1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Higher Education Institutions Initiative - Communications and Marketing Services for EIT RawMaterials
Beschreibung: Marketing and Communications Services for the EIT HEI Initiative
Kennung des Verfahrens: 0b9b68e0-b5f4-4567-bebc-450d6d5e565d
Interne Kennung: EITRM-HEI-COM
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79342000 Marketing, 79413000 Marketing-Beratung, 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9PHWLY 1) Tenderers may refer to the capacities of third parties under the conditions of section 47 of the Procurement Ordinance (Vergabeverordnung - VgV). 2) It is admissible to participate as a bidding consortium. A bidding consortium is treated legally like a single tenderer. Insofar as tenderers are mentioned in this contract notice or in the procurement documents, this refers to both individual tenderers and bidding consortia. In the request to participate, members of the consortium must name an authorised representative. The authorised representative is available as contact person for the consortium in this procurement procedure. The eligibility review shall be carried out taking into account all documents submitted by the bidding consortium. The suitability to pursue the professional activity and the absence of grounds for exclusion under section 123 ARC and section 124 ARC must be proven individually for each member of a bidding consortium. With regard to the other eligibility criteria, the bidding consortium as a whole is subject of the eligibility review. For this reason, each member completes the declaration on eligibility only to the extent that it applies to that member. If and insofar as members refer to third parties' capacities, the declaration on third parties' capacities must also be completed and submitted. The eligibility review shall take into account all documents submitted by the bidding consortium. 3) The language of this procurement procedure shall be in English. All communication shall be conducted in English. In addition to copies of originals documents in other languages than English (also German), simple translations into English must also be enclosed for information and proof which are not in English. Services will have to be provided exclusively in English, as the working language at EIT RawMaterials is exclusively English. However, the conract to be awarded in this procurement procedure as the procurement procedure itself will be subject German law exclusively. Therefore, the successful tenderer will be asked to provide a full translation into German of his tender.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Higher Education Institutions Initiative - Communications and Marketing Services for EIT RawMaterials
Beschreibung: The following Marketing and Communications Services are the subject matter of the procurement procedure: - Rebranding and Renaming - Website Redesign and Social Media Strategy - Social Media Management - General Communication and Marketing Activities - Video Production - Sucess Stories and Impact Dissemination - Community Building
Interne Kennung: EITRM-HEI-COM
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79342000 Marketing, 79413000 Marketing-Beratung, 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: The contract has a basic term until 31 December 2025. EIT RawMaterials has the unilateral right to extend the contract twice for twelve months each. For further details regarding the contractual framework reference is made to the framework agreement.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Retainer
Beschreibung: The following basic services are to be remunerated with a monthly retainer: - Development and implementation of an integrated communication strategy, including content creation, that is modular and tailored to various target groups. - Ongoing advice and content development for the further enhancement of the social media strategy and the HEI Initiative website. - Advice on SEO and SEA optimisation. - Hosting of the HEI Initiative's website. - Media monitoring. - Ongoing monitoring of communication strategies used by similar initiatives/activities. - HEI Initiative's Website and social media tracking, including quarterly reports. Tenderers must calculate and submit a binding monthly retainer for the above-listed basic services. The calculation is based on the assumption that the basic services require an average of ten person-days per month.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Average daily rate
Beschreibung: Tenderers must also submit daily rates for specific projects and services not covered by the basic services. The daily rates must be staggered according to the groups of persons to be deployed (CEO, project management, strategy, texting, art direction).
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Concept of Approach
Beschreibung: - Illustration of the tenderer's understanding of the subject matter, purpose and extent of the services - Concretisation of the tenderer's approach with a proposal on how and by which strategies and tools the tenderer will meet the contractual objectives - Recommendations on identifying and prioritising key stakeholders and audiences for engagement - Proposal on innovative ideas to engaging stakeholders and audiences
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Team Presentation
Beschreibung: - Full profile for each team member - Qualification (education and professional background) of each team member - Knowledge and understanding of relevant EU institutions, legislative processes, stakeholders, partnerships and joint actions etc., illustrated by appropriate case studies
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Communication Approach and Strategy
Beschreibung: Tenderers are requested to present first ideas on this top priority deliverable including brand development, message architecture, campaign development, execution and tracking et al. The concept must contain a description of the structured and prioritised workload establishing milestones and KPIs and proposing a cost estimate with an estimated number of person days (CEO, project management, strategy, texting, art direction).
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Pitch Meeting
Beschreibung: The determination of the most economical tender according to the best-value-for-money principle will be carried out in stages: - In the first stage, all submitted electronic tenders are reviewed and evaluated as described above. Tenders with at least 750 out of 1000 points in the first stage will be considered equivalent. - In the second stage, the tenderers whose tenders have been evaluated with at least 750 out of 1000 points will be invited to an online pitch meeting. The pitch will be evaluated according to the quality criteria and method described above. No contents or concepts may be presented in the meeting that were not already part of the electronically submitted tender concept. Negotiations on tender contents or prices are not permitted. Tenderers are kindly asked to be ready for a possible pitch meeting during the week of 30 September 2024.
Fester Wert (insgesamt): 100
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: According to section 160 (3) sentence 1 No 4 ARC a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that is unwilling to redress the objection.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Ein Wettbewerbsgewinner wurde noch nicht ermittelt, der Wettbewerb ist noch nicht abgeschlossen.
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Lauterer Wettbewerb
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 01/10/2034
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Lauterer Wettbewerb
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 01/10/2034
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Registrierungsnummer: DE301692026
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10557
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: LUTZ | ABEL Rechtsanwalts PartG mbB
Telefon: +49 30 206 443-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Registrierungsnummer: UST-ID DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 67f91db1-1710-4f77-ab3a-03297da34e7c - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/10/2024 22:12:10 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 598059-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 194/2024
Datum der Veröffentlichung: 04/10/2024