5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55500000 Kantinen- und Verpflegungsdienste
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Stiftung e.V. Hiroshimastraße 17
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: 1. Option: 01.05.2026 bis einschl. 30.04.2027 2. Option: 01.05.2027 bis einschl. 30.04.2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister
Beschreibung: Als Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist. Sollte keine Eintragungspflicht in das Berufs- oder Handelsregister bestehen, wird ein alternativer aktueller Nachweis der erlaubten Berufsausübung beigefügt. Soweit eine Bewerbergemeinschaft einen Teilnahmeantrag einreicht, muss jedes Mitglied separat die geforderten Nachweise erbringen.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Betriebshaftpflichtversicherung
Beschreibung: Erklärung bezüglich des Bestehens oder des Abschlusses einer Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Mindestdeckungssummen. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss je Schadensereignis eine Deckungssumme pauschal für Personenschäden in Höhe von 5 Mio. EUR sowie für Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro aufweisen. Im Falle von Bewerbergemeinschaften muss von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine Versicherung zu den oben genannten Bedingungen bzw. eine Erklärung zum Abschluss einer solchen nachgewiesen werden. Die Vorlage nur von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft genügt lediglich dann, wenn der Versicherungsschutz eines Bewerbergemeinschaftsmitglieds die Beteiligung an einer Arbeitsgemeinschaft und die Versicherung aller weiteren Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft erfasst. Dies ist mit Abgabe des Teilnahmeantrags unaufgefordert nachzuweisen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Gesamtumsatz
Beschreibung: Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro (netto).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Umsatz Konferenz- und Eventgeschäft
Beschreibung: Umsatz im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auftrags (Konferenz- und Eventgeschäft) jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro (netto).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anzahl der Beschäftigten
Beschreibung: Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten drei Jahren (2021, 2022, 2023).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 25
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: unternehmensbezogene Referenzen
Beschreibung: Angaben zu geeigneten unternehmensbezogenen Referenzen aus dem vergleichbaren Tätigkeitsbereich (Konferenz- und Eventgeschäft und / oder Betriebsverpflegung) mit folgenden Angaben: - Auftraggeber (nur auf Verlangen: Ansprechpartner des Auftraggebers mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer), - Leistungszeitraum (von MM / JJJJ bis MM / JJJJ) - Auftragswert in Euro netto (geteilt in Konferenz- und Eventgeschäft und Betriebsverpflegung, - Angaben zum Leistungsinhalt Es sind mindestens drei geeignete und vergleichbare Referenzen der letzten 5 Jahre (2023 - 2019) über das Konferenz- / Eventgeschäft und / oder Betriebsverpflegung einzureichen. Anzahl der geeigneten Referenzen der letzten 5 Jahre (2023 - 2019); gewertet werden nur geeignete Referenzen: 2 Referenzen = 0 Punkte 3 bis 4 Referenzen = 5 Punkte 5 und mehr Referenzen = 10 Punkte Referenz 1 Auftragswert (netto) p.a. (Der Auftragswert bildet sich aus der Summe des Konferenz- und Eventgeschäft und der Betriebsverpflegung) < 500.000 EUR = 0 Punkte 500.000,00 EUR bis 1 Mio. EUR = 3 Punkte > 1 Mio. = 5 Punkte Referenz 2 Auftragswert (netto) p.a. (Der Auftragswert bildet sich aus der Summe des Konferenz- und Eventgeschäft und der Betriebsverpflegung) < 500.000 EUR = 0 Punkte 500.000,00 EUR bis 1 Mio. EUR = 3 Punkte > 1 Mio. = 5 Punkte Referenz 3 Auftragswert (netto) p.a. (Der Auftragswert bildet sich aus der Summe des Konferenz- und Eventgeschäft und der Betriebsverpflegung) < 500.000 EUR = 0 Punkte 500.000,00 EUR bis 1 Mio. EUR = 3 Punkte > 1 Mio. = 5 Punkte
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Ausschlussgründe gemäß § 123, 124 GWB, ggf. Selbstreinigungsmaßanhmen nach § 125 GWB
Beschreibung: Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB; ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Unteraufträge
Beschreibung: Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. (siehe Anlage 5_Erklärung zum Einsatz von Unterauftragnehmern_202465 und ggf. Anlage 6_Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen_202465)
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Angaben zum Bewerber
Beschreibung: - Folgende Angaben sind im Dokument Anlage 1_Teilnahmeantrag 202465 zu machen: Firma Rechtsform Anschrift Registernummer Registerart Registergericht Umsatzsteuer-ID
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Gewerbezentralregister
Beschreibung: Eine Kopie des Auszugs aus dem Gewerbezentralregister.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Umsatz Betriebs- / Kantinenverpflegung
Beschreibung: Umsatz im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auftrags (Betriebs- / Kantinenverpflegung) jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro (netto).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 5
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Angabe zu Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmensorganigramm
Beschreibung: Angaben wer bei Auftragsdurchführung - die Speisenplanung und -zubereitung - den Servicebereich - den Logistikbereich verantwortet .
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Organigramm
Beschreibung: Einreichung eines Unternehmensorganigramms
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Qualitätssicherung
Beschreibung: - Bestätigung, dass die gesetzlichen Vorgaben der Lebensmittelhygieneverordnung (LMVO) vollumfänglich erfüllt werden sowie ausführliche Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung (bspw. anhand eines organisationsinternen Handbuchs)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Mitarbeiterqualifizierungsmaßnahmen
Beschreibung: - Bestätigung, dass Mitarbeiter_innen regelmäßige interne und / oder externe Weiterbildungsmaßnahmen oder alternative Maßnahmen angeboten werden - Darstellung der Mitarbeiterqualifizierungsmaßnahmen (bspw. Schulungskonzepte und Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeitende)
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eigenerklärung Einhaltung Russland-Embargo
Beschreibung: Eigenerklärung zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. (siehe Anlage 3_Eigenerklärung Einhaltung Russland-Embargo_202465)
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Bewerbergemeinschaftserklärung
Beschreibung: Angaben über den bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft und alle Mitglieder (siehe Anlage 4_Bewerbergemeinschaftserklärung_202465) Die Erklärung ist nur für den Fall der Beteiligung als Bewerbergemeinschaft auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 8
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Gesamtheitliches Betriebswirtschaftskonzept
Beschreibung: Gesamtheitliches Betriebswirtschaftskonzept - Kalkulation Wareneinsatzkosten Mit dem Angebot muss der Bieter seine Warenkostenkalkulation als Budgetgrundlage einreichen (siehe 4.10.1 Kalkulation der Wareneinsatzkosten der Leistungsbeschreibung). Es handelt sich bei den angegebenen Quotienten um Durchschnittswerte als Prozentsatz des Netto-Verkaufspreises. Die Wareneinsatzkosten / -verbräuche müssen grundsätzlich durch Vor- und Nachkalkulationen (Rezepturen) belegbar und für die FES jederzeit nachvollziehbar sein. Die Plausibilität der Warenkostenkalkulation fließt in die Bewertung ein. - Erlöskalkulation Mit dem Angebot muss der Bieter seine Erlöskalkulation getrennt nach den aufgeführten Bereichen einreichen (siehe 4.10.3 der Leistungsbeschreibung). - Kosten und Erlöse für das 1. Geschäftsjahr Das anzubietende Budget (siehe Pkt. 4.10.4 der Leistungsbeschreibung) basiert auf den in dieser Ausschreibung festgelegten Rahmendaten. Die in der Leistungsbeschreibung vorgegebene Tabelle kann als Richtwert verwendet werden - eine alternative Darstellung ist möglich, so lange die aufgeführten Punkte erhalten bleiben. Zusätzlich dazu muss der Bieter separat aufzeigen, wie sich die Gemeinkosten konkret ergeben. Dabei sollen Angaben gemacht werden, wie hoch die FES-bezogenen Gemeinkosten und wie hoch die konzernbezogenen Gemeinkosten sein werden. Ferner soll deutlich werden, welche Umlagen auf die FES gemacht werden (Marketing, Margen, etc.) Die Plausibilität der Kalkulation fließt in die Bewertung des Angebots mit ein. - Preisblatt 202465 Den Vergabeunterlagen liegt ein auszufüllendes Preisblatt bei. Hinsichtlich der auszupreisenden Positionen 1 - 8 muss zudem eine Markenangabe gemacht werden.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Nachhaltigkeitskonzept
Beschreibung: - Saisonalität der Speisen Innerhalb des Konzeptes soll erläutert werden, wie die Saisonalität der Speisen berücksichtigt und umgesetzt werden kann. - Nachhaltigkeitsmaßnahmen Bitte stellen Sie dar, welche Nachhaltigkeitsmaßnahmen Sie im Rahmen der gastronomischen Dienstleistung bei der FES umsetzen werden. Dazu gehören mindestens Angaben zur Vermeidung von Lebensmittel- und Speiseresten.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Personalkonzept
Beschreibung: - Personalkostenkalkulation inkl. Personalstellenplan Der Bieter muss eine Personalkostenkalkulation inkl. Personalstellenplan einreichen (siehe Pkt. 4.10.2. der Leistungsbeschreibung). Der Personalstellenplan ist Grundlage des Personalkostenbudgets und Bestandteil des bindenden Angebotes. Es sollen Ausführungen zur zeitlichen und funktionellen Absicherung der Verfügbarkeit des Personals und zur Sicherstellung der Bewirt-schaftung gemacht werden. Sofern anfallend sollen Angaben zu Wochenend-, Nacht- und Feiertagszuschlägen für jegliches einzusetzende Personal gemacht werden. Ferner sollen Angaben zu den Stundensätzen, die im Rahmen von Veranstaltungsbewirtungen (sofern nicht ohnehin im Angebotspreis inkludiert) verrechnet werden, gemacht werden. Die Plausibilität und Auskömmlichkeit der Personalkostenkalkulation inkl. Personalstellenplan fließen in die Angebotsbewertung ein. - Exemplarischer Stellenplan Es muss eine exemplarische Dienstplanung für den 10.06.- 16.06.2024 eingereicht werden. (sie-he Pkt. 4.9.3 der Leistungsbeschreibung) - Einzusetzendes Personal Innerhalb eines Konzeptes soll der Bieter Angaben zum konkret einzusetzenden Personal und deren Qualifikationen machen. Für die Leitung wird ein/e hauptverantwortliche/r Betriebs- / Küchenleiter/in vorausgesetzt. Die Betriebs- / Küchenleitung ist eine qualifizierte Führungskraft, die aufgrund ihrer Ausbildung über die fachlichen und organisatorischen Einrichtungen aus vergleichbaren Betrieben verfügt. Die eingesetzten Köch_innen verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Köchin oder Koch mit einer mindestens zweijährigen Berufserfahrung in ei-nem Kantinen- oder Restaurantbetrieb. Die eingesetzten Küchenkräfte sind angelernte und ausreichend ausgebildete Küchenkräfte mit Berufserfahrung in einem Kantinen- oder Restaurantbetrieb. - Konzept Aushilfskräfte Das Konzept soll verdeutlichen, welches Anforderungsprofil an Aushilfskräfte besteht und wie kurzfristig dadurch auf Engpässe, Personalüberschuss oder schwankende Veranstaltungszahlen reagiert werden kann.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Logistik- und Organisationskonzept
Beschreibung: - Angaben zum Logistikkonzept (extern) o Transportarten und -wege inkl. Angaben zur Transporteffizienz o Ausführliche Angaben zu Produktionsabläufen (bspw. Zentralproduktion inkl. Angaben zu Cook and Chill, etc.) - Angaben zum Logistikkonzept (intern) o Stand- und Warmehaltezeiten-Konzept o Angaben zur Küchennutzung Haus 1 und / oder Haus 2 o Angaben zur konkreten Vorgehensweise zur Nachbestückung / Nachproduktion - Start-up Konzept Für den Betriebsstart macht der Bieter mit dem Angebot folgende Angaben: o Detailkonzept mit Maßnahmenplan, Vorbereitungsschritten, handelnden Personen und zeitlichem Ablauf für die geplante Vorgehensweise für den Betriebsstart o Häufigkeit der in den letzten 5 Jahren durchgeführten Betriebsübernahmen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 15/11/2024 10:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 110 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: gemäß § 56 Abs. 2 Satz 2 VgV
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Vergabeunterlagen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Friedrich-Ebert-Stiftung e.V.
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