die konkret ausgeschriebene Leistung abstellen und nicht nur allgemein die Organisation ihres Hauses in ähnlich gelagerten Fällen beschreiben. In vergaberechtlicher Hinsicht ist es essentiell, dass die Konzepte die konkrete Durchführung des Auftrages abbilden. Folgende Konzepte sind einzureichen: (1) Projektdurchführungskonzept: Das Projektdurchführungskonzept soll unter Berücksichtigung der ausgeschriebenen Leistung die folgende Frage beantworten: Wie werden die Anforderungen des Leistungsverzeichnisses organisatorisch, inhaltlich und zeitlich umgesetzt? Hierzu soll der/die Bieter/-in im Rahmen seines/ihres Konzepts darstellen, welche besonderen Anforderungen sich aus seiner/ihrer Sicht bei der Beschaffung einer externen Projektbegleitung zur Beschaffung und Implementierung einer neuen Finanzsoftware ergeben und wie er/sie diese problemorientiert zu lösen gedenkt. Daneben erwartet die Auftraggeberin Darlegungen zur Projektorganisation für das Gesamtprojekt sowie den Ausblick auf eine genauere Darlegung der Schwerpunkte sowie des methodischen Vorgehens, die für die Leistungserfüllung notwendig sind. Zudem soll der/die Bieter/-in darlegen, welche wesentlichen Leistungsinhalte sein/ihr Angebot beinhaltet und wie er/sie den fachlich spezifischen Anforderungen der Auftraggeberin, die im Leistungsverzeichnis näher definiert sind, umsetzen möchte. Wichtig ist hierbei, dass der/die Bieter/-in sein/ihr Vorgehen bei der Systemerstellung verständlich und zielorientiert dargelegt. Positiv wird bewertet, wenn der/die Bieter/-in die Arbeitsprozesse im Rahmen der Erstellung genau darlegt und die Hauptaufgaben zielorientiert erläutert. Honoriert wird außerdem, wenn der Bieter einen schlüssigen Vorschlag zur Organisation der Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Hansestadt Lübeck (Vgl. hierzu Anlage 3, Leistungsverzeichnis, Kap.2.1) vorlegt. Einzureichen ist mit dem Konzept ebenfalls ein realistischer Zeitplan für die Durchführung des Projekts unter Berücksichtigung des Go-Live der neuen Lösung spätestens am 1.1.2027, welcher mit Beauftragung verbindlich wird. Hierbei ist auch die Anzahl der kalkulierten Personentage darzulegen. Positiv bewerte wird hierbei auch eine überzeugende Darstellung, wie der Bieter nach seiner Erfahrung mit den vorhandenen Zeitrisiken im Projekt umgehen wird. (2) Konzept über die Organisation des Projektteams: Im Rahmen dieses Konzeptes wird die Organisation und Zusammensetzung des Projektteams bewertet und inwieweit das Projektteam den besonderen Anforderungen an das Projekt entspricht. Der/Die Bieter/-in hat hier die Vertretungsregelungen im Projektteam bei krankheitsbedingten oder sonstigen personellen Ausfällen darzulegen und sicherzustellen, dass ein fachlich gleichwertiger Ersatz besteht. Positiv wird bewertet, soweit der Bieter eine sinnvolle Vertretungsregelung bei Ausfall von Teammitgliedern anbietet, die eine reibungslose weitere Leistungserbringung gewährleistet. Positiv wird berücksichtigt, wenn die Zusammenstellung des Projektteams darauf schließen lässt, dass vielfältige fachliche Kompetenz bei der Beschaffung und Implementierung gewährleistet wird. Zudem wird positiv berücksichtigt, wenn das Projektteam für die Auftraggeberin eine gute Erreichbarkeit und ausreichend Vor-Ort-Präsenz erkennen lässt. Der Auftraggeberin kommt es darauf an, ein fachkundiges Projektteam zu beauftragen, das sie bei der Verwaltung zielführend unterstützt und eine reibungslose Leistungsdurchführung gewährleistet. _______________________________________________________________________________________________________________ Die pro Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem/der Bieter/-in aus Sicht der Auftraggeberin gelingt, den aufgezeigten Maßstab zu erfüllen: 0 Punkte erhält das Konzept, wenn Ausführungen gänzlich fehlen, die jeweiligen Ausführungen nicht vollständig, schlüssig oder wenig plausibel sind. Geht der/die Bieter/-in nur äußerst knapp auf die Herausforderungen ein; mangelt es dem Konzept an innerer Logik oder bleiben nicht unerhebliche Zweifel hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit oder der Effektivität des vorgeschlagenen Weges, erhält er/sie 3 Punkte. Jeder der genannten Mängel wiegt gleich schwer. 5 Punkte ergeben sich hingegen dann, wenn der/die Bieter/-in auf einige der als bewertungsrelevant benannten Aspekte nachvollziehbar eingeht und seine/ihre Ausführungen sinnvolle und im Hinblick auf das ausgeschriebene Projekt umsetzbare Ideen erkennen lassen. Das Konzept erhält 7 Punkte, falls zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig Stellung genommen wird. Zudem müssen die Ausführungen erkennen lassen, dass der/die Bieter/-in mögliche besondere Herausforderungen verinnerlicht und konzeptionell gut bewertet hat. Sind die Ausführungen zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig, besonders ausführlich und lassen ein qualitativ besonders hochwertiges konzeptionelles Vorgehen im Rahmen der Umstellung erkennen, wird das Konzept mit 10 Punkten bewertet. Je Konzept kann ein Angebot max. 10 Punkte erhalten, insgesamt bei der Konzeptwertung also 20 Punkte erzielen.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 20/11/2024 10:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 60 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Auftraggeberin behält sich vor, sämtliche Angaben zu überprüfen und ggf. weitere Nachweise in aktueller Fassung einzufordern (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw).
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Hansestadt Lübeck
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hansestadt Lübeck
Registrierungsnummer: Keine Angabe
Stadt: Lübeck
Postleitzahl: 22145
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4035528086
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie
Registrierungsnummer: nicht bekannt
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4319884640
Fax: +49 4319884702
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7a9dd54a-314e-4c6e-94e0-0c4138c00e37 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/10/2024 16:18:22 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 642244-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 207/2024
Datum der Veröffentlichung: 23/10/2024