1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: F&W Fördern & Wohnen AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Ausschreibung eines ITSM Tools
Beschreibung: Das öffentliche Wohnungsunternehmen F&W Fördern und Wohnen in Hamburg (folgend bezeichnet als AG - Auftraggeberin) mit circa 2.000 Mitarbeitern ist verantwortlich für die soziale Vermietung von Wohnungen und Unterkünften im Großraum Hamburg und den an-grenzenden Randgebieten. Zudem bietet das Unternehmen Assistenz für Menschen mit Er-krankungen oder Behinderungen, Unterkünfte und Winternotunterkünfte für Tag und Nacht Obdachlose, sowie Beratungen für Geflüchtete und Wohnungslose an. Bei der Umsetzung und Verwaltung der operativen Geschäftsprozesse des Unternehmens spielt der IT-Abteilung eine entscheidende Rolle. Zur Sicherstellung einer nachhaltigen Entwicklung und um den steigenden Anforderungen an die IT-technologische Umwelt und Entwicklung gerecht zu werden, ist eine umfassende Überarbeitung und Modernisierung der IT erforderlich. Aktuell besteht die funktional aufgestellte IT-Abteilung aus 15 Mitarbeitern, die neben den Hauptverwaltungen circa 200 Außenstellen supporten. Zudem wird die IT durch einen exter-neren Dienstleister, der bei der Umsetzung der anfallenden Tätigkeiten, wie beispielsweise Bereitstellung und Konfiguration von Hard- und Software oder den 1st-Level-Support, unter-stützt. Um auch zukünftig den Mitarbeitern der AG die entsprechenden Services anbieten zu kön-nen, wird der gesamte IT-Bereich, ganzheitlich und vollständig prozessorientiert transfor-miert. Die dafür notwendigen Prozesse werden aktuell standardbasiert nach ITILv4 definiert und designed. Zur Umsetzung dieser Transformation und Bereitstellung der IT-Services, be-absichtigt die AG ein leistungsfähiges ITSM-Tool anzuschaffen. Die AG lädt qualifizierte Anbieter ein, Angebote zur Bereitstellung ihres ITSM-Tools einzu-reichen. Das Hauptziel dieser Ausschreibung ist es, ein ITSM-Tool auszuwählen, welches die Effizienz und Effektivität der IT-Organisation der AG steigert und den Integrationsgrad der IT-Service erhöht.
Kennung des Verfahrens: 3c684cc3-ab10-4011-b015-4d9a7c79ef6a
Interne Kennung: VV 136-2024 dq/ms
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: Die Teilnahmefrist wird wegen Dringlichkeit verkürzt. Grund ist, dass die ITSM-Tool-Vergabe und -Implementierung schnellstmöglich erfolgen müssen, um die Gesamtzeitplanung der IT-Transformation der AG einzuhalten. Das ITSM-Tool und seine Implementierung sind zentrale Bausteine der Transformation. Wegen auslaufender Bestandsverträge und parallel laufender Vergabeverfahren muss das vorliegende Vergabeverfahren in rund drei Monaten abgeschlossen sein.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: A. Vergabeverfahrensablauf: Das Verhandlungsverfahren läuft in zwei Phasen ab: (1) Die erste Phase ist der Teilnahmewettbewerb. Dort ist noch kein Angebot, sondern lediglich ein Teilnahmeantrag abzugeben. Dazu ist das auf der Plattform zur Verfügung gestellte Teilnahmewettbewerbsformular auszufüllen und nebst Anlagen über das genannte Portal einzureichen. Im Teilnahmewettbewerb wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber geprüft. Die Auftraggeberin behält sich vor, sämtliche Angaben zu überprüfen und ggf. weitere Nachweise in aktueller Fassung einzufordern. Sollten mehr als drei Teilnahmeanträge geeigneter Unternehmen eingehen, wird die Auftraggeberin eine Auswahl anhand der bekanntgegebenen Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb durchführen. (2) Die drei am besten geeigneten, im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Angebotsabgabe erfolgt unter Abgabe eines gesonderten Angebotsformulars samt Preisblatt und Anlagen. Die Dokumente werden den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt. Nach Eingang der Angebote wird mit den Bietern eine wertende Teststellung durchgeführt. Die AG behält sich vor, auf Verhandlungen zu verzichten. (3) Die AG behält sich vor, mehrere Angebots- und Verhandlungsrunden durchzuführen. B. Allgemeine Verfahrensbedingungen: - Verfahrensfragen sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortforum elektronisch über die genannte Plattform zu stellen, - Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die Erklärungen des Bewerbers/Bieters werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertrages, - Eine bestimmte Rechtsform von Bewerbern/Bietern ist nicht erforderlich. Im Falle von Bewerber-/Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. - Nebenangebote sind nicht zugelassen. OBJEKTIVE KRITERIEN FÜR DIE AUSWAHL DER BEGRENZTEN ZAHL VON BEWERBEN: Zusätzlich zu den eignungsbezogenen Erklärungen geben alle Bewerber mit Abgabe des Teilnahmeformulars die verbindliche Erklärung ab, im Zuschlagsfall sämtliche Muss-Kriterien erfüllen zu können, die als Leistungsanforderungen an das ITSM-Tool in der Excel-Datei „Anforderungskatalog“ in den Vergabeunterlagen aufgeführt sind. Die dort ebenfalls angegebenen Kann-Kriterien finden erst in der Angebotsrunde Berücksichtigung. Sollten nach Prüfung der Teilnahmeanträge mehr als drei Bewerber alle Muss-Kriterien erfüllen sowie über die notwendige Eignung verfügen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte. Bewertet wird der Referenzpool, der aus den Referenzen besteht, die von den Bewerbern mit der Abgabe ihres Teilnahmeantrages übermittelt wurden. Der Referenzpool erhält die Bewertung "Ausreichend" (4 Punkte), wenn erkennbar ist, dass in den vergangenen drei Jahren (2021-2023) Referenzprojekte erfolgreich durchgeführt worden sind, die folgende Leistungsbestandteile enthielten: - Die erfolgreiche Lieferung und Bereitstellung des ITSM-Tools, - erfolgreiche Installation, Konfiguration und Initialisierung des ITSM-Tools, - erfolgreiche Installationen im deutschsprachigen Raum und - erfolgreiche Installationen für Unternehmen mit mindestens der Anzahl 1000 Mitarbeitern, - Qualitätssicherungsmaßnahmen, die auch für den vorliegenden Auftrag geeignet wären. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber über den Maßstab für 4 Punkte hinaus erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5-6 Punkte). Bei der Beurteilung der vergleichbaren Komplexität berücksichtigt die Auftraggeberin bei den angegebenen Referenzaufträgen - den Umfang, gemessen an der Anzahl der implementierten Module, - den Umfang der Anbindung externer IT-Dienstleister, - ob die Implementierung mit einem externen Implementierungspartner erfolgt ist. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat ODER Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung "Sehr gut" (7-8 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat UND zusätzlich Referenzprojekte, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung "Hervorragend" (9-10 Punkte). Die Auftraggeberin wird nur die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes auffordern. Bei Punktgleichstand gibt die Auftraggeberin unter den punktgleichen Bewerbern demjenigen den Vorzug, dessen Referenzpool in einer Gesamtbetrachtung aller angegebenen Referenzen insbesondere mit Blick auf die Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem hier gegenständlichen Projekt darauf schließen lässt, dass er unter seinen punktgleichen Mitbewerbenden besonders geeignet ist. Besteht danach immer noch Gleichstand, entscheidet das Zufallslos. Bei dem Rückzug eines Bieters aus dem laufenden Angebotsverfahren behält sich die Auftraggeberin zudem das Recht vor, den nächstgeeigneten Bewerber aus dem Teilnahmewettbewerb vor Ablauf der Angebotsfrist zur Angebotsabgabe nach zu nominieren.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Ausschreibung eines ITSM Tools
Beschreibung: Das öffentliche Wohnungsunternehmen F&W Fördern und Wohnen in Hamburg (folgend bezeichnet als AG - Auftraggeberin) mit circa 2.000 Mitarbeitern ist verantwortlich für die soziale Vermietung von Wohnungen und Unterkünften im Großraum Hamburg und den an-grenzenden Randgebieten. Zudem bietet das Unternehmen Assistenz für Menschen mit Er-krankungen oder Behinderungen, Unterkünfte und Winternotunterkünfte für Tag und Nacht Obdachlose, sowie Beratungen für Geflüchtete und Wohnungslose an. Bei der Umsetzung und Verwaltung der operativen Geschäftsprozesse des Unternehmens spielt der IT-Abteilung eine entscheidende Rolle. Zur Sicherstellung einer nachhaltigen Entwicklung und um den steigenden Anforderungen an die IT-technologische Umwelt und Entwicklung gerecht zu werden, ist eine umfassende Überarbeitung und Modernisierung der IT erforderlich. Aktuell besteht die funktional aufgestellte IT-Abteilung aus 15 Mitarbeitern, die neben den Hauptverwaltungen circa 200 Außenstellen supporten. Zudem wird die IT durch einen exter-neren Dienstleister, der bei der Umsetzung der anfallenden Tätigkeiten, wie beispielsweise Bereitstellung und Konfiguration von Hard- und Software oder den 1st-Level-Support, unter-stützt. Um auch zukünftig den Mitarbeitern der AG die entsprechenden Services anbieten zu kön-nen, wird der gesamte IT-Bereich, ganzheitlich und vollständig prozessorientiert transfor-miert. Die dafür notwendigen Prozesse werden aktuell standardbasiert nach ITILv4 definiert und designed. Zur Umsetzung dieser Transformation und Bereitstellung der IT-Services, be-absichtigt die AG ein leistungsfähiges ITSM-Tool anzuschaffen. Die AG lädt qualifizierte Anbieter ein, Angebote zur Bereitstellung ihres ITSM-Tools einzu-reichen. Das Hauptziel dieser Ausschreibung ist es, ein ITSM-Tool auszuwählen, welches die Effizienz und Effektivität der IT-Organisation der AG steigert und den Integrationsgrad der IT-Service erhöht.
Interne Kennung: 439b9953-fdb1-424c-89ed-3b715b73371f
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 120 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Freie und Hansestadt Hamburg - Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: F&W Fördern & Wohnen AöR
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 326 540,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Bechtle GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2024572384
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001 - Bechtle GmbH
Datum der Auswahl des Gewinners: 27/09/2024
Datum des Vertragsabschlusses: 08/10/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 1 326 540,00 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 2 563 710,00 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: F&W Fördern & Wohnen AöR
Registrierungsnummer: 68809996-e5f3-44ac-810d-1eba68c86d7c
Abteilung: Beschaffungsmanagement
Postanschrift: Heidenkampsweg 98
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Beschaffungsmanagement
Telefon: +49 40
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Registrierungsnummer: 87a0a984-c283-4076-b895-111964fcf01c
Abteilung: Abteilung 42
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Abteilung 42
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Bechtle GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: a8b06f5b-77b0-4f66-a8ec-23c65b4d456c
Postanschrift: Bernhard-Nocht-Straße 113
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20359
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 402399860
Fax: +49 40239986100
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: aca4ef2f-d410-4622-97bc-5f95c96cd2d4 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/10/2024 11:58:54 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 611117-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 198/2024
Datum der Veröffentlichung: 10/10/2024