Deutschland – Bereitstellung von Software – Dokumentenmanagementsystem für die Universität der Künste Berlin

561108-2024 - Wettbewerb
Deutschland – Bereitstellung von Software – Dokumentenmanagementsystem für die Universität der Künste Berlin
OJ S 182/2024 18/09/2024
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle BezeichnungUniversität der Künste Berlin
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
TitelDokumentenmanagementsystem für die Universität der Künste Berlin
BeschreibungDie Auswahl des optimalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung künftiger Digitalisierungsvorhaben der UdK einnehmen. Entscheidend sind die Anforderungen eines integrierten Gesamtsystems. Ein medienbruchfreies Dokumenten- und Datenmanagement soll relevante Universitätsverwaltungsprozesse in enger Wechselbeziehung mit anderen Softwareprodukten (gemäß standardisierter Zertifizierung und Qualitätsnormen) umsetzen. Für Mitarbeiter*innen soll daher künftig Arbeit effizienter gestaltet und sowohl die Zusammenarbeit als auch die Recherche bzw. Dokumentenverfügbarkeit vereinfacht werden.
Kennung des Verfahrensd0b1ffd1-29e8-487c-9f80-e225fb85b972
Interne KennungBW-GAE 0001/24
VerfahrensartVerhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigtnein
2.1.1.
Zweck
Art des AuftragsDienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS)Berlin (DE300)
LandDeutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.1,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche InformationenDie Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform der UdK Berlin unter https://vergabe.udk-berlin.de bereitgestellt. Die Abgabe der Teilnahmeanträge kann ebenfalls ausschließlich nur über diese Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Teilnahmeanträge zugelassen, die bis zum Ablauf der Abgabefrist auf der Vergabeplattform der UdK Berlin unter https://vergabe.udk-berlin.de hochgeladen wurden. Bei der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen. Teilnahmeanträge, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen. Die Bewerber werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) ) hingewiesen. Es bestehen weitere gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsgrundlage
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe[ Es gelten die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB bzw. § 6e EU VOB/A. Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren • gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder • gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder • gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. ]
5. Los
5.1.
LosLOT-0001
Titel: Dokumentenmanagementsystem für die Universität der Künste Berlin
Beschreibung: Die Auswahl des optimalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung künftiger Digitalisierungsvorhaben der UdK einnehmen. Entscheidend sind die Anforderungen eines integrierten Gesamtsystems. Ein medienbruchfreies Dokumenten- und Datenmanagement soll relevante Universitätsverwaltungsprozesse in enger Wechselbeziehung mit anderen Softwareprodukten (gemäß standardisierter Zertifizierung und Qualitätsnormen) umsetzen. Für Mitarbeiter*innen soll daher künftig Arbeit effizienter gestaltet und sowohl die Zusammenarbeit als auch die Recherche bzw. Dokumentenverfügbarkeit vereinfacht werden.
Interne Kennung: BW-GAE 0001/24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Implementierung zusätzlicher Module und Workflows
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Zusätzliche Informationen: Berlin
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns07/04/2025
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.1,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesennein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen AuftragsvergabeKeine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium
ArtEignung zur Berufsausübung
BezeichnungNichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
BeschreibungEigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB auf beigefügten Vordruck (bzw. Vorlegen von Einzelnachweisen nach Aufforderung). - Erklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen i. S. d. § 125 GWB (abzugeben, sofern einschlägig).

Kriterium
ArtWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
BezeichnungBetriebs-/Berufshaftpflichtversicherung
BeschreibungBestätigung einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung

Kriterium
ArtTechnische und berufliche Leistungsfähigkeit
BezeichnungGeeignete Referenzen
BeschreibungMindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren für Projekte zur Einführung (Installation und Implementierung, On-Premises Betrieb / Wartung / Managed Services) von Dokumentenmanagementsystemen, wobei mindestens: 1. zwei Referenzen innerhalb der letzten drei Jahre vor der Bekanntmachung erfolgreich abgeschlossen worden sind. Weitere Referenz kann noch laufen, muss aber im Projekt den wesentlichen Leistungsbestandteil (> 70%) erfolgreich abgeschlossen sein. 2. bei einer Referenz der Kunde Teil des öffentlichen Sektors ist, mit mind. 450 Mitarbeiter 3. bei allen Referenzen, das folgenden Akten/Fälle erfolgreich eingeführt wurden: Vertragsmanagement /-Akte; Gremium- / Sitzungsmanagement/ Akte; Beschaffungsmanagement /-Akte bei einer Referenz, 4. mit Echtzeit-Anbindung eines IT-gestützten Fachverfahrens, möglich ist, z.B. Enterprise-Resource-Planning, Campus-Management-System, Computer-Aided Facility Management.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau)100

Kriterium
ArtTechnische und berufliche Leistungsfähigkeit
BezeichnungQualifikationsprofil Projektleitung
BeschreibungBei den Anforderungen an das Qualifikationsprofil als Projektleitung soll der Bewerber bestätigen, dass er über entsprechendes geeignetes Personal verfügt. Mindestens drei Jahren Berufserfahrung in der Einführung von IT-Systemen. Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der Rolle der Projektleitung auf Seiten eines IT-Dienstleisters oder IT-System-Anbieters in der Einführung eines IT- Systems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen drei Jahren. Deutschkenntnisse auf ausgezeichnetem Niveau (C2) oder Muttersprache

Kriterium
ArtTechnische und berufliche Leistungsfähigkeit
BezeichnungQualifikationsprofil Fachberatung:
BeschreibungBei den Anforderungen an das Qualifikationsprofil als Fachberater soll der Bewerber bestätigen, dass er über entsprechendes geeignetes Personal verfügt. Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Bereich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen drei Jahren. Mindestens ein Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen DMS. Erfahrung mit der Implementierung von mindestens einer umfangreichen elektronischen Akte (z.B. e-Personalakte, e-Beschaffungsakte, etc.).
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber10
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anforderungskatalog
Beschreibung: Anforderungskatalog
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50

Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzepte
Beschreibung: Konzepte
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20

Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Bieterpräsentation
Beschreibung: Bieterpräsentation
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sindDeutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen14/10/2024 12:00:00 (UTC+2)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden könnenDeutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichenZulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: siehe Vergabeunterlagen
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 17/10/2024 13:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: außer Preisangaben während der finalen Angebotsphase
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Ort: UdK Berlin - Vergabestelle
Zusätzliche Informationen: Keine Angehörigen der Firmen sind zur Angebotsöffnung zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgenNein
Elektronische RechnungsstellungErforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 GWB gilt: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
SchlichtungsstelleVergabekammer Berlin
ÜberprüfungsstelleVergabekammer Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltUniversität der Künste Berlin
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstelltVergabekammer des Landes Berlin
TED eSenderDatenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin
Registrierungsnummer: 98137_10010266
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 90138316
Fax: +49 30 90137613
Rollen dieser Organisation
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin
Registrierungsnummer: 98137_10010267
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 90138316
Fax: +49 30 90137613
Rollen dieser Organisation
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 98137_10010268
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30 90138316
Fax: +49 30 90137613
Rollen dieser Organisation
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Universität der Künste Berlin
Registrierungsnummer: 98005_10000000
Postanschrift: Einsteinufer 43  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10587
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle Bau
Telefon: +49 00000000
Profil des Erwerbers: https://vergabe.udk-berlin.de
Rollen dieser Organisation
Beschaffer
Federführendes Mitglied
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Universität der Künste Berlin
Registrierungsnummer: 98005_10000000
Postanschrift: Einsteinufer 43  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10587
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle Bau
Telefon: +49 00000000
Rollen dieser Organisation
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 14c93b25-41bf-4731-8f4b-6b4fc7704ea7 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/09/2024 15:11:57 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 561108-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 182/2024
Datum der Veröffentlichung: 18/09/2024