1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Event Management Services
Beschreibung: Event Management Services
Kennung des Verfahrens: eda15f15-1f50-4f55-a557-a2697d3bbca1
Interne Kennung: EITRM-EMS
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79342000 Marketing, 79410000 Unternehmens- und Managementberatung, 79413000 Marketing-Beratung, 79994000 Vertragsverwaltung, 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9PH8V7 1) Tenderers may refer to the capacities of third parties under the conditions of section 47 of the Procurement Ordinance (Vergabeverordnung - VgV). 2) It is admissible to participate as a bidding consortium. A bidding consortium is treated legally like a single tenderer. Insofar as tenderers are mentioned in this contract notice or in the procurement documents, this refers to both individual tenderers and bidding consortia. In the request to participate, members of the consortium must name an authorised representative. The authorised representative is available as contact person for the consortium in this procurement procedure. The eligibility review shall be carried out taking into account all documents submitted by the bidding consortium. The suitability to pursue the professional activity and the absence of grounds for exclusion under section 123 ARC and section 124 ARC must be proven individually for each member of a bidding consortium. With regard to the other eligibility criteria, the bidding consortium as a whole is subject of the eligibility review. For this reason, each member completes the declaration on eligibility only to the extent that it applies to that member. If and insofar as members refer to third parties' capacities, the declaration on third parties' capacities must also be completed and submitted. The eligibility review shall take into account all documents submitted by the bidding consortium. 3) The language of this procurement procedure shall be in English. All communication shall be conducted in English. In addition to copies of originals documents in other languages than English (also German), simple translations into English must also be enclosed for information and proof which are not in English. Services will have to be provided exclusively in English, as the working language at EIT RawMaterials is exclusively English. However, the conract to be awarded in this procurement procedure as the procurement procedure itself will be subject German law exclusively. Therefore, the successful tenderer will be asked to provide a full translation into German of his tender.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Event Management Services
Beschreibung: The following Event Management Services are the subject matter of the procurement procedure: - Provide advisory and consulting services on event management for in-person, sponsored, and online events. - Manage from planning to delivery several large-scale events, including inperson, hybrid and virtual events such as RawMaterials Summit (400 - 1000 people) (see www.eitrmsummit.eu), Expert Forums (300 p) and Brokerage Events (200 to 500 participants) on behalf of EIT RawMaterials. This will include but is not limited to the following areas: scouting for venues, dealing with organisers on behalf of EIT RawMaterials, offering consulting services, concept creation, AV services, marketing and experience booth planning and event banner design and production/building/transport, event website and app, online payment registration, sponsorship management, customer service, sales, ticketing, refund management, speaker management, logistics, merchandise/giveaways, selection/storage/production/shipping and wrap up (re-shipment of unused material). - Manage from planning to delivery virtual and hybrid events, proposing and managing successful ways to broadcast and where applicable develop audience interaction via online platforms. - Organisational and logistical support of small and medium-size events (c. 20 to 100 participants). - Digital marketing for large-, medium- and small-size events (from 100 to 500 people). - Sign and manage contracts with third parties to undertake services and supplies under this contract (such as sponsored events) on behalf of EIT RawMaterials; will act as the primary contact for EIT RawMaterials liaising with the third party in a day-to-day basis and as the contact for issue management and resolution; will ensure that deliverables and deadlines are set and met; and will convene and attend meetings with EIT RawMaterials and the third party in all phases of work. - Prepare, submit for approval, execute and report on event budget. - Identify and manage sub-contractors. - Ensure adherence and application of EIT RawMaterials Styleguides and Brandbooks etc throughout all marketing and communication material including but not limited to relevant event materials such as pop-ups, brochures and merchandise. - Media coordination, press event organization. - Running digital event marketing campaign. - Producing final event reports and digital campaign analytics.
Interne Kennung: EITRM-EMS
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79342000 Marketing, 79410000 Unternehmens- und Managementberatung, 79413000 Marketing-Beratung, 79994000 Vertragsverwaltung, 79952000 Event-Organisation
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: EIT RawMaterials has the unilateral right to extend the contract twice for twelve months each. For further details regarding the contractual framework reference is made to the framework agreement.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Commercial Register
Beschreibung: In order to prove their qualifications and authorisation to pursue the professional activity, tenderers must declare whether they are registered in the commercial register, under which number and with which court or authority, if applicable, using form "Declaration on Eligibility". If there is no obligation to be registered in the commerical register (e.g. due to the legal form of the tenderer), a declaration must be made accordingly. For the Member States of the European Union, the respective professional or rade registers are set out in Annex 11 to Directive 2024/24/EU.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Total turnover
Beschreibung: Annual turnover in EUR (net), based on the last three completed financial years before the time limit for tenders, for which figures are already available. Declarations must be made by using the form "Declaration on eligibility".
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Business liability insurance
Beschreibung: Evidence must be provided of the existence of business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement (exclusion criterion): The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: - Personal injury, property damage and financial losses: EUR 1 million sum insured per claim and limited to EUR 2 million sum insured for all claims in an insurance year. Declarations must ne made by using the form "Declaration on eligibility".
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: References
Beschreibung: Tenderers have to make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the candidate and a client covering services which are comparable to those subject of the tendered contract. By the means of references it has to be made proof of the following (minimum requirements): - Experience with clients in complex organizational structures (e.g. multiple legal entities). - Experience in providing event management services to industry type clients (e.g. energy sector, financial services, research and knowledge organization, science foundations, min-ing metals companies, geological surveys, tech universities / science schools). - Experience in working in an international environment. - Experience in organizing and managing events with 500+ participants and 30+ speakers. Declarations must ne made by using the form "Declaration on eligibility".
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Number of employees
Beschreibung: Declaration showing the tenderer's average annual number of permanent employees over the last three completed fiscal years before the deadline for submission of tenders. Declarations must ne made by using the form "Declaration on eligibility".
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Subcontracting
Beschreibung: Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible. Declarations must ne made by using the form "Declaration on eligibility".
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Exclusion grounds
Beschreibung: Tenderers must declare the absence of the exclusion grounds stated in sections 123 et seq. of the Act agaist Restraints of Competition (ARC). In addition, tenderers shall, for the purpose of implementing Art. 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014 as amended by Art. 1 No. 23 of Council Regulation (EU) 2022/576 of 8 April 2022, declare that they are not a person with relations to the Russian Federation within the meaning of Art. 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014 and will not subcontract services to such a person. For this purpose the form "Declaration on the absence of grounds for exclusion" must be used.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Total Price List
Beschreibung: Total Price List
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Concept of Approach
Beschreibung: Description of the tenderer's general approach of working with different types of clients and needs, problem-solving strategies, measures and instruments for a transfer of knowledge and experience gained during the cooperation with clients.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Team Presentation
Beschreibung: - Full profile for each team member - Qualification (education and professional background) of each team member - Knowledge and understanding of EU institutions and policies which are relevant for EIT RawMaterials and its mission, stakeholders, partnerships and joint actions etc., illustrated by appropriate case studies
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Creative Task
Beschreibung: Tenderers dvelop a detailed concept for the RawMaterials Summit that showcases the company's creativity, understanding of the industry, and ability to create an engaging and memorable experience for attendees.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/09/2024 00:00:00 (UTC+2)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 23/09/2024 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Cf. section 56 (2) to (5) VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 23/09/2024 12:01:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: According to section 160 (3) sentence 1 No 4 ARC a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that is unwilling to redress the objection.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Registrierungsnummer: DE301692026
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10557
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: LUTZ | ABEL Rechtsanwalts PartG mbB
Telefon: +49 30 206 443-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Registrierungsnummer: UST-ID DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c4f8170e-1a9e-4874-b937-4f4ab04d8e1e - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/09/2024 23:26:59 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 551067-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 179/2024
Datum der Veröffentlichung: 13/09/2024